Choć spółdzielnie mieszkaniowe zarządzały danymi od początku swojego istnienia, obecnie mogą to robić szybciej i efektywniej, dzięki możliwościom, jakie zapewnia nowoczesne oprogramowanie. Sprawdź, co potrafi moduł Nieruchomości enova365, który świetnie sprawdza się jako program dla spółdzielni mieszkaniowych.
Spis treści:
- Wyzwania związane z zarządzaniem spółdzielniami mieszkaniowymi
- Funkcje programu do zarządzania nieruchomościami
- Korzyści i zastosowania programu dla spółdzielni mieszkaniowych
- Implementacja i wybór systemu ERP
Najważniejsze informacje:
- Ewolucja cyfrowa wymusza na zarządcach nieruchomości zastosowanie odpowiednich narzędzi informatycznych.
- Nowoczesne oprogramowanie dla obsługi spółdzielni mieszkaniowej usprawnia wszystkie procesy związane z zarządzaniem nieruchomościami i zapewnia bezpieczeństwo danych.
- Posiadanie pełnej informacji o nieruchomościach oraz zdarzeniach z nimi związanych w jednym miejscu umożliwia skuteczniejsze zarządzanie spółdzielnią.
- Możliwość automatyzacji niektórych czynności czy ustawiania powiadomień sprzyja redukcji błędów i pozwala oszczędzić czasu.
Wyzwania związane z zarządzaniem spółdzielniami mieszkaniowymi
Spółdzielnie mieszkaniowe, podobnie jak inne organizacje, ewoluują w stronę cyfrową, odpowiadając na oczekiwania ustawodawcy czy przede wszystkim mieszkańców, których potrzeby mają zaspokajać. Dlatego warto zastanowić się, jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie dla spółdzielni mieszkaniowej. Zarządzanie spółdzielniami mieszkaniowymi w dobie cyfryzacji stawia przed zarządcami wiele wyzwań.
Po pierwsze, cyfrowa transformacja procesów zarządzania nieruchomościami wymaga nie tylko implementacji odpowiednich narzędzi, ale także szkolenia personelu i mieszkańców w zakresie ich obsługi.
Po drugie, postępująca cyfryzacja wiąże się także z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa danych. Zarządcy muszą zabezpieczyć dane osobowe i finansowe swoich mieszkańców.
Kolejne wyzwanie to konieczność śledzenia zmian w przepisach prawnych, dotyczących zarządzania nieruchomościami i dostosowywania do nich wykorzystywanych systemów.
Jakie cele powinno spełniać oprogramowanie dla spółdzielni mieszkaniowych?
Podstawowe cele działalności spółdzielni mieszkaniowych to zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych swoich członków oraz ich rodzin, dostarczanie lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych, a także o innym przeznaczeniu. W związku z tym, oprogramowanie dla spółdzielni mieszkaniowych powinno umożliwiać:
- ewidencjonowanie i zarządzanie wieloma typami nieruchomości,
- odwzorowanie struktury budynków,
- zarządzanie zdarzeniami planowanymi i niespodziewanymi,
- obsługę liczników mediów,
- ewidencję polis ubezpieczeniowych i szkód z nimi związanych,
- zarządzanie najmem obiektów,
- historię zmian danych obiektów nieruchomości i ich struktury.
Możliwości te zapewnia oprogramowanie enova365.
Funkcje programu do zarządzania nieruchomościami
Moduł enova365 Nieruchomości, stworzony przez firmę Soneta to rozwiązanie, wychodzące naprzeciw oczekiwaniom szeroko rozumianej branży związanej z zarządzaniem nieruchomościami. Doskonale sprawdzi się zarówno w spółdzielniach mieszkaniowych, wspólnotach, jak również znajdzie zastosowanie w firmach zajmujących się wynajmem czy sprzedażą nieruchomości.
Rozwiązanie odpowiada na najważniejsze potrzeby związane z zarządzaniem, ewidencjonowaniem, rozliczaniem oraz obsługą posiadanych lokali. Przygotowane oprogramowanie dla spółdzielni mieszkaniowych bazuje na 7 standardowych typach obiektów, jakie możesz w systemie zarejestrować. Należą do nich:
- budowla,
- budynek,
- działka,
- instalacja,
- kondygnacja,
- lokal,
- pomieszczenie.
Lista może być dowolnie rozszerzana w zależności od potrzeb użytkowników. Utworzono również 3 podstawowe typy liczników: prądu, wody oraz gazu. W tym przypadku również istnieje możliwość dodawania nowych pozycji.
Na ich bazie budowana jest lista pod nazwą „Struktura nieruchomości”, która przedstawia zestawienia wszystkich obiektów oraz liczników dodanych do systemu. Dodatkowo jeśli wspomniane obiekty zostały dodane w relacji do siebie to będą wyświetlane w formie drzewa, czyli z uwzględnieniem jej hierarchicznej struktury. Obiekty mogą być wiązane w relacji nadrzędny – podrzędny z nieograniczoną liczbą zagnieżdżeń. Dodatkowo można do obiektów dodawać obiekty powiązane, bez określania ich nadrzędności względem siebie.
Budowa modułu Nieruchomości enova365
Ważną funkcją, jaką posiada program do obsługi spółdzielni mieszkaniowej czy zarządzania nieruchomościami firmowymi, czyli moduł Nieruchomości enova365 – jest możliwość czytelnego zarządzania poszczególnymi obszarami związanymi z ich bieżącym zarządzaniem nieruchomościami. Użytkownicy mają do wyboru następujące pozycje:
- Zdarzenia – podzielone na wszystkie, planowane (np. pomiar stanu licznika), incydentalne (np. wymiana szyby w oknie czy przeciek rury w kuchni), pomiary oraz najem.
- Obiekty – program przedstawia zestawienie wszystkich Obiektów zarejestrowanych poprzez moduł Nieruchomości.
- Liczniki – przedstawia zestawienie wszystkich Liczników w systemie zarejestrowanych poprzez moduł Nieruchomości. Liczniki mogą występować jako samodzielne elementy, do których zbierane są kolejne pomiary, jak również być elementem struktury i być podrzędnymi elementami Obiektów.
- Polisy – zawierają informacje dotyczące okresu ich trwania, informacje o pracownikach, którzy nimi zarządzają, stan polisy, obiekt, do którego jest przypisana oraz status jej płatności.
- Szkody – które prezentują wszystkie zarejestrowane szkody dla polis.
Korzyści i zastosowania programu dla spółdzielni mieszkaniowych enova365
Wykorzystanie przygotowanych w ramach modułu enova365 Nieruchomości w organizacjach, jakimi są spółdzielnie mieszkaniowe, przełożą się na korzyści w codziennej pracy, związanej z zarządzaniem obiektami. Do najważniejszych zaliczyć można:
- Porządek w ewidencji. Posiadanie pełnej informacji o nieruchomościach oraz zdarzeniach z nimi związanych.
- Łatwa analiza. Możliwość generowania w każdym momencie raportów i zestawień analitycznych.
- Dobre dopasowanie do potrzeb. Elastyczność rozwiązania umożliwiająca konfigurowanie i dodawanie nowych pozycji zgodnie z potrzebami użytkowników.
- Płynny obieg dokumentów związanych z nieruchomościami i ich rejestr.
- Mechanizmy automatyzujące pracę użytkownika – eliminacja błędów, oszczędność czasu.
- Większa transparentność. Kontrola nad przepływem informacji w organizacji.
Powyższe korzyści odniesiesz wdrażając w spółdzielni mieszkaniowej moduł Nieruchomości enova365. Fakt, że jest to jeden z modułów systemu ERP może przyczynić się do usprawnienia wielu procesów w firmie. Chodzi o to, że płynnie współpracuje on z innymi modułami enova365, takimi jak Projekty, Handel czy Finanse i Księgowość. To zapewnia szybki przepływ informacji i łatwy wgląd w potrzebne dane.
Na przykład, do modułu Finanse i Księgowość, który sprawdzi się jako program księgowy dla spółdzielni mieszkaniowej, z modułu Nieruchomości automatycznie spłyną potrzebne dane dotyczące, inwentarza, kosztów czy przychodów.
Innymi słowy, rozwiązanie enova365 dla spółdzielni mieszkaniowych jest kompleksowe, bo może objąć i usprawnić wszystkie obszary ich działania.
Program dla spółdzielni mieszkaniowych – implementacja i wybór odpowiedniego systemu ERP
Warto zaznaczyć, że żeby wdrożyć program do obsługi spółdzielni mieszkaniowej – podobnie jak w przypadku przedsiębiorstw czy innych organizacji – niezbędne jest odpowiednie przygotowanie i zaangażowanie doświadczonej firmy wdrożeniowej. Wydaje się to szczególnie ważne w przypadku spółdzielni mieszkaniowych ze względu na rozproszoną strukturę obiektów, którymi trzeba zarządzać.
Żeby zapoznać się z funkcjami, jakie oferuje program dla spółdzielni mieszkaniowych, bezpłatnie pobierz wersję demonstracyjną systemu enova365. Autoryzowani Partnerzy enova365 pomogą również odpowiedzieć na pytania poprzez możliwość umówienia na bezpłatną prezentację systemu w siedzibie zamawiającego.
