Przy budżetowaniu tradycyjnym, część prognoz szybko staje się nieaktualna. Problem ten do pewnego stopnia wyeliminujesz gdy wdrożysz budżetowanie kroczące. Na czym polega, jakie ma wady i zalety oraz jak je wdrożyć w firmie dowiesz się z tego artykułu.
Spis treści:
- Dlaczego firmy porzucają tradycyjne budżetowanie?
- Budżetowanie dynamiczne alternatywą dla statycznych budżetów
- Budżetowanie kroczące – wady i zalety
- Proces wdrożenia budżetowania kroczącego w firmie – jak może wyglądać?
Najważniejsze informacje:
- Szybka utrata aktualności to jedna z największych wad tradycyjnego budżetowania.
- Alternatywą dla budżetów statycznych jest budżetowanie kroczące.
- Budżet kroczący jest regularnie aktualizowany. Dane, jakie były prognozowane na okres, który upłynął, zastępowane są danymi rzeczywistymi. Jednocześnie do prognoz dodawany jest kolejny okres, dzięki czemu budżet zawsze obejmuje pełny okres budżetowy.
- Budżet kroczący zawiera trafniejsze prognozy, jest bardziej obiektywny i zapewnia lepsze wsparcie dla podejmowanych decyzji niż budżet tradycyjny. Zarządzanie budżetem rolowanym jest jednak bardziej pracochłonne.
Dlaczego firmy porzucają tradycyjne budżetowanie?
Budżet firmy, który jest zestawieniem przewidywanych dochodów i wydatków na dany okres (np. na nadchodzący kwartał lub rok), jest jednocześnie swego rodzaju kontraktem między menedżerami średniego szczebla lub kierownikami projektów a zarządem. Swoje budżety mają zwykle wszystkie jednostki firmy czy większe projekty.
Tradycyjnie budżet w firmie służy do koordynowania wszystkich finansowych działań organizacji, a także komunikowania jej finansowych celów i oczekiwań. Budżet to także narzędzie do motywowania menedżerów do działania na korzyść organizacji – stanowi swego rodzaju kaganiec finansowy, który ogranicza wydatki. Nie każdy budżet w firmie realizuje jednak te cele, bo tradycyjne budżetowanie stwarza firmom wiele problemów.
- Budżetowanie jest czasochłonne.
Niektórzy menedżerowie szacują, że praca nad budżetem zabiera nawet 20-30% ich czasu i uważają, że tylko niewielka część tego czasu jest efektywnie spędzona. Na czasochłonność budżetowania wpływa, między innymi, konieczność alokowania zasobów na dużym poziomie szczegółowości.
- Budżet firmy szybko się dezaktualizuje.
Wiele budżetów traci aktualność wkrótce po tym, jak powstają. Jest to efektem zmieniającego się środowiska biznesowego, które ewoluuje pod wpływem koniunktury gospodarczej, konkurencji, postępu technologicznego, czy opóźnień w realizacji projektów. Te czynniki często sprawiają, że trudno jest dokładnie przewidzieć nie tylko przychody, ale także wydatki.
- Konwencjonalne budżetowanie nie zachęca do działania w najlepszym interesie firmy.
Menedżerowie odpowiedzialni za centra kosztów czasem chcą pozyskać więcej funduszy niż rzeczywiście potrzebują lub celowo zaniżają swoje cele sprzedażowe, żeby ich wyniki wyglądały lepiej w stosunku do planów. Co więcej, wydają wszystkie zabudżetowane środki, choć nie wszystkie te wydatki są uzasadnione z punktu widzenia celów organizacji.
- Decydowanie o sposobie alokacji zasobów jest trudne.
Elementem budżetowania jest podział ograniczonych zasobów między działy i projekty. Decydowanie, jak to zrobić jest trudnym zadaniem, a niewłaściwy podział zasobów – czyli taki, który nie wspiera realizacji celów firmy – prowadzi do nieefektywności lub przychodów poniżej oczekiwań.
Budżetowanie dynamiczne alternatywą dla statycznych budżetów
Żeby poradzić sobie ze wspomnianymi wyżej wyzwaniami coraz więcej biznesów stosuje budżetowanie dynamiczne, takie jak na przykład budżet kroczący, czyli rolling forecast.
Co to jest budżetowanie dynamiczne?
Tradycyjny budżet powstaje zwykle raz do roku. Po kilku miesiącach jego założenia mogą stać się nieaktualne, bo nieaktualizowany budżet może nie odzwierciedlać zmieniającego się otoczenia biznesowego. Jego przeciwieństwem jest – bardziej elastyczne – budżetowanie dynamiczne. Polega na dostosowywaniu budżetu do zmieniającej się sytuacji, przy wykorzystaniu aktualnych danych z różnych obszarów firmy. A jak wiadomo, dzięki big data tych danych jest coraz więcej. Może ich dostarczać w czasie rzeczywistym na przykład system ERP.
Budżetowaniem dynamicznym jest budżetowanie kroczące, zwane także budżetowaniem rolowanym.
Czym jest budżet kroczący czyli rolling forecast?
Budżet kroczący, albo budżet rolowany (ang. rolling forecast) to narzędzie dynamicznego planowania finansowego. Przy budżetowaniu kroczącym budżet na kolejny okres czasu (np. rok) jest regularnie aktualizowany – na przykład co miesiąc. Jeżeli jakaś firma tego potrzebuje, może to też robić częściej, na przykład co tydzień.
Przy każdej aktualizacji prognozowane dane na okres, który właśnie minął, zastępowane są rzeczywistymi, a do prognoz dodawany jest kolejny okres. Dzięki temu firma zawsze dysponuje prognozami na taki sam okres w przyszłości. Co więcej, prognozy na najbliższe okresy są bardzo precyzyjne, bo dane są często aktualizowane w oparciu o rzeczywiste wyniki i w reakcji na zmieniające się warunki. Daje to dokładniejszy obraz planowanej sytuacji finansowej i pozwala podejmować lepsze decyzje niż wtedy, gdy budżet jest statyczny.
Dla zrozumienia pojęcia budżetu kroczącego ważna jest świadomość, że w przeciwieństwie do tradycyjnego budżetu skupia się on na tym, co się prawdopodobnie wydarzy. Dane historyczne są tylko punktem wyjścia do jego utworzenia. Później jednak są ciągle aktualizowane biorąc pod uwagę:
- zmiany wielkości rynku czy udziału firmy w rynku,
- czynniki makroekonomiczne,
- poziom zatrudnienia,
- dostępność materiałów i ich koszty,
- różne inne czynniki, które mogą mieć wpływ na wyniki firmy.
Budżet kroczący – przykład
Budżetowanie kroczące to ciągły proces, polegający na zastępowaniu danych prognozowanych rzeczywistymi, a następnie dodawaniu do budżetu kolejnego prognozowanego okresu.
Jeżeli budżet kroczący obejmuje 12 miesięcy, czyli przykładowo, okres od stycznia do grudnia 2024 roku, i jest aktualizowany co miesiąc, pierwsze zmiany trzeba w nim wprowadzić już na początku lutego, kiedy tylko pojawią się dane za styczeń. Trzeba nimi zastąpić styczniowe prognozy i jednocześnie zaktualizować przewidywania na kolejne 12 miesięcy. Pierwszym prognozowanym miesiącem będzie więc po aktualizacji luty 2024 a ostatnim styczeń 2025 r. Prognoza nadal obejmuje okres 12 miesięcy, ale przesuwa się co miesiąc. Właśnie to przesuwanie się prognozy w czasie wyróżnia budżet kroczący.
Przykład odwrotny to budżet statyczny czyli tradycyjny. Prognoza jest tworzona na z góry określony okres czasu i nie zmienia się to do końca obowiązywania okresu budżetowego.
Budżetowanie kroczące – wady i zalety
Budżet kroczący sprawdza się jako ważny element planowania finansowego i – według wielu dyrektorów finansowych – daje więcej korzyści niż budżetowanie tradycyjne. Należą do nich między innymi:
- Większa dokładność prognozowania
Ponieważ budżety kroczące aktualizuje się częściej niż statyczne budżety firmy mają więcej możliwości wprowadzania poprawek i urealniania oczekiwań; co więcej, budżety rolowane dokładniej odzwierciedlają otoczenie biznesowe w firmie i poza nią, niż inne dokumenty służące do planowania finansowego.
- Bardziej obiektywne prognozy
Prognozy kroczące opierają się na danych, takich jak moce produkcyjne czy udział w rynku, a nie na opiniach czy przypuszczeniach. Co więcej, w miarę aktualizacji danych można analizować odchylenia od prognoz i wprowadzać odpowiednie korekty w nowo prognozowanym okresie, żeby zwiększać trafność przewidywań.
- Większa elastyczność biznesu
Dobrze przygotowane prognozy kroczące powinny wcześnie sygnalizować zmiany w wynikach firmy. Menedżerowie wykorzystujący prognozy rolowane, wcześniej otrzymają takie informacje, dzięki czemu będą mieć więcej czasu na to, by odpowiednio zareagować i przygotować się na zmiany.
- Lepsze wsparcie dla podejmowanych decyzji
Budżetowanie kroczące sprzyja lepszym decyzjom biznesowym, bo zawiera bardziej aktualne dane. Zwiększa też świadomość zarządu i innych osób analizujących prognozy na temat czynników, wpływających na wyniki biznesowe.
Jak wynika z powyższego budżetowanie kroczące ma wiele zalet. Z drugiej strony, wadą budżetowania kroczącego jest przede wszystkim jego pracochłonność, a więc także wysokie koszty takiego sposobu prowadzenia budżetu.
Proces wdrożenia budżetowania kroczącego w firmie – jak może wyglądać?
Budżetowanie kroczące w firmie wymaga dobrego planowania oraz wykorzystania narzędzi, które dają szybki dostęp do danych z różnych obszarów działania firmy i umożliwiają ich analizę. Może składać się z trzech etapów.
1. Ustal cele tworzenia budżetu kroczącego i najważniejsze parametry z tym związane
Czemu budżet w firmie ma służyć? Jakie role w firmie będą czerpać z niego informacje i bazować na nim przy podejmowaniu decyzji? Kto będzie tworzył taki dynamiczny budżet i kto będzie dostarczał do niego dane? Czy budżet kroczący będzie powstawał dla całej firmy czy dla wybranych działów?
To wszystko pytania, na które warto znać odpowiedzi jeszcze przed rozpoczęciem pracy nad budżetem. Poza tym, warto zdecydować, jaki będzie stopień szczegółowości gromadzonych danych, jak często będą aktualizowane i jaki będzie prognozowany okres, a także jakie parametry będą analizowane.
2. Stwórz budżet kroczący
Samo budżetowanie kroczące może być trudne z powodu dużego wolumenu danych, jaki trzeba brać przy tym pod uwagę. Dlatego do agregowania danych z różnych obszarów organizacji można wykorzystać system ERP, dzięki czemu proces będzie mniej pracochłonny i bardziej bezbłędny. Narzędzia takie jak enova365 pozwalają też na przykład na śledzenie kosztów w czasie rzeczywistym czy kontrolę realizacji budżetu.
Czytaj także: Jak usprawnić budżetowanie?
3. Aktualizuj, analizuj odchylenia od założeń i koryguj
Kiedy budżet kroczący jest już gotowy, regularnie zasilaj swoją prognozę budżetową najnowszymi danymi i aktualizuj przewidywania w oparciu o rzeczywiste, najświeższe dane z poprzedniego okresu. Bierz pod uwagę nie tylko zmieniającą się sytuację w firmie, ale także dane rynkowe i zewnętrzne parametry wpływające na Twoją sytuację finansową. Takie działanie pozwoli Ci elastyczniej odpowiadać na fluktuacje rynkowe, korzystać z pojawiających się możliwości i precyzyjniej planować.
Przy każdej aktualizacji budżetu kroczącego warto też aktualizować odchylenia od prognoz, żeby wprowadzać korekty w przyszłości.
Podsumowanie
Bez względu na to, czy stosujesz w firmie budżetowanie kroczące, czy zarządzanie budżetem odbywa się przy pomocy innych metod warto skorzystać z narzędzi, które mogą Cię przy tym wesprzeć. System ERP enova365 pomoże Ci agregować dane z różnych obszarów firmy, a także śledzić koszty w czasie rzeczywistym czy kontrolować realizację budżetu.
Żeby dowiedzieć się jak enova365 może wesprzeć zarządzanie finansami w Twojej firmie jeszcze dziś umów bezpłatną prezentację lub pobierz demo oprogramowania.
Bibliografia:
- E. Nowak (red.), Budżetowanie kosztów przedsiębiorstwa, ODDK, Gdańsk 2002
- Harvard Business Review, Why Budgeting Fails: https://capitalizeconsulting.com/wp-content/uploads/2020/05/HBR_Why_Budgeting_Fails_112014.pdf
