W obrocie gospodarczym zdarzają się przedpłaty. W tym wypadku wystawianie faktury zaliczkowej jest obowiązkiem sprzedawcy. Dowiedz się, jak zrobić to zgodnie z przepisami i jak może Ci w tym pomóc enova365.
Spis treści:
- Co to jest faktura zaliczkowa?
- Jak wystawia się fakturę zaliczkową?
- Faktura zaliczkowa a KSeF
- Jak wystawić fakturę zaliczkową w enova365?
Najważniejsze informacje:
- Faktury zaliczkowe często występują przy sprzedaży opiewającej na duże kwoty.
- Taka faktura może być wystawiona na 60 dni przed otrzymaniem płatności.
- Po otrzymaniu zaliczki sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową.
- Faktury zaliczkowe można wystawiać przy użyciu KSeF.
- System enova365 umożliwia proste wystawianie faktur zaliczkowych.
Co to jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który potwierdza wpłatę zaliczki na poczet sprzedawanych towarów lub usług. Używana jest szczególnie w przypadku, gdy sprzedawana jest usługa lub towar o dużej wartości. Dzięki wpłacie zaliczki sprzedawca ma większą pewność, że nabywca sfinalizuje zakup.
Otrzymanie przedpłaty, nazywanej również zaliczką, zobowiązuje sprzedającego do wystawienia faktury zaliczkowej. Jest to istotne z tego względu, że co do zasady obowiązek podatkowy pojawia się w momencie otrzymania zaliczki.
Płatności zaliczkowych może być więcej niż jedna. Sprzedający może otrzymać nawet kilka zaliczek, które powinny mieć odzwierciedlenie w wystawionych fakturach. Przy zaliczkach, które wpłynęły w ciągu jednego miesiąca, dopuszczalne jest wystawienie jednej faktury zaliczkowej. Jednak na takim dokumencie muszą być wyszczególnione daty wpływu poszczególnych zaliczek.
Fakturę zaliczkową może wystawić każdy podmiot gospodarczy. Nie ma przy tym znaczenia czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy też jest zwolniona z tego podatku. W obu przypadkach sprzedający jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej. Sposób wystawiania faktur reguluje Ustawa o podatku od towarów i usług.
Przy wystawianiu faktur zaliczkowych w grę wchodzą ogólne zasady obowiązujące przy wystawianiu faktur. Dlatego taką fakturę powinno się wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał zaliczkę.
W szczególnych przypadkach wymienionych w przepisach nie ma konieczności wystawiania faktur zaliczkowych. Dotyczy to następujących transakcji:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej,
- dostaw wody przy użyciu sieci wodociągowej,
- wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
- usług dzierżawy, leasingu oraz najmu,
- usługi ochrony osób oraz mienia,
- obsługi prawnej lub biurowej,
- usług telekomunikacyjnych.
Czytaj także: Czym są faktury eksportowe? Jak wystawić?
Jak się wystawia fakturę zaliczkową?
Zasady wystawiania faktur zaliczkowych wynikają z ustawy o VAT. Dlatego przy tworzeniu takich dokumentów trzeba trzymać się wytycznych określonych w przepisach. Występują tu dwie możliwości:
- wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu zapłaty,
- wystawienie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zapłaty.
W pierwszym przypadku faktura musi być wystawiona najpóźniej w kolejnym miesiącu po otrzymaniu zapłaty. Ostatecznym terminem jest 15. dzień miesiąca następujący po miesiącu zapłaty zaliczki.
Wystawianie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem przedpłaty
Jednak przepisy pozwalają na wystawianie faktur zaliczkowych jeszcze przed otrzymaniem przedpłaty. Ustawa o VAT wskazuje, że może to być nawet na 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Co ważne, taka faktura nie niesie za sobą konsekwencji na gruncie podatku dochodowego czy VAT. Obowiązki podatkowe pojawiają się dopiero w momencie przyjęcia płatności za fakturę zaliczkową lub w momencie wykonania usługi / dostarczenia towaru, jeśli czynności te miały miejsce jeszcze przed zapłatą zaliczki.
Trzeba jednak pamiętać, że jeśli w ciągu 60 dni od wystawienia faktury zaliczkowej kontrahent nie ureguluje należności, to najlepiej będzie wystawić korektę takiej faktury. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że taka faktura powinna zostać wyeliminowana z obrotu gospodarczego. W przeciwnym razie mogłaby zostać uznana za pustą fakturę.
Podobne stanowisko zajmuje Krajowa Izba Skarbowa. W interpretacjach indywidualnych wydawanych w sprawach faktur zaliczkowych wskazano, że gdy faktura jest wystawiona przed dokonaniem zapłaty, a kontrahent nie wpłaci należności wynikającej z takiej faktury, to w grę może wchodzić art. 108 ust. 1 ustawy o VAT mówiący o pustych fakturach.
Zupełnie odmienne stanowisko w sprawie faktur zaliczkowych zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie. Sprawa faktur zaliczkowych była rozpatrywana przez TSUE i różne sądy administracyjne, które wydawały wyroki korzystne dla przedsiębiorców. Podnoszono w nich to, że obowiązek podatkowy pojawia się dopiero w momencie otrzymania zapłaty. Dlatego według tych organów taka przedwcześnie wystawiona faktura zaliczkowa nie spełnia kryteriów faktury pustej.
Faktura zaliczkowa wystawiana po otrzymaniu zapłaty
Faktura zaliczkowa wystawiana po otrzymaniu środków pieniężnych może opiewać na kwotę mniejszą od całkowitej wartości sprzedaży. Takich faktur można wystawić więcej niż jedną, aż do całkowitej zapłaty za całość transakcji. Jeżeli wpłacone zaliczki są mniejsze od całkowitej kwoty zamówienia, to po realizacji całego zamówienia sprzedawca powinien wystawić fakturę końcową.
Kontrahent może też wpłacić całość należności jeszcze przed otrzymaniem towaru lub usługi od sprzedawcy. Jednak w tym wypadku będzie to po prostu faktura końcowa. Jeśli faktura zaliczkowa i faktura końcowa miałaby być wystawiona w tym samym miesiącu, to nie trzeba wystawiać obu tych dokumentów. W tym przypadku wystarczy wystawić fakturę końcową. Powinna ona jednak zawierać datę zapłaty zaliczki.
Faktura zaliczkowa a KSeF
Prędzej czy później wszyscy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek korzystać przy wystawianiu faktur z Krajowego Sytemu e-Faktur. Dotyczy to również faktur zaliczkowych wystawianych na rzecz innych przedsiębiorców. Faktury dla konsumentów nie będą wystawiane przy pomocy KSeF.
Czytaj także: Wszystko o fakturach KSeF: faktury ustrukturyzowane, faktury korygujące i faktury zaliczkowe
Zasady wystawiania faktur zaliczkowych w KSeF są dokładnie takie same, jak przy fakturach tradycyjnych. Taka faktura obowiązkowo musi zawierać dane określone w art. 106f ustawy o VAT:
- cenę jednostkową netto oraz wartość brutto sprzedawanych towarów / usług,
- datę otrzymania zaliczki, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
- dane dotyczące sprzedawanych towarów lub świadczonych usług,
- numery identyfikacji podatkowej,
- kolejny, unikalny numer,
- wartość podatku VAT,
- data wystawienia,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy.
Faktury wystawiane przez KSeF mają z założenia w szybki sposób trafiać do odbiorców. Przyczyni się to do usprawnienia wymiany informacji pomiędzy podmiotami dokonującymi transakcji handlowych. Odpadnie też konieczność archiwizowania papierowych faktur, bo wszystkie niezbędne dane znajdą się w systemie KSeF.
Z tego względu warto już dzisiaj wybrać oprogramowanie, które umożliwia bezproblemową integrację z KSeF. Taką funkcjonalność, i to bez żadnych dodatkowych opłat, ma system enova365.
Jak wystawić fakturę zaliczkową w enova365?
Wystawianie faktury zaliczkowej w systemie enova365 przebiega podobnie jak wystawianie zwykłych faktur VAT. Taką fakturę można wystawić z poziomu Handel / Sprzedaż / Faktury sprzedaży. Po kliknięciu w przycisk „Nowy” wyświetli się rozwijana lista, z której trzeba wybrać pozycję „FZAL – Faktura zaliczkowa„. Opcjonalnie będąc już na liście faktur sprzedaży można użyć skrótu Ctrl + Shift + Z.
Po otwarciu nowego ekranu można wpisać wszystkie potrzebne dane. Najlepiej zacząć od wybrania kontrahenta. Później można wybrać towar / usługę z listy towarów i usług.
Wystawiając fakturę zaliczkową nie powinno się modyfikować pozycji dotyczących sprzedawanych towarów / usług w celu dopasowania wartości faktury do kwoty zaliczki. Można to zrobić wpisując w polu „Wartość” ustaloną kwotę zaliczki. Na koniec należy wcisnąć przycisk „Zatwierdź i zamknij” z symbolem komputerowej dyskietki.
Co ważne, faktura zaliczkowa może być wystawiona zarówno dla konkretnych usług, jak i towarów. Po wystawianiu takiej faktury całą transakcje można zakończyć na 3 sposoby:
- wystawić kolejne faktury zaliczkowe,
- wystawić końcową fakturę sprzedaży,
- przekształcić do wielu faktur sprzedaży.
Fakturę zaliczkową można wystawić też w sytuacji, gdy na konto bankowe wpłynęła zaliczka od kontrahenta. Jeśli taka faktura ma uwzględniać całą otrzymaną wpłatę, to przy wystawaniu faktury zaliczkowej trzeba wskazać opcję „Wybierz zaliczki„, a potem wskazać konkretną zaliczkę oraz kliknąć pole „Dodaj„.
Podsumowanie
Wystawianie faktur zaliczkowych nie musi być uciążliwe. Wystarczy wykorzystać do tego program enova365. Już dziś pobierz bezpłatne demo i przekonaj się jak proste może być wystawanie faktur.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług,
- Wyrok WSA w Rzeszowie z dnia 24 stycznia 2019 r. sygn. akt I SA/Rz 1130/18,
- Interpretacja indywidualna z 7 września 2018 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.337.2018.2.TKU wydana przez Dyrektora KIS,
- https://www.youtube.com/watch?v=rhIhihBQHt4&t=1s
