Śmierć pracownika zawsze jest dla pracodawcy trudną sytuacją. Nie może on jednak zapomnieć o wywiązaniu się z ciążących na nim obowiązków. Należą do nich wypłata wynagrodzenia czy odprawy pośmiertnej. Sprawdź, jakie są inne obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika.
Spis treści:
- Śmierć pracownika – obowiązki pracodawcy
- Wynagrodzenie po śmierci pracownika
- Wypłata zasiłku chorobowego po śmierci pracownika a rozliczenie ZUS
- Wypłata odprawy pośmiertnej
- Śmierć pracownika a świadectwo pracy
- Kto otrzymuje należności po zmarłym pracowniku?
- Kiedy pracodawca nie musi wypłacać odprawy pośmiertnej?
- Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy – fakty do zapamiętania
Śmierć pracownika – obowiązki pracodawcy
Śmierć pracownika jest równoznaczna z wygaśnięciem stosunku pracy. W tym wypadku pracodawca powinien rozliczyć należności przysługujące pracownikowi, aż do dnia zgonu. W niektórych wypadkach musi też wypłacić odprawę pośmiertną uprawnionym do tego osobom.
Pracodawca musi też pamiętać o wyrejestrowaniu zmarłego pracownika z ZUS. Zgodnie z przepisami każda osoba, której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, musi być wyrejestrowana z ZUS w ciągu 7 dni od daty zaistnienia faktu będącego podstawą do wyrejestrowania. W tym wypadku stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Wobec tego w formularzu ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania należy podać dzień następny po dniu zgonu. Kod, z jakim należy zgłosić wyrejestrowanie to 500 – zgon osoby ubezpieczonej.
Śmierć zleceniobiorcy stanowi także podstawę do rozwiązania umów cywilnoprawnych, zarówno tych zawartych z własnymi pracownikami, jak i tych, które zawarto z osobami, które nie były zatrudnione na umowę o pracę. Natomiast wobec osób związanych z pracodawcą stosunkiem pracy powstaje obowiązek sporządzenia świadectwa pracy.
Z chwilą śmierci pracownika wygasają również wszelkie inne umowy z nim podpisane, takie jak:
- umowa o korzystanie z samochodu prywatnego,
- umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
- umowa o zakazie konkurencji,
- umowa cywilnoprawna o powierzeniu mienia.
Wynagrodzenie po śmierci pracownika
Obowiązki pracodawcy w związku z wypłatą wynagrodzenia po śmierci pracownika spadkobiercom zostały jasno określone. W tym wypadku należy naliczyć wynagrodzenie należne aż do dnia zgonu. Powinna być to płaca zasadnicza z wszystkimi dodatkami, jakie należały się temu pracownikowi. Do takich dodatków można zaliczyć, między innymi:
- dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
- dodatki za pracę w porze nocnej,
- dodatki za szkodliwe lub uciążliwe warunki pracy,
- dodatki funkcyjne,
- dodatki za wieloletnią pracę,
- premie regulaminowe,
- nagrody.
Jeśli zmarły pracownik nie miał wykorzystanego całego urlopu wypoczynkowego, to należy również obliczyć ekwiwalent pieniężny za cały niewykorzystany urlop wypoczynkowy – zarówno ten z obecnego, jak i ubiegłego roku. Wszelkie tego typu wyliczenia ułatwia moduł Kadry i Płace w systemie enova365. Dzięki niemu nie tylko sprawdzisz bieżący stan urlopu pracownika, ale też bez problemu obliczysz wszelkie należne mu świadczenia pieniężne związane ze stosunkiem pracy.
Wypłata zasiłku chorobowego po śmierci pracownika a rozliczenie ZUS
Jeśli Twoja firma zatrudnia więcej niż 20 osób, to kolejną problematyczną kwestią jest wypłata zasiłku chorobowego po śmierci pracownika i rozliczenie ZUS. Taki zasiłek należy się tylko do dnia śmierci, wobec czego należy skorygować jego wysokość. Co prawda, pracodawca wypłaca zasiłek chorobowy z własnych środków, a dopiero później rozlicza się z ZUS, ale swoje składki do ZUS będzie mógł pomniejszyć tylko o taką kwotę, jaka faktycznie należała się zmarłemu pracownikowi. Ma to również wpływ na księgowanie wynagrodzenia po śmierci pracownika.
To nie koniec praw majątkowych związanych ze stosunkiem pracy. W ich skład wchodzą jeszcze odprawy, odszkodowania od pracodawcy, świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne takich świadczeń, ekwiwalenty np. za własną odzież roboczą czy ryczałty, jak np. ryczałt samochodowy za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.
Wypłata odprawy pośmiertnej
Wynagrodzenie po śmierci pracownika to nie jedyna rzecz, jaką musi wypłacić pracodawca. Ma on również obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej. Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne należne osobom uprawnionym, do których zaliczamy członków rodziny zmarłego pracownika. Zgodnie z Kodeksem pracy jest to małżonek oraz inni członkowie rodziny, którzy spełniają warunki niezbędne do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach wypłacanych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od stażu pracy zmarłego pracownika u danego pracodawcy. Przewidziane są 3 różne wysokości takiego świadczenia:
- jednomiesięczne wynagrodzenie – dla pracowników o stażu pracy u pracodawcy poniżej 10 lat,
- trzymiesięczne wynagrodzenie – dla pracowników o stażu pracy u pracodawcy od 10 do 15 lat,
- sześciomiesięczne wynagrodzenie – dla pracowników o stażu pracy u pracodawcy powyżej 15 lat.
Taką odprawę należy też wypłacić uprawnionym członkom rodziny pracownika, który zmarł już po rozwiązaniu stosunku pracy, ale w czasie, gdy ten pracownik pobierał zasiłek z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.
Do celów obliczenia wysokości odprawy pośmiertnej ustala się wysokość wynagrodzenia pracownika na takich samych zasadach, co przy wypłacie ekwiwalentu za urlop. Pracodawca powinien ustalić liczbę członków rodziny zmarłego uprawnionych do otrzymania odprawy i podzielić odprawę po równo między te osoby. W przypadku gdy do uzyskania odprawy uprawniona jest tylko jedna osoba, to pracodawca wypłaca jej odprawę w połowie jej wysokości.
Warto pamiętać, że jeżeli pracownik był zatrudniony u kilku pracodawców jednocześnie, to każdy z nich ma obowiązek wypłacić odprawę pośmiertną.
Śmierć pracownika a świadectwo pracy
Zasady związane wystawieniem i wydawaniem świadectwa pracy po śmierci pracownika uregulowano w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy. Cała procedura postępowania opisana jest w § 5 tego rozporządzenia.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami po śmierci pracownika stosunek pracy ulega wygaśnięciu. Wobec tego pracodawca ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy i dołączyć je do części C akt osobowych zmarłego pracownika.
O wydanie takiego świadectwa pracy może wnioskować do pracodawcy rodzina zmarłego. Uprawniony jest do tego małżonek zmarłego lub inna osoba, która ma prawo ubiegać się o rentę rodzinną zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli nie ma takich uprawnionych osób, to o takie świadectwo może też wystąpić inna osoba będąca spadkobiercą zmarłego pracownika.
Wniosek o wydanie świadectwa pracy może być złożony papierowo lub elektronicznie, a pracodawca na jego wydanie ma 7 dni od daty złożenia wniosku.
W przepisach nie zostały jasno określone zasady uznawania pracownika za zmarłego. Dokumentem, który świadczy o zgonie, jest akt zgonu. Taki dokument może dostarczyć pracodawcy rodzina zmarłego pracownika. Jednak pracodawca może o odpis takiego aktu wystąpić też do Urzędu Stanu Cywilnego. Zgodnie z Prawem o aktach stanu cywilnego o odpis aktu może wystąpić osoba, która wykaże w tym interes prawny. Pracodawca ma taki interes, bo ma obowiązek wypłacić uprawnionym osobom prawa majątkowe po zmarłym pracowniku.
Kto otrzymuje należności po zmarłym pracowniku?
Co do zasady, wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika trafi do osób, które są wskazane w Kodeksie pracy. To na nie przechodzą prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku.
Pracodawca może takie świadczenia wypłacić bez czekania na poświadczenie dziedziczenia, czy to w postaci postanowienia sądu, co do podziału spadku, czy w postaci poświadczenia notarialnego o przyjęciu spadku.
Takie uprawnienie wynika z art. 63 (1) § 2 Kodeksu pracy. Stanowi on, że w momencie, gdy wystąpi śmierć pracownika, to „prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne, spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.”
Zgodnie z przepisami to na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia grona osób uprawnionych do wypłaty tych należności.
Warto też pamiętać, że wypłaty z praw majątkowych po zmarłym pracowniku podlegają opodatkowaniu, ale nie są oskładkowane.
Kiedy pracodawca nie musi wypłacać odprawy pośmiertnej?
Jedynym wyjątkiem, kiedy pracodawca nie będzie musiał wypłacać odprawy pośmiertnej, jest sytuacja, w której z własnych środków ubezpieczył takiego pracownika na życie. Jednak i w tym przypadku muszą być spełnione określone warunki.
Ubezpieczenie wypłacone przez ubezpieczyciela musi być wyższe niż odprawa pośmiertna wyliczona adekwatnie do stażu pracy zmarłego pracownika. Jeżeli kwota odszkodowania będzie niższa niż obliczona odprawa pośmiertna, to pracodawca ma obowiązek dopłacić rodzinie różnicę między tymi dwoma wartościami.
Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy – najważniejsze fakty do zapamiętania
- Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika spadkobiercom to obowiązek pracodawcy. Musi on sam ustalić krąg uprawnionych osób.
- Do obowiązków pracodawcy należy też wystawienie świadectwa pracy, obliczenie i wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz wypłata odprawy pośmiertnej, której wysokość jest uzależniona od stażu pracy.
- W dopełnieniu wszystkich procedur związanych ze śmiercią pracownika pomaga nowoczesny moduł kadrowo-płacowo, taki jak Kadry Płace enova365.
