Jak usprawnić budżetowanie?

Budżetowanie, w tym budżetowanie projektu wiąże się z wieloma wyzwaniami. W jaki sposób kontrolować koszty przez cały czas realizacji projektu? Jak radzić sobie z niespodziewanymi zmianami, które mają wpływ na budżet projektu oraz na działalność firmy? Skorzystaj z systemu ERP enova365, który spaja wszystkie obszary przedsiębiorstwa, pomaga planować przepływ pieniędzy i prognozować wydatki oraz zapewnia stałą kontrolę nad budżetem strategicznych projektów.  

Spis treści:

• Budżet projektu krok po kroku – etapy budżetowania projektów
• Jak stworzyć dobry budżet projektu przy pomocy systemu ERP?
• Jak system enova365 umożliwia skuteczne budżetowanie projektów?
• Sprawne zarządzanie budżetem w projekcie – opis analityczny
• enova365 – program do budżetowania i zarządzania projektami w średnich i dużych firmach

Najważniejsze informacje:

• Budżetowanie projektu warto zacząć od zdefiniowania celów projektu, przygotowania wstępnego budżetu oraz dostosowywania go do potrzeb w miarę prac nad projektem. Następne kroki to przypisanie planowanych kosztów do zadań, ich kontrola, a na koniec porównanie rzeczywiście poniesionych kosztów z budżetem.

• Przy budżetowaniu projektów warto korzystać ze wsparcia systemu ERP, bo umożliwia on zintegrowane zarządzanie danymi oraz usprawnia prognozowanie kosztów i przychodów, śledzenie ich oraz generowanie raportów finansowych.

• Wyróżnikiem modułu Projekty enova365 jest przede wszystkim jego elastyczność – system można dostosować do różnych potrzeb i projektów. Umożliwia szybkie reagowanie na zmieniającą się rzeczywistość projektu i łatwe dodawanie oraz wyszukiwanie potrzebnych informacji. 

Budżet projektu krok po kroku – etapy budżetowania projektów

Zarządzanie budżetem jest kluczowym elementem zarządzania projektami – pozwala na kontrolę kosztów, dostosowanie do zmian oraz ocenę wyników. Zapewnia przejrzystość i dyscyplinę w zarządzaniu finansami projektu, co jest istotne dla jego sukcesu i dla osiągnięcia celów organizacji. Możemy wyróżnić kilka etapów budżetowania:

1. Planowanie strategiczne

Na tym etapie projekt jest koncepcyjnie określany. Określa się, dlaczego projekt jest potrzebny, jakie cele ma osiągnąć, i jakie korzyści przyniesie organizacji. Ocenia się również dostępność zasobów i definiuje ogólny zarys budżetu. Jest to kluczowe, ponieważ pozwala zrozumieć, dlaczego projekt jest realizowany i jakie zasoby będą potrzebne do jego realizacji.

2. Przygotowanie budżetu wstępnego

To czas na dokonanie pierwszych szacunków kosztów projektu. Możesz przy tym wykorzystać dostępne informacje, doświadczenie z poprzednich projektów oraz porównać koszty podobnych inicjatyw. W efekcie powstanie wstępny budżet projektu, który jest zazwyczaj szacunkiem na podstawie dostępnych danych.

3. Dostosowanie budżetu

W miarę postępu prac nad projektem, pojawiają się nowe informacje i zmiany w zakresie projektu lub ryzyka. W związku z tym budżet może ulec zmianie, co może oznaczać potrzebę dostosowania go do zmieniającej się rzeczywistości. W związku z tym, rezerwy kosztowe powinny zostać uwzględnione w budżecie, w celu pokrycia nieprzewidywalnych wydatków.

4. Planowanie projektu

Na tym etapie tworzy się szczegółowy harmonogram projektu, który określa, kiedy i w jakiej kolejności będą generowane koszty. Podział kosztów na poszczególne zadania lub etapy pomaga lepiej kontrolować budżet w miarę postępu projektu.

5. Śledzenie kosztów i kontrola

W trakcie projektu monitoruje się bieżące koszty i porównuje się je z budżetem. Jeśli wystąpią odchylenia, podejmuje się działania korygujące. Zarządzanie zmianami jest również kluczowe, ponieważ zmiany w projekcie mogą wpłynąć na koszty, dlatego konieczne jest ich kontrolowanie i ewentualne dostosowanie budżetu.

6. Zakończenie projektu

Po zakończeniu projektu dokonuje się oceny końcowej, która obejmuje porównanie rzeczywistych kosztów z budżetem, identyfikację lekcji wyniesionych z projektu i sporządzenie raportów dla interesariuszy. Po analizie danych w zakończonych projektach można również podejmować decyzje dotyczące kolejnych projektów czy przyszłości firmy.

Jak stworzyć dobry budżet projektu przy pomocy systemu ERP?

Systemy ERP są powszechnie wykorzystywane do wsparcia procesu budżetowania, w tym budżetowania projektów, ponieważ umożliwiają holistyczne zarządzanie danymi finansowymi, zasobami ludzkimi, zakupami i innymi aspektami działalności przedsiębiorstwa. Poza tym systemy ERP pozwalają na tworzenie wielopoziomowej struktury budżetowej, co umożliwia szczegółowe zarządzanie kosztami projektu. Zaawansowane oprogramowanie pozwala określić budżet na poziomie całego projektu oraz na poziomie poszczególnych działań lub etapów projektu. Dzięki temu można dokładnie śledzić koszty projektu i monitorować wydatki na bieżąco. 

Z drugiej strony, systemy ERP do pewnego stopnia automatyzują budżetowanie projektów, co znacznie ułatwia tworzenie, aktualizację i monitorowanie budżetu projektu. Na podstawie danych historycznych i aktualnych informacji pozwalają na tworzenie prognoz kosztów oraz co ważne, śledzenie kosztów projektu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można lepiej przygotować się na potencjalne zmiany w budżecie projektu i reagować z wyprzedzeniem na ewentualne odchylenia od budżetu, a tym samym podjąć odpowiednie działania korygujące. 

Warto jeszcze wspomnieć o możliwości generowania raportów finansowych, które ułatwiają analizę wydatków projektu. W systemie ERP można tworzyć np. raporty porównawcze między planowanymi kosztami a budżetem, czy też raporty dla interesariuszy projektu.

Podsumowując, system ERP w kontekście budżetowania projektów to przede wszystkim:

• zintegrowane zarządzanie danymi,
• wielopoziomowa struktura budżetowa,
• prognozowanie kosztów i przychodów,
• śledzenie kosztów i przychodów w czasie rzeczywistym,
• generowanie raportów finansowych,
• bezpieczeństwo danych.

Warto podkreślić, że kluczowy jest wybór takiego systemu ERP, który dopasowuje się do specyficznych potrzeb i rozmiaru projektu oraz całościowo do wymagań organizacji.

Jak system enova365 umożliwia skuteczne budżetowanie projektów?

System enova365 to polski system ERP, który oferuje szeroki zakres funkcji, w tym m.in. zarządzanie projektami i budżetowaniem. Trzy podstawowe cechy budżetu w enova365 to:

• prostota – dzięki właściwemu skonstruowaniu drzewa budżetu w szybki sposób można dodawać, edytować i wyszukiwać potrzebne informacje,

• elastyczność – umożliwia szybkie reagowanie na zmieniającą się rzeczywistość projektów,

• integracja – dzięki niej wszystkie dane agregowane są w jednym miejscu, bez potrzeby przełączania się pomiędzy aplikacjami.

enova365 pomaga w skutecznym budżetowaniu projektów na kilku etapach. Wymienimy je poniżej.

1. Przygotowanie wstępnego budżetu projektu

Budżet w enova365 może być planowany w ujęciu wartościowym (kwota kosztów i przychodów) lub ilościowo-wartościowym (dodatkowe planowanie np. ilości materiałów potrzebnych do zrealizowania projektu). Może być również zrealizowany model mieszany. Wówczas część pozycji będzie miała planowane wyłącznie wartości, a część wartości i ilości. 

W pierwszym etapie tworzymy nowy budżet dla projektu i określamy sposób rozliczania. Należy wskazać czy planowane kwoty będą wprowadzane dla każdego etapu budżetu oddzielnie, dla każdego okresu, czy dla całego projektu narastająco. Z kolei sprawdzanie stanu realizacji budżetu może odbywać się dla wskazanego etapu lub narastająco dla całego projektu. 

Ponieważ w enova365 budżet można przypisać do poszczególnych etapów projektu, należy określić wartości kwot planowanych dla danego etapu. Istnieje również możliwość wprowadzenia typu okresu rozliczania projektu. Do wyboru są opcje z podziałem na: miesięczny, kwartalny, półroczny, roczny. Można też wprowadzać informacje o stanie projektu, który może przyjmować wartości: 

• bufor, 
• zatwierdzony 
• lub korygowany.

Pozycje budżetu domyślnie prezentowane są w układzie hierarchicznym (drzewiastym), a ilość zagłębień drzewa jest dowolna. Co ważne, układ można dostosować do swoich potrzeb przy pomocy wbudowanego organizatora widoku. W organizatorze znajduje się szereg pól, które mogą być umieszczone jako kolumny na wyświetlanej liście, a które zawierają użyteczne informacje np. o:

• stanie realizacji budżetu, 
• kwocie pozostającej do zrealizowania, 
• przekroczeniu kosztów itd.

Wprowadzanie pozycji kosztów lub przychodów do budżetu jest bardzo proste. Może się odbywać poprzez formularz pozycji lub poprzez edycję pól pozycji bezpośrednio na liście (tzw. edit-in-place). 

2. Dostosowanie budżetu

Często pojawia się potrzeba zmiany już zatwierdzonego budżetu, na przykład w przypadku zmiany zaplanowanych kwot, związanej ze wzrostem cen. W takim wypadku mamy do dyspozycji dwie metody:

• Korekta budżetu – pozwala na zachowanie informacji o pierwotnych zaplanowanych wartościach i wprowadzenie dodatkowej informacji np. o zwiększeniu planowanych kosztów. W ten sposób w systemie zostaje zapisana informacja kto, kiedy i z jakiego powodu dokonał korekty.

• Cofnięcie do bufora – pozwala na przywrócenie budżetu do bufora, dokonanie w nim zmian i ponowne zatwierdzenie. Ta metoda nie pozostawia żadnych informacji o dokonanych zmianach. Nie jest możliwe cofnięcie do bufora budżetu, który jest w stanie Korygowany.

Do obu tych metod można ustalić odpowiednie prawa dostępu dla konkretnych użytkowników.

Korekta budżetu jest dokonywana zawsze na poziomie pozycji. Po wprowadzeniu pierwszej korekty, stan budżetu automatycznie zmienia się na Korygowany. 

Korekt budżetu można dokonywać wielokrotnie, a wszystkie zmiany są widoczne na zakładce Plan na formularzu pozycji budżetu. Prezentuje ona pełną listę wprowadzanych kwot planów, zarówno wartości wpisanych na oryginalnym budżecie dla poszczególnych etapów, jak i wszystkie wprowadzone korekty. Jeżeli budżet był w przeszłości korygowany, to istnieje możliwość usunięcia korekt przez uprawnione osoby.

3. Wprowadzanie wersji planu budżetu

Program do budżetowania enova365 w wersji rozszerzonej umożliwia wprowadzenie wielu wersji planu równocześnie, wraz z możliwością archiwizacji i porównywania. Dzięki temu plany mogą być nanoszone z podziałem na wersje. 

Wersje planu pozwalają wprowadzać zmiany w kwotach planowanych z określeniem daty, od jakiej mają one obowiązywać w budżecie. Do budżetu można dodawać dowolną ilość wersji planów, które odzwierciedlą zmiany, jakie następują w trakcie realizacji projektu. Rejestrując kolejne wersje wprowadza się zwiększenia lub zmniejszenia kwot bez modyfikacji wartości naniesionych w poprzednich wersjach. Zapewnia to pełną historię zmian i pozwala na analizowanie realizacji w odniesieniu do planu, który obowiązywał na wskazany dzień lub we wskazanej wersji. Możliwe jest także porównywanie planów z różnych okresów np. plan bazowy naniesiony na początku realizacji projektu z planem obowiązującym aktualnie.

Dostępna jest również funkcjonalność edycji pozycji budżetu i jednoczesnego wprowadzania kwot planowanych na dowolnie wybrany przez użytkownika okres lub etapy realizacji projektu w jednym oknie planowania. 

Przy zatwierdzaniu budżetu jednocześnie zatwierdzane są wszystkie wersje planów, które nie zostały wcześniej zatwierdzone lub odrzucone. 

Po zatwierdzeniu wersji bazowych budżetu możliwe jest dodanie dowolnej ilości wersji typu korekta budżetu. Korekty również mogą podlegać procesowi zatwierdzenia lub odrzucenia.

4. Realizowanie budżetu

Realizacja budżetu jest wykonywana poprzez przypisywanie dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu. Takiego przypisania dokonuje się poprzez wypełnienie opisu analitycznego na dokumencie. Opis analityczny może być wykonany dla dokumentów w Ewidencji dokumentów, ale także dla:

• dokumentów zapłat,
• pozycji dokumentów handlowych,
• płatności.

Co istotne, wykonanie opisu analitycznego np. dla pozycji dokumentu handlowego powoduje, że opis ten będzie również widoczny na odpowiednim dokumencie w ewidencji dokumentów. Jeżeli budżet projektu rozliczany jest dla etapów, wówczas dokument jest przypisywany do danego etapu na podstawie daty na opisie analitycznym.

5. Kontrola realizacji na wszystkich etapach

Dla większości przedsiębiorstw porównywanie wyłącznie poniesionych już wydatków z założonymi planami nie jest wystarczające. Dlatego w enova365 dostępna jest funkcjonalność kontroli realizacji na wszystkich etapach. 

Rejestrowanie realizacji odbywa się z wykorzystaniem definiowanych przez użytkownika kategorii budżetowych, dzięki czemu cały proces związany z podejmowaniem decyzji o zakupie jest powiązany z budżetem i widoczny na tle planu. Składają się na niego, między innymi:

• składanie i akceptowanie (lub odrzucanie) wniosków zakupowych,
• rezerwowanie środków, 
• wybór dostawców,  
• obieg faktur, 
• płatności. 

W ten sposób uzyskasz pełną kontrolę budżetową od momentu wnioskowania o zakup przez etap podejmowania decyzji o jego akceptacji lub odrzuceniu, po faktyczną realizację i zapłatę. 

W systemie dostępne są również narzędzia umożliwiające sprawne rozliczanie pomiędzy poszczególnymi etapami realizacji tak, aby w budżecie zawsze były widoczne aktualne informacje o kwotach i ilościach danego etapu, czyli takie które nie zostały rozliczone i przeniesione do wyższych poziomów realizacji. 

Na każdym z etapów realizacji można skorzystać z dostępnych konfigurowalnych weryfikatorów zgodności pomiędzy wprowadzanymi i rozliczanymi zapisami co umożliwia pełną kontrolę i tym samym wyeliminowanie ewentualnych przekroczeń w kolejnych fazach.

6. Zaawansowane przeglądanie budżetu

Wersja platynowa z włączonym Budżetowaniem rozszerzonym obejmuje również funkcjonalność przeglądania budżetu poprzez różne perspektywy oraz porównywania między sobą wyników otrzymywanych z różnych perspektyw.

Jak widać enova365 jest rozbudowanym systemem ERP, który może dostosować się do różnych potrzeb i skomplikowanych projektów. Jednak dla pełnej efektywności jego wdrożenia warto zwrócić się do specjalistów lub dostawcy systemu, aby dostosować go do konkretnych wymagań organizacji i projektu.

Sprawne zarządzanie budżetem w projekcie – opis analityczny

Przypisywanie kosztów oraz przychodów do projektów, a dokładniej – do poszczególnych pozycji w budżecie projektu w enova365 odbywa się poprzez wykorzystanie mechanizmu opisu analitycznego.

Opis analityczny dostępny jest na:

• dokumentach w ewidencji dokumentów,
• pozycjach dokumentów handlowych,
• zapłatach,
• płatnościach.

Opis analityczny pozwala na podzielenie kwoty danego dokumentu wg różnych kryteriów, co potem wykorzystywane jest w procesie księgowania dokumentów. Z punktu widzenia budżetowania projektu, jednym z kryteriów podziału kwoty dokumentu (czyli opisu analitycznego dokumentu) mogą być projekty oraz pozycje w budżetach tych projektów. Oczywiście opis analityczny wykonany pod kątem budżetowania może być wykorzystany również w procesie księgowania.

Dla każdego dokumentu można dodać wiele elementów opisu analitycznego, dokonując w ten sposób podziału wartości dokumentu pomiędzy kilka różnych projektów lub na kilka różnych pozycji budżetowych w ramach jednego projektu. W przypadku Budżetowania rozszerzonego opis analityczny posiada kategorię budżetową, która pozwala uwzględnić dany opis w różnych etapach realizacji od wstępnej rezerwacji środków w budżecie po rzeczywiste wykonanie.

Czytaj także: Zarządzanie projektami – 5 wskazówek jak efektywnie zarządzać projektem

enova365 – program do budżetowania i zarządzania projektami w średnich oraz dużych firmach

Średnie i duże przedsiębiorstwa muszą być przygotowane do pracy nad kilkoma projektami jednocześnie, a to wymaga zaangażowania niemal każdego działu funkcjonującego w firmie. enova365 spaja wszystkie obszary przedsiębiorstwa, dzięki rozbudowanej strukturze oraz ułatwia określenie ról poszczególnych osób w projekcie. 

Dla dyrektora finansowego jest narzędziem, które zapewnia stałą kontrolę nad budżetem oraz strategicznymi projektami. Pozwala planować przepływ pieniędzy i prognozować wydatki. Dla project managera jest źródłem wiedzy o projekcie, ponieważ agreguje dane z modułu CRM i opisuje poziom realizacji projektu. Dzięki temu enova365 znacznie ułatwia współpracę z zespołem projektowym i usprawnia komunikację. Wreszcie interesariusze projektu mają wgląd w automatycznie utworzone raporty i zestawienia analityczne. 

Żeby zobaczyć, jak wyżej opisane funkcje działają w praktyce jeszcze dziś przetestuj bezpłatnie demo systemu.