Jak tworzyć roczne sprawozdania finansowe w grupach kapitałowych? Jak usprawnić konsolidację i składanie sprawozdań finansowych? Wystarczy wdrożyć moduł systemu ERP, zaprojektowany specjalnie z myślą o spółkach, działających w strukturze wielofirmowej.
Spis treści:
- Konsolidacja sprawozdań finansowych – wyzwania
- Jak enova365 wspiera obsługę księgową grup kapitałowych?
- Roczne sprawozdanie finansowe – zrób to z enova365!
- Sprawozdanie skonsolidowane – jak zrobić to prościej?
Konsolidacja sprawozdań finansowych – wyzwania
Roczne sprawozdanie finansowe i obowiązek prowadzenia własnych ksiąg
Wiele firm w Polsce działa jako oddział większej firmy. Dotyczy to, na przykład, spółek działających jako grupy kapitałowe. Często, nawet jeśli w niewielkim stopniu różnią się one profilem działalności, stosują jeden wzór planu kont, jednak są osobne pod względem finansowym, rachunkowym, podatkowym i sprawozdawczym. Oznacza to więc, że do poszczególnych spółek czy oddziałów firmy muszą być przyporządkowane konta księgowe, dokumenty ewidencji oraz kasa czy bank. Cała grupa jest jednak traktowana jako podmiot i, tym samym, ma obowiązek przedłożyć łączne sprawozdanie finansowe wszystkich podległych jej jednostek z końcem roku obrotowego, czyli tzw. sprawozdanie skonsolidowane. Przygotowanie go często stanowi wyzwanie dla zespołów księgowych.
Możliwie ujednolicony plan kont, który jednak zaspokaja potrzeby spółek z grupy kapitałowej
Przygotowanie planu kont dla organizacji wielofirmowych – jakimi są np. grupy kapitałowe – to wymagające zadanie. Warto jednak poświęcić na nie wystarczającą ilość czasu, bo konstrukcja planu kont w zakresie kont analitycznych powinna:
- zaspokajać potrzeby wszystkich firm w grupie,
- stanowić gotową bazę do sporządzania deklaracji podatkowych oraz sprawozdań finansowych, również tych skonsolidowanych.
Konta powinny być więc maksymalnie ujednolicone, szczególnie na tych poziomach, które są wykorzystywane w sprawozdawczości. Chodzi o to, że im bardziej zgodne podejście do planu kont, tym łatwiej zbudować jednolite zestawienie księgowe, które dla wielu firm policzy dane z kont i zaprezentuje je w takiej samej strukturze.
W pokonaniu powyższych wyzwań może pomóc odpowiednie oprogramowanie. enova365 oferuje system ERP, wspierający zespoły księgowe spółek, działających w ramach grup kapitałowych, w strukturze wielofirmowej lub wielooddziałowej.
Jak enova365 wspiera obsługę księgową grup kapitałowych?
Na księgową konfigurację wielofirmową w jednej bazie w systemie enova365 składają się przede wszystkim dwa elementy – oddziały i plan kont.
Oddział jako indywidualna firma
Konfigurując program enova365, na liście oddziałów, niektóre z jednostek/ podmiotów można oznaczyć jako firmowe.
Oznaczenie oddziału jako firmowego powoduje, że od tej pory będzie w pracy operacyjnej traktowany jako indywidualna firma, osobna pod względem ewidencyjnym, finansowym, księgowym i sprawozdawczym. Do takiej firmy będą przyporządkowane konta księgowe, dokumenty, rejestry, deklaracje i sprawozdania.
Na formularzu oddziału znajdują się ustawienia indywidualne dla firmy, takie jak:
- nazwa,
- dane rejestrowe,
- urząd skarbowy,
- NIP.
Będą one wykorzystywane w pracy ewidencyjnej i sprawozdawczej.
Konto dodane w jednym oddziale – można skopiować do wzorcowego planu kont
W konfiguracji wielofirmowej enova365 każda firma ma swój zestaw kont, a dodatkowo utrzymywany jest jeden wzorcowy plan kont. Ten ostatni powinien być stale pielęgnowany. Jeżeli następuje konieczność dodania nowego konta, w pierwszej kolejności dodawane jest ono we wzorcowym planie kont, a następnie kopiowane specjalną czynnością do pozostałych firm.
Wspólny zestaw słowników
Konta analityczne słownikowe, korzystają z jednego zestawu słowników, a co za tym idzie powstają automatycznie we wszystkich firmach w trakcie księgowania konkretnych danych – nie ma zatem konieczności wykonywania dodatkowych synchronizacji.
Automatyczne przyporządkowanie wybranych elementów do firmy
Ewidencjonowanie dokumentów firmowych opiera się na przyporządkowaniu każdego księgowanego dokumentu do firmy. Na podstawie tego przyporządkowania system automatycznie dołącza kolejne elementy związane z tą firmą, na przykład:
- podpowiada rachunek bankowy danej firmy/ oddziału,
- przy sporządzaniu zapisów księgowych wyświetla konta, związane z firmą, do której przyporządkowany jest dany dokument,
- na numerach ewidencyjnych dokumentów oraz numerach dekretów umieszcza symbol danej firmy/oddziału; tak skonstruowana numeracja staje się podstawą do przygotowania osobnych rejestrów VAT oraz dzienników księgowych.
Zestawienie obrotów i sald – zawsze aktualne i w jednym miejscu
Na podstawie zapisów księgowych automatycznie i na bieżąco powstaje zestawienie obrotów i sald. Można je analizować z użyciem dedykowanych filtrów zarówno dla pojedynczej firmy, jak i dla wielu firm zbiorczo. System daje dużo możliwości filtrowania i grupowania danych. Co najważniejsze, obroty i salda zawsze są aktualne i znajdują się w jednym miejscu. Nie bez znaczenia jest też fakt, że w przyjazny sposób można je wyeksportować poza program, np. do Excela.
Deklaracje CIT – przyporządkowane do spółek grupy kapitałowej
Dane z obrotów kont są podstawą do przygotowania w programie deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych. Zaliczki podatku są przygotowywane na aktualnie obowiązującym formularzu deklaracji CIT, która to deklaracja jest zasilana danymi z kont przy pomocy zestawień księgowych. Deklaracje podatkowe są przyporządkowane do firmy i uwzględniają okres obrachunkowy, który zgodnie z przepisami może być w pewnych okolicznościach wydłużony lub skrócony. Po przeliczeniu, na deklaracji powstaje płatność na indywidualny rachunek podatkowy firmy, i płatność ta jest podstawą do przygotowania przelewu podatku.
Roczne sprawozdanie finansowe – zrób to z enova365!
Każde sprawozdanie finansowe, w tym także sprawozdanie skonsolidowane, jest w enova365 przygotowywane dwuetapowo.
Etap 1 – Przygotowanie i zapisanie wyników zestawień, z których składa się sprawozdanie finansowe
Elementy sprawozdania finansowego to przede wszystkim bilans, rachunek wyników, zestawienie zmian w kapitale oraz rachunku przepływów pieniężnych. Dlatego, żeby stworzyć sprawozdanie finansowe spółki zacznij od przygotowania i zapisania wyników tych zestawień.
W enova365 znajdują się szablony bilansu, rachunku wyników, zestawień zmian w kapitale oraz rachunku przepływów pieniężnych zgodne z wymaganiami dla sprawozdań różnego rodzaju spółek.
Na pozycjach zestawienia użytkownik wprowadza odpowiednie formuły, w których może odwołać się, między innymi, do funkcji kont, takich jak obroty i salda, lub obliczeń realizowanych w innym zestawieniu. Po przygotowaniu formuł system automatycznie wykonuje obliczenia.
Co ważne, obliczanie w konfiguracji wielofirmowej:
- odbywa się zawsze w kontekście firmy wskazanej w filtrze nad listą,
- może być realizowane dla jednej lub dla wielu firm.
Po wykonaniu obliczeń, można dodatkowo podejrzeć w dedykowanym polu, z jakiej firmy zostały pobrane dane. Obliczanie dla wielu firm również odbywa się na podstawie wyboru firm w filtrze nad listą, a wyniki mogą być prezentowane dwojako. Albo zbiorczo w jednej pozycji – wtedy źródła danych są widoczne w informacji o wyrażeniu, albo też w osobnych kolumnach dla każdej z firm.
Jeżeli zestawienie jest tworzone po to, żeby stworzyć sprawozdanie finansowe spółki, wynik obliczeń musi zostać zapisany. Po zapisaniu wszystkich wymaganych wyników można przejść do tworzenia sprawozdania finansowego.
Etap 2 – Tworzenie sprawozdania finansowego
W konfiguracji wielofirmowej każde zestawienie jest przyporządkowane do oddziału oznaczonego jako firma. Część danych na sprawozdaniu finansowym pobiera się automatycznie z danych konfiguracyjnych wskazanej spółki. Inne dane, takie jak wprowadzenie czy polityka rachunkowości wprowadzane są ręcznie. Kolejny rodzaj danych to elementy dodawane jako załączniki – czyli np. noty objaśniające. Do zestawienia należy podpiąć również przygotowane uprzednio wyniki zestawień. Możesz przy tym wskazać tylko zatwierdzone wyniki zestawienia zgodne pod względem typu ze sprawozdaniem finansowym.
Kiedy wszystkie elementy sprawozdania finansowego są już uzupełnione można automatycznie wygenerować eSprawozdanie, czyli sprawozdanie finansowe spółki w ściśle określonej formule logicznej w postaci pliku xml.
Funkcje enova365, które dodatkowo ułatwiają generowanie sprawozdań:
- Kontrola poprawności – podczas generowania eSprawozdania program dodatkowo sprawdza, czy wszystkie elementy są wprowadzone i mają poprawną formę.
- Podpis elektroniczny – eSprawozdanie można podpisać elektronicznie – bezpośrednio w programie lub po wyeksportowaniu gotowego eSprawozdania poza programem.
Etap 3 – Wysyłka sprawozdania finansowego
Wysyłka gotowego pliku eSprawozdania w formie XML do Krajowego Rejestru Sądowego lub Krajowej Administracji Skarbowej odbywa się poza programem.
Konsolidacja sprawozdań finansowych a pozostałe rodzaje sprawozdań
Przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego odbywa się analogicznie jak przygotowywanie pozostałych rodzajów sprawozdań. Jedynie na formularzu sprawozdania należy wypełnić dodatkowe informacje na temat jednostek powiązanych.
Sprawozdanie skonsolidowane – jak zrobić to prościej?
Jednym z niewątpliwych wyzwań konsolidacji jest sporządzanie skonsolidowanego bilansu, rachunku wyników oraz pozostałych zestawień. Zastosowanie enova365 uprasza składanie sprawozdań finansowych z kilku powodów.
- Umożliwia działanie, oparte na ujednoliconym planie kont, w którym automatycznie, już na wcześniejszych etapach, można ujmować niektóre wyłączenia, np.: wszystkie transakcje wewnątrzgrupowe.
- Pozwala na stworzenie jednego wzoru zestawienia księgowego dla wielu firm.
- Forma prezentacji danych może być syntetyczna lub analityczna.
- Żeby ująć pozostałe wyłączenia, których nie można uwzględnić w procesie księgowania i są obliczane poza programem, można skonstruować zestaw kont pozabilansowych, i syntetycznie, w gotowych kwotach zapisać na nich konkretne dane. Przy takim podejściu przygotowanie skonsolidowanego bilansu i pozostałych zestawień może odbyć się w następujących 3 krokach.
- Policzenie i zapisanie zbiorczo dla wszystkich firm odpowiednio przygotowanego zestawienia, w którym będą już ujęte wyłączenia wynikające z księgowań.
- Policzenie i zapisanie zestawienia, w którym będą ujęte korekty konsolidacyjne spoza programu, zapisane pomocniczo na kontach pozabilansowych.
- Uwspólnienie dwóch wcześniejszych kroków, dzięki specjalnej funkcji programu, która pozwala na łączenie zapisanych wyników zestawień. Mianowicie – docelowe zestawienie, które będzie finalnie dołączone do sprawozdania skonsolidowanego, można policzyć i zapisać, jako różnicę dwóch wcześniej zapisanych wyników zestawień.
Przygotowanie skonsolidowanego bilansu, rachunku wyników i pozostałych zestawień w oparciu o same funkcje programu jest pewną propozycją. W praktyce, grupy kapitałowe często mają własne, wypracowane przez lata sposoby postępowania, i narzędzia spoza systemu ERP. Dla takich przedsiębiorstw dane księgowe z wielu firm w jednej bazie enova365 stają się doskonałym, jednolitym, uporządkowanym źródłem danych do dalszych analiz. Sprawdź możliwości enova365 w wersji dla dużych firm.
