Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego PZH-PIB to kolejna instytucja państwowa, która wdrożyła system enova365. W efekcie wdrożenia organizacja zautomatyzowała procesy, usprawniła elektroniczny obieg dokumentów i zyskała możliwość szybkiego raportowania i analizy. Cyfryzacji uległy formalności związane z zamówieniami publicznymi, zakupami oraz sprzedażą. Projekt został zrealizowany w konsorcjum przez inSolutions – partnera wdrożeniowego, oraz producenta oprogramowania enova365 – firmę Soneta.
Spis treści:
- Czym zajmuje się Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego PZH-PIB?
- Wymagania PZH-PIB wobec systemu ERP
- Zakres projektu wdrożenia systemu ERP w PZH-PIB
- Wdrożenie enova365 w PZH-PIB – jak i co zrobiliśmy?
- Rezultaty wdrożenia enova365 w PZH-PIB
Najważniejsze informacje:
Wyzwania:
- Odciążenie pracowników od wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności.
- Wdrożenie bogatego funkcjonalnie systemu ERP, który będzie na tyle elastyczny, by móc dostosowywać go do zmieniających się potrzeb instytucji.
Rozwiązanie:
- Wdrożenie 7 modułów systemu ERP przez konsorcjum firm inSolutions oraz Soneta – producenta systemu enova365 – i dostosowanie go do potrzeb PZH-PIB.
Efekty:
- Wiele zautomatyzowanych procesów, w tym płacowych, finansowo-księgowych, związanych z zamówieniami publicznymi, zakupami i sprzedażą, zarządzaniem nieruchomościami i projektami.
- Usprawniony elektroniczny obieg dokumentów i raportowanie.
- 450 pracowników przeszkolonych z obsługi systemu.
- Płynne przejście na nowy system ERP.
Czym zajmuje się Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego PZH-PIB?
Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego PZH-PIB jest najstarszą instytucją zdrowia publicznego w Polsce. Od samego początku był projektowany według dalekosiężnej wizji Ludwika Rajchmana (pierwszego dyrektora PZH w latach 1918-1932 i późniejszego współtwórcy UNICEF) jako nowoczesny instytut, obejmujący swą działalnością podstawowe domeny zdrowia publicznego.
Misją Instytutu na przełomie lat było zarządzanie zdrowiem publicznym w Polsce, w szczególności w obszarze zapobiegania chorobom zakaźnym i zakażeniom, monitorowania czynników ryzyka w żywności, wodzie i powietrzu oraz promocji zdrowia. Tak jest do dzisiaj. Instytut znajduje rozwiązania, dzięki którym ludzie mogą żyć zdrowo, długo i aktywnie. To naukowe i laboratoryjne zaplecze służby zdrowia, z którego pracy korzystają wszyscy troszczący się o zdrowie – swoje oraz całego społeczeństwa.
Wymagania PZH-PIB wobec systemu ERP
Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego potrzebował nowego systemu ERP, który będzie bogaty funkcjonalnie, a jednocześnie pozwoli na indywidualną rozbudowę. Kluczową kwestią były również intuicyjność obsługi oraz możliwość wprowadzania automatyzacji, które odciążą pracowników od wykonywania żmudnych i powtarzalnych czynności.
Szczegółowe wymagania PZH-PIB stawiane przed nowym systemem ERP były następujące:
- Interfejs webowy oraz dostosowany do urządzeń mobilnych.
- Budowa modułowa, z szerokimi możliwościami nadawania uprawnień dla użytkowników do poszczególnych modułów.
- Możliwość indywidualnej rozbudowy.
- Szybka reakcja systemu na zmieniające się uwarunkowania prawne i gwarancja jego zgodności z prawem.
- System ERP z udostępnionym API.
- Profesjonalny i kompetentny partner wdrożeniowy, który zaoferuje stałe wsparcie po zakończeniu projektu.
Zakres projektu wdrożenia systemu ERP w PZH-PIB
System enova365 spełnił wszystkie wymagania stawiane w przetargu ogłoszonym przez Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego PZH-PIB, natomiast konsorcjum firm inSolutions oraz Soneta jako partner wdrożeniowy, zajęło się wdrożeniem systemu oraz dostosowaniem go do potrzeb klienta.
Projekt wdrożenia systemu ERP w PZH-PIB obejmował, oprócz dostarczenia systemu ERP o określonych parametrach, także migrację danych z systemu, w którym dotychczas pracował Instytut, oraz integrację nowego systemu ERP z innymi, działającymi już w NIZP PZH-PIB systemami. Bardzo ważnym aspektem było przeszkolenie pracowników, aby mogli bez obaw rozpocząć pracę na nowym oprogramowaniu.
Firma inSolutions wzięła na siebie:
- migracje i integracje,
- przygotowanie dokumentacji wdrożeniowej,
- stworzenie szeregu materiałów szkoleniowych w formie wideo, z których pracownicy NIZP PZH-PIB mogą na bieżąco korzystać na platformie e-learningowej.
Ważną kwestią przy wyborze partnera wdrożeniowego była również możliwość dalszej współpracy po zakończeniu wdrożenia. inSolutions zaoferowało asystę powdrożeniową oraz stałą umowę wsparcia i rozwoju. W ramach tej umowy klient może korzystać z usług programistycznych i konsultingowych w zakresie IT, jak też zyskać merytoryczne wsparcie m.in. w obszarach kadr, płac i księgowości.
Wdrożenie było realizowane w ramach projektu „Rozwój nowoczesnych wewnętrznych technologii informacyjno-komunikacyjnych dla usług świadczonych drogą elektroniczną” w Narodowym Instytucie Zdrowia Publicznego – Państwowym Zakładzie Higieny (NIZP-PZH), współfinansowane w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014- 2020 Oś Priorytetowa nr 2 „E-administracja i otwarty rząd” Działanie nr 2.2 „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej”.
Czytaj także: Dotacje na cyfryzację przedsiębiorstwa – dowiedz się, jakie wnioski warto złożyć
Wdrożenie enova365 w PZH-PIB – jak i co zrobiliśmy?
1. Analiza przedwdrożeniowa
W ramach projektu wykonano analizę przedwdrożeniową, która pomogła zoptymalizować wiele procesów klienta. inSolutions zaproponowało również szereg automatyzacji, które wspierają pracę osób realizujących procesy:
- zakupowe,
- sprzedażowe,
- kadrowe,
- finansowo-księgowe,
- zarządcze,
- pomocnicze.
2. Uruchomienie wybranych modułów systemu enova365
enova365 to system ERP o budowie modułowej. Dzięki temu, podczas realizacji wdrożenia dla NIZP PZH-PIB, inSolutions wybrało dokładnie te elementy systemu, których potrzebował klient. Takie podejście sprawia, że system ERP jest dobrze dopasowany do potrzeb i specyfiki działalności klienta i pozwala sprawnie zarządzać instytucją, wspierając ją jednocześnie w efektywnej i wygodnej pracy.
Moduły enova365 uruchomione w PZH-PIB w ramach projektu:
- Finanse-księgowość – zapewnia automatyzację procesów, co pozwala na efektywne prowadzenie księgowości, generowanie raportów finansowych oraz analizę sytuacji finansowej firmy.
- Kadry Płace – usprawnia procesy związane z zarządzaniem personelem oraz wynagrodzeniami w firmie. Zapewnia zgodność z przepisami i poprawia efektywność pracy działu HR i księgowości. Organizuje pracę i administrację, dzięki aplikacji dla pracowników.
- Sprzedaż-CRM – umożliwia efektywne monitorowanie i kontrolę cyklu sprzedażowego i zakupowego. Pozwala zwiększyć efektywność operacyjną, poprawić kontrolę nad dostawami i płatnościami, a także zyskać lepszy wgląd w wyniki finansowe związane z handlem.
- Workflow – usprawnia przebieg pracy poprzez automatyzację procesów i prostych czynności.
- Projekty i usługi – umożliwia efektywne planowanie, monitorowanie i kontrolowanie projektów. Pozwala na zwiększenie produktywności, zoptymalizowanie zasobów oraz ścisłe zarządzanie czasem i kosztami.
- Handel i magazyn – umożliwia kompleksowe zarządzanie gospodarką magazynową w firmie. Pozwala na efektywne zarządzanie zapasami, kontrolę nad ruchem towarów oraz optymalizację procesów.
- Nieruchomości – pozwala zredukować do minimum czas i koszty związane z zarządzaniem nieruchomościami. Jednocześnie, zapewnia osobom decyzyjnym wgląd w dane potrzebne do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Czytaj także: Kluczowe moduły ERP – poznaj 8 najważniejszych
3. Wdrożenie rozwiązań szytych na miarę PZH-PIB
W ramach realizacji wymagań klienta, konsorcjum inSolutions oraz Soneta, dostarczyło dodatkowe funkcjonalności, usprawnienia i automatyzacje. Były to między innymi:
- Podzielnik kosztów wynagrodzeń – automatyzacja procesu obliczania wynagrodzenia pracownika na bazie wielu projektów i wypłacania wynagrodzenia z wielu rachunków bankowych.
- Zarządzanie budżetami projektów – moduł służy do planowania i kontroli realizacji budżetów projektów. Automatyzuje proces przypisywania dokumentów do projektów oraz daje możliwość przypisywania i śledzenia planów oraz ich realizacji w okresie, według etapu lub narastająco.
- Udostępnienie płatności online – pierwsza w Polsce integracja enova365 z PKO BP.
- Dodatkowi akceptanci wniosków – dodanie możliwości wskazania akceptantów wniosków o nieobecności, niezależnie od miejsca w strukturze organizacji.
- Magazyn odpadów – zarządzanie operacjami związanymi z BDO.
4. Migracja danych i inne działania, których celem było zapewnienie sukcesu wdrożenia
Istotnym z punktu widzenia sukcesu wdrożenia działaniem była migracja danych z dotychczasowego systemu ERP do enova365 i integracja nowego systemu ERP z innymi, działającymi u klienta systemami. Firma wdrożeniowa inSolutions musiała także zapewnić ciągłość pracy podczas uruchamiania nowego systemu ERP, dostarczyć arkusze testowe oraz przeprowadzić audyt bezpieczeństwa kodu i testów swobodnych.
Dla zapewnienia sukcesu wdrożenia istotne było także wsparcie zarządzania zmianą w PZH. Firma inSolutions przeprowadziła szkolenia online dla 450 osób i przygotowała materiały szkoleniowe w formie wideo. Ogromnym wsparciem okazała się przy tym obszerna baza wiedzy systemu enova365, którą tworzy i regularnie aktualizuje sam producent – firma Soneta.
Rezultaty wdrożenia enova365 w PZH-PIB
Wdrożenie enova365 w Państwowym Zakładzie Higieny trwało 4 miesiące, a zespół wdrożeniowy ze strony firmy wdrożeniowej inSolutions liczył aż 20 osób. W tym czasie, wdrożono 7 modułów enova365 oraz szereg rozwiązań dopasowanych do potrzeb Państwowego Zakładu Higieny. W efekcie, udało się zautomatyzować wiele procesów.
Wdrożenie systemu enova365 nie zakończyło jednak współpracy z PZH-PIB. Jest ona nadal kontynuowana w oparciu o umowę wsparcia, w ramach której inSolutions oferuje nie tylko stałe wsparcie serwisowe, ale też prace rozwojowe, w tym dostosowywanie enova365 do zmieniających się potrzeb. W związku z tym, że misją PZH-PIB jest zarządzanie zdrowiem publicznym, szczególnie istotna jest dla tej organizacji możliwość adaptacji rozwiązania do zmieniających się standardów wymiany danych między NIZP PZH-PIBBIP, a instytucjami zewnętrznymi (w tym m.in. ECDC, WHO, EFSA i MZ). inSolutions świadczy także wsparcie aktualizacyjne i doradcze.
Jeżeli Twoja firma także chce zautomatyzować pracę przy pomocy elastycznego oprogramowania, które odwzorowuje dowolne procesy, albo wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, jeszcze dziś umów się na prezentację i powiedz nam o swoich potrzebach.
