Obieg dokumentów w firmie dotyczy wszystkich jej obszarów, a sposób, w jaki przebiega decyduje o wydajności. Sprawdź, jak efektywny może być obieg faktur kosztowych, przy wsparciu enova365 i jakie inne procesy można tym sposobem usprawnić.
Spis treści:
- Dlaczego sposób obiegu dokumentów determinuje efektywność organizacji?
- Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie przy pomocy enova365?
- Obieg faktur kosztowych ze wsparciem enova365 – przykładowy przebieg procesu
- Obieg dokumentów w firmie – przykłady procesów wspieranych przez enova365
- Jak wybrać program do obiegu dokumentów?
Najważniejsze informacje:
- Przy pomocy Workflow enova365 można usprawnić procesy, w których dokumenty przepływają między wieloma pracownikami, według ustalonych zasad.
- Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów wymusza na organizacji dopracowanie procedur, eliminuje opóźnienia i wąskie gardła.
- Automatyzacja obiegu dokumentów może dotyczyć każdego obszaru firmy – nie tylko księgowości czy kadr, ale także zamówień, magazynu czy produkcji.
Dlaczego system obiegu dokumentów determinuje efektywność organizacji?
Wyobraź sobie sytuację, w której każdy dokument ma wersję wyłącznie papierową. Żeby został zaakceptowany musi zostać fizycznie przekazany odpowiedniej osobie, która składa podpis i przybija pieczątkę, a następnie wkłada go do przeznaczonego na niego segregatora lub przekazuje kolejnej osobie. Jeżeli zapomni to zrobić, dokument może zaginąć, a jeżeli osoba, której akceptacja jest potrzebna do dalszego przebiegu procesu jest poza firmą, działania muszą zostać wstrzymane.
Z drugiej strony, znalezienie potrzebnego dokumentu wymaga fizycznego udania się do odpowiedniego pomieszczenia i zlokalizowania go, bo każdy segregator to oddzielny silos danych.
Na szczęście, taki obieg dokumentów to w większości organizacji już przeszłość. Elektroniczny obieg dokumentów – polegający na ich tworzeniu, edytowaniu, akceptowaniu i zapisywaniu – może przebiegać bez papieru (paperless), co daje całkowicie nowe możliwości.
Moduły systemu ERP enova365 – Workflow – oraz służący do zarządzania dokumentami DMS:
- eliminują niepotrzebne przestoje w obiegu dokumentów,
- blokują dostęp osobom niepożądanym,
- skracają czas potrzebny na znalezienie potrzebnych dokumentów.
„Wprowadzenie modułu Workflow wymusza na organizacji uściślenie procedur, czyli ustalenie, kto jest odpowiedzialny za dany dokument, kto go przetwarza i w jaki sposób. To wszystko usprawnia działania” – uważa Miłosz Papla, zastępca kierownika projektu Workflow enova365.
Sprawdź, jak może przebiegać elektroniczny obieg dokumentów księgowych, kadrowych czy obieg zamówień, dzięki zastosowaniu enova365.
Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie przy pomocy enova365?
Dobrym sposobem na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie jest przejście na elektroniczny obieg dokumentów. System enova365 sam przekazuje wtedy dokumenty osobom bezpośrednio zaangażowanym w proces, w określonej kolejności.
„W enova365 dokumenty mogą być nie tylko przechowywane i ewidencjonowane, co umożliwia ich szybkie znalezienie w systemie, ale także przypisane do poszczególnych osób i przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego, w z góry zaplanowanym porządku” – tłumaczy Miłosz Papla. – „W ten sposób można usprawnić pracę wielu osób, pracujących na wielu dokumentach wykorzystywanych w tej organizacji”.
Poniżej pokazujemy, jak może przebiegać w praktyce obieg faktur kosztowych, obieg dokumentów związanych z zamówieniami materiałów do produkcji na zamówienie oraz wniosków pracowniczych w enova365.
Obieg faktur kosztowych ze wsparciem enova365 – przykładowy przebieg procesu
Automatyczne wprowadzanie faktur do systemu
Tradycyjnie, faktury docierają do firmy w wersji papierowej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie są ręcznie wprowadzane do systemu. Jest to czasochłonny i podatny na błędy proces. W enova365 można go jednak usprawnić, wykorzystując narzędzia OCR lub EDI, dzięki którym nazwa dostawcy, numer faktury, przedmiot faktury czy kwota są wprowadzane do systemu automatycznie.
Pierwsza ze wspomnianych technologii – OCR (Optical Character Recognition) – to narzędzie, które identyfikuje znaki i konwertuje je na tekst, który może być odczytany przez programy komputerowe (więcej o OCR przeczytasz tutaj: Technologia OCR – jak ułatwia odczytywanie danych ze skanów faktur?)
Z drugiej strony, EDI (Electronic Data Interchange) umożliwia przesyłanie danych, w tym dokumentów, takich jak faktury, między systemami komputerowymi firm bez udziału człowieka (Czytaj także: Co to jest EDI?)
Oczywiście obecnie cyfryzacja faktur to tylko opcja – możesz się na nią zdecydować lub nie. Wraz z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w 2026 r., wszystkie wystawione faktury będą zarejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur w wersji cyfrowej, jako pliki XML. Wiele programów finansowo-księgowych, w tym enova365, umożliwia już teraz łatwy import takich faktur do systemu. Co istotne, w enova365 wszystkie funkcje związane z obsługą e-faktur dostępne są bez dodatkowych opłat, w ramach aktualnej licencji.
Czytaj także: Obsługa e-faktur w enova365 – instrukcja krok po kroku
Otrzymywanie automatycznych powiadomień o konieczności weryfikacji faktury
Kolejny etap obiegu dokumentów kosztowych polega na formalnej i merytorycznej weryfikacji faktur przez upoważnionych pracowników.
W enova365 uczestnicy takiego procesu mogą otrzymywać z systemu automatyczne powiadomienia z informacjami, że faktury czekają na przejrzenie i zatwierdzenie. Przyspiesza to cały proces weryfikacji i ułatwia kontrolowanie kosztów.
„Szybkość rejestracji i potwierdzania faktur kosztowych pod kątem merytorycznym pozytywnie wpływa przede wszystkim na cashflow. Ułatwia planowanie wydatków, bo widzimy stan rozrachunków w czasie rzeczywistym” – mówi Piotr Puzyn, architekt rozwiązań ERP/ Presales w DPS Systems.
Dodawanie opisów analitycznych
Poszczególni uczestnicy procesu obiegu faktur mogą także opatrywać faktury opisami analitycznymi. Struktura tych opisów może zostać dowolnie skonfigurowana, tak żeby wpisać się w potrzeby konkretnej firmy.
Stosowanie opisów analitycznych pozwala na przyporządkowanie faktur kosztowych do odpowiedniej pozycji w budżecie oraz miejsca powstawania kosztów. W efekcie, ułatwia kontrolowanie budżetu oraz analizę kosztów.
Czytaj także: Czym są opisy analityczne i jak działają w enova365?
Automatyczna dekretacja
System enova365 umożliwia też automatyczne dekretowanie dokumentów ewidencji. Oznacza to, że w reakcji na zaakceptowanie faktury przez pracownika, enova365 może automatycznie zadekretować dany koszt. Może także wysłać przelew z płatnością zobowiązania i automatycznie je rozliczyć. Jest to możliwe, między innymi, dzięki integracji rachunku bankowego z enova365, a producent systemu umożliwia ją dla największych banków, działających w Polsce (tu sprawdzisz listę banków, dla których dostępna jest usługa).
Dzięki zastosowaniu tych rozwiązań księgowanie operacji przebiega błyskawicznie oraz bezbłędnie.
Sprawdzanie historii przepływu faktur
Proces akceptacji faktury może przebiegać sprawniej także wtedy, gdy pracownicy mają wgląd w historię przepływu faktur. Można szybko sprawdzić, jaki jest status danej faktury, kto ewentualnie ją przetrzymuje i poprosić daną osobę o działanie.
Żeby jednak zapobiec takim sytuacjom można tak skonfigurować enova365, żeby osoby, uczestniczące w procesie obiegu faktury zakupowej otrzymywały przypomnienia o konieczności podjęcia jakiegoś działania automatycznie.
Obieg dokumentów w firmie – przykłady procesów wspieranych przez enova365
Oprócz wspomnianego wyżej obiegu faktur kosztowych moduł Workflow enova365 może usprawnić także wiele innych procesów w firmie z zupełnie innych obszarów. Przykładami mogą być obieg dokumentów zakupowych związanych z produkcją na zamówienie czy obieg wniosków pracowniczych.
Obieg dokumentów zakupowych związanych z produkcją na zamówienie
Po tym, jak do systemu wpłynie zapytanie ofertowe od klienta, zaczyna się elektroniczny obieg dokumentów związanych z oceną czy firma może podjąć się jego wykonania, wyceną i realizacją tego konkretnego zamówienia.
Pierwszym jego etapem może być wpłynięcie zapytania ofertowego i weryfikacja możliwości jego realizacji, a kolejne mogą obejmować:
- akceptację wyceny przez osoby decyzyjne z różnych działów,
- wygenerowanie zlecenia produkcyjnego i dokumentu zapotrzebowania materiałowego,
- wysłanie zapotrzebowania materiałowego do działu zamówień, który wybiera dostawcę materiałów,
- wygenerowanie zamówienia na materiały,
- wystawienie dokumentu PZ,
- wystawienie faktury zakupowej i jej obieg.
Przy pomocy modułu Workflow wszystkie wspomniane dokumenty przepływają automatycznie między uczestnikami procesu, co ułatwia przestrzeganie procedur, przepływ informacji i przyspiesza pracę.
Więcej na temat automatyzacji obiegu dokumentów w firmie produkcyjnej dowiesz się z artykułu Automatyzacja procesów biznesowych z Workflow – przykład zastosowania w firmie produkcyjnej.
Elektroniczny obieg wniosków pracowniczych
System ERP enova365 jest wyposażony w narzędzia, dzięki którym cały przepływ wniosków pracowniczych, na przykład urlopowych, może się odbywać w wersji elektronicznej.
Pracownicy mogą składać wnioski, korzystając ze specjalnego panelu użytkownika – Pulpitu Pracownika. Informacje o tym, że na akceptację oczekują wnioski pracownicze – np. urlopowe – otrzymują e-mailem ich przełożeni. Kierownicy mogą je jednym kliknięciem odrzucić lub zaakceptować. Informacja o akceptacji/ odrzuceniu wniosku urlopowego trafia do pracownika i działu kadr, a w systemie automatycznie zmienia się liczba dni urlopowych, jakie zostały jeszcze pracownikowi do wykorzystania.
Co istotne, pracownik może łatwo sprawdzać na jakim etapie i u kogo jest jego wniosek, bez potrzeby angażowania działu kadr czy menedżera.
Taki sam sposób akceptacji może też dotyczyć setek innych wniosków pracowniczych, takich jak na przykład wyjścia służbowe, wniosek o dołączenie do lub rezygnację z PPK i wiele innych.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365
Jak wybrać program do obiegu dokumentów?
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele problemów – koniec z gubieniem dokumentów, czy wąskimi gardłami w postaci osób, które zapominają o konieczności akceptacji, blokując dalsze działania.
Dlatego, jeżeli w firmie są procesy, które wymagają określonej sekwencji postępowania i współpracy wielu osób, a nie są jeszcze wspierane przez program do obiegu dokumentów zamów prezentację u producenta takiego oprogramowania. W ten sposób otrzymasz konkretne informacje, w jaki sposób dany system pomoże Ci usprawnić określone procesy lub pokonać wybrane wyzwania.
W enova365 taka prezentacja jest bezpłatna. Co więcej, przeprowadzi ją firma wdrożeniowa, która ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań, jakich potrzebujesz i wyjaśni, co najlepiej sprawdzi się w danej firmie.
Jeżeli natomiast zastanawiasz się, jaki wybrać program do obiegu dokumentów weź pod uwagę silne strony modułu Workflow enova365.
- Moduł Workflow jest integralną częścią systemu ERP – dzięki temu możesz automatyzować przepływ procesów w każdym obszarze, w którym działa system ERP.
- Można zróżnicować poziom uprawnień – dzięki temu każdy pracownik może mieć dostęp do niezbędnej dla niego dokumentacji firmowej.
- Nowoczesne technologie w pakiecie – możesz wykorzystać technologię OCR, która umożliwia odczytywanie i wprowadzanie do systemu dowolnych danych – lub EDI, które pozwalają na automatyzację obiegu dokumentów. Co więcej, enova365 łączy swoich użytkowników z KSeF bez dodatkowych opłat.
Jeżeli chcesz przejść na elektroniczny system obiegu dokumentów w swojej firmie, jeszcze dziś bezpłatnie przetestuj demo enova365 lub umów się na rozmowę z naszym konsultantem.
