Czy zespoły w Twojej firmie czasem pracują w biurze, a czasem w domu? Czy zajmowanie stanowiska pracy na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, bywa powodem niezadowolenia i obniża motywację pracowników? W wyeliminowaniu tych problemów pomoże Ci system rezerwacji biurek. Sprawdź korzyści, jakie przynosi jego zastosowanie i dowiedz się, na co zwrócić uwagę przy jego wyborze.
Spis treści:
- Praca hybrydowa zmienia sposób zarządzania przestrzenią biurową
- System rezerwacji biurek – co to jest?
- Aplikacja do rezerwacji biurek – w czym pomaga?
- System rezerwacji biurek w enova365 – co go wyróżnia?
Praca hybrydowa zmienia sposób zarządzania przestrzenią biurową
Wszystko wskazuje na to, że hybrydowa praca zostanie z nami na długo. Według danych Gallupa już 52% pracowników na całym świecie, wykonujących pracę biurową, pracuje w środowisku hybrydowym. W efekcie zmienia się sposób organizacji pracy biurowej i zarządzanie biurową przestrzenią, a do pracy hybrydowej, podobnie jak pracownicy, musiały przystosować się też biura.
Hybrydowa praca i wysokie koszty wynajmu przestrzeni biurowej sprawiły, że biura są coraz mniejsze i coraz mniej jest firm, w których biurka przypisane są tylko do jednej osoby. Coraz więcej biznesów stosuje natomiast tzw. hot desking. Hot desking to sposób zarządzania przestrzenią biurową, w którym pracownicy wybierają miejsce pracy spośród dostępnych biurek na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Hot desk, czyli tzw. gorące biurko to więc nic innego niż dzielone stanowisko pracy nieprzypisane do konkretnego pracownika. Choć często podkreśla się zalety takiego rozwiązania, takie jak większa dynamika pracy i bardziej efektywna współpraca między pracownikami, jego wadą jest niemożność zaplanowania, ilu pracowników pojawi się w biurze danego dnia i ryzyko, że żaden hot desk nie będzie dostępny. Niektóre osoby z zespołu bywają też niezadowolone z powodu zajmowania, ich zdaniem, „lepszego” lub „gorszego” miejsca. Tym problemom zapobiega rezerwacja biurek przed przyjściem do pracy przy pomocy aplikacji.
System rezerwacji biurek – co to jest?
System rezerwacji biurek to narzędzie informatyczne, które pozwala pracownikom w łatwy sposób rezerwować biurka w przestrzeni biurowej na określony czas – dokładnie wtedy, kiedy jest to potrzebne. Największą korzyścią z jego zastosowania jest to, że każdy pracownik, który przychodzi do biura, może sobie zapewnić miejsce do pracy, zgodne ze swoimi preferencjami.
Systemy rezerwacji biurek można zintegrować z innym oprogramowaniem korporacyjnym, takim jak Google Workspace, Microsoft Exchange/Outlook, Jira, Slack lub Microsoft Teams. Aplikacje do rezerwacji stanowisk pracy mogą być także częścią systemu ERP. Tak jest w wypadku systemu enova365, którego moduł Praca hybrydowa ma także funkcję rezerwacji stanowisk.
Aplikacja do rezerwacji biurek – w czym pomaga?
Jeżeli sądzisz, że rezerwacja biurek jest rozwiązaniem Twoich problemów z zarządzaniem przestrzenią biurową i zastanawiasz się nad wyborem aplikacji do rezerwacji biurek, sprawdź poniżej, jakie funkcje najczęściej oferują dostępne systemy do rezerwacji stanowisk pracy.
Lokalizacja stanowisk pracy, czyli wyszukiwarka biurek
Wyszukiwarka biurek to funkcja, która umożliwia pracownikom łatwe wyszukiwanie i lokalizowanie dostępnych stacji roboczych w biurze w dowolnym dniu i o dowolnej porze.
Każda aplikacja do rezerwacji biurek powinna ułatwić pracownikom wyszukiwanie biurka na podstawie ich preferencji, takich jak lokalizacja pomieszczenia, biurka, czy wybrane elementy wyposażenia.
Uprawnienia oparte na rolach
Twoje oprogramowanie do rezerwacji biurek powinno umożliwiać ustawienie różnych uprawnień dla różnych użytkowników. Na przykład, jeśli chcesz, aby poszczególni współpracownicy (lub ktokolwiek inny niż menedżer) mogli rezerwować indywidualną przestrzeń roboczą, ale nie mieli uprawnień do rezerwacji sal konferencyjnych, powinieneś mieć możliwość łatwego skonfigurowania tego w systemie.
Inteligentna rezerwacja
Jedną z funkcji „inteligentnej rezerwacji” jest możliwość ponowienia ostatniej rezerwacji, czyli dodanie rezerwacji o takich samych parametrach, jak poprzednio dokonana przez pracownika.
Ciekawą możliwością jest także konfiguracja sąsiedztw. To funkcja, która umożliwia kierownikom rezerwację stanowiska pracy nie tylko dla siebie, ale także innych członków zespołów. Dzięki temu, osoby zaangażowane w określony projekt mogą pracować blisko siebie i efektywniej współpracować.
Potwierdzenia rezerwacji
W wielu systemach do rezerwacji biurek, po dokonaniu rezerwacji pracownik otrzymuje wiadomość e-mail z informacją o dokonanej rezerwacji, czyli potwierdzenie, że wybrane biurko czeka na niego w określonym czasie, lub o tym, że rezerwacja biurek została usunięta.
Mobilna rezerwacja
Nowoczesny system rezerwacji biurek powinien mieć wersję mobilną, która pozwoli użytkownikom sprawdzić dostępność stanowiska pracy i zarezerwować je w dowolnym czasie i miejscu, na wszystkich urządzeniach mobilnych.
Wszystkie powyższe funkcje znajdziesz w systemie do rezerwacji stanowisk pracy, który jest częścią modułu Praca hybrydowa enova365. Poniżej dowiesz się, co jeszcze wyróżnia to oprogramowanie.
System rezerwacji biurek w enova365 – co go wyróżnia?
Wszystkie aplikacje do rezerwacji biurek usprawniają zarządzanie pracą zdalną i hybrydową, bo umożliwiają rezerwację biurek przed przyjściem do pracy. Jest to niezbędne w firmach, w których zespoły pracują raz w domu, raz w firmie. Jednak najważniejszymi cechami systemu do rezerwacji biurek z punktu widzenia wydajnej pracy biznesu są intuicyjność, elastyczność i łatwość integracji z innymi obszarami przedsiębiorstwa.
Intuicyjność
Badania pokazują, że aż 90% użytkowników aplikacji przestaje z nich korzystać, jeżeli nie są one przyjazne użytkownikom. Można więc założyć, że jeżeli aplikacja do rezerwacji biurek nie będzie łatwa do korzystania, pracownicy nie będą jej używać, w efekcie czego problem zarządzania przestrzenią biurową nie zostanie rozwiązany. enova365 nie tylko jest dostępna w wersji mobilnej i w różnych wersjach językowych – nie tylko polskiej, ale też angielskiej i ukraińskiej – ale w opinii wielu użytkowników jest intuicyjna i łatwa do nawigacji. Doceniło to jury konkursu Best in Cloud Computerworld 2023, które przyznało rozwiązaniu I miejsce w kategorii „Najlepszy produkt zintegrowanej komunikacji”.
Elastyczność
System do rezerwacji stanowisk musi być łatwy do skonfigurowania tak, żeby w jak największym stopniu wychodził naprzeciw potrzebom organizacji. Moduł Praca hybrydowa enova365 umożliwia łatwą konfigurację funkcjonalności rezerwacji stanowisk pracy. Ten program pozwoli Ci, na przykład, szybko:
- dodawać typy pomieszczeń, w których udostępnione będą stanowiska pracy,
- decydować czy w danym pomieszczeniu będzie możliwa rezerwacja stanowisk,
- określać jakie pola mają być dostępne na formularzu Pomieszczenia,
- dowolnie nadawać uprawnienia różnym operatorom.
Łatwość integracji z innymi obszarami przedsiębiorstwa
To czy nowy system da się łatwo zintegrować z wykorzystywanymi narzędziami, powinno być ważnym elementem przy podejmowaniu decyzji zakupowej. Chodzi o to, że jeżeli Twoja aplikacja do rezerwacji biurek będzie jednym z modułów systemu ERP, będzie korzystała z tej samej bazy danych, co inne jego moduły, a to podniesie efektywność wielu procesów. Poniżej znajdziesz przykłady korzyści z integracji systemu rezerwacji biurek z innymi obszarami przedsiębiorstwa.
- Integracja systemu do rezerwacji stanowisk z modułem Nieruchomości, który ułatwia zarządzanie firmowymi nieruchomościami, pozwoli optymalizować decyzje związane z zarządzaniem posiadaną przez biznes przestrzenią biurową.
- Moduł Księga Inwentarzowa usprawni zarządzanie majątkiem firmy, jakim jest wyposażenie biura. W aplikacji do rezerwacji biurek możesz wskazać, jakie elementy wyposażenia znajdują się w pomieszczeniu, np. rzutnik, tablica interaktywna, a one zostaną zapisane jako środki trwałe. Dzięki temu, użytkownicy, którzy korzystają z Księgi Inwentarzowej, będą, mieli do nich dostęp również z jej pozycji.
- W module Praca hybrydowa każde pomieszczenie można również powiązać z jednostką organizacyjną i wybrać okres czasu, w jakim to powiązanie ma mieć miejsce. Pozwoli to kontrolować, czy liczba stanowisk pracy dostępnych w pomieszczeniu jest wystarczająca dla osób należących do przypisanej jednostki organizacyjnej.
Jeśli chcesz sprawdzić, w jaki sposób enova365 jest w stanie usprawnić zarządzanie pracą zdalną lub hybrydową, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną prezentację z naszym specjalistą. W trakcie jej trwania pokażemy Ci możliwości systemu oraz odpowiemy na każde Twoje pytanie.
