Z jakimi problemami borykają się obecnie samorządy chcące wdrożyć digitalizację i co decyduje o sukcesie takich działań? Cyfryzacja samorządów była tematem debaty „Gazety Wyborczej”, w której udział wzięli eksperci ze świata samorządów, nauki i biznesu, w tym Konrad Spryńca, kierownik zespołu ds. działań z rynkiem w Soneta.
Spis treści:
- Druzgocący raport NIK dotyczący oprogramowania komputerowego w administracji publicznej
- Do rewolucji cyfrowej potrzeba nie tylko pieniędzy
- Cyfryzacja wywołuje lęk przed utratą pracy. Jak go pokonać?
- Czy obywatele rzeczywiście oczekują dostępu do e-urządu?
Druzgocący raport NIK dotyczący oprogramowania komputerowego w administracji publicznej
Pierwsza w historii kontrola Najwyższej Izby Kontroli, w całości poświęcona zarządzaniu oprogramowaniem w jednostkach administracji publicznej, wykazała ogromną skalę zaniedbań. Jak wynika z raportu NIK opublikowanego 29 kwietnia 2024 roku, stworzonego na podstawie kontroli przeprowadzonych w 17 jednostkach administracji publicznej:
- 88% jednostek administracji publicznej używało oprogramowania nieautoryzowanego, które nie powinno być zainstalowane lub użytkowane (np. bez wymaganych licencji, bez wsparcia producenta czy w nieaktualnych wersjach, a nawet niebezpieczne);
- w 47% podmiotów stan oprogramowania oznaczał ryzyko poważnego niebezpieczeństwa (stwierdzono między innymi przypadki instalowania programów bez poprawek krytycznych);
- 41% podmiotów korzystało z oprogramowania użytkowanego nielegalnie,
- 41% organizacji korzystało z oprogramowania niedopuszczonego do korzystania w danym urzędzie;
- 35% jednostek dysponowało aplikacjami w stadium EoL, czyli wycofywanymi z powodu okresu używalności.
Powodem takich problemów był niewystarczający monitoring oprogramowania używanego w jednostkach oraz brak dostatecznej wiedzy dotyczącej warunków licencji danego programu.
W aż 59% jednostek zabrakło pełnej wiedzy o posiadanym oprogramowaniu, ze względu na niekompletne spisy programów i licencji. W rezultacie ustalenie rzetelnej liczby faktycznie wykorzystanych, zainstalowanych programów nie było możliwe. Podobnie jak ustalenie faktycznego wykorzystania posiadanego oprogramowania.
– Problem jest ogólnopolski i dotyczy zwłaszcza małych samorządów, do 10 tysięcy mieszkańców. W nich nierzadko cyfryzacja oparta jest na zeszycie schowanym w szufladzie, w którym przechowujemy ważne informacje, i to on jest dla urzędników wiążący – diagnozuje dr inż. Janusz Sasak, doktor nauk ekonomicznych w zakresie zarządzania Uniwersytetu Jagiellońskiego i ekspert Banku Światowego.
Do rewolucji cyfrowej potrzeba nie tylko pieniędzy
Brak odpowiednich funduszy na wdrażanie procesów cyfryzacji to niejedyny problem, z jakim muszą mierzyć się samorządy. Istotnym czynnikiem hamującym postęp cyfryzacji są także problemy kadrowe oraz brak świadomości cyfrowej.
Polskie samorządy, w ramach unijnych funduszy, mają otrzymać z Krajowego Planu Odbudowy 549 milionów złotych na cyfryzację, które mają pomóc zasypać nierówności między urzędami w dużych ośrodkach a wiejskimi gminami.
Czy takie wsparcie finansowe faktycznie pomoże we wdrożeniu cyfryzacji? To nie jest takie oczywiste.
Duży problem stanowi świadomość urzędników i podejście do zmian, jakie niesie cyfryzacja. Często lepiej odbierane są inwestycje w infrastrukturę, a nie w cyfryzację, która jest postrzegana jako koszt.
– Dla wielu samorządowców ważniejsze jest wydanie pieniędzy na te widoczne dla obywateli elementy: drogi, chodniki, place zabaw. A nie na cyfryzację, zwłaszcza w mniejszych miejscowościach, niezamieszkałych przez młodych, w których informatyzacja nie jest pożądana – zauważa Konrad Spryńca.
Samorządowcy wskazują także, że w niemal połowie urzędów problemem są braki kadrowe – urzędnicy są nieprzeszkoleni, niewykwalifikowani, niezainteresowani wdrażaniem cyfryzacji. Dlaczego?
Małych samorządów bardzo często nie stać na zatrudnienie wykształconych informatyków, tym bardziej analityków danych, czy specjalistów znających się na bezpieczeństwie systemów teleinformatycznych.
– Z jednej więc strony w małych gminach i powiatach korzystamy z nie do końca bezpiecznych i legalnych oprogramowań, z drugiej – wiele ważnych informacji jest kompletnie poza systemem. Nie ma spójnego programu łączącego dokumentację w urzędach. I nie ma ekspertów, bo wielu samorządów po prostu nie stać na zatrudnienie choćby jednego wykształconego, dobrego informatyka, nie mówiąc już o analitykach danych – dodaje dr Sasak z UJ.
Cyfryzacja wywołuje lęk przed utratą pracy. Jak go pokonać?
Niechęć do wdrażania nowych rozwiązań wynika ponadto ze strachu przed utratą pracy. Tymczasem wdrożenie systemu informatycznego to nie zagrożenie, tylko szansa i taki przekaz powinien płynąć od kierownictwa każdej jednostki do wszystkich podwładnych zaangażowanych w procesy cyfrowej transformacji w samorządach.
– W rozmowach z urzędnikami warto od początku używać katalogu korzyści. Podkreślać, że cyfryzacja i wdrażanie procesu informatycznego to dla pracowników szansa, nie zagrożenie. Dla wielu urzędników cyfryzacja to wizja: zwolnią mnie. A tak nie jest. Jeśli polegniemy na komunikacji, cyfryzacja nie będzie miała prawa się udać.”
Dr inż. Paweł Schmidt, dyrektor Centrum Obsługi Informatycznej Urzędu Miasta Krakowa zaznacza, że na społeczne bariery trafiali także u siebie, w krakowskim magistracie.
– W Krakowie większość wewnętrznego obiegu dokumentów działa elektronicznie. Samo zainstalowanie systemu i przeszkolenie użytkowników było najprostsze. Opór przed zmianą i wdrożeniem systemu w codzienną pracę był olbrzymi. Przełożeni jasno jednak powiedzieli, że nie ma wyjścia, musimy działać w e-obiegu, pojawili się liderzy zmian, zespół pracował konsekwentnie. I udało się. Bez silnego przewodzenia tej zmianie, silnego leadershipu zmiana nie byłaby możliwa – mówi Paweł Schmidt.
Co jeszcze można zrobić, aby wdrażanie cyfryzacji przebiegło pomyślnie?
– Żeby cyfryzacja się powiodła, kluczowa jest tutaj wąska współpraca z biznesem, szkoleniowcami, koordynatorem, który pomaga w procesie informatyzacji – przekonuje Konrad Spryńca.
Czy obywatele rzeczywiście oczekują dostępu do e-urządu?
Debata „Gazety Wyborczej” była również przestrzenią do rozmów o oczekiwaniach obywateli względem e-urzędu. Eksperci przyznali, że cyfryzacja powinna być opcją dla obywateli – nie przykrym obowiązkiem, do którego są zmuszani. Dotyczy to szczególnie osób starszych, które są przyzwyczajone do tradycyjnej, bezpośredniej obsługi.
– Dobrze przeprowadzona cyfryzacja powinna być niewidoczna, jak najmniej inwazyjna. I zawsze powinna być alternatywna. Jeśli odbiorca chce skorzystać z e-rozwiązania, to może, ale nie musi. Ma wybór – podkreśla dr inż. Paweł Schmidt.
– Samorząd jest dla obywateli. Tu nie ma miejsca na wykluczenia. Są osoby, które będą korzystały z e-usług, ale i osoby, które tego odmawiają. I to również trzeba uszanować – podkreślał Konrad Spryńca.
Jak się jednak okazuje, nie tylko starsze osoby mogą mieć problem z technologią.
Dr inż. Janusz Sasak: – To nie jest tak, że problemy z cyfrowym samorządem mają tylko osoby starsze, które nie dorastały otoczone technologię. Obserwuję swoich studentów i to wcale nie jest tak, że młodzi są zawsze świetnie rozwinięci technologicznie. Bo oni świetnie korzystają ze smartfonów, ale ze zdobyczy technologii jako takiej nierzadko korzystają, zaledwie dryfując po powierzchni. Powinniśmy więc koncentrować się na kształceniu młodych pokoleń – przekonuje naukowiec.
Do w pełni cyfrowego samorządu daleka droga i niewykluczone, że doczekają jej dopiero następne pokolenia. Niewątpliwym krokiem milowym była – jak zgodnie mówili paneliści – pandemia koronawirusa, która przyspieszyła te zmiany, które dziś powinny być wdrażane i kontynuowane w ogólnopolskich samorządach.
Bibliografia:
W samorządach ochrona danych osobowych bez ochrony – Najwyższa Izba Kontroli (nik.gov.pl)
