Zarządzanie serwisem może obejmować przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń serwisowych, planowanie zadań i przeglądów, zarządzanie zasobami oraz utrzymywanie komunikacji z klientami. Moduł Serwis enova365 pomaga usprawnić każdy z tych obszarów – automatyzuje i integruje wszystkie informacje w jednym miejscu oraz pozwala szybciej reagować na zgłoszenia serwisowe.
Spis treści:
- Zarządzanie serwisem – dla jakich firm?
- Jak wygląda zarządzanie serwisem w enova365?
- Funkcje zarządzania serwisem w enova365 na przykładzie salonu samochodowego
- Zarządzanie serwisem – case study Bikers
- Jakie korzyści przynosi zarządzanie serwisem przy pomocy systemu ERP enova365?
Najważniejsze informacje:
- Moduł enova365 do zarządzania serwisem wspiera serwis urządzeń własnych i tych serwisowanych na rzecz klienta. Pomaga też usprawnić usługi posprzedażowe.
- Serwis enova365 integruje wszystkie informacje związane z serwisem w jednym miejscu, pozwalając śledzić i dokumentować wszystkie działania serwisowe.
- Automatyzacja wielu rutynowych zadań usprawnia pracę, skraca czas reakcji i podnosi wydajność.
Zarządzanie serwisem – dla jakich firm?
Mówiąc o zarządzaniu serwisem mamy na myśli wszystkie procesy związane z dostarczaniem usług serwisowych. Mogą to być:
- usługi posprzedażowe, takie jak obsługa klienta, naprawy, konserwacja, wsparcie techniczne czy obsługa reklamacji,
- serwis własnych urządzeń (np. maszyn) lub zasobów (np. floty samochodowej),
- serwisowanie urządzeń na rzecz klienta – na przykład serwisowanie samochodów, rowerów czy komputerów.
Bez względu na to, jaki rodzaj usług serwisowych oferujesz, zarządzanie serwisem możesz usprawnić korzystając z modułu Serwis, który jest częścią systemu ERP enova365. Może on mieć wiele zastosowań. Przykładowo, serwisy samochodowe wykorzystują program do zarządzania serwisem do planowania przeglądów, napraw i konserwacji pojazdów. Zakłady produkcyjne korzystają z modułu Serwis do utrzymania maszyn i linii produkcyjnych. Z kolei firmy świadczące usługi IT używają systemu do zarządzania serwisem do obsługi zgłoszeń technicznych i wsparcia klientów.
Systemy zarządzania serwisem pomagają w śledzeniu zgłoszeń, ułatwiają planowanie zadań i przydzielanie ich technikom. Usprawniają zarządzanie umowami SLA i pozwalają na monitorowanie czasu reakcji, co zapewnia szybkie i efektywne rozwiązanie problemów technologicznych. Krótko mówiąc, systemy do zarządzania serwisem umożliwiają śledzenie zgłoszeń awarii, planowanie zadań – napraw i konserwacji – oraz monitorowanie jakości usług.
Jak wygląda zarządzanie serwisem w enova365?
Moduł Serwis enova365 pozwala na rejestrowanie przyjmowanych urządzeń w ramach obsługi zleceń serwisowych. Funkcjonalność modułu oparta jest o Urządzenie, czyli element reprezentujący przedmiot, który jest serwisowany. Dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia jego napraw oraz przeglądów, a urządzeniem tym może być niemal wszystko: samochód, rower, drukarka, pompa czy zegarek. Jak działa moduł Serwis enova365?
W chwili przyjęcia urządzenia do naprawy lub przeglądu możesz utworzyć zlecenie serwisowe, które automatycznie trafi na listę zadań do wykonania przez serwisanta.
Na podstawie określonych częstotliwości przeglądów i okresu gwarancyjnego możesz zaplanować przyszłe przeglądy dla każdego urządzenia. Program enova365 automatycznie informuje o konieczności wykonania przeglądu serwisowego. System zapamiętuje i wiąże urządzenie oddane do naprawy lub przeglądu z kontrahentem, czyli osobą, która zleciła naprawę. Kontrahent może też otrzymywać powiadomienie mailowe o zmianie statusu lub etapie realizacji prowadzonego zlecenia lub w przypadku posiadania odpowiedniego dodatku także SMS-em.
Funkcje zarządzania serwisem w enova365 na przykładzie salonu samochodowego
W naszym przykładzie serwisowanym urządzeniem będą samochody.
1. Rejestracja
Jeżeli samochód trafia do serwisu po raz pierwszy, należy go w pierwszej kolejności zarejestrować. Innymi słowy, musisz dodać go do listy urządzeń oraz uzupełnić odpowiednie informacje. To, jakie informacje pojawiają się w formularzu rejestracji zależy od tego, co zdecydujesz na etapie wdrożenia oprogramowania enova365. Te informacje mogą więc być różne dla różnych urządzeń.
2. Planowanie kolejnych przeglądów
Następnie możesz zaplanować przegląd, który powinien być wykonany dla urządzenia w przyszłości. Ułatwia to nie tylko planowanie pracy serwisantów, ale też obsługę posprzedażną.
Na liście planowanych przeglądów możesz zapisać informacje o konieczności wykonania przeglądu okresowego np. po 12 miesiącach po sprzedaży urządzenia. Dzięki temu łatwo sprawdzisz, które samochody wymagają okresowych przeglądów i przypomnisz o ich datach klientom.
3. Wprowadzenie zlecenia serwisowego
Jeżeli został już ustalony konkretny termin wykonania przeglądu, to należy wprowadzić odpowiednie zlecenie serwisowe realizujące ten przegląd, np. z poziomu zakładki Zlecenia serwisowe na urządzeniu.
Po utworzeniu zlecenie powinno zostać powiązane z planowanym przeglądem, dzięki czemu przegląd zostanie oznaczony jako zrealizowany.
Warto również wiedzieć, że istnieje możliwość seryjnego kopiowania istniejących urządzeń z automatycznym nadaniem nowego, unikalnego identyfikatora urządzenia, ale o tym więcej w Bazie Wiedzy.
4. Śledzenie stanu serwisowanych przedmiotów
Lista Zlecenia serwisowe dostępna na formularzu urządzenia zawiera wszystkie zlecenia dla danego urządzenia. Dzięki temu masz możliwość łatwego przeglądania całej historii napraw danego urządzenia, w tym dodawanie nowych zleceń serwisowych.
5. Powiadamianie klienta o zakończeniu serwisu
System zapamiętuje i związuje urządzenie oddane do naprawy lub przeglądu z kontrahentem, czyli osobą, która zleciła naprawę. Kontrahent może otrzymywać pocztą elektroniczną informację o zmianie statusu lub etapie realizacji prowadzonego zlecenia, w tym o zakończeniu serwisu.
6. Wystawienie dokumentów handlowych i księgowych z poziomu zlecenia serwisowego
Na koniec warto wspomnieć, że moduł Zlecenia serwisowe wyposażony jest w mechanizmy, które łączą się z pozostałymi modułami systemu ERP enova365.
W związku z tym, możesz wystawiać dokumenty handlowe i księgowe bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego. Możesz także zarejestrować towary pobrane z magazynu w celu przeprowadzenia naprawy.
Pozwoli Ci to wystawić, między innymi, następujące dokumenty:
- dokument przyjęcia zlecenia serwisowego – zamówienie usługi,
- dokument wyceny kosztu naprawy,
- potwierdzenie odbioru urządzenia z naprawy/przeglądu,
- dokument WZ – wydanie części z magazynu,
- faktura za przeprowadzone usługi naprawcze oraz wykorzystane części.
Szerzej o tym, jak dodać zlecenie serwisowe napisaliśmy w Bazie Wiedzy.
Zarządzanie serwisem – case study Bikers
Igor Jamróz z firmy Bikers jest właścicielem sklepu i serwisu rowerowego – strefy Riders, która wdrożyła moduły Handel i magazyn oraz Serwis enova365. Opowiada on o swoich doświadczeniach w korzystaniu z programu.
„Cały nasz serwis – od początku do końca – jest w tym momencie ułożony na procesie enovy. Każdy etap ewidencjonowany jest w systemie już od momentu przyjęcia sprzętu do serwisu” – wyjaśnia Igor Jamróz.
Można szybko sprawdzić kto przyjął sprzęt do naprawy, kto zamówił potrzebne do naprawy części – i wreszcie, kto wykonał naprawę, rozliczył i wydał rower. Jednocześnie można łatwo monitorować, na jakim etapie jest proces serwisu.
„Pomiędzy jest oczywiście komunikacja z klientem, która również została oparta o pewne automatyzmy (…). Dzięki temu oszczędzamy w tym procesie bardzo dużo czasu, a z drugiej strony zapewniamy klientom największą wartość, czyli zadbanie o powierzony sprzęt” – mówi Igor Jamróz.
Igor Jamróz ceni także elementy identyfikujące klienta z rowerem, bo pozwala to zapobiec odbiorowi sprzętu, przez przypadkowe osoby.
„Mamy mechanizm, który pozwala wysłać klientowi indywidualny kod odbioru, dzięki czemu tylko ten konkretny klient może odebrać swoją maszynę” – wyjaśnia Igor.
Pełne case study możesz obejrzeć poniżej.
Jakie korzyści przynosi zarządzanie serwisem przy pomocy systemu ERP enova365?
Podsumowując, dzięki modułowi Zlecenia Serwisowe (Serwis) enova365 możesz:
- Integrować wszystkie informacje związane z serwisem w jednym miejscu, co umożliwia łatwy dostęp do danych dotyczących zgłoszeń serwisowych, historii napraw, planowanych przeglądów i innych istotnych informacji.
- Automatyzować wiele rutynowych zadań, takich jak przypomnienia o przeglądach, generowanie zleceń serwisowych, aktualizacje statusów zgłoszeń oraz fakturowanie usług.
- Śledzić i dokumentować wszystkie działania serwisowe, co ułatwia audyty i spełnianie wymagań regulacyjnych.
- Szybko reagować na zgłoszenia serwisowe i monitorować ich realizację w czasie rzeczywistym.
- Zapewnić płynny przepływ informacji między działami i możliwość analizy zgromadzonych danych – pozwala na to integracja z innymi modułami systemu ERP, takimi jak Handel, Księgowość, Business Intelligence czy CRM.
- Zwiększyć efektywność operacyjną i poprawić współpracę w firmie.
Nasi klienci potwierdzają, że korzystanie z systemu ERP enova365 do zarządzania serwisem przyczynia się do poprawy jakości obsługi, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz redukcji kosztów, co w efekcie prowadzi do wzrostu zadowolenia klientów i długotrwałego sukcesu firmy.
Jeżeli chcesz usprawnić zarządzanie serwisem w swojej firmie, jeszcze dziś bezpłatnie przetestuj demo enova365 lub umów się na rozmowę z naszym konsultantem.
