Fakturowanie elektroniczne w przedsiębiorstwie pozwala na generowanie korzyści na wielu poziomach – finansowym, czasowym oraz ekologicznym. Sprawdź, co to jest elektroniczna faktura i jak ją wystawisz w enova365.
Spis treści:
- Elektroniczna faktura – co to jest?
- Jak wygląda elektroniczna faktura?
- Czy faktura elektroniczna jest oryginałem faktury?
- Elektroniczna faktura – czy można ją wydrukować?
- Jak wystawić fakturę elektroniczną z enova365?
- Faktura elektroniczna, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) – porządkujemy informacje
Elektroniczna faktura – co to jest?
Elektroniczna faktura to cyfrowy dokument, który jest wystawiany oraz przesyłany do nabywcy w formie elektronicznej. Taka faktura jest cyfrową wersją papierowej, tradycyjnej faktury. Faktura elektroniczna może mieć zarówno formę pliku ustrukturyzowanego (np. XML), jak i dowolny cyfrowy format na przykład PDF.
Jak wygląda elektroniczna faktura?
Wygląd faktury elektronicznej może się różnić w zależności od formatu, w jakim jest przesyłana oraz od preferencji i ustawień konkretnego przedsiębiorcy. Jednak niezależnie od formatu, faktury elektroniczne muszą zawierać określone elementy, które są wymagane przez prawo podatkowe. Są to między innymi:
- nazwa, adres i numer identyfikacyjny sprzedawcy i nabywcy,
- data wystawienia faktury i numer faktury,
- opis towarów lub usług, ich ilość i cena,
- wartość netto, wartość VAT oraz wartość brutto faktury,
- kwota podatku VAT,
- metoda płatności i termin płatności,
- sygnatura cyfrowa, która potwierdza autentyczność i integralność faktury.
W przypadku faktur elektronicznych w formacie PDF najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest rozmieszczenie elementów na formularzu tak, aby wyglądem przypominała wygląd faktury papierowej. W przypadku faktur elektronicznych w formatach XML, dane przesyłane są w postaci strukturalnej, a ich wygląd zależy od programu, w którym są wyświetlane.
Czy faktura elektroniczna jest oryginałem faktury?
Faktura elektroniczna jest uznawana za oryginał faktury, podobnie jak faktura papierowa. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, faktura elektroniczna posiada takie same walory prawne jak faktura papierowa, pod warunkiem że spełnia określone wymagania dotyczące autentyczności, integralności i czytelności.
- Autentyczność – to gwarancja, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a dane nie zawierają błędów.
- Integralność – to pewność, że nie ma możliwości dokonywania na fakturze zmian.
- Czytelność – dokument musi być czytelny dla odbiorcy.
Dlatego też, faktury elektroniczne, podobnie jak faktury papierowe, są ważnym dokumentem handlowym, który potwierdza dokonanie transakcji handlowej między sprzedawcą a nabywcą i jest podstawą do rozliczeń podatkowych.
Wykorzystywanie faktur elektronicznych wymaga pozwolenia odbiorcy faktury, jednak prawo nie wskazuje konkretnej metody akceptacji. Przedsiębiorca, wobec tego, ma prawo wysłać dokument sprzedaży na podstawie domniemanej zgody nabywcy, a za taką zgodę sprzedawca może uznać opłacenie należności wskazanej na fakturze.
Wobec tego faktura elektroniczna uznawana jest za otrzymaną w momencie, gdy dotrze ona do odbiorcy. Można za ten moment uznać wpłynięcie e-maila z załączoną fakturą do skrzynki e-mail.
Elektroniczna faktura – czy można ją wydrukować?
Faktura elektroniczna, aby spełnić warunki, musi zostać wystawiona, przekazana i odebrana w formie elektronicznej. Jeśli zatem:
• przedsiębiorca wystawi fakturę w formie elektronicznej, a następnie ją wydrukuje i przekaże w formie papierowej
lub
• przedsiębiorca wystawi fakturę w formie papierowej, a następnie zeskanuje i prześle ją elektronicznie,
nie będzie to faktura elektroniczna, ponieważ nie zostanie spełniony warunek wystawienia i otrzymania faktury w formie elektronicznej.
Jak wystawić fakturę elektroniczną z enova365?
Moduł Handel enova365 pozwala na skorzystanie z gotowych dokumentów sprzedaży dla różnych rodzajów transakcji.
Wystawianie faktury sprzedaży w enova365 Handel – krok po kroku
Rejestracja dokumentów sprzedaży odbywa się na listach Handel/Sprzedaż/Faktury sprzedaży oraz Handel/Dokumenty razem i pozostałe/Wszystkie dokumenty.
Wystawianie nowej faktury sprzedaży rozpocznij od naciśnięcia klawisza <Insert> lub przy pomocy myszy, klikając na przycisk Nowy (FV – Faktura sprzedaży). Po rozwinięciu listy widoczne są dokumenty możliwe do wystawienia w ramach listy sprzedaży.
Zostanie otwarte nowe puste okno formularza gotowe do wystawiania dokumentu. Kursor automatycznie ustawia się na dacie wystawienia. Po potwierdzeniu daty klawiszem Enter przejdziesz do kolejnego pola, jakim jest pole Kontrahent.
Szybkie wprowadzenie danego kontrahenta możliwe jest dzięki wpisaniu kodu, nazwy lub numeru NIP. Możesz również posłużyć się klawiszem F4, który wyświetli listę podpowiedzi wszystkich kontrahentów. Dzięki tym rozwiązaniom oszczędzisz czas i wyeliminujesz ewentualne błędy w danych.
Co więcej, na liście kontrahentów funkcjonuje lokator, dzięki któremu możesz szybko wyszukać interesującego Cię kontrahenta według jednego z pól:
- kod,
- nazwa,
- NIP.
Podobnie jak w przypadku wprowadzania towaru lokator zaznacza kontrahenta na liście najlepiej spełniającego zadane warunki. Po wybraniu zapisu na liście podpowiedzi klawisz Enter przeniesie jego dane do formularza faktury.
Jeśli chcesz wystawić fakturę dla nowego kontrahenta, będąc w polu Kontrahent formularza faktury, naciśnij kombinacje klawiszy Shift+F4, które podobnie jak w przypadku towaru otworzy nowy pusty formularz. Wprowadzone dane nowego kontrahenta zatwierdź klawiszami Ctrl+Enter.
Kolejne naciskanie klawisza Enter na formularzu dokumentu przenosi kursor na pozycję Faktury do kolumny Towar. Towary, podobnie jak w przypadku faktury zakupu, wybierzesz poprzez wpisanie kodu, nazwy, numeru katalogowego lub kodu kreskowego albo przy użyciu listy podpowiedzi wywoływanej klawiszem F4.
Po wybraniu towaru naciśnij ponownie klawisz Enter przenoszący kursor do pola Ilość. W przypadku wprowadzania samej liczby program użyje jednostki wprowadzonej na karcie danego towaru.
Za pomocą kolejnych naciśnięć klawisza Enter wprowadzany jest rabat pozycji oraz cena sprzedaży towaru, która jest automatycznie pobierana z karty towaru. Cenę możesz również wybrać z listy za pomocą klawisza F6. W wersji przeglądarkowej systemu enova365 wybór ceny następuje po przejściu do Czynności/Pozycja/Wybierz cenę.
Klawisz Insert pozwali Ci wprowadzić kolejne pozycje faktury. Następnie zatwierdź formularz za pomocą klawiszy lub wybraniu przycisku Zatwierdź. Spowoduje to wyświetlenie formularza zatwierdzania dokumentu handlowego.
W oknie zatwierdzania (gdy faktura nie ma formy płatności odroczonej) możesz wybrać formę wpłaty oraz wpisać kwotę wpłacaną do kasy. Dozwolona jest wpłata do kasy za pomocą:
- gotówki,
- karty płatniczej,
- czeku.
W kolejnym polu możesz również wprowadzić osobę odbierającą fakturę.
Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij przycisk Zatwierdź.
Standardowo wystawianie dokumentów sprzedaży powoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ rejestrujących wydanie towaru z magazynu. Po wystawieniu faktury możesz przejść do dokumentu magazynowego WZ. Faktury wprowadzane są na liście faktur sprzedaży, którą znajdziesz w menu Handel/Sprzedaż/Faktury sprzedaży. Po wybraniu tych pozycji na ekranie zostanie wyświetlona lista dokumentów.
Ostatnim krokiem będzie dostarczenie do nabywcy faktury wybraną przez Ciebie formą elektroniczną.
Powyższy przykład dotyczył wystawienia faktury sprzedaży. Jednak system enova365 Handel daje możliwość wystawienia wielu innych dokumentów sprzedaży takich jak:
- faktury,
- paragony,
- faktury do paragonu,
- faktury korygujące,
- proforma
- zaliczkowe.
Wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach.
Faktura elektroniczna, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) – porządkujemy informacje
Jakie rodzaje faktur można obecnie wystawić?
Od 1 stycznia 2022 r. obok faktur papierowych i faktur elektronicznych funkcjonują również faktury ustrukturyzowane tzw. e-faktury KSeF, które zostały wprowadzone w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Czy faktura elektroniczna to e-faktura KSeF?
Obecnie przedsiębiorca może jeszcze wystawić tradycyjną fakturę papierową czy fakturę elektroniczną, która nie jest jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną KSeF. Takiej możliwości nie będzie, kiedy wszystkich przedsiębiorców zacznie obowiązywać krajowy system e-faktur.
E-faktury – od kiedy tylko w formie ustrukturyzowanej XML?
Od początku 2022 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast w 2024 roku krajowy system efaktur stanie się rozwiązaniem obowiązkowym. Od tego momentu e-faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, a każda faktura elektroniczna będzie jednocześnie e-fakturą KSeF.
Od kiedy faktury elektroniczne będą obowiązkowe?
Rada Unii Europejskiej zgodziła się, żeby fakturowanie elektroniczne stało się w Polsce obowiązkowe od 2024 r. Przygotuj swoją firmę na przejście na krajowy system efaktur.
