W wielu firmach tradycją jest coroczna impreza integracyjna. W kosztach firmy, pod pewnymi warunkami, można ująć nawet całość wydatków na integrację. Dowiedz się jak to zrobić zgodnie z prawem i kiedy impreza integracyjna może być kosztem firmowym.
Spis treści:
- Impreza integracyjna w kosztach firmy – co mówią przepisy?
- Jak opisać fakturę za imprezę integracyjną?
- Impreza dla pracowników a wydatki na alkohol
- Jak enova365 ułatwia działania HR w firmie?
- Impreza firmowa a koszty i VAT – najważniejsze informacje do zapamiętania
Impreza integracyjna w kosztach firmy – co mówią przepisy?
To czy imprezę integracyjną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zależy od tego, kto w niej uczestniczy. Jeśli są to pracownicy wraz z członkami rodzin lub osobami towarzyszącymi, to taka impreza może w całości stanowić koszt podatkowy, pod warunkiem że nie jest tam podawany alkohol.
Uzasadnieniem dla zaliczenia do kosztów również obecności osób towarzyszących jest fakt, że wydatki związane z takimi osobami są ściśle związane z wydatkami na pracowników. W tym wypadku świadczenie na rzecz osób towarzyszących wynika ze stosunku pracy, który łączy pracownika z pracodawcą. Gdyby pracownik nie skorzystał z zaproszenia na imprezę, nie byłoby też na niej osoby towarzyszącej.
Decyzja czy na imprezę integracyjną zaprosić wyłącznie pracowników, czy też pracowników razem z osobami towarzyszącymi należy do pracodawcy. Zarówno pod względem podatku dochodowego, jak i podatku VAT, nie ma różnicy w rozliczaniu imprezy firmowej, na której będą też osoby towarzyszące.
Należy jednak pamiętać, że jeśli rozliczenie imprezy firmowej ma trafić w całości w koszty, to mogą być na niej wyłącznie osoby zatrudnione na umowę o pracę oraz osoby towarzyszące takim pracownikom. Tylko w tej sytuacji można przyjąć, że całe spotkanie zostało zorganizowane w celu budowania pozytywnych relacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami, a także pomiędzy pracownikami a pracodawcą. Jest to o tyle ważne, że tylko wtedy można mówić, iż taka integracja przyczynia się do zwiększenia przychodów firmy bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jej przychodów, a tym samym wypełnia definicję kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki na udział w imprezie integracyjnej podwykonawców, kontrahentów, osób, które współpracują z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych, czy osób, które współpracują z firmą na zasadzie B2B, nie mogą zostać zaliczone do firmowych kosztów. Zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych takie wydatki są kosztami reprezentacji, a co za tym idzie, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Jest tak dlatego, że takie wydatki mają na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy. Poprawa atmosfery współpracy ze zleceniobiorcami, podwykonawcami czy partnerami biznesowymi zdaniem fiskusa oraz sądów administracyjnych nie ma bezpośredniego wpływu na przychody przedsiębiorcy.
Do firmowych kosztów nie może zostać zaliczona impreza integracyjna dla pracowników, która została sfinansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Wynika to z tego, że kosztem uzyskania przychodów jest już sam odpis na ten fundusz, pod warunkiem że środki pieniężne stanowiące równowartość tego odpisu zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.
Gdyby pracodawca chciał wrzucić w koszty organizację pracowniczej integracji finansowaną z ZFŚS, to taki wydatek pojawiłby się w kosztach uzyskania przychodu aż 2 razy – po raz pierwszy przy odpisie na ZFŚS, a po raz drugi przy fakturze za integrację. Taka sytuacja jest niedopuszczalna z punktu widzenia prawa podatkowego.
Czytaj też: Rola i zastosowanie chmury obliczeniowej w systemie ERP
Jak opisać fakturę za imprezę integracyjną?
To jak opisać fakturę za imprezę integracyjną zależy od tego, jakie osoby na niej były oraz od rodzaju zakupionych usług. W takim opisie powinien być zawarty stan faktyczny, który uprawnia, bądź nie, do zaliczenia takiej faktury do kosztów uzyskania przychodów, a także do odliczenia VAT.
Impreza integracyjna a VAT należny
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, nie można odliczać tego podatku od usług noclegowych i gastronomicznych, które często towarzyszą spotkaniom integracyjnym.
Istnieje jednak pewne rozwiązanie, które daje nowe możliwości, jeśli chodzi o złożoną kwestię, jaką jest “spotkanie integracyjne a VAT”. W przypadku, kiedy za integrację wystawiona jest faktura za usługę kompleksową, to art. 88 ust. pkt 4 ustawy o VAT nie ma zastosowania. Jest tak nawet wtedy, gdy częścią składową takiej kompleksowej usługi będą usługi gastronomiczne i noclegowe, od których w innych okolicznościach przedsiębiorca nie miałby prawa do odliczenia podatku VAT.
Impreza firmowa a koszty i VAT
Wydatki poniesione na imprezę integracyjną muszą być odpowiednio opisane. Jeśli w wydarzeniu uczestniczyli tylko pracownicy lub osoby im towarzyszące, to z opisem nie powinno być problemu. O ile nie serwowano alkoholu, to taki wydatek można zaliczyć do kosztów firmowych.
Sprawa nieco komplikuje się w przypadku osób niebędących pracownikami. Z opisu faktury powinno jasno wynikać, jaka część wydatku przypada na pracowników wraz z osobami towarzyszącymi, a jaka na pozostałe osoby. Organy podatkowe nie podają klucza, według którego powinno być to zrobione. Dlatego najczęściej stosowaną metodą jest podzielenie całości faktury na liczbę obecnych osób, a następnie przyporządkowanie kosztów do pracowników oraz pozostałych osób.
Impreza dla pracowników a wydatki na alkohol
Impreza integracyjna dla pracowników może być zakrapiana alkoholem. Jednak rodzi to określone skutki podatkowe. W tym wypadku rozliczenie imprezy firmowej nie może w całości trafić do kosztów uzyskania przychodów. Cała sprawa rozbija się o wydatki na napoje alkoholowe.
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że w przypadku organizacji imprezy dla pracowników alkohol nie jest niezbędnym wydatkiem. Takie stanowisko potwierdzają też sądy administracyjne. Zgodnie z wyrokami sądów, nawet jeśli podanie alkoholu na takim spotkaniu jest zwyczajowo przyjęte, a serwowane napoje alkoholowe zostaną dostosowane do charakteru spotkania, to nie będą one stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia ilość i rodzaj podawanego alkoholu.
Ta sama zasada dotyczy również szkoleń i konferencji. W takich przypadkach zakup alkoholu nie może być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów. W odniesieniu do imprez integracyjnych z udziałem osób innych niż pracownicy, zastosowanie będzie miał art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Wydatki na taką imprezę w części niedotyczącej pracowników są uznawane za koszty reprezentacji. Zgodnie z wymienionym wyżej przepisem koszty reprezentacji, a w szczególności wydatki na napoje alkoholowe, nie mogą być uważane za koszty uzyskania przychodu.
Zobacz także: Jak wyliczyć odprawę dla pracownika przy likwidacji stanowiska?
Jak enova365 ułatwia działania HR w firmie?
Dzięki modułowi Kadry i płace w systemie enova365 można w prosty sposób przygotować listę pracowników zaproszonych na imprezę integracyjną. Z łatwością podzielisz obecnych na osoby spoza firmy i pracowników wraz z osobami towarzyszącymi. Takie działanie pozwoli Ci zaliczyć do kosztów podatkowych odpowiednią część faktury za firmową imprezę.
Zagadnienie “spotkanie integracyjne a VAT” nie przysparza tylu problemów, co ustalenie części przypadającej na pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że wydatki ponoszone na usługi gastronomiczne i noclegowe nie mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT. W tym wypadku podział na pracowników i współpracowników, który można sporządzić w module Kadry i płace, nie ma znaczenia.
Nie jest to jedyny obszar działalności przedsiębiorstwa, w którym sprawdzi się system enova365. Działy HR w wielu firmach z powodzeniem korzystają z tego narzędzia. Do jego zalet można zaliczyć eksport dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych bezpośrednio do Płatnika. Jest też możliwa integracja tego modułu z innymi zewnętrznymi systemami.
Impreza firmowa a koszty i VAT – najważniejsze informacje do zapamiętania
- W firmowe koszty można wrzucić tylko imprezę dla pracowników i osób im towarzyszących.
- Impreza, na której będą zleceniobiorcy i partnerzy biznesowi, nie może w całości być kosztem uzyskania przychodów.
- To jak opisać fakturę za imprezę integracyjną, zależy od tego, kto w niej uczestniczył.
- Odliczenie podatku VAT nie przysługuje przy zakupie usług gastronomicznych i noclegowych.
Do rozliczania imprez integracyjnych, zarówno tych finansowanych bezpośrednio przez przedsiębiorcę, jak i tych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sprawdzi się system enova365. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób enova365 wspiera pracę działów księgowości oraz kadr i płac, jeszcze dziś pobierz bezpłatnie demo programu.
