System informatyczny enova365 pozwala firmie Ziel-Plast na łatwą identyfikację, z której partii surowca został wykonany dany produkt i szybkie kalkulowanie kosztu jego wytworzenia.
Spis treści:
- Wyzwania, które Ziel-Plast postawił przed enova365
- Jak wygląda wdrożenie systemu informatycznego w firmie? Przykład Ziel-Plast
- Jak przebiegają procesy w Ziel-Plast po wdrożeniu systemu ERP?
- Jakie są rezultaty wdrożenia systemu informatycznego enova365 w Ziel-Plast?
- Czego możesz się nauczyć na podstawie wdrożenia systemu informatycznego w firmie Ziel-Plast?
Wyzwania, które Ziel-Plast postawił przed enova365
Firma Ziel-Plast od ponad 20 lat zajmuje się produkcją wyrobów z tworzyw sztucznych dla budownictwa. Oferuje szeroki asortyment ponad 300 produktów o różnych parametrach, z których znaczną część stanowią łączniki do budowania termoizolacji budynków. Klientami Ziel-Plast są przede wszystkim hurtownie budowlane w Polsce, ale firma, która posiada europejskie oceny techniczne i certyfikat zakładowej kontroli produkcji, szybko się rozwija i coraz częściej sprzedaje swoje towary także za granicą. W efekcie rosną wymagania, stawiane przed systemem informatycznym, wykorzystywanym przez Ziel-Plast.
„W związku z rozwojem firmy dotychczasowe oprogramowanie przestało wystarczać do prowadzenia działalności. Z powodu rosnącej liczby zapytań z krajów Europy potrzebowaliśmy wdrożyć system informatyczny, który ułatwi handel zagraniczny oraz umożliwi śledzenie produkcji – od przyjęcia surowców, do sprzedaży wyrobu gotowego” – wyjaśnia Tomasz Zieliński członek zarządu Ziel-Plast.
Program, z którego producent kołków do styropianu wcześniej korzystał, mimo wielu aktualizacji, nie był w stanie usprawnić pracy firmy w takim stopniu, w jakim to było potrzebne.
#Problem 1 – Brak powiązań zamówień, faktur i zużytych surowców
Jest wiele sytuacji, w których ustalenie, z jakiej partii surowców wykonany był dany towar, jest dla firmy Ziel-Plast istotny. Tak jest, na przykład, w wypadku reklamacji. Program, z którego korzystał producent kołków do stropianu, nie dawał takiej możliwości.
Wyjaśnia to Krzysztof Pacek z firmy XDEFT, której specjalnością są wdrożenia systemów informatycznych i która jest Autoryzowanym Partnerem enova365.
„Przed wdrożeniem enova365 uzyskanie z systemu informatycznego Ziel-Plast informacji na temat tego, z której partii surowców został wykonany dany produkt, było trudne i czasochłonne”.
#Problem 2 – Trudności z kalkulacją kosztu wytworzenia produktu
Możliwość policzenia faktycznego kosztu produkcji danego wyrobu w odniesieniu do danego zlecenia jest istotna z puntu widzenia każdej firmy, bo pozwala sprawdzić, na których produktach firma zarabia, a do których dokłada. Poprzedni system informatyczny nie usprawniał tego procesu.
#Problem 3 – Rozliczenia w różnych walutach
Firma wystawiała dokumenty sprzedaży nie tylko w złotówkach, ale także w euro i stary system informatyczny miał problem z ich przeliczaniem.
Powodem, dla którego firma Ziel-Plast zainteresowała się systemem informatycznym dla firm enova365 była jego elastyczność i możliwość łatwego dostosowania programu do potrzeb firmy.
Jak wygląda wdrożenie systemu informatycznego w firmie? Przykład Ziel-Plast
Wdrożenie systemu informatycznego w firmie Ziel-Plast zaczęło się od analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie XDEFT pomógł zespołowi Ziel-Plast ustalić potrzeby ich przedsiębiorstwa, które powinien zaspokoić system informatyczny dla firmy. W efekcie analiz i konsultacji ustalono, jakie funkcje ma mieć nowy system i jak dokładnie mają przebiegać poszczególne procesy.
Następnie wdrożono i odpowiednio skonfigurowano moduły podstawowe enova365 – Handel oraz Kadry Płace i następujące moduły dodatkowe:
- drukarki etykiet Zebra,
- e-mail,
- elektroniczne wyciągi bankowe,
- harmonogram zadań.
Jak przebiegają procesy w Ziel-Plast po wdrożeniu systemu ERP?
W efekcie wdrożenia systemu informatycznego w Ziel-Plast zautomatyzowano dwa kluczowe z punktu widzenia wydajności firmy procesy: śledzenie surowców i kalkulowanie kosztu wytworzenia produktu.
Śledzenie surowców
W systemie informatycznym enova365 wprowadzono relacje między dokumentami, takimi jak dokumenty przyjęcia i rozchodu surowców, dokumenty przyjęcia produktów na magazyn oraz zamówienia czy faktury. Pozwala to szybko prześledzić całą historię produkcji – od przyjęcia surowca, aż do sprzedaży wyrobu gotowego.
„Wiadomo, do której kompletacji został wykorzystany każdy z surowców i który dokument informuje o jego przyjęciu wewnętrznym na magazyn. Żeby wiedzieć, z jakiego surowca jest produkt wydawany klientowi, wystarczy sprawdzić fakturę” – tłumaczy Krzysztof Pacek.
Kalkulacja kosztów wytworzenia produktu
Wprowadzenie relacji między dokumentami pozwala też na łatwą kalkulację kosztów wytworzenia produktu. Jak działa ten proces w enova365 wyjaśnia Krzysztof Pacek.
„W systemie ERP enova365 na dokumencie kompletacji (KPL) wprowadzany jest towar, który jest produktem. Ma on zakładkę receptura, gdzie znajdują się informacje, z jakich surowców się składa dany towar. Po zatwierdzeniu takiego dokumentu kompletacji powstają dwa dokumenty – rozchód surowców zgodnie z recepturą oraz przychód gotowego produktu. W enova365 można liczyć koszt przyjęcia gotowego wyrobu jako sumę kosztów rozchodowanych surowców lub według ceny ewidencyjnej.”
W Ziel-Plaście wprowadzenie wszystkich potrzebnych danych umożliwia specjalna zakładka „Utwórz kompletacje”, w której operator umieszcza zestaw najważniejszych informacji.
Po pierwsze, operator zaznacza w systemie rodzaj zamawianych produktów, liczbę sztuk, jaka ma zostać wyprodukowana i informację, na który magazyn. Zaznacza też rodzaj surowca, z którego towar będzie produkowany oraz dane operatora. To ostatnie pozwala nie tylko stwierdzić, kto wyprodukował towar, ale także ile czasu to zajęło, co umożliwia przypisanie czasu pracownika do konkretnego zadania i rozliczenie jego wydajności. Na koniec, zaznacza, ile sztuk etykiet, które zostaną naklejone na stoiskach z towarem, trzeba wydrukować.
Po zatwierdzeniu w systemie powyższego automatycznie odbywa się kompletacja – system ERP ściąga określoną partię towaru, rejestruje czas pracy operatora i drukuje etykiety na pudełka, do których pakowane są produkty.
Wdrożenie kodów kreskowych
Sprawne śledzenie surowców jest możliwe także dzięki zaimplementowaniu kodów kreskowych. Przed wdrożeniem Ziel-Plast obsługiwał kody kreskowe, ale tylko na przyjęciu towarów. XDEFT wprowadził kody kresowe także na produkcji.
Jakie są rezultaty wdrożenia systemu informatycznego enova365 w Ziel-Plast?
Dzięki oprogramowaniu enova365 udało się rozwiązać wszystkie problemy. Przede wszystkim system umożliwia śledzenie surowców – od ich przyjęcia do sprzedaży wyprodukowanego z nich wyrobu gotowego i porządkuje dokumentację produkcyjną-magazynową.
„System ERP enova365 umożliwił nam pełną kontrolę nad produkcją. Program pozwala na szybkie kalkulowanie kosztów wytworzenia produktu oraz gromadzenie i porządkowanie dokumentacji produkcyjno-magazynowej. System w pewnym stopniu usprawnił nam także sam proces rejestracji produkcji” – wyjaśnia Łukasz Kowalski, kierownik produkcji w Ziel-Plast.
Co nie mniej ważne, dzięki wprowadzeniu programu enova365 pracownicy działu handlowego mają możliwość dokonywania konkretnych analiz finansowych i sprzedażowych pod dowolnym kątem. Program umożliwia również różne konfiguracje cenników w zależności od warunków handlowych, ustalonych z klientami.
„Prosty i przejrzysty interfejs pozwala na szybkie wdrożenie się do obsługi programu” – podkreśla Maciej Ćwiertnia, kierownik działu handlowego Ziel-Plast.
Efektem wdrożenia enova365 jest także łatwe rozliczanie wydajności pracowników, dzięki przypisaniu czasu ich pracy do konkretnej partii wyprodukowanych towarów.
Czego możesz nauczyć się na podstawie wdrożenia systemu informatycznego w firmie Ziel-Plast?
Jaka jest najważniejsza lekcja z wdrożenia w Ziel-Plast dla innych firm, wyjaśnia Krzysztof Pacek z XDEFT.
„Lekiem na problemy w wielu biznesach, także tych mniejszych lub średnich jest usprawnienie i uporządkowanie procesów. Często wystarczy powiązać ze sobą dane i dokumenty, żeby zyskać łatwy dostęp do szeregu informacji, które pozwolą firmom lepiej obsługiwać klientów i skuteczniej zarządzać biznesem.”
Nieuporządkowane procesy powstrzymują rozwój Twojej firmy?
Skontaktuj się z nami i umów na prezentację. W czasie jej trwania nasz specjalista pokaże Ci możliwości, jakie da Twojej firmie enova365. Możesz także samodzielnie sprawdzić, jak działa enova365, testując demo systemu.
