Zarządzanie dokumentami w urzędzie przez wiele lat kojarzone było z papierowym obiegiem dokumentów, które łatwo mogły ulec zniszczeniu i zagubieniu oraz nierzadko trafiały do niewłaściwych osób. Papierologia urzędnicza powoli odchodzi do lamusa dzięki wykorzystaniu oprogramowania usprawniającego obsługę dokumentacji. enova365 jest narzędziem, dzięki któremu urzędy przechodzą cyfrową rewolucję. W jaki sposób system ERP enova365 wspiera pracę administracji publicznej?
Spis treści:
Najważniejsze informacje:
- Proces zarządzania dokumentami w urzędzie może być dużo prostszy dzięki wykorzystaniu oprogramowania pozwalającego na elektroniczny obieg dokumentów.
- Wykorzystanie możliwości modułu Workflow enova365 oraz systemu DMS (ang. Document Management System) to duże ułatwienie podczas wykonywania obowiązków związanych z porządkowaniem i archiwizowaniem danych.
- Moduł Workflow enova365 pozwala zautomatyzować zadania.
- Integracja DMS z modułem Workflow umożliwia automatyzację obiegu dokumentów.
- System DMS enova365 ułatwia przechowywanie, porządkowanie i archiwizowanie danych.
- enova365 gwarantuje bezpieczeństwo przechowywania danych, zgodnie z zapisami rozporządzenia RODO.
Zarządzanie dokumentami w urzędzie – funkcje enova365
Proces zarządzania dokumentami w urzędzie może być dużo prostszy dzięki wykorzystaniu oprogramowania pozwalającego na elektroniczny obieg dokumentów. Zapewnia ono nie tylko lepszą organizację pracy, ale też skuteczniejsze metody archiwizacji oraz kontroli dostępu do dokumentów.
Czytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów – co to i na czym polega?
Wykorzystanie możliwości modułu Workflow enova365 oraz systemu DMS (ang. Document Management System) to duże ułatwienie podczas wykonywania obowiązków związanych z porządkowaniem i archiwizowaniem danych. Funkcjonalności systemu ERP enova365 zapewnią również bezpieczeństwo w zakresie dostępu do danych. Wdrożenie oprogramowania ERP oznacza optymalizację czasu wykonywania rutynowych czynności oraz automatyzację cyklicznych działań. Cyfrowe zarządzanie dokumentami za pomocą enova365 to szereg korzyści dla urzędów chcących usprawnić swoją codzienną pracę.
Czytaj także: System DMS – co to jest i jakie ma zastosowanie?
Automatyzacja procesów dokumentacyjnych
Automatyzacja obiegu dokumentów poprawia wydajność pracy, eliminując konieczność ręcznego procesowania papierowych wersji. To oszczędność czasu i minimalizacja ryzyka błędów. Dokumenty w wersji cyfrowej dostępne są dla uprawnionych pracowników z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Moduł Workflow enova365 pozwala zautomatyzować zadania, co ma szczególne znaczenie w przypadku działań wykonywanych cyklicznie. System usprawnia zadania wymagające określonej sekwencji działań, przypominając o ich realizacji zgodnie z harmonogramem. W praktyce oznacza to, że użytkownicy dostają powiadomienia o nowych zadaniach do wykonania, wraz z terminem realizacji oraz informacją o kolejnych krokach do zrealizowania. Zadania mogą dotyczyć obiegu dokumentów kosztowych, wniosków urlopowych bądź niezapłaconych faktur.
Moduł Workflow umożliwia wygodny przepływ dokumentów między osobami zaangażowanymi w proces. Każdy z uczestników może otrzymywać powiadomienia dotyczące aktualnego statusu procesu i działań do wykonania (np. akceptacja, weryfikacja, uzupełnienie). Dodatkowo kierownik ma możliwość sprawdzania statusu poszczególnych spraw.
Moduł Workflow składa się z elementów, które można dopasować do indywidualnych potrzeb użytkowników, aby ich praca była jak najbardziej efektywna.
Integracja DMS z modułem Workflow umożliwia automatyzację obiegu dokumentów, takich jak wnioski urlopowe czy wnioski od petentów.
System OCR (ang. Optical Character Recognition) pozwala na sczytywanie danych ze skanowanych pism oraz automatyczne przyporządkowywanie ich do określonych katalogów w ERP. OCR umożliwia automatyzację, na przykład, wprowadzania faktur kosztowych, rachunków oraz dokumentów rozliczeniowych do systemu. To rozwiązanie, które sprawdzi się wszędzie tam, gdzie na co dzień wykorzystuje się dokumentację papierową lub dokumenty w różnych formatach plików. Urzędy są doskonałym przykładem organizacji, w której nadal obsługiwanych jest bardzo dużo dokumentów w papierowej formie. Dzięki nowoczesnym systemom ERP możliwa jest ich cyfryzacja.
Archiwizacja i łatwe wyszukiwanie dokumentów
Cyfryzacja dokumentacji niesie ze sobą korzyść w postaci łatwiejszego dostępu do plików i efektywniejszego zarządzania dostępem do poszczególnych dokumentów w obrębie organizacji. Ułatwia również archiwizację.
System DMS enova365 ułatwia przechowywanie, porządkowanie i archiwizowanie danych. Dokumenty przechowywane w wersji cyfrowej oznaczają mniejsze ryzyko zniszczenia i utraty ważnych informacji.
Urząd decydujący się na elektroniczny obieg dokumentów zyskuje możliwość wygodnego zarządzania dostępami do określonych informacji.
Digitalizacja dokumentów, dzięki centralizacji danych, pozwala na szybkie znalezienie potrzebnych informacji i pism. Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest więc efektywniejsze i zdecydowanie dużo bardziej wygodne.
Elektroniczne podpisy i walidacja dokumentów
enova365 może zostać zintegrowana z aplikacją e-Podpis, służącą do przechowywania dokumentów elektronicznych w systemie wieloletnim.
System automatyzuje również skomplikowane procesy walidacji. W efekcie procesy zatwierdzania i weryfikacji dokumentów przebiegają sprawniej.
Zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem danych
Zapewnienie bezpieczeństwa danych i możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do nich to kluczowe kwestie w każdej organizacji. W przypadku jednostek administracji publicznej należy zagwarantować odpowiednią ochronę danym osobowym obywateli, które zgodnie z europejskim rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) znajdują się pod szczególną ochroną.
enova365 gwarantuje bezpieczeństwo przechowywania danych, zgodnie z zapisami rozporządzenia RODO. Dzięki temu urzędy mają pewność, że przechowywane w systemie ERP dane są przetwarzane zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi.
Bezpieczeństwo danych zapewnia również zróżnicowany poziom uprawnień do danych, jaki posiadają pracownicy. Systemowe zarządzanie nadawaniem i odbieraniem uprawnień pozwala spełnić wymagania RODO. W ten sposób każdy użytkownik systemu ma dostęp tylko do tych danych, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków.
Korzyści z wdrożenia enova365 w urzędzie
Sprawne zarządzanie dokumentami wpływa na pracę całego urzędu. Wdrożenie enova365 pozwala przyspieszyć przepływ dokumentów, ich wprowadzanie do systemu oraz wyszukiwanie. W efekcie zwiększa się efektywność pracy urzędników, bezpieczeństwo danych, procesy stają się bardziej transparentne, a ryzyko pojawienia się błędów związanych z nieprawidłowym obiegiem dokumentów jest zminimalizowane.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami z wykorzystaniem modułu Workflow oraz systemu DMS enova365 oznacza:
- automatyzację pracy,
- wsparcie w terminowym wykonywaniu zadań,
- ograniczenie niepotrzebnych przestojów w pracy,
- dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca z Internetem,
- kontrolę dostępów dla osób uprawnionych,
- możliwość wygodnego wyszukiwanie dokumentów według filtrów,
- możliwość integracji poczty firmowej i dodawania do DMS załączników z maili,
- możliwość integracji z innymi modułami systemu ERP.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami w DMS enova365 oznacza, że każdy dokument dodany do bazy może automatycznie pojawić się w wielu miejscach. Wykorzystanie możliwości modułu Workflow to dodatkowe wsparcie procesów poprzez ich automatyzację.
Podsumowanie
Funkcjonalności enova365 zastosowane w urzędzie to doskonałe wsparcie codziennej pracy urzędników. Sprawny obieg dokumentów przynosi korzyści każdej organizacji, której zależy na zapewnieniu pracownikom odpowiedniego dostępu do informacji, porządku wewnętrznego oraz dobrej współpracy z kontrahentami i klientami.
Jeśli zastanawiasz się, jakie jeszcze korzyści przyniesie Ci enova365 oraz jak wypada porównanie: system elektronicznego zarządzania dokumentacją a system tradycyjny – skontaktuj się z nami już dziś. Nasi specjaliści w czasie prezentacji odpowiedzą na wszystkie pytania oraz zaprezentują Ci możliwości systemu ERP enova365 oraz jego modułów, z których korzystają już pracownicy jednostek administracji publicznej na terenie całej Polski.
Bibliografia:
- System Workflow, elektroniczny obieg dokumentów – enova365
- Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie – 5 kroków do wdrożenia
- Elektroniczny obieg dokumentów – jakie są korzyści? – enova365
- Zarządzanie administracją publiczną może być mniej czasochłonne. Jakie możliwości daje enova365? (portalsamorzadowy.pl)
