Jak sprawnie wdrożyć pracowników z Ukrainy?

• Język ukraiński w firmie
• Jak przygotować się na zatrudnienie pracownika z Ukrainy?
• Migracja w ujęciu wieloletnim
• Onboarding pracowników z Ukrainy
• Czym są Pulpity Pracownika?
• Rozwiązania prawne
• Likwidacja barier
• enova365 – system zawsze na posterunku

Jedynie 30% słów po polsku i ukraińsku jest do siebie podobnych. Nie przeceniajmy tego – szczególnie w procesie zatrudnienia pracowników z Ukrainy oraz ich późniejszego onboardingu.

Grupy uchodźcze, które od końca lutego stanowią część polskiego społeczeństwa, po pierwszej aklimatyzacji w zupełnie nowych realiach starają się o podjęcie pracy. Dzięki temu zbliżają się do poszukiwanej stabilizacji życiowej.

Jej osiągnięcie, przy jednoczesnym ułatwianiu onboardingu z perspektywy przedsiębiorców, przyświeca enova365. To system klasy ERP, który obecnie ułatwia wdrożenie ukraińskojęzycznego pracownika do pracy, poprzez likwidację bariery językowej, szczególnie pod kątem Kodeksu Pracy.

Język ukraiński w firmie

enova365 to popularne oprogramowanie ERP do zarządzania wszystkimi obszarami przedsiębiorstwa. Jest dostępne m.in. w chmurze, wyróżnia się szybką aktualizacją systemu do zmian w przepisach. Kładzie również nacisk na zagadnienia związane z kadrami, płacami oraz samoobsługą pracowniczą.

Flagowym rozwiązaniem enova365 są Pulpity Pracownika oraz Kierownika. To dedukowane moduły, za pośrednictwem których pracownik czy kierownik działu samodzielnie zarządza swoimi wnioskami urlopowymi oraz monitoruje swój czas pracy. Teraz, kiedy język ukraiński w firmie jest coraz częściej słyszany, są one dostępne w właśnie języku ukraińskim, aby ułatwić znalezienie wspólnego języka między pracownikiem a pracodawcą.

Pulpity Pracownika i Kierownika w enova365 to podstawowe źródło wiedzy i danych, związanych z konkretnym pracownikiem. Dzięki temu codziennie wspiera zatrudnionego. W obrębie modułu pracownik rejestruje czas pracy, składa niezbędne wnioski, ma dostęp do danych na temat wypłaty.

Wprowadzenie do tej części systemu tłumaczenia na język ukraiński usprawniło tym samym obieg informacji pomiędzy pracownikiem, kierownikiem a działami HR w firmach, które mają wdrożoną enova365. W efekcie firma staje się przygotowana w większym stopniu na zatrudnienie oraz sprawne wprowadzenie w obieg informacyjny obywateli naszego wschodniego sąsiada.

Jak przygotować się na zatrudnienie pracownika z Ukrainy?

Liczba pracowników ukraińskojęzycznych rośnie tygodnia na tydzień. Ten zarysowujący się trend w coraz większym stopniu sygnalizują dane statystyczne. Od początku wojny polską granicę przekroczyło już ponad 3 miliony uchodźców z Ukrainy. Znakomita większość z tych osób pozostaje w Polsce, poszukując stabilizacji oraz zatrudnienia.

Na tę falę otwiera się coraz więcej pracodawców, wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniu poprzez umieszczanie specjalnych ogłoszeń. Ich treść docelowo kieruje się do pracowników z Ukrainy. Coraz częściej pracodawcy zastanawiają się jak przygotować się na zatrudnienie pracownika z Ukrainy nie tylko pod względem prawnym, ale również jego adaptacji do nowego miejsca pracy.

Wzrastającą podaż pracy dostrzegają również ekonomiści. Grono ekspertów banku PKO BP w jednym z najnowszych komentarzy opublikowało kolejne dane, dzięki którym znamy aktualną sytuację na rynku. Rosnące zapotrzebowanie opisują między innymi statystyki wyszukiwania frazy „praca w Polsce” w języku ukraińskim z terenu naszego kraju. Częstotliwość jej wpisywania wzrosła kilkunastokrotnie. Według wszelkich predykcji zmiany dopiero się rozpoczynają.

Wstępne szacunki ekonomiczne mówią, że w tym momencie polski rynek jest w stanie zatrudnić około 700-800 tys. pracowników. Ta liczba nie jest jednak końcem naszych możliwości. Kolejne miejsca pracy tworzone będą wraz z biegiem dalszych zmian.

Przy tak wielkich liczbach nie ulega wątpliwości, że nasz rynek pracy ulegnie przeobrażeniu. W związku z tym szczególnie ważną kwestią jest odpowiednie dostosowanie środowiska pod kompetencje i sytuację pracowników z Ukrainy. Dzięki temu proces przebiegnie płynnie.

Migracja w ujęciu wieloletnim

Agencja zatrudnienia Payroll 360 przypomina, że osoby narodowości ukraińskiej już przed wybuchem wojny w Ukrainie stanowiły największy odsetek migrantów przebywających na terenie Polski. Jak szacują rządowe źródła, około 1/3 uchodźców wojennych w naszym kraju planuje pójść w ich ślady i trwale osiąść w Polsce, zostając z nami na stałe.

– Rynek pracy w Polsce charakteryzuje bardzo niska stopa bezrobocia. Na koniec kwietnia bieżącego roku wynosiła ona 5,3%. Natomiast liczba ofert pracy pod koniec 2021 roku została określona na około 150 tysięcy – dane z wszystkich Urzędów Pracy, a aktywnych ogłoszeń o pracę we wszystkich większych portalach, było ponad 350 tysięcy. Wskazuje to na duży i niesłabnący popyt na pracowników na rodzimym rynku. Największe niedobory dotyczą przedsiębiorstw sektora: produkcyjnego, handlu i usług, budowlanego, HoReCa, IT, finansowego oraz TSL. – mówi Marcin Dudek, młodszy specjalista ds. kadr i HR w Payroll 360.

Na początku maja rejestr PESEL wskazywał na zarejestrowanie ponad 400 tysięcy osób w wieku produkcyjnym pochodzących z Ukrainy. Ponad 100 tysięcy z nich znalazło legalne zatrudnienie. Po wybuchu wojny część branż zapełniła wolne wakaty. Były nimi głównie – produkcja, handel i usługi, HoReCa. Budownictwo i TSL odnotowały spadki zatrudnienia. Jest to bezpośrednio związane ze wspomnianą wyżej strukturą migracyjną. – podsumowuje.

Onboarding pracowników z Ukrainy

Tłumaczenie systemu ERP realnie przekłada się nie tylko na ułatwienie samego onboardingu pracowników z Ukrainy, lecz także ich dalsze, sprawne funkcjonowanie. Możliwość obcowania z językiem ojczystym od pierwszych dni w pracy minimalizuje potencjalne problemy przy pierwszym okresie wdrażania. Na dalszym etapie wspiera nowozatrudnionych także w kolejnych tygodniach i miesiącach.

Dane, zgromadzone w obrębie Pulpitów Pracownika, stanowią codzienne środowisko pracy dla zatrudnionego. Dzięki temu szybciej odnajduje się w on prawno-organizacyjnych realiach. Działy HR w międzyczasie skupiają się na dopracowaniu kolejnych aspektów wdrożenia pracowników obcojęzycznych. W efekcie likwidowane są podstawowe problemy, z którymi wiąże się zatrudnianie uchodźców.

Czym są Pulpity Pracownika?

Pulpity Pracownika to jedna z podstawowych funkcjonalności systemu enova365, ułatwiająca pracę w ponad 17,5 tys. przedsiębiorstw, korzystających z oprogramowania. Tym samym na znaczeniu zyskuje skala realnej pomocy, udzielanej zarówno ukraińskojęzycznym pracownikom, jak i pracodawcom.

Zmiana ma charakter uniwersalny. Dzięki temu przekłada się na jakość pracy w każdym miejscu, w którym używana jest enova365. System zaprojektowany został w sposób, który umożliwia dostosowanie się do przedsiębiorstwa o dowolnych rozmiarach i charakterze. Dzięki temu z tłumaczenia mogą skorzystać dziesiątki tysięcy pracowników z Ukrainy.

Rozwiązania prawne

Specustawa z dnia 12 marca 2022 roku zwolniła pracodawców z części obowiązków dotyczących przyjmowania cudzoziemców z Ukrainy. Przede wszystkim z uzyskiwania zezwolenia na pracę, dla osób, które mają już zalegalizowany pobyt na terenie Polski. Zarazem rozwiązała część problemów i obaw związanych z przyjmowaniem ich do pracy. Uzyskane w ten sposób ograniczenie względów formalnych spowodowało większą otwartość pracodawców na osoby zza wschodniej granicy.

– Wyjątkowa sytuacja, z którą przyszło nam się mierzyć, wymusza na części przedsiębiorstw konieczność opracowania wewnętrznych procedur związanych z rozpoczęciem stosunku pracy, wprowadzeniem do obowiązków służbowych, przygotowanie zespołu,. Nie bez znaczenia jest też kwestia zapoznania nowoprzyjętych z umowami regulaminami pracy i wynagradzania. Największym problemem jest niewątpliwie bariera językowa i kulturowa. – opisują przedstawiciele agencji Payroll 360.

Nie każda osoba z Ukrainy mówi po polsku lub po angielsku. Jednocześnie nie każdy pracodawca jest w stanie sobie pozwolić na zatrudnienie osoby znającej język ukraiński, która byłaby odpowiedzialna za cudzoziemców. Musi więc szukać innych rozwiązań. – podsumowują.

Likwidacja barier

Obecność języka ukraińskiego w samoobsłudze pracowniczej chroni przed przeciążeniem kolejne działy firm, głównie HR oraz księgowość. Dzięki niej osoby, które dotychczas funkcjonowały w zupełnie innym środowisku, lepiej rozumieją polskie prawo pracy czy realiów danego przedsiębiorstwa. W efekcie znika bariera językowa w formalnych kwestiach.

– Jeśli chodzi o kwestię zatrudnienia pracownika z Ukrainy należy pamiętać, że w większości znaleźli się oni w Polsce nie z własnej woli, ale zmusiła ich do tego troska o zdrowie, czy też życie swoje i swoich bliskich. Jest to dla nich wyjątkowo ciężkie, gdyż znajdują się obecnie w całkowicie nowym środowisku, które w wielu aspektach różni się od tego, do czego byli przyzwyczajeni. Jako pracodawca powinniśmy umożliwić Ukraińcom poznanie i zrozumienie wszystkich aspektów i procedur związanych z Employee Life Cycle, czyli podjęciem zatrudnienia. – mówi Marcin Dudek.

– Chodzi przede wszystkim podawaniem danych osobowych i wypełnianiu kwestionariuszy, ewentualnym przejściu badań medycyny pracy, a także przywilejów oraz obowiązków wynikających z podpisania umowy o pracę lub podjęcia innej formy zatrudnienia. Nie bez znaczenia są też kwestie po przyjęciu do pracy: planowanie nieobecności, funkcjonowanie benefitów, kwestie nadgodzin lub wytłumaczenie, co zrobić, gdy pracownikowi jest potrzebna konsultacja lekarska, czy też chce zrezygnować z pracy. Co bardzo istotne – pracownicy muszą mieć poczucie sprawiedliwości: braku dyskryminacji oraz jasność w kwestii naliczania wynagrodzenia. Nawet polscy pracownicy często nie rozumieją, w jaki sposób funkcjonują podatki, dla naszych gości jest to jeszcze trudniejsze. – kontynuuje.

Więcej informacji nt. Pulpitu Pracownika znajdziesz pod adresem: Platforma HR dla Pracownika.

enova365 – system zawsze na posterunku

Firma Soneta to jeden najchętniej wybieranych dostawców rozwiązań informatycznych w polskich firmach, zajmujących się zarządzaniem i finansami. Producent przykłada szczególną uwagę do regularnego przygotowywania aktualizacji, związanych z bieżącymi zmianami w krajowym prawie. Dopasowanie systemu do przepisów, jak i dostarczenie wymaganych rozwiązań na czas są dla wielu Klientów podstawowym wyznacznikiem przy zakupie systemu ERP.

W efekcie oprogramowanie dostarczone przez firmę Soneta sprawdziło się w gorących okresach minionych miesięcy. W obrębie enova365 sprawnie wprowadzone zostały kolejne obszerne pakiety ustaw, uchwalanych najpierw w ramach tarczy antykryzysowych, a następnie pierwszej wersji tzw. Polskiego Ładu. Eksperci pracują już nad planowaną na lipiec kolejną obszerną zmianą w przepisach, korygującą dotychczasowe założenia nowego systemu podatkowego.

Tłumaczenie systemu na język ukraiński stanowi kolejny element podejścia, które na co dzień przyświeca tym ruchom. Dzięki temu program jest zaprojektowany jako benefit dla użytkownika oraz samego pracodawcy.

Oprogramowanie firmy Soneta jest obecne w wielu branżach i gałęziach gospodarki. System enova365 przez dwie dekady obecności na rynku został wdrożony w kilkunastu tysiącach firm, niezależnie od ich rozmiaru. Obecność języka ukraińskiego w szeroko rozpowszechnionych programach jest dużą pomocą dla tysięcy nowozatrudnionych osób. Jej efekty będziemy dostrzegać z dnia na dzień.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Pulpicie Pracownika i Kierownika? Zobacz demo enova365>