Zarządzanie szkoleniami przy pomocy systemów, które nie są do tego przeznaczone, prowadzi do niepotrzebnej pracy i zbędnych kosztów. Jeżeli organizujesz szkolenia stacjonarne – dla klientów, pracowników lub współpracowników – używaj oprogramowania, które zautomatyzuje związane z tym czynności administracyjne. Sprawdź, jak to robi program enova365!
Spis treści:
- Zarządzanie szkoleniami – dlaczego wymaga automatyzacji?
- Jak enova365 ułatwia zarządzanie szkoleniami?
- W czym program do zarządzania szkoleniami enova365 jest lepszy od innych narzędzi?
- Zautomatyzuj czynności administracyjne związane z zarządzaniem szkoleniami
Zarządzanie szkoleniami – dlaczego wymaga automatyzacji?
Bez względu na to, czy Twoja firma działa w branży szkoleniowej lub edukacyjnej, czy organizuje szkolenia stacjonarne dla swoich zespołów lub partnerów, musisz stawić czoła wielu wyzwaniom. Dwa największe omawiamy poniżej.
Zarządzanie szkoleniami bez wsparcia odpowiednich narzędzi jest czasochłonne
Organizujesz szkolenia stacjonarne dla własnych pracowników lub współpracowników – np. jako producent urządzeń szkolisz serwisantów? Oferujesz szkolenia dla różnych grup zawodowych w wielu firmach? Jest wiele zadań administracyjnych, które musisz wykonać, żeby zarządzanie szkoleniami było efektywne. Jeżeli poszczególne procesy nie są zautomatyzowane, tylko wykonywane ręcznie przez pracowników, tracisz czas i pieniądze. Pamiętaj, że każda godzina spędzona na zajęciach administracyjnych związanych z obsługą szkoleń, jest kosztem dla Twojej organizacji, a poświęcone na to środki mogłyby być wydane w inny sposób. Tymczasem, większość zadań związanych z obsługą szkoleń można zautomatyzować.
Dane o szkoleniach w różnych narzędziach
Jak przedsiębiorstwa zarządzają szkoleniami? Jak sprawdzają, które sale szkoleniowe są już zajęte i czy wykładowca może przyjść na wykład dokładnie wtedy, kiedy jest wolna sala?
Są biznesy, które do planowania i obsługi szkoleń wykorzystują Excela. Inne używają pudełkowych aplikacji klasy CRM, narzędzi do zarządzania eventami czy szytych na miarę programów. Wadą tych wszystkich narzędzi jest jednak to, że działają w oderwaniu od innych systemów informatycznych, którymi posługuje się przedsiębiorstwo. Trudno jest im więc zintegrować dane o szkoleniach z pozostałymi obszarami działalności organizacji, co niepotrzebnie wydłuża wiele procesów i utrudnia analizowanie danych.
Naprzeciw tym wyzwaniom wychodzi system ERP enova365.
Jak enova365 ułatwia zarządzanie szkoleniami?
Moduł enova365 Szkolenia zapewnia kompleksową obsługę szkoleń organizowanych przez firmy szkoleniowe, stowarzyszenia, uczelnie czy przedsiębiorstwa. Nie tylko automatyzuje proces planowania i ewidencji szkoleń, ale też usprawnia związane z nimi raportowanie.
- Dodawaj i rejestruj uczestników szkoleń
W enova365 możesz dodawać uczestników szkoleń z wielu miejsc w systemie – np. z formularzy zgłoszeń albo z rozwijalnej listy pracowników. Wystarczy, że przyporządkujesz uczestnika do szkolenia, a jego dane automatycznie się uzupełnią.
- Twórz grupy szkoleniowe i zarządzaj nimi
Lista zgłoszeń to zestawienie przedstawiające wszystkie zgłoszenia na szkolenia, które zostały zarejestrowane w systemie. Na podstawie danych wprowadzonych na formularzu zgłoszenia enova365 Szkolenia potrafi przypisać daną osobę do właściwej grupy szkoleniowej oraz automatycznie wygenerować dla niej fakturę. Możesz przeglądać wszystkie utworzone grupy szkoleniowe oraz tworzyć nowe, a przy współpracy z modułem CRM także prowadzić korespondencję mailową z uczestnikami szkoleń.
- Optymalnie zarządzaj salami szkoleniowymi
W module Szkolenia znajdziesz spis wszystkich sal, w których prowadzone są szkolenia, albo wykłady. Sale będą następnie wskazywane przy wprowadzaniu planu zajęć w ramach grup szkoleniowych. Możesz przypisywać sale do poszczególnych zajęć grupy szkoleniowej, jednocześnie unikając kolizji dostępności sal z innymi grupami.
Okazało się, że szkolona grupa liczy więcej osób, niż wynosi pojemność sali? Żaden problem. Program enova365 podzieli uczestników na mniejsze grupy i przyporządkuje do nich sale.
Okazało się, że szkolona grupa liczy więcej osób, niż wynosi pojemność sali? Żaden problem. Program enova365 podzieli uczestników na mniejsze grupy i przyporządkuje do nich sale.
Formularz dodawania sali składa się z trzech zakładek. Dane na dwóch z nich tj. Harmonogram i Kalendarz zajęć wypełnią się automatycznie na podstawie planów zajęć tworzonych w ramach grup szkoleniowych. W zakładce Ogólne należy uzupełnić podstawowe informacje o sali szkoleniowej.
- nadać jej nazwę,
- liczbę miejsc w danej sali,
- wskazać inną salę wykładową, z którą istnieje możliwość połączenia sali,
- umieścić dodatkowy opis,
- wypełnić dane adresowe.
- Przypisuj wykładowców do grup szkoleniowych
Lista wykładowców zawiera kartoteki wszystkich osób zatrudnionych do szkolenia pracowników. Jeżeli prowadzącym szkolenie jest Twój pracownik, wystarczy wskazać go w polu Pracownik na liście zaczerpniętej z modułu Kadry Płace. Program ERP enova365 automatycznie przypisze wykładowcy kod numeryczny, który będzie unikalny dla całego systemu.
- Twórz szczegółowy plan zajęć dla poszczególnych grup
Wprowadzaj plany zajęć dla poszczególnych grup szkoleniowych, wybierając przedmioty z rozwijalnej listy. Do każdych zajęć możesz przyporządkować salę, liczbę godzin, datę zajęć oraz pozostałe informacje o zajęciach.
Ponieważ w systemie ERP enova365 są informacje, ile godzin wybranego przedmiotu odbywa się w ramach oferty szkoleniowej, po ułożeniu planu zajęć możesz sprawdzić, czy dana grupa ma odpowiednią liczbę godzin każdego przedmiotu. Jeżeli wszystko się zgadza, zostanie wyświetlony komunikat, który to potwierdzi. W przeciwnym razie system ERP enova365 wyświetli informację o nieprawidłowościach.
Stworzone plany zajęć możesz przeglądać wygodnie na widoku kalendarza.
- Planuj treść szkoleń i redaguj treść certyfikatu szkoleniowego
Wybierz przedmioty, które będą wykładane w ramach danego szkolenia. Możesz także dodawać teksty, które pojawią się na zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia oraz kwalifikacje, które uzyska kursant po odbyciu szkolenia. Ta informacja będzie widoczna na zaświadczeniu potwierdzającym posiadanie kwalifikacji zawodowych, a certyfikaty mogą być generowane automatycznie dla wszystkich uczestników wybranej grupy szkoleniowej.
- Przypisuj koszty i związane z nimi dokumenty do poszczególnych szkoleń
Program ERP do zarządzania szkoleniami nie spełniałby swojej roli, gdyby nie umożliwiał także przyporządkowania kosztów do miejsc ich powstania – czyli poszczególnych szkoleń. Dlatego lista Rodzaje szkoleń jest zestawieniem wszystkich typów kursów, które znajdują się w ofercie szkoleniowej.
Do poszczególnych kursów można przypisywać związane z nimi:
- koszty – np. koszty materiałów szkoleniowych, wydawanych kursantom – oraz związane z nimi faktury,
- przychody, takie jak wpisowe.
Można także zaznaczyć, że szkolenie jest finansowane z dotacji UE i kontrolować postępy projektu w taki sposób, żeby przebiegało w ramach otrzymanego dofinansowania.
- Rozliczaj poszczególne szkolenia
Żeby rozliczyć szkolenie, należy w pierwszej kolejności wygenerować dokument zapotrzebowania na szkolenie (ZNS) dla uczestników szkolenia. ZNS jest pomocniczym dokumentem wewnętrznym, który umożliwia rozliczanie szkoleń. Przechowuje on informację m.in. o pełnej cenie kursu. System ERP enova365 pozwala porównać dane w nim zawarte z danymi na fakturze, co pozwala określić, czy kursant zapłacił już pełną kwotę, czy zalega jeszcze z płatnościami. W celu wystawienia faktury należy wejść do katalogu Dokumenty handlowe, wybrać właściwe pozycje w filtrach, a w polu Grupa – wybraną grupę szkoleniową.
Na liście dokumentów ZNSR wskazujemy wybrane zapotrzebowanie, a następnie tworzymy odpowiedni dokument, korzystając z menu Relacje.
Na dokumencie faktury wszystkie dane powinny być już wypełnione. Oczywiście faktury będą powiązane z konkretnym uczestnikiem i konkretną grupą szkoleniową.
System ERP enova365 umożliwia również wystawianie faktur zaliczkowych na częściowe kwoty, wystawianie faktur końcowych oraz wystawiania jednej zbiorczej faktury zamiast kilku oddzielnych.
W czym program do zarządzania szkoleniami enova365 jest lepszy od innych narzędzi?
Moduł enova365 Szkolenia został stworzony specjalnie z myślą o firmach edukacyjnych i szkoleniowych, dlatego idealnie wpisuje się w ich potrzeby. Równocześnie, jest jednak częścią systemu ERP enova365 i można go zintegrować z innymi jego modułami, więc może wspierać wszystkie obszary działania przedsiębiorstwa, maksymalizując wydajność wszystkich procesów.
Przeczytaj, jak wdrożenie systemu ERP enova365 ocenia dyrektorka toruńskiego oddziału Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
„Program enova365 całkowicie zrewolucjonizował moją pracę. Przede wszystkim pozwolił ująć w całość działalność szkoleniową. Nie tracę czasu na czynności, które były czasochłonne, a poza tym wymagały nieustannej kontroli wprowadzanych danych.
Dla lepszego zobrazowania skali prac – przykładowo, w styczniu, w różnych formach szkolenia uczestniczyło 219 osób. Przy rozproszeniu danych w wielu niepowiązanych ze sobą plikach nietrudno o było o pomyłkę. Obecnie zapobiega temu moduł enova365 Szkolenia poprzez to, że sygnalizuje błąd – dzieje się tak zawsze, gdy pomylę się przy tworzeniu harmonogramów, np. zdubluję sale zajęć, albo przypiszę wykładowcę do dwóch różnych grup w tym samym czasie.
Moduł ten ograniczył do minimum czas potrzebny na generowanie i wydruk zaświadczeń o ukończeniu szkoleń. Teraz to czysta przyjemność. Poprzednio, dane osobowe, które muszą widnieć na zaświadczeniu były dla każdej osoby wprowadzane ręcznie. Nietrudno było przy tym o pomyłki.
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest połączenie modułu Szkolenia z fakturowaniem. Księgowa oszczędza czas, bo w module Szkolenia ma wszystkie dane, niezbędne do wystawiania faktur, ja natomiast mogę na bieżąco monitorować, jak spływają należności. Nie ma powielania tych samych czynności na dwóch różnych stanowiskach pracy.”
Anna Chrzanowska, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Oddział w Toruniu
„Funkcjonalność modułu Szkolenia może być wykorzystywana przez firmy korzystające z modułu Kadry i Płace, jako dodatek do ewidencjonowania i zarządzania szkoleniami pracowników firmy. W połączeniu z modułem Handel staje się kompleksowym narzędziem, z możliwością automatyzacji wystawiania dokumentów handlowych związanych z prowadzonym szkoleniem lub wydanymi materiałami edukacyjnymi oraz kontrolą przepływów środków finansowych.”
Krzysztof Ślusarczyk, Konsultant CRM enova365
Zautomatyzuj czynności administracyjne związane z zarządzaniem szkoleniami
Czy powinieneś zdecydować się na wdrożenie systemu ERP Szkolenia od enova365? Prawdopodobnie tak, jeżeli chcesz osiągnąć następujące korzyści.
- Porządek w danych – wszystkie informacje związane ze szkoleniami w jednym narzędziu.
- Oszczędność czasu – mniej czasu poświęcanego na czynności administracyjne na każdym etapie zarządzania szkoleniami – od ich zaplanowania, przez tworzenie list uczestników, aż po rozliczenie.
- Eliminacja błędów – program sygnalizuje kolizję sal lub wykładowców, a automatyzacja czynności zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.
- Wgląd w dane o kosztach związanych ze szkoleniami – możliwość powiązania ich ze źródłem pochodzenia.
- Automatyzacja tworzenia i wysyłania dokumentów finansowo-księgowych.
- Optymalizacja wykorzystania zasobów – takich jak sale szkoleniowe czy wykładowcy.
