Zarządzanie urlopami wpływa na nastroje załogi. Pozwala też na zapewnienie ciągłości pracy w organizacji. Firmy mogą kształtować zasady, na jakich udzielane są urlopy pracownicze. Wsparciem w tym procesie jest system do zarządzania urlopami.
Spis treści:
- Urlopy pracownicze – jak nimi zarządzać? Główne wyzwania
- Systemy do zarządzania urlopami – nowoczesne rozwiązania
- Automatyzacja procesu składania i zatwierdzania wniosków urlopowych
- Synchronizacja planów urlopowych z kalendarzem pracy
- Korzyści z wdrożenia systemu do zarządzania urlopami
Najważniejsze informacje:
- Polityka urlopowa wpływa na zadowolenie pracowników.
- System do zarządzania urlopami znacząco ułatwi pracę działu kadr.
- Składanie wniosków urlopowych online poprawia przepływ informacji.
- Urlopy pracownicze powinny być udzielane z zachowaniem zasad równego traktowania pracowników.
- enova365 to nowoczesne narzędzie, które pomoże usprawnić zarządzanie urlopami.
Urlopy pracownicze – jak nimi zarządzać? Główne wyzwania
Urlop to jedno z podstawowych praw pracowniczych, przewidzianych przez Kodeks pracy. Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi, bez względu na formę zatrudnienia czy wymiar etatu. W wypadku stażu pracy wpływa on na ilość dni urlopu w trakcie roku, z którego może skorzystać dany pracownik.
Zarządzanie urlopami pracowniczymi wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Większość pracowników wnioskuje o urlopy latem, co może prowadzić do kolizji terminów. To z kolei może rodzić problemy z planowaniem pracy, tym bardziej że trzeba też uwzględniać nieplanowane absencje, wynikające przykładowo ze zwolnień lekarskich.
Innym wyzwaniem, które może prowadzić do podziałów wśród załogi, jest brak transparentności przy udzielaniu dłuższych urlopów. Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy przy podziale urlopu na części, przynajmniej jedna z tych części powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli w firmie nie ma jasnych zasad dotyczących przyznawania urlopów, to może to negatywnie wpłynąć na relacje pomiędzy pracownikami.
U niektórych pracodawców pierwszeństwo w otrzymywaniu urlopów w okresie wakacji mają pracownicy, którzy mają dzieci w wieku szkolnym. Takie postępowanie może wydawać się uzasadnione, należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 18 [3a] § 1 Kodeksu pracy pracodawca nie może dyskryminować pracowników.
Dlatego decyzje pracodawcy dotyczące urlopów muszą być wyważone. Stosowany w firmie system przydzielania urlopów nie może być niesprawiedliwy. Przykładowo, gdyby co roku w okresie wakacyjnym urlopy pracownicze otrzymywały tylko osoby z dziećmi, to pracownicy nieposiadający dzieci czuliby się pokrzywdzeni. Co za tym idzie, mogliby dochodzić swoich praw w sądzie.
Z drugiej strony, gdyby pracodawca lekceważył fakt, że pracownicy posiadający dzieci najczęściej składają wnioski o urlop w okresie letnim i nie przyznawałby im w ogóle urlopu w tym okresie, to mogłoby to zostać uznane za działanie niezgodne z zasadami współżycia społecznego.
To pokazuje jak ważne jest skuteczne zarządzanie urlopami. Wpływa ono nie tylko na zapewnienie ciągłości działania zakładu pracy, ale również na zadowolenie pracowników, co przekłada się na motywację do pracy. W tej sytuacji bardzo przydatny będzie sprawdzony system do zarządzania urlopami. W tej roli sprawdzi się odpowiedni system ERP, a raczej dedykowany tej funkcji jego moduł.
Systemy do zarządzania urlopami – nowoczesne rozwiązania
Proces zarządzania urlopami może być wsparty przez różnego rodzaju automatyzacje. Nowoczesne systemy do zarządzania zasobami ludzkimi pozwalają przykładowo na automatyczne ustalenie liczby dni urlopowych przysługujących danemu pracownikowi na podstawie jego danych zawierających rodzaj wykształcenia i staż pracy. Stanowi to spore ułatwienie dla działu kadr, ponieważ wszystkie wyliczenia są zgodne z przepisami, jakie zawiera Kodeks pracy.
Urlop wypoczynkowy może być udzielany nie tylko na podstawie papierowych wniosków, bo taką samą rolę mogą pełnić wnioski elektroniczne. Tutaj z pomocą przychodzi enova365, która zawiera praktyczne narzędzia do zarządzania urlopami. Jednym z nich jest Pulpit kierownika.
Moduł ten umożliwia nie tylko monitorowanie czasu pracy poszczególnych pracowników, ale wspiera też zarządzanie urlopami i nieobecnościami, a także innymi aspektami, które wiążą się z czasem pracy. Dzięki temu przełożeni mają stały wgląd w dane, które pomogą im podejmować trafne decyzje dotyczące urlopów pracowniczych.
Wśród narzędzi wspomagających zarządzanie urlopami można wymienić nie tylko elektroniczne wnioski urlopowe, które składa się przy użyciu systemu enova365, ale też inne wnioski związane z nieobecnościami. Każdy z pracowników może złożyć między innymi następujące rodzaje wniosków:
- o urlop okolicznościowy,
- o urlop wypoczynkowy,
- o delegację służbową,
- o opiekę (na godziny),
- o urlop dodatkowy,
- o opiekę (na dni).
Dzięki temu enova365 jako oprogramowanie do zarządzania urlopami usprawnia procesy decyzyjne. Przejrzysty kalendarz z naniesionymi absencjami daje szybki wgląd w dostępność poszczególnych pracowników. To znacząco ułatwia zarządzanie nieobecnościami.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit pracownika w enova365?
Automatyzacja procesu składania i zatwierdzania wniosków urlopowych
Elektroniczny obieg dokumentów znacząco przyśpiesza przepływ informacji. Dotyczy to również wniosków urlopowych, co przekłada się na dobrą komunikację i sprawną obsługę urlopów w firmie. Każdy z pracowników może złożyć wniosek urlopowy online poprzez Pulpit pracownika w enova365. Dzięki temu obieg wniosków urlopowych może być o wiele szybszy w porównaniu do tradycyjnych, papierowych wniosków o urlop.
Pulpit pracownika dostępny w enova365 jest intuicyjny, przez co nie potrzeba szkoleń, żeby móc sprawnie obsługiwać jego funkcje. Po zalogowaniu się do Pulpitu pracownika każda osoba może wybrać zakładkę „Zadania i wnioski”. Następnie poprzez zakładkę „Wnioski o nieobecność” taki pracownik może poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku wnioskować o dni wolne. Z rozwijanej listy wybiera rodzaj nieobecności.
Jeśli pracownik wybierze wniosek o urlop, to musi wskazać rodzaj urlopu. W tym wypadku zaznacza czy jest to wolne zgodne z planem urlopów, czy może będzie to urlop na żądanie. Następnie wypełnia okres, w którym chce mieć czas wolny od pracy, wybiera przełożonego, po czym może zapisać taki wniosek, a następnie przesłać go do akceptacji.
Po wysłaniu wniosku przełożony pracownika otrzymuje nie tylko taki wniosek na maila, ale również w Pulpicie kierownika pojawi się powiadomienie o złożonym wniosku urlopowym. Przełożony może taki wniosek zatwierdzić lub odrzucić. Zarówno w przypadku zatwierdzenia, jak i odrzucenia wniosku, pracownik otrzymuje informację zwrotną na maila, a dodatkowo w Pulpicie pracownika pojawi się stosowne powiadomienie.
Zaakceptowanie wniosku urlopowego przez przełożonego powoduje, że w kalendarzu pracownika automatycznie pojawi się nieobecność na czas urlopu. To kolejna z funkcji, która ułatwia zarządzanie urlopami online. Tym bardziej że elektroniczny obieg wniosków urlopowych umożliwia filtrowanie ich według kryteriów, takich jak okres urlopu, status akceptacji czy wydział firmy.
Synchronizacja planów urlopowych z kalendarzem pracy
Ewidencja czasu pracy pozwala na tworzenie różnych raportów. Mogą one przykładowo obejmować limity dni wolnych pozostających jeszcze do wykorzystania przez poszczególnych pracowników w danym roku. Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania urlopami przełożeni będą mieli lepszy wgląd nie tylko w nieobecności pracowników w przeszłości wraz z przyczynami absencji, ale również będą mogli lepiej zarządzać urlopami pracowników w przyszłych okresach.
W przypadku wykorzystania narzędzi do zarządzania wnioskami urlopowymi dostępnymi w systemie enova365 można w łatwy sposób uniknąć konfliktów w harmonogramie pracy. Jest to możliwe m.in. dzięki temu, że od razu po zatwierdzeniu wniosku urlopowego system automatycznie nanosi informację o tym w kartotece pracownika.
Dane o urlopach są bardzo istotne, szczególnie z perspektywy innych członków zespołu. Taki sposób wypełniania kalendarza urlopów umożliwia zarządzanie nieobecnościami w firmie. Dzięki temu kierownicy mogą skorzystać z automatyzacji zarządzania urlopami, co z kolei pozwala na sprawne zarządzanie frekwencją w poszczególnych działach.
Korzyści z wdrożenia systemu do zarządzania urlopami
Przejście na system elektronicznego zarządzania urlopami może przynieść spore ułatwienie nie tylko dla działów HR. Sprawny obieg wniosków urlopowych przyczyni się też do lepszej komunikacji pracowników z przełożonymi. Dostęp do Pulpitu pracownika pozwala na to, żeby każdy pracownik mógł sprawdzić swój limit urlopu bez angażowania działu kadr. Usprawnia to zarządzanie czasem wolnym przez poszczególnych pracowników zatrudnionych w firmie.
Ponieważ pracownik wysyła wniosek w formie elektronicznej, a przełożony w formie elektronicznej go akceptuje, redukuje to zużycie papieru. Oszczędza też czas, bo informacja o urlopie wypoczynkowym danego pracownika automatycznie trafia do działu kadr. Inną korzyścią jest zmniejszenie liczby błędów związanych, przykładowo, z przepisywaniem danych z papierowych wniosków pracowników o urlop do ewidencji urlopów. Elektroniczny kalendarz urlopowy ułatwia planowanie pracy w firmie, szczególnie w okresie, kiedy składanych jest sporo wniosków urlopowych pracowników.
Wgląd w typy urlopów oraz w czas trwania urlopu poszczególnego rodzaju, dostępny zarówno dla pracownika, jak i dla kierownika, ułatwia planowanie urlopów oraz zapewnia transparentność i łatwy dostęp do danych. Dodatkową korzyścią jest integracja systemu zarządzania urlopami z innymi modułami dostępnymi w systemie enova365. Taka centralizacja przekłada się na usprawnienie procesów decyzyjnych.
Podsumowanie
Ręczne zarządzanie urlopami, zwłaszcza w firmie zatrudniającej wielu pracowników, może być wyzwaniem. Dlatego z pomocą przychodzi elektroniczny system do zarządzania urlopami. Takie rozwiązanie doceniają nie tylko działy HR, ale również kierownicy i pracownicy.
Jeśli chcesz osobiście przetestować program do zarządzania urlopami, to już dziś możesz sprawdzić, jak działa enova365 pobierając bezpłatne demo.
Zachęcamy też do umówienia się na prezentację. Podczas jej trwania nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie zastosowanie systemu enova365.
Bibliografia:
- Baza wiedzy enova365
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy
- https://www.gov.pl/web/rodzina/urlopy-i-zwolnienia-od-pracy
- https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/porady-prawne/urlopy-pracownicze
