Opis Analityczny w enova365 to innowacyjne narzędzie, które rewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentacją w firmie. Dzięki tej funkcji możesz łatwo i precyzyjnie dodawać szczegółowe opisy kontrolingowe do wszelkiego rodzaju dokumentów – handlowych, magazynowych, kadrowych i innych.
Spis treści:
- Co to jest opis analityczny (kontrolingowy)?
- Korzyści ze stosowania opisów analitycznych w firmie
- Jak działa opis analityczny w enova365?
- Opis analityczny w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego
Najważniejsze informacje:
- Opis analityczny to narzędzie, w które wyposażony jest system ERP enova365. Umożliwia dodawanie opisów kontrolingowych do dokumentów.
- Program enova365 umożliwia definiowanie dowolnych opisów kontrolingowych dla wszystkich dokumentów pojawiających się w systemie. Pozwala też na określenie precyzyjnej struktury opisów analitycznych.
- Dzięki stosowaniu opisów analitycznych w firmie możliwa jest analiza przychodów i kosztów oraz kontrola realizowanych umów i projektów. Sprzyja to skuteczniejszemu zarządzaniu.
Co to jest opis analityczny (kontrolingowy)?
Opis analityczny (kontrolingowy) to zaawansowane narzędzie stosowane w systemach ERP, takich jak enova365, które służy do szczegółowego oznaczania i analizowania danych zawartych w różnorodnych dokumentach firmowych.
Umożliwia dodawanie opisów kontrolingowych do dokumentów, bez względu na to czy są to dokumenty handlowe, magazynowe, kadrowe i inne. Wspiera to zarządzanie oraz kontrolę operacyjną i strategiczną w przedsiębiorstwie. Pozwala na definiowanie dokładnej struktury opisów dla każdego dokumentu, zarówno zewnętrznego (od kontrahentów), jak i wewnętrznego (tworzonego wewnątrz firmy). Dzięki temu możesz dokładnie śledzić, kategoryzować i analizować dane, co z kolei wspiera proces podejmowania decyzji oraz zarządzanie różnymi aspektami działalności przedsiębiorstwa.
Opis analityczny jest kluczowym elementem controllingu, pomagającym firmom lepiej zrozumieć swoje działania i efektywniej zarządzać swoimi operacjami.
Opis analityczny dostępny jest m.in. na:
- dokumentach w ewidencji dokumentów,
- pozycjach dokumentów handlowych,
- zapłatach,
- płatnościach.
Dla każdego dokumentu można dodać wiele elementów opisu analitycznego, dokonując w ten sposób podziału wartości dokumentu pomiędzy kilka różnych projektów lub na kilka różnych pozycji budżetowych w ramach jednego projektu.
Korzyści ze stosowania opisów analitycznych w firmie
Stosowanie opisów analitycznych w firmie przynosi wiele korzyści, które znacząco wspierają zarządzanie i rozwój przedsiębiorstwa.
- Jednym z najważniejszych atutów jest precyzyjna analiza przychodów i kosztów. Dzięki szczegółowym opisom analitycznym możliwe jest dokładne monitorowanie każdej transakcji finansowej, co pozwala na lepszą identyfikację najbardziej kosztownych elementów działalności oraz najbardziej rentownych źródeł przychodów, co jest kluczowe dla podejmowania optymalnych decyzji.
- Kolejną korzyścią jest skuteczniejsze zarządzanie zasobami finansowymi. Opisy analityczne pozwalają na bieżąco śledzić i analizować przepływy finansowe w firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwo może lepiej planować swoje wydatki czy inwestycje oraz efektywniej zarządzać płynnością finansową. Z kolei, skuteczne zarządzanie zasobami finansowymi przekłada się na większą stabilność finansową firmy i możliwość realizacji długoterminowych celów strategicznych.
- Ułatwiona kontrola realizacji umów i projektów to kolejny atut stosowania opisów analitycznych. Dzięki precyzyjnym opisom, menedżerowie mogą na bieżąco monitorować postępy realizacji poszczególnych umów i projektów, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia czy problemy. Taka kontrola zapewnia, że projekty są realizowane zgodnie z założonym harmonogramem i budżetem, co minimalizuje ryzyko opóźnień, czy przekroczenia założonego budżetu i zwiększa efektywność operacyjną.
- Możliwość lepszej identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji jest kolejną ważną korzyścią wynikającą ze stosowania opisów analitycznych. Dzięki szczegółowym analizom, firma może szybko zidentyfikować obszary, które nie funkcjonują optymalnie i wymagają poprawy. Może to dotyczyć zarówno procesów wewnętrznych, jak i działań rynkowych. Identyfikacja tych obszarów pozwala na wprowadzenie odpowiednich działań naprawczych, co prowadzi do zwiększenia efektywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Jak działa opis analityczny w enova365?
enova365 Opis Analityczny aktywuje dodawanie opisu kontrolingowego (analitycznego) na dokumentach handlowych, magazynowych, kadrowych oraz innych. Jak to działa?
Opis kontrolingowy wykorzystuje mechanizm opisów analitycznych, a także mechanizm cech. Może więc zostać wyrażony poprzez:
- kwotę,
- ilość,
- czas,
- datę,
- godzinę,
- wartości numeryczne,
- opis.
Program enova365 umożliwia definiowanie dowolnych opisów kontrolingowych i co ważne, dla każdego z dokumentów pojawiających się w systemie (zarówno obcych, jak i własnych, wewnętrznych) można określić precyzyjną strukturę opisów analitycznych.
W programie istnieje możliwość powiązania opisu analitycznego z zapisem księgowym. Dzięki temu dodatkowe informacje analityczne będą dostępne na opisie analitycznym powiązanym z zapisem księgowym bez konieczności rozbudowywania analityk konta lub tworzenia na jednym dekrecie wielu zapisów księgowych na to samo konto z uzupełnionymi wartościami cech.
Na potrzeby poniższych przykładów przyjęto ustawienia relacji i ustawienia definicji analityki konta 500.
Przykład 1: Jeden opis analityczny powiązany z jednym zapisem księgowym
Dokument zakupu zawiera następujące opisy analityczne:
Księgowanie kosztów będzie się odbywało tylko na konta zespołu 5 (symbol centrum kosztów zawiera informacja o koncie księgowym).
Informacje o rodzaju kosztu są zapisane w symbolu opisu analitycznego. W tym przykładzie są to koszty rodzajowe dotyczące pojazdów.
Dodatkowo, na opisie analitycznym jest uzupełniona cecha Nr rejestracyjny, zawierająca informacje, którego pojazdu dotyczy koszt.
Pozycja schematu księgowego dla przedmiotu księgowania Opis analityczny wygląda jak poniżej. Nie włączono sumowania zapisów. Przedmiotem księgowania jest opis analityczny. Konto to symbol centrum kosztów opisu analitycznego, a kwotą operacji jest kwota opisu analitycznego.
Po predekretowaniu dokumentu powstał dekret z następującymi zapisami księgowymi:
Powstały trzy zapisy na konto 500-01, ponieważ nie włączono sumowania zapisów. Każdy z tych zapisów jest powiązany z jednym opisem analitycznym.
Na zapisie księgowym na zakładce Opisy analityczne widoczne są powiązane z nim opisy analityczne. Poniżej przykład dla zapisu w kwocie 200,00 PLN – widoczny jest tylko jeden opis analityczny.
Przykład 2. Kilka opisów analitycznych powiązanych z jednym zapisem księgowym
Dokument zakupu zawiera opisy analityczne podobne jak w poprzednim przykładzie.
Księgowanie kosztów odbywa się również tylko na konta zespołu 5, a informacje o rodzaju kosztu są zapisane w symbolu opisu analitycznego oraz uzupełniona cecha Nr rejestracyjny. Pozycja schematu księgowego wygląda podobnie jak w poprzednim przykładzie. Różnicą jest jedynie włączenie na niej sumowania zapisów.
Po predekretowaniu dokumentu powstał dekret z następującymi zapisami księgowymi:
Powstał jeden zapis księgowy na zbiorczą kwotę opisów analitycznych. Na zakładce Opisy analityczne na zapisie księgowym widoczne są wszystkie opisy analityczne, na podstawie których powstał zapis księgowy.
W module Opis analityczny (aktywacja) enova365 możliwe jest również ręczne tworzenie powiązań opisu analitycznego z zapisem księgowym oraz istnieje możliwość korekty opisów analitycznych powiązanych z zapisem księgowym.
O tym, jak analizować opisy analityczne powiązane z zapisami księgowymi z pomocą modułu Business Intelligence, więcej przeczytasz w Bazie Wiedzy.
Opis analityczny może być również wykorzystany do przypisywania kosztów oraz przychodów do projektów (a dokładniej – do poszczególnych pozycji w budżecie projektu).
W przypadku, gdy w opisy analityczne mają być wyposażone dokumenty handlowe należy pamiętać, że opisu dokonuje się na poziomie pozycji dokumentu. Wynika to m.in. z możliwości dokonywania rozliczania ilości.
Na poziomie formularza dokumentu handlowego również dostępna jest zakładka Opis analityczny, zawierająca zbiorczy opis wynikający ze wszystkich pozycji tego dokumentu. Na tej zakładce nie ma jednak możliwości dodawania nowych elementów opisu. Z poziomu formularza dokumentu istnieje możliwość uruchamiania czynności generowania opisu na podstawie schematu podziałowego.
Kwota dodatkowa pozwala na przeliczenie kwoty, jaką realizujemy pozycje budżetu np. o tabelę kursową. Dzięki temu, chodź projekt musi być prowadzony w jednej, na początku określonej walucie, mamy możliwość realizowania go także za pomocą dokumentów handlowych wystawionych w innych walutach.
Opis analityczny w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego
Dla biur rachunkowych, opis analityczny w enova365 staje się nieocenionym narzędziem do świadczenia kompleksowych usług księgowych i doradczych. Dzięki możliwości definiowania szczegółowych opisów kontrolingowych, biura rachunkowe mogą dostarczać klientom jeszcze bardziej wartościowe raporty i analizy finansowe.
Podsumowanie
Stosowanie opisów analitycznych w firmie przynosi liczne korzyści, takie jak precyzyjna analiza kosztów i przychodów, skuteczniejsze zarządzanie zasobami finansowymi, ułatwiona kontrola realizacji umów i projektów oraz możliwość lepszej identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji. Wszystko to wspiera efektywne zarządzanie i rozwój przedsiębiorstwa, umożliwiając podejmowanie bardziej świadomych i strategicznych decyzji.
Dzięki temu w enova365 możesz:
- zdefiniować koszty rodzajowe oraz miejsca powstawania kosztów,
- grupować zadania w dowolne grupy tematyczne uwzgledniające swoje indywidualne potrzeby,
- budować informacje księgowe służące rozksięgowaniu kosztów wg kolejnych zleceń, projektów itp.,
- opracować w oparciu o niektóre elementy opisu kontrolingowego dynamiczne księgowania, stanowiące bazę do gromadzenia informacji niezbędnych do prowadzenia księgowości rachunkowej i podatkowej,
- eksportować wszystkie dane podstawowe i budżetowe do programów MS Word i Excel w formie standardowych raportów oraz przeprowadzać dalszą ich analizę.
Żeby sprawdzić, jak działają wszystkie funkcje narzędzia Opisy Analityczne w enova365 jeszcze dziś bezpłatnie przetestuj demo programu.
