e-Deklaracje to deklaracje podatkowe składane drogą elektroniczną. System ERP enova365, który automatyzuje pracę księgowych i kadrowych, ma szereg funkcji usprawniających wysyłkę e-deklaracji w firmach oraz w biurach rachunkowych.
Spis treści:
- Jakie deklaracje można wysyłać jako e-deklaracje w enova365?
- Jak działa podpis elektroniczny w e-deklaracjach?
- Jak generować e-deklaracje w enova365?
- Jak wysyłać e-deklaracje z enova365?
- Jak uzyskać UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) dla wysłanych e-deklaracji?
- Jak działa archiwizacja e-deklaracji w enova365?
- Jak wprowadzać korekty do wysłanych e-deklaracji?
- Czy system enova365 umożliwia wysyłkę deklaracji zbiorczych?
- Jak sprawdzić status wysłanej e-deklaracji?
- Czy biuro rachunkowe może hurtowo wysłać e-deklaracje dla wielu swoich klientów?
1. Jakie deklaracje można wysyłać jako e-deklaracje w enova365?
System enova365 umożliwia wysyłanie do urzędów drogą elektroniczną szeregu deklaracji podatkowych. Jako e-deklaracje można wysłać zarówno deklaracje PIT, jak i VAT czy CIT. Poniższa lista przedstawia wybrane deklaracje podatkowe, które, za pośrednictwem enova365 można wysłać do urzędów jako e-deklaracje.
Deklaracje PIT:
- PIT-4R
- PIT-8AR
- PIT-11
- PIT-R
- PIT-8C
- IFT-1R
- IFT-1
Deklaracje VAT:
- VAT-7
- VAT-UE
- VAT-27
- VAT-9M
- VAT-8
Deklaracje CIT:
- CIT-8
- CIT-8E
- CIT-RB
- CIT-CSR
- IFT-2
- CIT-10Z
2. Jak działa podpis elektroniczny w e-deklaracjach?
Istnieją dwa typy podpisów elektronicznych – kwalifikowany i niekwalifikowany. W enova365 można podpisać e-deklaracje każdym z tych podpisów.
Podpisem kwalifikowanym można podpisywać wszystkie typy e-deklaracji. Aby to zrobić, należy wybrać czynność Podpis certyfikatem i następnie wskazać zainstalowany wcześniej odpowiedni certyfikat związany z podpisem elektronicznym. Podpisana e-deklaracja otrzymuje status Do wysłania.
Program księgowy enova365 pozwoli Ci wysyłać e-deklaracje w formie elektronicznej także gdy nie posiadasz tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ta opcja dotyczy jednak tylko wybranych deklaracji (określonych w przepisach) składanych przez osoby fizyczne.
Aby podpisać e-deklarację podpisem nieweryfikowanym, należy wybrać czynność Podpis nieweryfikowany. Dodatkowym weryfikatorem podpisu nieweryfikowanego jest podanie odpowiedniej kwoty przychodu. Podpisana e-deklaracja otrzymuje status Do wysłania.
3. Jak generować e-deklaracje w enova365?
Poniżej, na przykładzie deklaracji PIT-11, pokazujemy jak wygenerować i wysłać e-deklarację podatkową w enova365.
Przygotowanie e-deklaracji PIT-11 zacznij od wygenerowania i zatwierdzenia deklaracji PIT-11 w module Kadry i Płace/Deklaracje/Deklaracje PIT/Deklaracje PIT-11.
Jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje masz zaznaczone:
- generowanie e-deklaracji Ręcznie, to po zatwierdzeniu deklaracji na pasku menu pojawia się przycisk Generuj e-Deklaracje, w który następnie należy kliknąć, aby wygenerować e-deklarację. Po wygenerowaniu e-deklaracji przycisk zmieni się na Pokaż e-Deklaracje,
- generowanie eDeklaracji Automatycznie to po zatwierdzeniu deklaracji na pasku menu pojawia się przycisk Pokaż eDeklaracje.
- w parametrze Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów): Tak, wówczas w menu pojawia się przycisk Dodaj do deklaracji zbiorczej.
Po wygenerowaniu e-deklaracja pojawia się w Ewidencji dokumentów/ eDeklaracje. Przygotowaną tak e-deklarację należy podpisać, wysłać i potwierdzić odbiór.
4. Jak wysyłać e-deklaracje z enova365?
Z enova365 możesz wysłać e-deklarację do Ministerstwa Finansów oraz śledzić statusu wysyłki.
e-Deklaracje możesz podpisać i wysłać z dwóch poziomów – zarówno z poziomu Deklaracje PIT/PIT-11 jak również z Ewidencji dokumentów/e-Deklaracje. W obu tych miejscach znajduje się przycisk Podpisz certyfikatem. Po kliknięciu na niego pojawi się lista certyfikatów zarejestrowanych na danym komputerze. Po prostu wybierz certyfikat, którego chcesz użyć do podpisania e-deklaracji i kliknij OK.
Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podmioty niepełniące funkcji płatnika w tym podatku, będące osobami fizycznymi mogą podpisywać e-deklaracje PIT także danymi autoryzującymi.
W menu zakładek Deklaracje PIT/PIT-11 oraz Ewidencja dokumentów/e-Deklaracje znajduje się przycisk Podpis nieweryfikowany. Jeżeli na niego klikniesz pojawi się okno, w którym można wpisać kwotę przychodu wykazaną w zeznaniu rocznym za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy niż rok, w którym składana jest deklaracja. Po wpisaniu kwoty wybierz Zapisz i zamknij. Podobnie tę czynność wykonuje się z poziomu ewidencji dokumentów/e-Deklaracje.
Po podpisaniu e-deklaracji uaktywnia się w menu przycisk Wyślij/Potwierdź, który umożliwia przesłanie deklaracji do urzędu i odebranie UPO, czyli urzędowego potwierdzenia odbioru. Po kliknięciu na Wyślij/Potwierdź, dostaniesz informację zwrotną potwierdzającą przyjęcie deklaracji i deklaracja przyjmuje status: Potwierdzona.
5. Jak uzyskać UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) dla wysłanych e-deklaracji?
Zastanawiasz się, jak pobrać i przechowywać urzędowe potwierdzenie odbioru po wysyłce deklaracji w enova365? Poniżej wyjaśniamy to krok po krok.
Każda deklaracja, która przeszła pozytywną weryfikację ze strony Ministerstwa Finansów otrzymuje status Potwierdzona. Numer UPO generowany jest na wydruku deklaracji w przeznaczonym do tego polu (Pole numer 2, Nr Dokumentu).
Wydruki niektórych deklaracji widoczność UPO mają uzależnioną od zaznaczenia w parametrach raportu poniższej opcji na TAK:
Dodatkowo UPO widoczne jest po wejściu w formularz deklaracji i kliknięciu w przycisk Pokaż e-Deklaracje. Następnie w otwartym oknie otwórz poniższy zapis:
Widoczne będą szczegółowe informacje dotyczące UPO, takie jak na poniższym zrzucie z ekranu.
6. Jak działa archiwizacja e-deklaracji w enova365?
W systemie enova365 wgląd do wysłanych e-deklaracji jest dostępny z poziomu:
- list dotyczących poszczególnych deklaracji – w każdym module obsługującym konkretne typy deklaracji (np. PIT, VAT), użytkownicy mogą przeglądać wysłane dokumenty,
- listy Ewidencja dokumentów/eDeklaracje – centralna lista e-Deklaracji dostępna w module dokumentów zapewnia widok wszystkich wysłanych deklaracji, niezależnie od ich typu.
7. Jak wprowadzać korekty do wysłanych e-deklaracji?
Na formularzach poszczególnych deklaracji w zakładce Ogólne widoczna jest sekcja związana z miejscem i celem składania informacji. Żeby wprowadzić korektę do wysyłanych e-Deklaracji, w tym miejscu wybierz z listy rozwijanej opcję Korekta formularza.
Następnie należy przeliczyć deklarację i sprawdzić poszczególne wartości. W razie konieczności e-deklarację możesz korygować ręcznie po włączeniu czynności Edytuj formularz dostępnej w zakładce Czynności. Kolejne kroki, czyli generowanie i wysyłka e-deklaracji są takie same, jak przy składaniu formularza.
8. Czy system enova365 umożliwia wysyłkę deklaracji zbiorczych?
System enova365 umożliwia wysyłkę deklaracji dla większej liczby podmiotów jednocześnie. Żeby to było możliwe, w konfiguracji należy zaznaczyć poniższy parametr na Tak.
Wówczas w programie pojawią się dodatkowe listy.
9. Jak sprawdzić status wysłanej e-deklaracji?
Zastanawiasz się, jak w systemie enova365 monitorować status wysłanych deklaracji oraz powiadomienia o ich przyjęciu?
Na listach dotyczących poszczególnych deklaracji widoczna jest kolumna Status, która informuje o aktualnym stanie konkretnej deklaracji. Status można też sprawdzać na liście Ewidencja dokumentów/eDeklaracje.
Jeżeli deklaracja została przeliczona, zatwierdzona i zapisana to pole w kolumnie Status będzie puste.
Następnie jeżeli zostanie użyty przycisk Generuj eDeklaracje (Czynności/ Generuj eDeklaracje) to pole w kolumnie Status zwróci opis Do podpisania.
Po podpisaniu e-deklaracji pole w kolumnie Status zwróci opis Do wysłania.
Po użyciu przycisku Wyślij lub Wyślij, potwierdź (Czynności/Wyślij lub Czynności/Wyślij, potwierdź) pole w kolumnie Status zwróci opis Do potwierdzenia odbioru.
Po chwili można odświeżyć listę lub skorzystać z Czynności/Potwierdź i wówczas pole w kolumnie Status zwróci opis Potwierdzona.
10. Czy biuro rachunkowe może hurtowo wysłać e-deklaracje dla wielu swoich klientów?
Tak, biura rachunkowe, które korzystają z Pracy na wielu bazach – czyli rozszerzenia systemu enova365, udostępnianego bezpłatnie z licencją dla biur rachunkowych – mają możliwość hurtowej wysyłki e-deklaracji. To narzędzie sprawia, że różne, niepołączone ze sobą bazy klientów biura rachunkowego otrzymują łącznik, dzięki któremu można tymi bazami jednocześnie zarządzać oraz wykonywać w jednym miejscu czynności, które są wspólne dla pewnych grup baz.
Taką czynnością może być także wysyłka e-deklaracji. Księgowi z biur rachunkowych mogą dzięki temu, na przykład, hurtowo wygenerować i wysłać do bramki ministerstwa finansów pliki JPK VAT.
Bibliografia:
- Baza Wiedzy enova365 eDeklaracje: https://dok.enova365.pl/Topic/32179
- Jak generować e-Deklaracje w enova365: https://dok.enova365.pl/Topic/32185
- Jak wysłać e-Deklarację z enova365: https://dok.enova365.pl/Topic/32185
- Co zrobić, jeśli e-Deklaracja zostanie odrzucona?: https://dok.enova365.pl/FAQ/17833
- Jak zarządzać użytkownikami i uprawnieniami w e-Deklaracjach?: https://dok.enova365.pl/Topic/38939
