Samorząd terytorialny w ostatnich latach przechodzi prawdziwą rewolucję w zakresie cyfryzacji. Papierologia ustępuje miejsca zaawansowanym systemom informatycznym, zapewniającym większą efektywność pracy, stałą kontrolę nad finansami oraz bezpieczeństwo danych. Systemem stworzonym specjalnie z myślą o potrzebach samorządów i zarządzaniem nimi jest zintegrowany system informatyczny. Przedstawiamy jego funkcje!
Spis treści:
- Zintegrowane systemy informatyczne do zarządzania w samorządzie terytorialnym
- Jak zintegrowane systemy informatyczne wspierają instytucje publiczne w samorządzie terytorialnym?
- Wszystko o samorządzie terytorialnym: przyszłość zarządzania dzięki nowoczesnym technologiom
Najważniejsze informacje:
- Zintegrowany system do zarządzania dla samorządów albo inaczej zintegrowany system informatyczny to narzędzie łączące wiele procesów biznesowych i obszarów organizacji jednym interfejsem oraz bazą danych.
- Oprogramowaniem, które znajduje zastosowanie w jednostkach samorządu terytorialnego jest ERP enova365 – system o modułowej budowie, odpowiadający na indywidualne potrzeby takich organizacji.
- Nowoczesna forma zarządzania z wykorzystaniem zaawansowanych systemów informatycznych nie jest już tylko potrzebą, ale koniecznością.
- Za wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań nie przemawia już chęć zyskania przewagi konkurencyjnej. To nowy standard, dzięki któremu instytucje publiczne mogą funkcjonować w obecnej rzeczywistości.
Zintegrowane systemy informatyczne do zarządzania w samorządzie terytorialnym
Zintegrowany system do zarządzania dla samorządów albo inaczej zintegrowany system informatyczny to narzędzie łączące wiele procesów biznesowych i obszarów organizacji jednym interfejsem oraz bazą danych. Dzięki modułowej budowie system taki jest w stanie wspierać pracę wielu działów w jednostkach samorządowych.
Zintegrowane systemy informatyczne wykorzystywane obecnie w urzędach pozwalają na integrację wszystkich codziennych operacji i procesów w ramach jednego ekosystemu. Systemy te łączą w sobie funkcje i możliwości przeznaczone dla wszystkich działów organizacji.
Wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania przynosi korzyści między innymi w postaci:
- stałego monitoringu wpływów i wydatków budżetowych,
- usprawniania i automatyzacji procesów,
- zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do danych,
- zwiększenia jakości usług oferowanych na rzecz klientów urzędów,
- udostepnienia pracownikom stałego dostępu do infrastruktury informatycznej.
Oprogramowaniem, które znajduje zastosowanie w jednostkach samorządu terytorialnego jest ERP enova365. To system o modułowej budowie, odpowiadający na indywidualne potrzeby takich organizacji. System enova365 to zintegrowany system informatyczny, który pozwala lepiej zarządzać finansami, zamówieniami publicznymi oraz zasobami ludzkimi, a także szybko dostosować się do zmieniających się przepisów.
Czytaj także: Jaką rolę odgrywają SIZ (systemy informatyczne zarządzania) w przedsiębiorstwie?
enova365 obejmuje niezbędne funkcjonalności z obszaru Finanse i księgowość, Kadry i Płace (HR), Projekty oraz Procesy. Każdy z nich usprawnia działania, znacząco zmniejszając ilość czasu, jaki pracownicy muszą poświęcić na realizację konkretnych zadań. Specjalista, zamiast czekać na operacje techniczne, może poświęcić czas na bardziej wymagające zadania, na przykład weryfikację merytoryczną.
Dzięki wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego ERP enova365 funkcjonowanie urzędu jest dużo sprawniejsze.
Jak zintegrowane systemy informatyczne wspierają instytucje publiczne w samorządzie terytorialnym?
Zintegrowane systemy informatyczne stosowane w instytucjach publicznych wspierają zarządzanie praktycznie wszystkimi obszarami działalności takich jednostek, takimi jak budżet, opłaty i podatki, finanse i księgowość, majątek, zasoby ludzkie, sprawy obywateli, czy nawet gospodarka odpadami. Samorząd terytorialny jest więc w stanie dużo lepiej funkcjonować.
Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwala przyspieszyć i usprawnić czynności administracyjne. Efektem jest również obniżenie kosztów oraz zwiększenie przejrzystości zadań.
Jakie jeszcze korzyści przynosi wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego w instytucjach publicznych? Co dokładnie oznacza skorzystanie z systemu ERP w instytucjach samorządowych? Dlaczego samorząd terytorialny wybiera takie rozwiązania?
Centralizacja i bezpieczeństwo danych
Zintegrowany system informatyczny gromadzi dane ze wszystkich obsługiwanych obszarów w jednej, centralnej bazie. Dzięki temu uprawnieni pracownicy zyskują wygodny dostęp do informacji, niezależnie od swojej lokalizacji. To duże ułatwienie, szczególnie w przypadku obsługi wniosków, zamówień, czy rozliczeń faktur bądź komplementowania dokumentacji projektowej.
Dostęp do informacji i dokumentów w czasie rzeczywistym
System ERP zapewnia dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, co zwiększa efektywność i pozwala na lepsze podejmowanie decyzji. Urzędnicy nie muszą więc wysyłać maili w celu uzyskania dostępu do informacji lub dokumentów. Wystarczy, że posiadają odpowiednie uprawnienia w systemie.
Kompleksowa obsługa finansowo-księgowa w jednym systemie
Zastosowanie zintegrowanego systemu informatycznego, który skupia dane z całej organizacji oznacza, że nie trzeba logować się do oddzielnych systemów finansowo-księgowych. System ERP pozwala bezpiecznie prowadzić księgowość całej organizacji, zapewniając zgodność z aktualnymi przepisami prawa oraz pozwalając na analizę sytuacji finansowej w czasie rzeczywistym.
Stała kontrola budżetu
Nowoczesne systemy informatyczne zapewniają stałą kontrolę nad przychodami i wydatkami oraz możliwość porównania ich z założonym planem. Pełna kontrola budżetu jest kluczowa dla instytucji publicznych. Wykorzystanie zawansowanych systemów ERP pomaga lepiej planować przepływ pieniędzy oraz prognozować wydatki, a także zapewnia stałą kontrolę nad budżetem projektów. Niektóre systemy ERP, takie jak enova365 posiadają specjalne moduły, służące do usprawnienia zarządzania budżetem jednostek samorządowych, które mają w tym zakresie specjalne potrzeby. W enova365 służy do tego moduł Jednostki budżetowe. Pozwala on na ewidencję dochodów i wydatków według klasyfikacji budżetowych, w sposób wymagany od jednostek budżetowych realizujących te dochody i wydatki.
Czytaj także: Księgowość budżetowa – co to? Jak ją prowadzić?
Usprawnienie pracy i automatyzacja
Zintegrowany system informatyczny ERP pozwala zautomatyzować wiele powtarzalnych, żmudnych czynności w wielu obszarach funkcjonowania jednostek samorządowych. Wykorzystanie takiego rozwiązania usprawnia wykonywanie zadań i skraca czas ich realizacji, minimalizując przy tym ryzyko błędów. Współczesne systemy są w stanie połączyć procesy, za które odpowiadają pracownicy z różnych działów. W ten sposób obsługa zamówień i wniosków, rozliczanie faktur czy kompletowanie dokumentacji projektowej staje się efektywniejsze. W rezultacie poprawie ulega także efektywność operacyjna całej organizacji. Nie bez znaczenia jest fakt, że pracownicy mają dostęp do niezbędnych informacji w czasie rzeczywistym, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji.
Czytaj także: Dotacje na cyfryzację dla samorządów i administracji publicznej – sprawdź, skąd można dostać fundusze
Wygodna analiza dużej ilości danych
Możliwość analizy dużej ilości danych pochodzących z całej organizacji to jedna z największych korzyści płynących z zastosowania nowoczesnych zintegrowanych systemów informatycznych takich jak ERP. Wykorzystanie modułów Business Intelligence pozwala dodatkowo szybko filtrować dane i przedstawiać je w przystępny sposób. W rezultacie otrzymuje się uporządkowany, jednolity i wiarygodny zbiór danych, który stanowi nieocenione źródło wiedzy dla analityków i kadry kierowniczej, a także innych użytkowników.
Lepszy nadzór i zarządzanie
Istotną zaletą zintegrowanych systemów informatycznych jest centralizacja danych, a co za tym idzie lepszy nadzór nad nimi oraz możliwość lepszego monitorowania pracy i jej postępów w obrębie całej organizacji.
Optymalizacja kosztów
Eliminacja zbędnych czynności i lepsze zarządzanie zasobami sprawia, że zintegrowany system informatyczny przyczynia się do optymalizacji kosztów operacyjnych.
Poprawa jakości obsługi klientów
Efektywna praca z wykorzystaniem nowoczesnych systemów informatycznych oznacza lepszą jakość obsługi klientów. Jest to możliwe przede wszystkim dzięki skróceniu czasu realizacji zleceń oraz łatwemu dostępowi do historii kontaktów.
Wszystko o samorządzie terytorialnym: przyszłość zarządzania dzięki nowoczesnym technologiom
Instytucje publiczne mierzą się z szeregiem wyzwań – są ograniczone wieloma przepisami, a jednocześnie wymaga się od nich sprawności operacyjnej oraz dyscypliny finansowej w zakresie zarządzania środkami publicznymi. Nowoczesna forma zarządzania z wykorzystaniem zaawansowanych systemów informatycznych nie jest już tylko potrzebą, ale koniecznością. Szczególnie w obecnych, niepewnych czasach, w których musieliśmy już zmierzyć się z pandemią koronawirusa, mającego ogromny wpływ na sposób obsługi klientów. Bez odpowiednich rozwiązań informatycznych wiele jednostek nie byłoby w stanie funkcjonować.
Cyfryzacja samorządu terytorialnego to konieczność, ale idzie też za tym wiele korzyści. Za wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań nie przemawia już chęć usprawnienia pracy urzędników . To nowy standard, dzięki któremu instytucje publiczne mogą funkcjonować w obecnej rzeczywistości.
Chcesz poznać więcej korzyści przemawiających za wdrożeniem enova365 w jednostkach samorządu terytorialnego? Umów się na prezentację i wypróbuj darmowe demo systemu!
Bibliografia:
