Księgowanie dokumentów to jeden z wielu procesów, w których można wykorzystać automatyzację. Z pomocą przychodzi tu import oraz eksport danych, jak i schematy księgowe. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi księgowanie przestaje być wyzwaniem.
Spis treści:
- Wyzwania związane z księgowaniem dokumentów
- Importy księgowe w enova365
- Eksporty księgowe w enova365
- Automatyzacja procesów księgowych
- Zarządzanie wielofirmowe
- System Zarządzania Dokumentami (DMS)
Najważniejsze informacje:
- Korzystanie z różnych baz danych może być wyzwaniem.
- enova365 umożliwia zarówno import, jak i eksport danych.
- Automatyzacja procesów księgowych oszczędza czas i redukuje ryzyko błędów.
- Grupy kapitałowe mogą korzystać z jednej bazy danych dzięki zarządzaniu wielofirmowemu.
- System DMS pozwala na zdalny dostęp do dokumentów używanych w firmie.
Wyzwania związane z księgowaniem dokumentów
Praca na różnych bazach danych rodzi czasem problemy związane z przepływem danych pomiędzy programami używanymi w firmie. Ponowne wprowadzanie tych samych informacji do kolejnego systemu jest czasochłonne i związane z ryzykiem popełnienia pomyłek.
Zdarza się tak, że działalność handlowa prowadzona jest na innej bazie niż księgowość. Tu z pomocą przychodzi import i eksport danych. Taka funkcjonalność zapewnia szybką wymianę kompletu informacji niezbędnych do prowadzenia rzetelnej księgowości.
Dzięki funkcji importów księgowych w enova365, przedsiębiorstwa mogą znacznie zwiększyć efektywność swoich procesów księgowych, oszczędzając czas i redukując ryzyko błędów.
Podobne wyniki można osiągnąć wykorzystując schematy księgowe, które pozwalają na zautomatyzowanie wielu działań, które należą do obowiązków działu księgowości. Zastosowanie zarówno importu / eksportu danych, jak i automatyzacji dostępnych w systemie enova365 umożliwi osiągnięcie jeszcze lepszych efektów.
Innym wyzwaniem może być stosowanie jednolitych procesów księgowych w firmach, które należą do jednej grupy kapitałowej. Kłopotów może przysporzyć też dostęp do wzorów najważniejszych dokumentów używanych w ramach danej organizacji.
Importy księgowe w enova365
Importy księgowe w enova365 to funkcjonalność, która umożliwia użytkownikom łatwe i szybkie wprowadzanie danych księgowych do systemu. Dzięki tej opcji można zminimalizować czas poświęcony na ręczne wprowadzanie danych oraz zredukować ryzyko błędów.
Importy obejmują różne typy dokumentów, takich jak:
- paragony,
- faktury wewnętrzne,
- polecenia księgowania,
- dokumenty magazynowe,
- raporty kasowo-bankowe,
- opis analityczny i cechy do różnych obiektów,
- dokumenty zakupu oraz sprzedaży wraz z płatnościami.
Dodatek enova365 Importy Księgowe został zaprojektowany tak, żeby ułatwić księgowanie dokumentów księgowych w firmach, w których księgowość jest prowadzona na innej bazie niż działalność handlowa. Import pozwala na przekazanie do księgowości kompletu dokumentów, co przyspiesza proces księgowania.
Szczególnie ważnym ułatwieniem są opisy kontrolingowe. Jeśli program używany do prowadzenia działalności handlowej pozwala na dodawanie takich opisów na wystawianych dokumentach, to wszystkie te dane można zaimportować do programu księgowego enova365. Takie dane wspierają pracę księgowości i sprawiają, że przykładowo zmniejszy się liczba zapytań o faktury kosztowe.
Czytaj także: Czym są opisy analityczne i jak działają w enova365?
Aby skorzystać z funkcji importu, użytkownik musi najpierw skonfigurować odpowiednie szablony importu, które określają, w jaki sposób dane będą przetwarzane. W enova365 można zdefiniować mapowanie pól, co pozwala na dostosowanie struktury importowanych plików do wymagań systemu. Użytkownicy mogą importować dokumenty w formacie enova365.txt, co z uwagi na prostą strukturę jego budowy zapewnia elastyczność w zakresie źródeł danych.
Użytkownik może przygotować plik zawierający dane o dostawcach, numerach faktur oraz kwotach. Po zaimportowaniu pliku do enova365, system automatycznie utworzy odpowiednie dokumenty zakupu, co znacznie przyspiesza proces księgowania.
W przypadku wyciągów bankowych, użytkownik może skorzystać z formatów, które są standardem na rynku bankowym. Takie pliki zawierają szczegółowe informacje o transakcjach. Po zaimportowaniu danych, enova365 umożliwia automatyczne przypisanie transakcji do odpowiednich kont księgowych, co ułatwia zarządzanie finansami.
Użytkownicy mogą również importować raporty kasowe, co pozwala na szybkie wprowadzenie danych dotyczących przychodów i wydatków gotówkowych. System generuje odpowiednie zapisy księgowe, co przyspiesza proces zamknięcia miesiąca.
Eksporty księgowe w enova365
Eksporty księgowe w enova365 to funkcjonalność, która zapewnia szybką wymianę całego kompletu informacji potrzebnych w księgowości. Taki eksport odbywa się z poziomu modułu Ewidencja Dokumentów. W enova365 zgromadzone są tam dokumenty z wszystkich modułów operacyjnych.
Funkcjonalność, jaką zapewnia moduł Eksporty Księgowe, pozwala na automatyzację procesów księgowych. Wszystko dzięki temu, że atrybuty naniesione w dokumencie źródłowym, takie jak cecha czy opis analityczny, po zaimportowaniu będą wykorzystane do automatycznego zaksięgowania dowodów księgowych.
Aby skorzystać z tej funkcji, użytkownik musi najpierw skonfigurować odpowiednie szablony w systemie enova365. Proces ten obejmuje:
- ustalenie formatu pliku,
- przygotowanie danych,
- import danych,
- zatwierdzenie importu.
Podczas ustalenia formatu pliku użytkownik powinien określić, w jakim formacie będą dostarczane dane (np. TXT, XML). Ważne jest, aby plik był zgodny z wymaganiami systemu enova365.
Przed eksportem należy upewnić się, że dane są poprawnie sformatowane i zawierają wszystkie niezbędne informacje, takie jak numery dokumentów, daty, kwoty oraz dane kontrahentów.
Po przygotowaniu pliku użytkownik może przystąpić do eksportu danych. W enova365 dostępne są opcje umożliwiające podgląd danych przed ich zatwierdzeniem, co pozwala na weryfikację poprawności informacji.
Po sprawdzeniu danych użytkownik może zatwierdzić eksport, co spowoduje automatyczne wprowadzenie dokumentów do systemu księgowego.
Typy dokumentów, z których dane można eksportować z systemu enova365, są podobne, co przy funkcji importu:
- paragony,
- faktury wewnętrzne,
- polecenia księgowania,
- dokumenty magazynowe,
- raporty kasowo-bankowe,
- dokumenty zakupu wraz z płatnościami,
- dokumenty sprzedaży wraz z płatnościami,
- dekrety zapisywane w opisie analitycznym,
- opis analityczny i/lub cechy do różnych obiektów.
W przypadku raportów kasowych i bankowych można wybrać eksport wszystkich lub tylko wskazanych dokumentów.
Co ważne, wyeksportowane dane trafiają do pliku w formacie enova.txt i domyślnie nie podlegają edycji. Jest to zabezpieczenie przed niezamierzoną niezgodnością danych pomiędzy systemem wyjściowym a docelowym.
Taki plik można przy pomocy modułu Importy Księgowe zaimportować do systemu księgowego enova365. Istnieje też możliwość importu takich danych do zewnętrznego programu księgowego. W tej sytuacji konieczne będzie użycie dodatku integrującego. Jednak dzięki prostej strukturze budowy plików enova.txt nie wymaga to tworzenia bardzo zaawansowanych dodatków integrujących.
Automatyzacja procesów księgowych w enova365
Schematy księgowe w enova365 pozwalają na zdefiniowanie reguł, według których dokumenty są automatycznie dekretowane. Dzięki temu możliwe jest znaczne przyspieszenie procesu księgowania oraz zminimalizowanie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Schematy te można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, uwzględniając różne typy dokumentów, takie jak faktury sprzedażowe, zakupowe, wyciągi bankowe czy dokumenty magazynowe. Automatyzacja dekretacji pozwala na bardziej efektywne zarządzanie czasem i zasobami, co przekłada się na lepszą kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa.
Bufor księgowań w enova365 to narzędzie, które umożliwia tymczasowe przechowywanie dokumentów przed ich ostatecznym zaksięgowaniem. Dzięki temu księgowi mogą dokonywać weryfikacji i korekt dokumentów, zanim zostaną one trwale zapisane w systemie.
Funkcja bufora pozwala na lepszą kontrolę nad procesem księgowania, umożliwiając identyfikację i eliminację błędów na wczesnym etapie. Dodatkowo, bufor księgowań ułatwia zarządzanie dużą liczbą dokumentów, co jest szczególnie istotne w firmach o znacznym wolumenie operacji finansowych.
System enova365 umożliwia automatyczne generowanie eDeklaracji, co upraszcza proces składania deklaracji podatkowych. Taka funkcjonalność sprawia, że użytkownicy mogą bezpośrednio z systemu wysyłać eDeklaracje do odpowiednich urzędów skarbowych.
Automatyzacja tego procesu eliminuje konieczność ręcznego wypełniania formularzy, co zmniejsza ryzyko błędów i oszczędza czas. Ponadto enova365 zapewnia aktualizacje zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, co gwarantuje, że generowane deklaracje są zawsze zgodne z najnowszymi wymogami.
Zarządzanie wielofirmowe
Organizacje, które formalnie podzielone są na wiele firm, ale zarządczo stanowią jeden byt, mogą skorzystać ze specjalnej konfiguracji wielofirmowej w jednej bazie danych. Takie rozwiązanie sprawdzi się przykładowo dla spółek funkcjonujących w ramach grup kapitałowych.
Takie grupy mogą mieć jeden zespół zajmujący się zarówno księgowością, jak i kadrami oraz płacami w wielu firmach, należących do tej samej grupy kapitałowej. W tym wypadku poszczególne spółki w grupie, nawet jeśli w pewnym niewielkim stopniu różnią się pod względem profilu działalności, to i tak stosują jeden wzorcowy plan kont.
W tej sytuacji optymalnym rozwiązaniem jest dostępna w enova365 specjalna konfiguracja wielofirmowa w jednej bazie. Poszczególne oddziały mogą być oznaczone jako firmowe. Oznacza to, że funkcje ERP będą powiązane z daną firmą, a jednocześnie odseparowane od innych firm.
Dzięki temu każdy z oddziałów prowadzonych z wykorzystaniem funkcji zarządzania wielofirmowego będzie występował pod względem podatkowym, finansowym i rachunkowym jako osobny byt. System enova365 jest też wyposażony w taką numerację dokumentów i dekretów, która zawiera symbol poszczególnych firm wchodzących w skład grupy obsługiwanej przy pomocy zarządzania wielofirmowego.
To wszystko sprawia, że księgowanie dokumentów księgowych w ramach grupy odbywa się według jednego wzorca. W tym wypadku dla poszczególnych oddziałów przyporządkowane są ewidencje dokumentów, odpowiednie konta księgowe oraz ewidencje środków pieniężnych, zarówno na rachunkach bankowych, jak i w kasie. Dzięki temu w ramach grupy spółek można tworzyć jednolite raporty analityczne.
Czytaj także: enova365 i wielofirmowość w Opolgraf – jak przebiegła optymalizacja procesów księgowych i HR-owych
System Zarządzania Dokumentami (DMS)
DMS, czyli Document Management System, to oprogramowanie służące do cyfrowego zarządzania dokumentami, które usprawnia ich przechowywanie, archiwizowanie i dostępność. System ten gromadzi zarówno dokumenty generowane elektronicznie, jak i zeskanowane wersje papierowe, co umożliwia firmom pełną digitalizację i automatyzację procesów.
DMS wpływa na efektywność organizacji poprzez ułatwienie dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Jest to szczególnie istotne w dobie pracy zdalnej i hybrydowej. W rezultacie pracownicy mogą szybko wyszukiwać potrzebne pliki, edytować je i zarządzać nimi.
Inną z korzyści, jakie daje zastosowanie DMS, są funkcje ERP dostępne w przypadku współpracy z innymi modułami systemu enova365, takimi jak np. Workflow. Dzięki temu DMS w połączeniu z innymi modułami ERP oferuje szerokie możliwości zarówno lepszej kontroli, jak i automatyzacji procesów biznesowych. To z kolei przyspiesza pracę firmy, poprawia jej organizację i wspiera jej rozwój.
Można powiedzieć, że DMS stanowi kluczowe narzędzie dla nowoczesnych firm, które chcą usprawnić zarządzanie dokumentacją, zapewniając dostęp do ważnych informacji z dowolnego miejsca, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i efektywności operacyjnej.
Czytaj także: System DMS – co to jest i jakie ma zastosowanie?
Podsumowanie
Jak widać, nawet w przypadku dużych organizacji księgowanie dokumentów nie musi być wyzwaniem. Tu z pomocą przychodzą automatyzacje dostępne w enova365. Pozwalają one na sporą oszczędność czasu oraz minimalizują ryzyko błędów.
Żeby przekonać się w jaki sposób system enova365 i dostępne w nim funkcje ERP usprawnią działanie Twojej firmy, już dziś skorzystaj z bezpłatnego demo. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszym programie, jeszcze dziś umów się na prezentację.
Bibliografia:
- https://www.enova.pl/moduly-systemu/moduly-dodatkowe/eksporty-ksiegowe/
- https://www.enova.pl/moduly-systemu/moduly-dodatkowe/importy-ksiegowe/
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
