Praca zdalna, hybrydowa, stacjonarna – dzisiaj nie ma znaczenia, skąd pracujemy. Klikam, więc jestem. Ale jestem tylko wtedy, kiedy klikam w narzędziu, które jest ze mną w każdym modelu pracy.
Spis treści:
- Co to jest praca hybrydowa i jakie funkcje ma moduł Praca hybrydowa?
- Narzędzie do pracy hybrydowej – zastosowania
Praca zdalna oficjalnie pojawia się w Kodeksie Pracy. Choć realia po raz kolejny wyprzedziły przepisy, to teraz pracodawcy i pracownicy muszą pochylić się nad swoimi narzędziami pracy i odpowiedzieć na pytanie: jak zdalnie i legalnie pracować? Z pomocą przychodzi enova365, której narzędzia do pracy zdalnej są spójne z Kodeksem pracy. Można klikać i pracować, a dział kadr będzie spokojny.
W tym tekście rozmawiamy ze współtwórcą modułu Praca Hybrydowa, Wojciechem Smagło. Jest to narzędzie do zarządzania zespołem w modelu rozproszonym.
Co to jest praca hybrydowa i jakie funkcje ma moduł Praca hybrydowa?
Czym jest praca hybrydowa? Jak mógłbyś opisać, co ten termin oznacza w teorii?
Praca hybrydowa to model pracy, który łączy w sobie dwa elementy: pracę biurową oraz pracę zdalną. Potocznie: pracę z domu. Ten model występuje zazwyczaj w dwóch wariantach. Albo jest oparty o rotacyjność – gdzie część pracowników najpierw pracuje w biurze, a druga część w domu, i po czasie występuje zamiana – albo o stały podział pracowników, gdzie ktoś stale pracuje z biura.
Jednocześnie ten model nie jest nowy. On był obecny na rynku pracy już wcześniej, a teraz się upowszechnił. Chociażby w branży IT czy wielkich korporacjach pracownicy już wcześniej mieli pewną swobodę wykorzystania kilku dni w miesiącu albo pracy raz w tygodniu z domu. Praca hybrydowa funkcjonowała również w firmach handlowych i usługowych. Serwisanci czy agenci ubezpieczeniowi częściowo pracowali z biura, a częściowo swoje czynności wykonywali u klienta. Wówczas pracownicy de facto pracowali hybrydowo – z tym, że nie był to dom w tej drugiej części, tylko właśnie klient. Więc to pojęcie jest obecne na rynku od dawna.
Jak teorię przełożyć na rozwiązania systemowe?
Śledząc trendy, to co dzieje się na rynku, jako producent oprogramowania ERP postanowiliśmy wesprzeć naszych klientów, pracujących w enova365 w formule hybrydowej. Dlatego właśnie opracowaliśmy ten moduł, to jest jego geneza. Składa się z czterech elementów.
Przede wszystkim: organizacja i planowanie pracy. Odbywają się one w oparciu o hierarchiczną strukturę aktywności, która pozwala delegować nam zadania, planować pracę i następnie przypisać ją do wykonania konkretnym pracownikom.
Drugi taki element to wsparcie w zakresie rejestrowania czasu pracy. Chodzi zarówno o formalne ujęcie czasu pracy, czyli coś, co nazywamy RCP, a także czas funkcjonalny. To z kolei jest czas, który składa się na realizację zadań.
Trzeci element programu to wsparcie wymiany informacji. Realizując zadania, nie musimy korzystać z zewnętrznych narzędzi. Dzięki temu unikamy rozproszenia informacji. Zarazem do dyspozycji użytkowników są takie elementy jak system komentarzy, powiadomienia, czy możliwość wysyłania krótkich wiadomości.
I czwarty element to wsparcie raportowania i analityki. Pracownik de facto raportuje, realizując swoje zadania. Natomiast jeżeli chodzi o analizy: moduł Praca Hybrydowa jest częścią systemu ERP enova365. Możemy więc mówić o analizach wielowymiarowych z użyciem narzędzi zewnętrznych, lub z wykorzystaniem modułu BI.
Narzędzie do pracy hybrydowej – zastosowania
Porozmawiajmy na temat praktycznego wykorzystania możliwości tego rozwiązania. Moduł Praca Hybrydowa właśnie został wdrożony u jednego z naszych klientów. Z jakiej jest branży, czym się zajmuje?
Zajmuje się serwisem maszyn, a moduł Praca Hybrydowa został wykorzystany w części serwisowej. Klient zajmuje się również sprzedażą tych maszyn, gdzie wykorzystuje inne moduły enova365. W części serwisowej charakterystyczne dla niego jest to, że posiada kilka oddziałów, a serwis świadczony jest u klienta na miejscu. Dlatego praca jest bardzo rozproszona. Potrzebne więc było narzędzie, które pozwoli ją zorganizować i odpowiednio nią zarządzać.
Czyli serwisant, udający się do klienta, ewidencjonuje ten czas, który spędził na naprawie sprzętu, tak?
Tak jest, dokładnie. W branży serwisowej ewidencjonowanie czasu pracy jest bardzo istotne. Rozliczamy się tam na podstawie serwisów, na przykład czasu poświęconego u klienta. Częściowo również serwisów gwarancyjnych oraz pogwarancyjnych.
Szczegółowe raportowanie czasu pracy umożliwia odpowiednie wykorzystanie modułu enova365 Business Intelligence. Konstrukcja systemu ERP, który gromadzi dane na bazie wszystkich procesów, zachodzących w firmie, wspomaga analizę raportowanych danych. Czas pracy jest jednym z elementów składających się na taką analizę. Całość ma wielowymiarowy charakter.
Jakie jeszcze potrzeby udało się obsłużyć dzięki modułowi enova365 Praca Hybrydowa?
Przede wszystkim klient zgłaszał problem obciążenia serwisantów zbędnymi czynnościami. Dzięki zaimplementowaniu modułu Pracy Hybrydowej udało się je po prostu wyeliminować. Kolejny aspekt to wsparcie komunikacji. System komentarzy pozwala, by odbywała się ona całościowo w obrębie realizowanego zadania. W efekcie unikamy rozproszenia informacji. Wszystko zebrane jest w jednym miejscu, co z kolei później łatwo jest odnaleźć.
Rozumiem, że mamy zaewidencjonowane zadanie w ramach modułu Praca Hybrydowa i pod nim toczy się swego rodzaju dyskusja tych osób, które są w niego zaangażowane. Mogą dodawać komentarze. Mogą ustalać, co się powinno dziać w kolejnych etapach, planować kolejne etapy realizacji tego zadania, tak?
Tak jest! Dokładnie. To jest taki spinacz całości. Do tej pory korzystaliśmy z maila czy telefonu i mieliśmy kilka miejsc, gdzie znajdują się informacje na temat obsługiwanego zlecenia. A teraz nie. W efekcie wszystko mamy w jednym miejscu.
enova365 Praca Hybrydowa łatwo buduje historię wykonywanej pracy. Dzięki systemowi komentarzy jesteśmy w stanie w pełni odtworzyć proces, który realizowaliśmy w przeszłości. Zwiększa się świadomość pracowników, którym nie umyka zasób niezbędnej wiedzy.
Skrócone ścieżki komunikacyjne jednocześnie umożliwiają szybszy przepływ informacji bieżących. Nikt nie musi kontaktować się dodatkowo, by upewnić się, czy zadanie jest w toku. Jednocześnie system komentarzy umożliwia komunikację z konkretnymi osobami ściśle w temacie danego projektu.
Jedną z funkcjonalności modułu jest również możliwość rejestrowania czasu pracy. Jak ten aspekt wykorzystać w praktyce
Kiedy rozpoczynam pracę, loguję się do systemu. Klikając dwukrotnie, rejestruję fakt rozpoczęcia pracy i przechodzę do wykonywania swoich obowiązków. Czasem w trakcie dnia wypadają nam różne rzeczy. Musimy wyjść prywatnie, musimy wyjść służbowo, i dobrze byłoby ten fakt również odnotować. eRCP daje taką możliwość. Logując się, jestem w stanie wprowadzić takie wyjście służbowe, czy też prywatne. Bazując na tych informacjach, które wprowadzałem do systemu, moi koledzy z pracy są w stanie sprawdzić, czy aby ja jestem obecny – czy nie wyszedłem służbowo, czy prywatnie. Na koniec odnotowuję zakończenie pracy. Znowu logowanie do eRCP, dwa kliknięcia i jestem już po wszystkim. Wstaję z fotela, zamykam pokój i wychodzę z biura.
Moduł enova365 Praca Hybrydowa przeznaczony jest do wsparcia organizacji pracy firmy. Został oparty o model pracy zadaniowej. Dzięki tej przemyślanej strukturze sprawdza się w przedsiębiorstwach, gdzie występuje konieczność:
- wsparcia pracy rozproszonej,
- koordynowania zadań wieloetapowych,
- delegowania zadań,
- kontroli stanu wykonania i rozliczania zadań,
- ewidencjonowania czasu pracy,
- raportowania.
