Rozwój technologii zawsze jest sumą losów ludzi, którzy ją tworzą. Skąd wzięli się w środowisku IT? Jak przekładają swoje doświadczenia na rozwiązania, które kreują? Przez lata firma Soneta napisała wiele takich historii. Przyglądamy się im w ramach cyklu rozmów pod zbiorczą nazwą #LudzieSonety.
Spis treści:
- Soneta – specjaliści od kadr, płac i księgowości
- Praca zdalna – co warto wiedzieć o nowych przepisach?
- Przyszłość pracy zdalnej
- Dlaczego poukładany biznes to podstawa?
Joanna Walentek – kierownik projektu Kadry i Płace w firmie Soneta. Z branżą ERP związana od niemal 20 lat. Zawodowo przekłada skomplikowany język przepisów na praktykę, współtworząc nowoczesne rozwiązania informatyczne.
Soneta – specjaliści od kadr, płac i księgowości
Tradycyjnie na początek naszych rozmów: dlaczego Soneta?
Początkowo tego nie planowałam. Swoje życie zawodowe wiązałam z rolą księgowej. W tym kierunku też się kształciłam, studiując na uczelni ekonomicznej. Ukończyłam studia i podążałam dalej tą ścieżką, pracując w biurze rachunkowym, a następnie w grupie hoteli WAM.
Skąd więc ten zwrot?
Podczas pracy w grupie hoteli zaczęły się moje kontakty z firmą Soneta. To właśnie u nas Robert Czuła wraz z Jadwigą Wojtas przeprowadzali jedno z pierwszych wdrożeń enovy365. Miałam przyjemność poznać Prezesa i współpracować przy procesie tego wdrożenia. Krok po kroku, w jego trakcie poznawaliśmy się coraz lepiej, aż w końcu…
Pojawiła się propozycja pracy.
Tak, jako konsultant modułu Kadry Płace.
Od tego momentu upłynęło już kilkanaście lat, to długa droga. Co napędza człowieka na taki dystans: pasja, sprzyjające środowisko pracy, czy wszystko po trosze?
Raczej to ostatnie. Choć w dużej mierze to po prostu kwestia tego, że przełożenie i interpretacja przepisów prawa na bieżące realia to tematy, które ja po prostu bardzo lubię. Sprawia mi to przyjemność, jest ciekawe. Soneta dała mi możliwość przełożenia tego, co lubię, na technologię. Dlatego ta droga wciąż mnie fascynuje i nie ma dnia bez nowego wyzwania.
To duży napęd.
W ostatnich latach tak duży, że śledzę zmiany w przepisach nie tylko w pracy, lecz i poza nią. To moje hobby. Łączenie go z nowoczesnymi technologiami i prezentowanie ludziom nowych możliwości, wyznaczanie trendów na rynku jest dla mnie bardzo satysfakcjonujące.
Człowiek widzi prawdziwe przełożenie zmian prawnych na realia, na działanie systemu.
Dokładnie.
Przeszłaś drogę od konsultanta do kierownika. Co najbardziej cenisz w miejscu, w którym jesteś teraz?
To jest kilka aspektów. W pierwszej kolejności fakt, że mimo chaosu częstych zmian w przepisach, moje środowisko pracy jest poukładane. Około 4-5 lat temu nastąpiła u nas duża transformacja. Wprowadzono nowe procedury, nowe schematy pracy: DevOps, czy też SCRUM. One pozwoliły nam – mimo pandemii, mimo licznych zmian prawa – zachować spokój i nadal projektować aplikację na czas.
System ujmuje w chłodne ramy tą wysoką dynamikę zmian.
Tak. Cenię sobie jeszcze ludzi, z którymi mogę współpracować. To jedna z najważniejszych rzeczy.
Zdecydowanie.
Pracuję na co dzień w zespole, który lubi ze sobą współpracować. To kilkanaście osób, które w tym roku podzieliło się na zespół rozwojowy i utrzymujący system. Wszyscy jednak bardzo się szanują. Każdy pracownik mojego działu jest istotną cegiełką, która pozwala nam dostarczyć na czas – i w odpowiednim zakresie – to, czego potrzebują nasi Klienci. Dziękuję więc swojemu zespołowi, bo to on stoi za tym sukcesem. Dzięki nim mamy najlepszy moduł kadrowo-płacowy w kraju.
Brzmi dumnie.
Myślę, że tak. Za tym jednak idzie też widoczna sprzedaż licencji kadrowo-płacowych. Ona z roku na rok rośnie. Odważnie stajemy do przetargów i wdrożeń w dużych instytucjach państwowych. Nasze oprogramowanie jest cenione, rozpoznawalne na rynku i ludzie wiedzą, że wszystkie zmiany w przepisach zostaną dostarczone na czas. Jednocześnie technologia, nad którą pracują inne działy, pozwala modułowi kadrowo-płacowemu w Polsce wypłynąć. To wspólna praca.
Praca zdalna – co warto wiedzieć o nowych przepisach?
A propos więc zmian w przepisach. Za nami nowelizacja Kodeksu Pracy, regulująca zasady pracy zdalnej. Jak daleko to wpłynie na codzienność polskich pracowników?
Tak, jesteśmy w przededniu wejścia w życie dwóch dużych ustaw. Obydwie mają wpływ na Kodeks Pracy. Pierwsza z nich reguluje pracę zdalną, druga – wdraża zasady unijne w temacie równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym.
Work-life balance.
Tak. Obie te ustawy mają istotny wpływ na codzienność funkcjonowania przedsiębiorstw. Regulacja pracy zdalnej poprzez Kodeks Pracy pomaga pracodawcom ją ustrukturyzować i wprowadzić w codzienne życie firmy. Pierwsza regulacja tego typu została wprowadzona trzy lata temu, przy okazji pandemicznej tarczy antykryzysowej. Te przepisy jednak były niejasne, wymagały ułożenia, by więcej firm z nich korzystało. Teraz są już znacznie konkretniejsze.
Jak więc wyglądają?
Po pierwsze, pracownik musi zadeklarować, że ma odpowiednie warunki lokalowe do prowadzenia pracy zdalnej. Po drugie – ma obowiązek powiadomienia pracodawcy, w jakich lokalizacjach będzie pracował. Taki przykład z życia wzięty, raczej dla wszystkich zrozumiały: ja na co dzień pracuję w Krakowie, pod swoim adresem zamieszkania. Natomiast w okresie wakacyjnym lubię przebywać w domku na wsi, więc składam wniosek o zmianę lokalizacji na ten właśnie domek na wsi.
Pewnie, latem mnóstwo osób zmienia lokalizację.
Właśnie. W związku z tym naprzeciw tej sytuacji wychodzi też enova365 i umożliwia składanie takich wniosków w Pulpicie Pracownika. Musimy jednak mieć na uwadze jedną rzecz. To, że Kodeks Pracy to umożliwia, nie oznacza, że będziemy zawsze pracować z dowolnego miejsca na świecie.
Dlaczego nie?
Pracodawca określa regulamin pracy zdalnej, w jakim możemy się poruszać. Jego względy organizacyjne nie ułatwiają pracy zagranicznej i myślę, że ona nie będzie często spotykała się ze zgodą. To są sytuacje, w których – dajmy na to – pracujemy z Włoch, i zdarza się nam wypadek. W myśl obecnych przepisów, to pracodawca musiałby finansować obsługi pracownika w czasie wypadku poza granicami kraju. To nie jest więc tylko kwestia chęci, ale też pewnych konsekwencji.
Które nie muszą być komfortowe dla pracodawcy, i wolałby ich uniknąć.
Dokładnie tak. Dlatego trzeba mieć to na uwadze i rozumieć, że pracodawca nie zawsze chętnie będzie się zgadzał na tego typu lokalizacje.
Jasne.
Ustawa wprowadza też różne wnioski: praca zdalna na wniosek pracownika, na wniosek pracodawcy, dla kobiet w ciąży, opiekuna osoby niepełnosprawnej, rodzica dziecka do 4 roku życia… Jest też tzw. praca zdalna okazjonalna. Ustawodawca przewidział 24 dni, o które może zawnioskować pracownik w jej ramach. Pracodawca też niekoniecznie musi się na nią zgodzić, ale wówczas musi podać przyczynę odmowy.
Mnóstwo opcji.
Myślę, że ważnym elementem budowania świadomości pracownika jest też to, że Kodeks Pracy narzuca na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. My w Sonecie od 1,5 roku korzystamy z eRCP do potwierdzania obecności w pracy. Każdy loguje się, wbijając wejście, wyjście z pracy, wyjście prywatne czy służbowe lub dowolne inne nieobecności.
W ten sposób również system wychodzi naprzeciw przepisom.
Tak jest. Ułatwia dotrzymanie formalności, które nakłada na pracodawcę Kodeks Pracy.
I wszyscy na tym korzystają. Jest łatwiejszy obieg informacji.
Dokładnie tak. Dzięki temu mamy system, który jest kompleksowo przygotowany, by wdrożyć ustawę o pracy zdalnej od A do Z.
Jakie są założenia drugiej z ustaw?
Drugą ważną ustawą jest ta o work-life balance. Kodeks Pracy po wprowadzeniu tych zapisów zakłada wydłużenie urlopów: rodzicielskiego i ojcowskiego. Zmienia też wysokość zasiłku rodzicielskiego, wprowadza nowy tryb urlopu opiekuńczego, czy zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Tu również ustawodawca wprowadza ułatwienia w tzw. elastycznej organizacji pracy dla opiekunów dzieci do 8 roku życia.
Przyszłość pracy zdalnej
Wspomniałaś wcześniej o regulacjach pandemicznych. Myślisz, że przez ostatnie intensywne trzy lata przeżyliśmy szczyt zainteresowania pracą zdalną? Chyba każdy pracodawca musiał się z nią wtedy zetknąć.
Tak naprawdę właśnie teraz dochodzimy do takiego momentu, gdzie pracodawcy muszą uregulować zasady pracy zdalnej. To jest ważny element – do tej pory każda firma działała tak, jak to rozumiała, ale teraz wszyscy mają funkcjonować podobnie. Kodeks Pracy to reguluje.
Dostajemy konkret.
Tak. Musi być regulamin, określone zasady RODO – bo przecież w domu ktoś może mi zajrzeć przez ramię i mogą wyciec dane – czy też BHP. Pracownik musi być przeszkolony. Jeśli pracodawca tego nie wdroży, to może się to wiązać z określonymi karami przy kontroli PIP.
Jaka jest płaszczyzna dalszego rozwoju form pracy zdalnej?
Obserwowaliśmy przez te lata rynek i zdefiniowaliśmy kilka schematów, wedle których firmy wdrażają pracę zdalną. Zazwyczaj jest to model hybrydowy, który możemy podzielić na kilka wariantów. Zazwyczaj pracodawcy określają: trzy dni w tygodniu możesz pracować zdalnie, dwa stacjonarnie. Ewentualnie określają limit miesięczny – dajmy na to 15 dni zdalnie, reszta w biurze. W niektórych wypadkach jest też jak u nas, w Sonecie.
Dwa dni w miesiącu stacjonarnie, całym działem.
Tak. Każdy pracodawca musi się określić. Pamiętajmy jednak, że praca zdalna jest możliwa tylko na określonych stanowiskach. Jeśli – na przykład – ktoś pracuje w produkcji, przy maszynie, to niestety nie może wykonywać tej pracy w żadnej zdalnej formie. Ci pracownicy nie będą robić tego nigdy.
To prawda, niezależnie od technologii nie będzie się dało przełożyć tej mechanicznej pracy na zdalne realia.
Dokładnie. Natomiast, w związku z tym, plany rozwojowe koncentrujemy na płaszczyźnie potwierdzania czasu pracy. W tym roku dużo pracujemy nad rozwijaniem ewidencji czasu pracy u zatrudnionych na różnych typach umów: zarówno tych o pracę, jak i B2B. Dajemy możliwość rozliczania tego typu usług na kalendarzu.
Brzmi jak duże ułatwienie dla osób zarządzających.
To jeden z elementów, który rozwijamy, by docelowo stworzyć nowy moduł grafikowania czasu pracy dla wszystkich jej form, które mogą wystąpić w przedsiębiorstwie.
Dlaczego poukładany biznes to podstawa?
My sami przez ponad 20 lat również przeszliśmy długą drogę jako organizacja, we wszystkich możliwych formach. Miałaś okazję to obserwować. Jak oceniasz te zmiany i jak widzisz przyszłość?
Gdy rozpoczynałam pracę w Sonecie, to byłam ósmym lub dziewiątym pracownikiem w całej firmie. Proces komunikacji był uproszczony, pracowaliśmy w dwóch pokojach. W zasadzie cały czas byliśmy razem i załatwialiśmy wtedy wszystkie ważne sprawy. Nie trzeba było czekać, by coś przedyskutować. Dzięki temu, że firma rosła, ja sama też mogłam rozwijać się zawodowo.
Dochodziły kolejne cegiełki i obszary.
Poznawałam nowe technologie, narzędzia, przepisy. Dlatego nie szukałam i do dziś nie szukam rozwoju poza firmą.
Pojawiali się też kolejni ludzie.
W tej chwili jest nas już niemal 200, przeszliśmy kilka transformacji tak technologicznych, jak i biurowych. Kiedy było nas mniej, wiele rzeczy robiliśmy trochę ad hoc.
Każdy nieco zajmował się wszystkim.
Tak. Teraz mamy wszystko poukładane. To było widać podczas pandemii.
W jaki sposób?
Mogliśmy się szybko przestawić z pracy stacjonarnej na zdalną. W wypadku Sonety to stało się tak naprawdę przez jeden weekend w początkach pandemii. 48 godzin wystarczyło, by zorganizować firmę na nowo.
Błyskawiczne tempo.
I pokazuje, że byliśmy na to – w przeciwieństwie do wielu innych firm – przygotowani. Moglibyśmy również spokojnie zrobić to przed pandemią. Myślimy nie tylko o produkcie, ale i nowoczesnej firmie.
Co przekłada się na działanie w praktyce i stanowi przewagę.
Dokładnie tak.
Na sam koniec klasycznie jeszcze: wróćmy do Ciebie. Czym zajmujesz się w wolnym czasie – do czego uciekasz od dynamicznej pracy nad przepisami?
Od 10 lat mam drugi etat w postaci dwójki dzieci. Mają 8 i 10 lat, stają się coraz bardziej samodzielne, ale nadal spędzamy razem mnóstwo wolnego czasu. Przy okazji ich rozwoju następuje też mój rozwój. W zeszłym roku rozpoczęłam przygodę z pływaniem na SUPie – to szybko stało się jednym z moich ulubionych zajęć. Teraz czekam, aż zrobi się jeszcze trochę cieplej i być może w maju do tego wrócimy.
Pięknie.
Robimy to wspólnie z dziećmi. Zaczęliśmy to na Bagrach, to świetne miejsce w mieście do wypoczynku. Moje dzieci uwielbiają pływać na SUPie, ja również. Łączę przyjemne z pożytecznym.
