Automatyzacja może całkowicie zrewolucjonizować sposób pracy działów HR, jeżeli wybierzesz odpowiedni system ERP. Odpowiedni, czyli taki, który automatyzuje jak największą liczbę HR-owych procesów oraz pozwala je łatwo odwzorować. Jakie funkcje powinno mieć nowoczesne oprogramowanie dla działu HR?
Spis treści:
- Korzyści z zastosowania systemu ERP do zarządzania zasobami ludzkimi
- Zarządzanie danymi pracowniczymi a system ERP
- Jak usprawnić proces rekrutacji i onboardingu z systemem ERP?
- Wsparcie w rozliczaniu wynagrodzeń i benefitów pracowniczych
- Automatyzacja procesu ocen pracowniczych
- Zarządzanie wnioskami o urlop i nieobecności
- O czym pamiętać, przy wyborze systemu ERP z punktu widzenia działu HR?
Najważniejsze informacje:
- System ERP wyposażony w odpowiednie funkcje integruje wszystkie procesy HR na jednej platformie.
- Automatyzacja w HR może objąć m.in.: zarządzanie danymi pracowniczymi, rekrutację i onboarding, rozliczanie wynagrodzeń i benefitów, ewaluację pracowników oraz zarządzanie wnioskami o urlop i nieobecności.
- Systemy ERP, które są aktualizowane zawsze, gdy zmieniają się przepisy prawa, mogą pomóc firmom w dostosowaniu się do praw pracowniczych czy regulacji kadrowo-płacowych.
Korzyści z zastosowania systemu ERP do zarządzania zasobami ludzkimi
Efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi to jedno z najważniejszych wyzwań, przed jakimi stoi każde przedsiębiorstwo, bo pracownicy to najważniejszy zasób każdej organizacji, od którego wydajności zależy jej sukces. Jednocześnie, zarządzanie dużymi zespołami ludzkimi to trudne, a często także żmudne zadanie. Na szczęście, zarządzanie procesami HR może być znacznie prostsze, dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym.
Oprogramowanie dla działu HR, takie jak system ERP wyposażony w odpowiednie funkcje, integruje całe zarządzanie hr na jednej platformie. Zastosowanie takiego rozwiązania przynosi organizacjom wiele korzyści, z których najważniejsze to efektywne procesy z obszaru twardego i miękkiego HR oraz usprawniony proces decyzyjny. Istotne zalety zastosowania systemu ERP w firmie z perspektywy działu HR wymieniamy także poniżej.
- Centralna baza danych dla wszystkich danych pracowniczych – oprogramowanie dla działu HR klasy ERP korzysta z jednej bazy danych wspólnej dla całego systemu ERP, dzięki czemu dane są wprowadzane do systemu tylko raz, a dostęp do nich mają wszystkie osoby uprawnione. Umożliwia łatwe zarządzanie danymi pracowniczymi, w tym dostęp do danych osobowych, historii zatrudnienia czy otrzymanych ocen okresowych. Pozwala też na obserwację trendów w danych kadrowo-płacowych i podejmowanie decyzji w oparciu o dane.
- Usprawniony proces rekrutacji i onboardingu – automatyzacja HR pozwala, między innymi, na standaryzację procesu rekrutacji oraz łatwy wgląd w jej poszczególne etapy. Ułatwia także proces onboardingu, dzięki możliwości przypisywania zadań do określonych ról w firmie.
- Optymalizacja procesu rozliczania wynagrodzeń i benefitów – żeby pracownicy otrzymywali swoje wynagrodzenia na czas, a kadrowi mogli się szybko wywiązać z wszystkich obowiązków związanych z ich naliczeniem.
- Skuteczniejsze zarządzanie procesem ocen pracowniczych – oprogramowanie ERP pozwala na automatyzację niektórych etapów procesu okresowej ewaluacji pracowników i zapewnia wgląd w oceny pracowników, w tym obszary, które wymagają u nich poprawy.
- Szybka obsługa wniosków pracowniczych – jedną z funkcji systemu ERP dla HR jest samoobsługa pracownicza. Skraca proces akceptacji wniosków pracowniczych, ewidencji dni wolnych i analizy trendów z tym związanych.
- Nadążanie za zmianami w przepisach – systemy ERP mogą pomóc firmom w dostosowaniu się do praw pracowniczych i regulacji kadrowo-płacowych.
- Sprawniejszy proces decyzyjny dzięki możliwości szybkiego przeprowadzania różnego rodzaju analiz.
Jak mogą przebiegać poszczególne procesy po wdrożeniu systemu ERP? Szerzej omówimy to w dalszej części artykułu.
Zarządzanie danymi pracowniczymi a system ERP
Zarządzanie danymi pracowniczymi to proces, który ma miejsce w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość. Obejmuje ewidencję różnych danych związanych ze stosunkiem pracy, w tym:
- danych osobowych,
- historii zatrudnienia,
- wykształcenia,
- szczegółów realizowanych obowiązków,
- wynagrodzeń,
- benefitów,
- ocen pracowniczych,
- odbytych szkoleń,
- wyników przeprowadzonych kontroli.
Co istotne, wraz ze wzrostem zatrudnienia w firmie, zadanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej może być coraz bardziej pracochłonne i podatne na błędy. Na szczęście, już od 2019 r. firmy w Polsce mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Takie cyfrowa akta pracownicze, które są częścią systemów ERP, są odzwierciedleniem papierowych akt osobowych i umożliwiają taką samą jak one indeksację dokumentów według kategorii A, B, C, D, E.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie e-teczek jest nie tylko tańsze, niż ich przechowywanie w papierowej formie (firmy nie muszą archiwizować danych), ale też znacznie mniej pracochłonne, bo pracownicy mogą je szybciej wprowadzać, aktualizować czy przeszukiwać. W module Kadry Płace enova365 każda z tych czynności to kwestia kilku kliknięć.
Wszystkie osoby uprawnione mają do danych szybki dostęp, a dzięki zabezpieczeniom i systemowi uprawnień są one dobrze chronione przed kradzieżą czy fizycznym zniszczeniem. Rozwiązanie daje też możliwość zastosowania podpisów elektronicznych czy różnych metod uwierzytelnienia dla pracowników, co pozwala na szybszą obsługę dokumentacji.
Jeżeli firma wdroży także Pulpity Pracownika, także pracownicy mogą mieć dostęp do własnych e-teczek.
E-teczki enova365 spełniają wszystkie wymogi, określone w rozporządzeniu, dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Czytaj także: Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej – jak to zrobić w enova365?
Jak usprawnić proces rekrutacji i onboardingu z systemem ERP?
Sprawnie przebiegający proces rekrutacji i onboardingu jest niezbędny dla płynnego działania biznesu. Jak może go wspomóc automatyzacja? HR managerowie mają do dyspozycji kilka funkcji.
Przede wszystkim, systemy ERP do pewnego stopnia umożliwiają automatyzację i standaryzację procesu rekrutacji oraz łatwy wgląd w jego status. Proces rekrutacji pracowników w firmie składa się zwykle z kilku etapów: wstępnej selekcji nadesłanych aplikacji, analizy dokumentów, rozmowy wstępnej, testów kluczowych kompetencji oraz rozmowy kwalifikacyjnej. System ERP enova365 pozwala na łatwe monitorowanie każdego z tych etapów pracownikom bezpośrednio zaangażowanym w proces. W enova365 szybko sprawdzisz nie tylko zgłoszone wakaty czy zarejestrowane ogłoszenia o pracę, ale także listę wprowadzonych kandydatów i informacje o rozpoczętych procesach rekrutacyjnych w podziale na etapy.
Możliwości systemu ERP w zakresie wspierania procesu onboardingu zwiększa moduł enova365 Workflow. Pozwala on na usprawnienie wykonywanych zadań, które wymagają określonej sekwencji działań, bo nie tylko podpowiada pracownikom, co powinni zrobić w danej sytuacji, ale też informuje o zadaniach i ich terminach wykonania. Takie narzędzie może więc stanowić wsparcie w onboardingu osób, które muszą przestrzegać w pracy zaawansowanych zasad i procedur.
Wsparcie w rozliczaniu wynagrodzeń i benefitów pracowniczych
Rozliczanie wynagrodzeń, kalkulowanie chorobowego czy składek ZUS to wszystko rutynowe działania, które można usprawnić dzięki robotyzacji. Zastosowanie systemu ERP w kadrach tak znacznie przyspiesza pracę, że nawet w dużych organizacjach jej wykonywaniem może się zajmować tylko 1-2 pracowników. Dzięki temu, zespoły HR-owe mogą zająć się bardziej kreatywnymi zadaniami. Systemy ERP w działach kadrowo-płacowych minimalizują też liczbę błędów i zwiększają zadowolenie zespołu.
enova365 wspiera pracowników działów kadr w wypełnianiu całego szeregu zadań. Należą do nich naliczanie listy płac, wysyłka deklaracji ZUS czy naliczanie rocznych deklaracji PIT, ale także import zwolnień z PUE ZUS oraz obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych czy kas zapomogowo-pożyczkowych.
Samo przyspieszenie pracy to jednak nie wszystko. Dobre moduły kadrowo-płacowe systemów ERP, takie jak enova365 są aktualizowane zawsze, kiedy zmieniają się regulacje prawne, dzięki czemu ułatwiają pracodawcom dostosowanie się do zmian w przepisach.
Jak enova365 w praktyce wspiera wykonywanie tych czynności dowiesz się z poniższych artykułów:
- Rozliczanie wynagrodzeń krok po kroku, czyli jak działa system kadrowo-płacowy w enova365
- Zmiany w PPK w 2023 roku i autozapis do PPK. Co trzeba wiedzieć?
- Kasa zapomogowo-pożyczkowa – jak wygląda jej obsługa księgowa z enova365?
Jeszcze jedną zaletą z zastosowania systemu ERP w kadrach jest możliwość szybkiego i precyzyjnego analizowania elementów płacowych i kosztów wynagrodzeń lub danych wynikających z ewidencji czasu pracy. Zyskasz także wgląd w rotację pracowników i możliwość wyciągania wniosków co do jej przyczyn.
Narzędzia do analizy danych systemu ERP pozwolą Ci analizować te dane w różnych przekrojach i okresach czasu, a dzięki temu zaobserwować różne zjawiska, które warto poddać pod dyskusję na poziomie kierowniczym, żeby podjąć decyzje o charakterze strategicznym.
Czytaj także: Jak analizować dane kadrowo-płacowe?
Automatyzacja procesu ocen pracowniczych
Choć okresowe oceny pracowników są przeprowadzane w firmach na różne sposoby, wyzwania z nimi związane są podobne w każdej organizacji. Należą do nich, między innymi, nieścisłości komunikacyjne, które mogą skutkować kosztami dla firmy, dostęp do danych przez osoby niepowołane czy trudności z ich analizą. Problemem bywa też różnych przebieg ocen okresowych w różnych działach czy dostęp do ocen z lat poprzednich. Naprzeciw wszystkim tym wyzwaniom wychodzi dobry system ERP, taki jak enova365.
Najważniejszą zaletą jego zastosowania do optymalizacji procesu ocen pracowniczych jest możliwość standaryzacji tych działań i ich automatyzacja. HR managerowie mogą ustalić, jak ma wyglądać proces oceny, według jakich kryteriów przebiegać i jakie osoby angażować. Dzięki odpowiednim funkcjom systemu ERP przepływ informacji między poszczególnymi osobami czy działania oraz powiadamianie uczestników procesu może przebiegać automatycznie.
Przykładowo, odpowiednio skonfigurowany system może sam przesłać formularze ocen do wybranych osób, zapisać oceny, a następnie przesłać zagregowane wyniki do ocenianego pracownika lub jego menedżera.
Co istotne, automatyzacja HR w obszarze ewaluacji pracowników nie tylko zmniejsza pracochłonność tego procesu, ale ułatwia także analizę zagregowanych danych.
Czytaj także: Oceny pracownicze – jak system ERP może usprawnić ten proces?
Zarządzanie wnioskami o urlop i nieobecności
System ERP może zautomatyzować proces składania i akceptowania wniosków o urlopy i inne nieobecności, a także ewidencji ich w systemie.
Jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie modułu Kadry Płace enova365 oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika enova365 pracownicy będą mogli złożyć potrzebne wnioski za pośrednictwem systemu i szybko otrzymać informację o ich zaakceptowaniu przez menedżera. Będzie mógł on akceptować wnioski także gdy znajduje się poza biruem, na przykład w podróży służbowej.
System automatycznie prześle informacje o nieobecności pracownika do działu kadr – nie muszą się już tym zajmować kadrowi. Można też łatwo generować raporty dotyczące historii nieobecności pracownika czy pracowników oraz związanych z tym trendów. Wgląd w dane o liczbie wykorzystanego urlopu i dni urlopu do wykorzystania ma też sam pracownik.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365?
O czym pamiętać, przy wyborze systemu ERP z punktu widzenia działów HR?
Zarządzanie zasobami ludzkimi jest istotne w każdej organizacji. Żeby skutecznie konkurować, firmy muszą mieć pewność, że efektywnie te zasoby wykorzystują, a jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest zastosowanie oprogramowania dla działu HR klasy ERP. Może to zrewolucjonizować sposób, w jaki przebiega zarządzanie procesami HR w firmach. O czym pamiętać przy wyborze systemu ERP, żeby sprawdził się on w dziale HR?
Z punktu widzenia działu HR ważne jest, żeby wdrażany w organizacji system ERP automatyzował wszystkie najważniejsze obszary działań pracowników HR, czyli pozwalał:
- zarządzać procesem naliczania wynagrodzeń i benefitów pracowniczych oraz usprawniać wysyłkę związanych z tym deklaracji ZUS-owskich i podatkowych,
- ewidencjonować wszystkie wymagane prawem dane pracownicze w formie tzw. e-teczek,
- łatwo wywiązywać się z obowiązków określonych w Kodeksie Pracy i innych regulacjach pracowniczych,
- umożliwiać pracownikom składanie wniosków urlopowych i o inne nieobecności za pośrednictwem specjalnego pulpitu pracowniczego,
- usprawniać proces rekrutacji i onboardingu,
- łatwo analizować dane kadrowo-płacowe, czyli był wyposażony w natywne narzędzie Business Intelligence.
Oprócz powyższego warto też zwrócić uwagę by oprogramowanie dla działu HR było elastyczne, żeby móc łatwo odwzorować specyficzne dla firmy procesy, a także gwarantowało bezpieczeństwo danych. Ważne też, by było mobilne, czyli dostępne z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
Zainwestowanie w taki program sprawi, że zarządzanie procesami HR będzie znacznie łatwiejsze, a wiele obowiązków wykona po prostu system. Uwolni to czas pracowników i otworzy firmę na nowe możliwości.
enova365 to system doceniany przez działy HR między innymi ze względu na to, że jest zawsze zgodny z regulacjami – gdy tylko zmieniają się przepisy prawne, system jest aktualizowany, więc ułatwia pracownikom działów kadrowo-płacowych szybkie wywiązywanie się z obowiązków.
Żeby sprawdzić, jak enova365 może wesprzeć pracę działu HR jeszcze dziś umów się na prezentację z naszym konsultantem lub bezpłatnie przetestuj demo.
