W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym oprogramowanie musi nadążać za potrzebami firmy. Jak rozpoznać, że dany program nie jest już wystarczający? Przedstawiamy 8 sygnałów, które świadczą o tym, że przyszedł czas na upgrade oprogramowania.
Spis treści:
- Kiedy potrzebny jest firmie upgrade oprogramowania?
- Wolne działanie systemu
- Zwiększona liczba błędów i awarii
- Brak wsparcia technicznego
- Niezgodność z nowymi systemami i technologiami
- Wzrost potrzeb biznesowych
- Trudności w integracji z innymi systemami
- Niezadowolenie użytkowników
- Zwiększone koszty utrzymania
Najważniejsze informacje:
- Niedopasowany do potrzeb firmy program obniża jej efektywność i naraża ją na utratę danych, co prowadzi do strat finansowych, demotywacji pracowników i utraty reputacji.
- Wolne działanie programu, częste awarie, brak kompatybilności z nowymi systemami i niezadowolenie użytkowników świadczą o tym, że warto przygotować się na upgrade oprogramowania.
- Jeżeli program nie jest w stanie efektywnie zaspokajać rosnących potrzeb biznesowych firmy warto rozważyć inwestycję w system ERP, który rośnie wraz z potrzebami przedsiębiorstwa.
Kiedy potrzebny jest firmie upgrade oprogramowania?
Oprogramowanie dla firmy odgrywa kluczową rolę w jej efektywnym funkcjonowaniu. Z czasem jednak systemy mogą przestać spełniać rosnące wymagania, co wymusza konieczność ich uaktualnienia. Kluczowe sygnały, które wskazują na potrzebę upgrade’u to:
- wolne działanie systemu,
- zwiększona liczba błędów i awarii,
- brak wsparcia technicznego,
- niezgodność z nowymi systemami i technologiami,
- wzrost potrzeb biznesowych,
- trudności w integracji z innymi systemami,
- niezadowolenie użytkowników,
- zwiększone koszty utrzymania przestarzałych aplikacji.
Podjęcie decyzji o unowocześnieniu systemu ma duże znaczenie dla utrzymania konkurencyjności firmy oraz efektywnego działania jej systemów. W dalszej części artykułu omawiamy szczegółowo wymienione wyżej czynniki.
1. Wolne działanie systemu
Wolne działanie systemu wpływa nie tylko na wydajność pracy, ale także morale zespołu. Badania pokazują, że pracownicy mogą tracić nawet do 46 minut dziennie na oczekiwanie, aż oprogramowanie zareaguje lub załaduje potrzebne dane. W skali miesiąca oznacza to godziny stracone na bezproduktywne czekanie. Frustracja związana z nieefektywnym narzędziem pracy może wpływać na zwiększony stres pracowników i spadek ich zaangażowania oraz satysfakcji z wykonywanych obowiązków.
Ponadto spowolnione oprogramowanie często negatywnie wpływa na obsługę klientów. W sytuacjach, gdy liczy się szybka reakcja, każde opóźnienie może prowadzić do niezadowolenia klienta i utraty zaufania do firmy.
2. Zwiększona liczba błędów i awarii
Przestarzałe oprogramowanie do prowadzenia firmy często staje się źródłem licznych awarii i problemów technicznych. Te mogą znacząco wpłynąć na codzienną działalność firmy. Dotyczy to m.in.:
- częstego zawieszania się systemu: starsze systemy operacyjne i aplikacje mają tendencję do częstszego zawieszania się, co może prowadzić do przerywania pracy i utraty niezapisanych danych,
- błędów w działaniu aplikacji: przestarzałe oprogramowanie może zawierać niezałatane luki i błędy, które prowadzą do nieprawidłowego działania aplikacji,
- zwiększonego ryzyka cyberataków: brak regularnych poprawek i łatek sprawia, że starsze systemy stają się łatwym celem dla cyberprzestępców, co może prowadzić do wycieku danych lub zakłóceń w działalności firmy.
Powtarzające się błędy i awarie mają bezpośredni wpływ na wydajność pracy oraz ogólną efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. W konsekwencji naraża to organizację m.in. na straty finansowe, utratę cennych danych oraz uszczerbek na reputacji. Firmy, które nie są w stanie skutecznie zarządzać swoimi systemami IT, mogą zyskać reputację nieprofesjonalnych i niewiarygodnych partnerów.
3. Brak wsparcia technicznego
Brak aktualizacji stanowi jedno z największych zagrożeń dla stabilności i bezpieczeństwa firmy. Regularne aktualizacje są kluczowe, ponieważ zapewniają poprawki błędów, nowe funkcje, a przede wszystkim wzmacniają poziom zabezpieczeń. Ich brak sprawia, że oprogramowanie staje się bardziej podatne na ataki.
Gdy firma korzysta z przestarzałego systemu, który nie jest już wspierany przez producenta, wszelkie problemy techniczne muszą być rozwiązywane we własnym zakresie lub z pomocą zewnętrznych specjalistów. Generuje to dodatkowe koszty i opóźnienia. W przypadku poważniejszych awarii brak dostępu do specjalistycznego wsparcia może skutkować długotrwałymi przestojami.
4. Niezgodność z nowymi systemami i technologiami
Starsze oprogramowanie do prowadzenia firmy może nie być w stanie poprawnie współpracować z nowoczesnym sprzętem – najnowszymi komputerami, drukarkami czy innymi urządzeniami peryferyjnymi. Kolejnym problemem jest brak integracji ze współczesnym oprogramowaniem, takim jak aplikacje chmurowe czy narzędzia do pracy zdalnej.
Firmy korzystające z przestarzałego oprogramowania mogą napotkać trudności w synchronizacji danych między różnymi systemami lub w dostępie do nowoczesnych narzędzi, które usprawniają pracę zespołową i zarządzanie projektami.
5. Wzrost potrzeb biznesowych
W początkowej fazie działalności firma może z powodzeniem korzystać z podstawowych narzędzi i systemów, które spełniają jej wymagania. Jednak z biegiem czasu, gdy organizacja rozszerza swoją działalność, jej potrzeby stają się bardziej złożone. Wymagają wówczas zastosowania bardziej zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Dotyczy to szczególnie:
- zarządzania złożonością operacyjną: rosnąca złożoność operacji biznesowych może obejmować zarządzanie wieloma lokalizacjami, skomplikowanymi łańcuchami dostaw i większą liczbą transakcji finansowych – przestarzałe programy dla firm mogą nie mieć funkcji potrzebnych do skutecznego zarządzania taką złożonością,
- współpracy i komunikacji: starsze systemy mogą nie oferować narzędzi do efektywnej współpracy, takich jak integracja wszystkich obszarów przedsiębiorstwa w jednej bazie danych, integracja z platformami chmurowymi, narzędziami do wideokonferencji czy systemami do zarządzania projektami,
- skalowalności: wraz z rozwojem firmy jej potrzeby w zakresie funkcjonalności oprogramowania zwiększają się, a nieaktualne systemy nie będą w stanie efektywnie obsłużyć większej liczby użytkowników, transakcji czy integracji z innymi systemami.
6. Trudności w integracji z innymi systemami
Brak kompatybilności oraz ograniczone możliwości integracyjne starszego oprogramowania dla firmy mogą prowadzić do problemów operacyjnych wyraźnie wpływających na efektywność i elastyczność przedsiębiorstwa.
Płynna wymiana informacji między systemami jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania firmy. Integracja różnych systemów pozwala na automatyzację procesów, co zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa szybkość działania. Ponadto sprawna wymiana danych umożliwia lepsze zarządzanie zasobami i poprawę obsługi klienta. Dzięki integracji systemów informacje o zamówieniach, zapasach i dostawach mogą być automatycznie aktualizowane i dostępne dla wszystkich działów firmy w czasie rzeczywistym.
7. Niezadowolenie użytkowników
Opinie pracowników stanowią jedno z najważniejszych źródeł informacji o potrzebach firmy i skuteczności jej narzędzi pracy. Niezadowolenie użytkowników nie tylko wskazuje na problemy techniczne, ale jest zwykle połączone z:
- obniżoną produktywnością: pracownicy tracą czas na radzenie sobie z błędami, wolnym działaniem systemu lub jego awariami, co przekłada się na niższą efektywność pracy,
- frustracją i stresem: codzienne problemy z oprogramowaniem i ciągłe awarie systemu mogą obniżyć zaangażowanie pracowników i morale zespołu,
- negatywnym wpływem na kulturę organizacyjną: zbyt długo nierealizowany upgrade oprogramowania może wpływać negatywnie na postawę pracowników, co doprowadzi do pogorszenia relacji między zespołami oraz obniżenia wydajności organizacji.
8. Zwiększone koszty utrzymania
Starsze programy dla firm często nie są kompatybilne z nowoczesnymi technologiami. To może prowadzić do konieczności inwestowania w drogie rozwiązania pośrednie. Podliczając koszty związane z utrzymaniem przestarzałego oprogramowania, musimy wziąć pod uwagę:
- częstsze awarie i naprawy: przestarzałe oprogramowanie jest bardziej podatne na awarie, co oznacza, że firma musi częściej korzystać z usług serwisowych i technicznych,
- wyższe koszty wsparcia technicznego: starsze systemy często wymagają bardziej zaawansowanego wsparcia technicznego, ponieważ dostęp do znających je specjalistów staje się coraz trudniejszy,
- problemy z kompatybilnością: starsze systemy mogą nie być kompatybilne z nowymi urządzeniami, systemami operacyjnymi czy aplikacjami, co wymaga dodatkowych nakładów na integrację lub zakup nowego sprzętu.
Upgrade oprogramowania nie musi wiązać się z łatwym podjęciem decyzji. Jednak ignorowanie sygnałów, że firma wyrasta z obecnego programu, może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych i finansowych. Regularne monitorowanie wydajności systemów i wsłuchiwanie się w opinie użytkowników pomoże w przeprowadzeniu konkretnych zmian.
Warto pamiętać, że nowoczesne oprogramowanie to nie tylko narzędzie pracy, ale także inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa. Dlatego skutecznym rozwiązaniem może okazać się system ERP dla firmy. Zapewnia on szereg możliwości, dzięki którym Twoja organizacja usprawni swoją pracę. Zyska także niezbędne narzędzia do dalszego rozwoju i skalowania swoich działań.
Czytaj także: Zalety systemu ERP – co daje system ERP?
Podsumowanie
System ERP enova365 dzięki swojej modułowej budowie pozwala na dopasowanie do charakteru pracy każdego przedsiębiorstwa, bez względu na jego wielkość i branżę oraz uniknąć problemów, jakie wiążą się ze stosowaniem programu, z którego firma już wyrosła. Przetestuj funkcjonalności naszego narzędzia w wersji demonstracyjnej. Możesz też zapisać się na prezentację, w ramach której chętnie odpowiemy na każde Twoje pytanie dotyczące procesu wdrożenia i tego, jak możliwości enova365 ułatwią upgrade oprogramowania.
Bibliografia:
- https://studyfinds.org/computers-wasting-time-problems/
