W czasach, kiedy cyfrowa transformacja nie jest już opcją, a koniecznością, podpis elektroniczny jest niezbędnym rozwiązaniem dla firm, którym zależy na szybkim i bezpiecznym obiegu dokumentów. Podpisy elektroniczne oraz zarządzanie procesem podpisywania jest również dostępne w enova365 dzięki integracji z Autenti – największą platformą oferującą usługi zaufania w Polsce, która umożliwia szybkie i bezpieczne zarządzanie dokumentami, łącząc funkcje e-Podpisu, e-Doręczeń i e-Identyfikacji w jednym narzędziu. Sprawdź, jakie korzyści przynosi zastosowanie e-podpisu oraz jak wygląda proces podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym.
Spis treści:
- Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym – aspekty prawne oraz bezpieczeństwo,
- Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?
- Jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym w enova365?
- Zalety korzystania z narzędzia do podpisywania dokumentów zintegrowanego z enova365
- Jak mogę dodać usługę podpisu elektronicznego do enova365?
Najważniejsze informacje
● Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym na Platformie Autenti jest bezpieczne, zgodne z przepisami prawa i standardami technologicznymi.
● Podpisywanie dokumentów elektronicznie to wygodny, szybki, bezpieczny ale przede wszystkim pozwalający na spełnienie wymogów prawnych sposób na cyfrowe uzupełnienie obiegu dokumentów w firmie.
● Podpisywanie dokumentów możliwe jest w systemie ERP enova365 dzięki usłudze Soneta e-Podpis Konektor.
● Podpisywanie dokumentów elektronicznie za pomocą Soneta e-Podpis Konektor jest prostym i krótkim procesem, który można opisać w kilku prostych krokach.
● Zastosowanie dodatku Soneta e-Podpis Konektor we współpracy z Platformą Autenti przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu oraz pieniędzy.
● Dodatek Soneta e-Podpis Konektor nie wymaga zastosowania żadnych dodatkowych urządzeń, na przykład czytnika kart czy instalacji dodatkowego oprogramowania.
● Soneta e-Podpis Konektor to dodatek dostępny w enova365, zapewniający integrację z Platformą Autenti w zakresie podpisywania dokumentów.
Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym – aspekty prawne oraz bezpieczeństwo.
Usługa podpisywania dokumentów świadczona przez Autenti umożliwia komunikację pomiędzy nadawcą a odbiorcami procesu podpisywania dokumentów, zapoznanie się z ich treścią oraz składanie oświadczeń woli z wykorzystaniem dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego. Dokument, do którego dołączono podpisy elektroniczne lub z którym są one logicznie powiązane, jest datowany za pomocą Kwalifikowanego Znacznika Czasu i zabezpieczony pieczęcią elektroniczną Autenti, w celu ochrony jego integralności oraz zapewnienia pewności, co do daty i czasu.
Istnieje jednak kilka rodzajów podpisów elektronicznych, na co warto zwrócić uwagę przed przystąpieniem do procesu podpisywania:
● podpis elektroniczny – najprostsza forma podpisu elektronicznego wystarczająca do spełnienia wymogu złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej w rozumieniu art. 772 Kodeksu cywilnego, czyli dla zdecydowanej większości dokumentów funkcjonujących w polskim i europejskim obrocie gospodarczym, które nie wymagają zachowania dla swojej ważności formy pisemnej. Podpis elektroniczny opiera się na deklaracji tożsamości nadawcy oraz jej potwierdzeniu przez podpisującego, poprzez uwierzytelnienie adresem e-mail/numerem telefonu;
● zaawansowany podpis elektroniczny – podpis elektroniczny spełniający dodatkowe wymogi, przede wszystkim dotyczące określenia tożsamości osoby składającej podpis. Jego wymogi zostały opisane w art. 26 Rozporządzenia eIDAS, zgodnie z którymi zaawansowany podpis elektroniczny jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie tożsamości osoby podpisującej, jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, jest powiązany z podpisanymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. W ramach usługi podpisu zaawansowanego, w celu spełnienia dodatkowych wymogów, Autenti przeprowadza dodatkową, automatyczną i w pełni zdalną weryfikację tożsamości osoby podpisującej, przed złożeniem podpisu na dokumencie;
● kwalifikowany podpis elektroniczny – jest to podpis elektroniczny, który oprócz wymogów z art. 26, o którym mowa powyżej, musi spełniać również wymogi Załącznika nr 1 do Rozporządzenia eIDAS, w tym opierać się o indywidualny certyfikat podpisu oraz który charakteryzuje się jeszcze wyższym poziomem bezpieczeństwa co do tożsamości, z uwagi na fakt, iż może być świadczony wyłącznie przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Przepisy prawa zrównują kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem odręcznym, co pozwala na spełnienie formy pisemnej dla wszystkich czynności prawnych, które wymagają takiej formy dla jej ważności, tj: m.in. umowa przenosząca prawa własności intelektualnej, umowa o zakazie konkurencji, umowa poręczenia, umowa leasingu. W uproszczeniu, jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego, odręcznego podpisu, mający taką samą moc prawną.
Wybór odpowiedniego rodzaju podpisu elektronicznego zależy od rodzaju dokumentu, poziomu ryzyka i wymagań prawnych.
W ramach usługi obsługi podpisywania, Platforma Autenti oferuje również dodatkowe funkcjonalności, pozwalające na zabezpieczenie procesu podpisywania, tj.
- możliwość zabezpieczenia dostępu do dokumentu na Platformie Autenti przed nieuprawnionym dostępem, poprzez autoryzację kodem SMS,
- możliwość zabezpieczenia wysyłki dokumentu do odbiorców po zakończonym procesie podpisywania, poprzez autoryzację kodem SMS.
Dzięki usłudze Soneta e-Podpis Konektor zarządzanie procesem podpisywania oraz składanie podpisów elektronicznych jest dostępne również w systemie ERP enova365. Jest ona dostępna za sprawą integracji z największym w Polsce dostawcą podpisu elektronicznego i innych usług zaufania – firmą Autenti.
Autenti to dostawca usług zaufania w rozumieniu Rozporządzenia eIDAS, wpisany na listę prowadzoną przez Narodowe Centrum Certyfikacji, który integruje w ramach własnej platformy wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych przewidzianych prawem, dostarcza narzędzia i funkcjonalności umożliwiające jeszcze szybsze i bardziej bezpieczne podpisywanie dokumentów, a także ich cyfrową walidację. Oprócz elektronicznego podpisywania dokumentów Autenti oferuje również kwalifikowaną usługę e-Doręczeń, umożliwiając przedsiębiorcom, konsumentom oraz innym instytucjom bezpieczne i zgodne z prawem przesyłanie korespondencji w formie cyfrowej. Współpracując z ponad 11 000 firm, a także sygnując już ponad 11 milionów dokumentów w Polsce i Europie, Autenti wspiera liderów cyfrowej transformacji, przyspiesza i optymalizuje procesy biznesowe oraz ogranicza zużycie papieru.
Korzystanie z Autenti jest bezpieczne, ponieważ dane użytkowników, osób podpisujących oraz wszystkie dokumenty procesowane w ramach Platformy Autenti są przechowywane w odpowiednio zabezpieczonym kryptograficznie środowisku chmurowym. Autenti stosuje również odpowiednie algorytmy kryptograficzne dla szyfrowania przesyłu, zabezpieczenia typu DMARC oraz DKIM i wiele innych. Procesy oraz środki bezpieczeństwa wdrożone przez Autenti podlegają corocznym audytom, w tym m.in. w ramach certyfikacji za zgodność z normą ISO 27001:2022 czy dedykowanym dla dostawców usług zaufania standardem ETSI 319 401.
Integracja pomiędzy Platformą Autenti a systemem ERP enova365 oparta jest o bezpieczne kanały komunikacji dzięki dedykowanej integracji.
Soneta e-Podpis Konektor we współpracy z platformą Autenti nie wymaga zastosowania dodatkowych urządzeń fizycznych, jak czytnik i karta kryptograficzna. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu i – ewentualnie – telefon komórkowy z aplikacją, pozwalającą na potwierdzenie tożsamości podpisującego.
Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?
Podpis elektroniczny pozwala na podpisywanie różnego typu dokumentów firmowych: handlowych, księgowych, pracowniczych czy urzędowych. Takie rozwiązanie usprawnia obieg informacji i przyspiesza procesy w organizacji.
Co można podpisywać za pomocą Soneta e-Podpis Konektor?
• umowy z kontrahentami (np. najmu, sprzedaży, leasingu);
• umowy z pracownikami (np. o pracę, umowy cywilnoprawne, kontrakty menedżerskie);
• dokumenty urzędowe wysyłane z systemu enova365 do organów administracji publicznej (np. za pomocą usługi e-Doręczenia, zintegrowanej z systemem enova365);
• dokumenty księgowe i kadrowe (np. świadectwo pracy, PIT-11, regulaminy, skierowania na badania lekarskie).
Wykorzystanie podpisu elektronicznego jest doskonałym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które stawiają na pracę hybrydową lub zdalną. Dzięki cyfryzacji procesów podpisywania oraz wysyłki dokumentów (e-Doręczenia), nie trzeba osobiście stawiać się w siedzibie firmy, aby podpisać niezbędne dokumenty oraz składać wizyt w oddziałach pocztowych czy ponosić kosztów obsługi kurierskiej. Można to zrobić z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
Jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym w enova365?
Podpisywanie dokumentów elektronicznie za pomocą Soneta e-Podpis to krótki proces, który można opisać w kilku prostych krokach.
- Przygotowanie dokumentu do podpisania.
- Określenie parametrów podpisu (np. kto ma podpisać, jakim rodzajem podpisu).
- Wysłanie plików do platformy Autenti.
- Podpisanie dokumentów przez wskazane osoby.
- Archiwizacja pobranych dokumentów w systemie enova365.
Zalety korzystania z programu do podpisywania dokumentów zintegrowanego z enova365
Bez wątpienia podpisywanie dokumentów elektronicznie pozwala na redukcję czasu niezbędnego do obsługi transakcji, generowanie oszczędności oraz usprawnianie procesów wewnątrz organizacji. To korzyści, które doceniają szczególnie firmy dbające o efektywność procesów związanych z obiegiem dokumentów.
Elektroniczne podpisywanie dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla:
● przedsiębiorstw chcących przenieść prowadzoną dokumentację na wersję elektroniczną,
● firm, którym zależy na uproszczeniu komunikacji z kontrahentami i administracją publiczną,
● przedsiębiorstw chcących usprawnić obsługę pracowników,
● organizacji, którym zależy na bezpieczeństwie, w tym bezpieczeństwie prawnym w relacjach biznesowych,
● biur rachunkowych chcących przyspieszyć pracę przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Soneta e-Podpis Konektor pozwala na wykorzystanie wszystkich możliwości enova365. Całą procedurę przygotowania do podpisu wykonasz w jednym systemie ERP, co umożliwia dostęp do:
● różnych użytkowników w systemie, którzy mogą być wyznaczeni jako podpisujący dokumenty (operatorzy, pracownicy, osoby kontaktowe kontrahentów);
● różnych typów dokumentów wykorzystywanych w systemie.
Soneta e-Podpis Konektor we współpracy z platformą Autenti umożliwia:
● obsługę wszystkich rodzajów podpisów elektronicznych (np. zwykły, zaawansowany, kwalifikowany);
● specyfikację ról odbiorców dokumentu, dodanie więcej niż jednej osoby podpisującej oraz możliwość zdefiniowania różnych rodzajów podpisów elektronicznych dla każdej z osób podpisujących, zachowując pewność, że jeśli naszym oczekiwaniem jest złożenie np. podpisu kwalifikowanego, nie zostanie użyty inny rodzaj podpisu;
● ustawienie kolejności podpisów na dokumencie i podgląd procesu podpisywania;
● podpisywanie dokumentów dowolnym podpisem kwalifikowanym od ponad 170 dostawców na rynku UE;
● dodanie wizualizacji podpisu elektronicznego w wybranym miejscu na dokumencie;
● podpisywanie wielu dokumentów jednocześnie, w dowolnym języku europejskim;
● wydanie jednorazowych i krótkoterminowych podpisów kwalifikowanych dla odbiorców dokumentów;
● obsługę procesu 24/7 na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu.
Dzięki wykorzystaniu standardowych procesów Workflow w enova365 użytkownik może skupić się na wyborze podpisujących, rodzaju wymaganego podpisu i określeniu kolejności podpisywania. System sam zajmuje się wysyłką i odbiorem podpisanych dokumentów, a po podpisaniu pliki trafiają automatycznie do kartoteki dokumentu w systemie.
Proces, dzięki połączeniu z Harmonogramem zadań, po podpisaniu jest automatycznie zamykany.
Dodatek Soneta e-Podpis Konektor nie wymaga zastosowania żadnych dodatkowych urządzeń.
Główne zalety rozwiązania:
● integracja z Autenti – największą platformą podpisów elektronicznych w Polsce, zapewniającą szerokie możliwości w zakresie obsługi podpisywania, podpisów elektronicznych oraz wysyłki dokumentów;
● pełna cyfryzacja procesów – eliminacja papierowych dokumentów, kopert, segregatorów, zbędnych szaf oraz wizyt w biurze i oddziałach pocztowych;
● łatwość obsługi – cała procedura odbywa się w systemie enova365, bez konieczności przechodzenia do zewnętrznych aplikacji;
● bezpieczeństwo i zgodność – dokumenty podpisywane zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi;
● dostępność 24/7 – dokumenty można podpisywać z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu, w każdym czasie.
Jak mogę dodać e-podpis do enova365?
Soneta e-Podpis Konektor to dodatek dostępny w enova365, zapewniający integrację z Platformą Autenti w zakresie podpisywania dokumentów. Dodatek można dokupić do systemu ERP enova365.
Soneta e-Podpis Konektor integruje się z Autenti – największą platformą do składania podpisów elektronicznych w Polsce. Autenti umożliwia szybkie i bezpieczne zarządzanie dokumentami, łącząc funkcje e-Podpisu, e-Doręczeń i e-Identyfikacji w jednym narzędziu.
Aby korzystać ze wszystkich wymienionych funkcji, należy wykupić bezpośrednio w Autenti odpowiedni plan API, paczkę dokumentów do podpisu i – w razie potrzeby – kwalifikowane podpisy elektroniczne. Pełne informacje dostępne są na zapytanie pod adresem sales@autenti.com
Chcesz dowiedzieć się więcej o integracji enova365 z Autenti oraz dodatku Soneta e-Podpis Konektor? Umów się na prezentację!
