Stały rozwój powinien być nadrzędnym celem każdej firmy. Do zwiększenia szans na jego osiągnięcie warto wykorzystać controlling strategiczny. Przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi proces jego wprowadzenia staje się bardzo prosty.
Spis treści:
- Systemy controllingowe – charakterystyka
- Controlling strategiczny i controlling operacyjny
- Controlling finansowy i controlling kosztów
- Controlling w przedsiębiorstwie – najważniejsze narzędzia controllingowe
- Narzędzia controllingowe w systemie ERP
Systemy controllingowe – charakterystyka
Na początek powinniśmy odpowiedzieć na pytanie – czym jest controlling? Pod tym pojęciem kryje się system zarządzania finansami, w ramach którego tworzone są specjalne centra odpowiedzialności korzystające z ustalonych wcześniej KPI (Key Performance Indicators). Tymi centrami są poszczególne działy w firmie (do których przyporządkować można np. ponoszone przez nie koszty): sprzedaż, marketing, magazyn, logistyka, administracja itp. Do głównych zadań controllingu należą więc:
- ustalanie celów finansowych;
- planowanie związanych z nimi prac;
- zarządzanie zadaniami w taki sposób, aby owe cele zostały osiągnięte.
Ma on przede wszystkim wspierać firmę w osiągnięciu i utrzymaniu płynności finansowej przy wykorzystaniu m.in. analizy przepływów pieniężnych, budżetowania, prognoz finansowych, a także innych niezbędnych danych.
W tym celu konieczne jest wdrożenie specjalnego systemu controllingu, który spełniać będzie takie założenia jak:
- przejrzystość – łatwa obsługa przez użytkownika oraz prosty dostęp do wszystkich niezbędnych funkcji. Dotyczy to również m.in. narzędzi automatyzacji wewnętrznych procesów, które mogą być pomocne przy efektywnym wdrażaniu działań controllingowych;
- elastyczność – możliwość dopasowania systemu do konkretnych potrzeb danego przedsiębiorstwa;
- kontrola poprawności – dobre systemy controllingowe powinny mieć mechanizmy, dzięki którym mogą samodzielnie znajdować ewentualne anomalie oraz niespójności, a następnie informować o nich osoby odpowiedzialne za całość procesu.
Czytaj także: Wskaźniki KPI – co to jest? Jakie warto analizować?
Controlling strategiczny i controlling operacyjny
Controlling w przedsiębiorstwie można podzielić na kilka rodzajów. Podstawowymi typami, jakie należy wziąć pod uwagę podczas wdrożenia tego typu narzędzia są controlling strategiczny oraz controlling operacyjny.
Controlling strategiczny, jak sama nazwa wskazuje, działa na poziomie strategicznym i wspomaga realizację celów o charakterze długookresowym. Jego zadaniem jest wsparcie kierownictwa w podejmowaniu ważnych, rozwojowych decyzji oraz pozyskiwanie informacji związanych m.in. z działaniami rynku, konkurencji, klientów i zmianami technologicznymi w dłuższej perspektywie. Wykorzystuje się do tego m.in. analizy SWOT, analizy portfelowe czy też metody prognozowania.
Z kolei controlling operacyjny wykorzystywany jest do działań krótko- lub średniookresowych – miesięcznych, kwartalnych oraz rocznych. Polega na badaniu m.in. rentowności przedsiębiorstwa, a także płynności finansowej. Analizie podlegają również procesy wewnętrzne mające miejsce w ramach organizacji – wraz z ustaleniem dla nich ewentualnych działań optymalizacyjnych.
Mimo znaczących różnic obydwa rodzaje procesów controllingowych są niezwykle istotne dla przedsiębiorstwa, ponieważ pozwalają nie tylko wytyczyć strategię rozwoju, ale również kontrolować bieżące działania dopasowane do długoterminowego rozwoju.
Czytaj także: Raportowanie zarządcze w grupach kapitałowych
Controlling finansowy i controlling kosztów
Poza wspomnianymi wyżej rodzajami controllingu wyróżnić możemy również controlling finansowy oraz controlling kosztów. One również odgrywają ważną rolę w działaniach rozwojowych firmy, zwłaszcza w kwestiach związanych z zarządzaniem majątkiem przedsiębiorstwa.
Controlling finansowy w przedsiębiorstwie służy przede wszystkim do zapewnienia płynności finansowej. Pozwala na zaplanowanie, kontrolę i realizację zadań związanych z finansami w taki sposób, aby zapewnić organizacji odpowiednią strukturę płatności, utrzymanie odpowiednich rezerw płynnościowych, a także środki na niezbędne inwestycje.
Controlling kosztów ma za zadanie wsparcie w planowaniu wydatków przedsiębiorstwa. Pomaga w tworzeniu procesów wspierających planowanie kosztów, jak i ich ciągłą analizę. W efekcie pozwala to firmom znaleźć sposób na obniżenie przyszłych kosztów oraz podniesienie wydajności.
Controlling w przedsiębiorstwie – najważniejsze narzędzia controllingowe
W controllingu, w zależności od typu, stosuje się różne zestawy narzędzi:
- controlling strategiczny opiera się na narzędziach przeznaczonych do monitorowania działań oraz ich analizy w dłuższym okresie;
- controlling operacyjny przede wszystkim wykorzystuje narzędzia, które pozwalają zarządzać zadaniami, budżetami oraz celami krótkoterminowymi;
- controlling finansowy opiera się na narzędziach pozwalających dbać o płynność finansową i likwidowanie zatorów płatniczych;
- controlling kosztów to narzędzia z funkcją budżetowania przyszłych wydatków.
Liczba narzędzi, jakie wykorzystuje się w controllingu jest spora. Nie oznacza to jednak, że w przypadku Twojej firmy konieczne jest wdrażanie ich wszystkich osobno. Każdą z niezbędnych funkcji, bez względu na obszar controllingowy, znajdziesz bowiem w nowoczesnych systemach ERP, które są obecnie jednym z kluczowych elementów sprawnie rozwijającego się biznesu.
Narzędzia controllingowe w systemie ERP
Systemy ERP to dedykowane narzędzia informatyczne tworzone z myślą o przedsiębiorstwach. Aby zyskać pełną elastyczność wdrożenia, zazwyczaj posiadają budowę modułową, a każdy z modułów wyposażony jest w zestaw funkcji odpowiednich dla danego działu, np. marketingu, sprzedaży lub księgowości. To, co zapewnia systemom ERP przewagę nad innymi aplikacjami biznesowymi to praca na jednej, wspólnej bazie danych, w ramach której tworzone są połączenia referencyjne pomiędzy poszczególnymi informacjami.
Nowoczesny system ERP enova365 wspiera całość wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa, w tym również controlling. W ramach funkcjonalności modułów Księgowość, Kadry Płace oraz Business Intelligence możliwa jest pełna wymiana danych pozwalająca lepiej określać cele długoterminowe, analizować działania, wytyczać KPI czy też pilnować zakładanych budżetów. Odpowiednie panele BI pozwalają na śledzenie konkretnych danych przedsiębiorstwa, m.in. zakładanych celów controllingowych w każdym z jego obszarów. W ten sposób za pośrednictwem komputera lub urządzeń mobilnych możesz zarządzać wszystkimi działaniami podejmowanymi w organizacji.
System ERP enova365 można dopasować do potrzeb każdej firmy, dzięki czemu doskonale spisuje się w zastosowaniach biznesowych, zapewniając łatwość użytkowania, a także regularne aktualizacje, dzięki którym zawsze będzie działał zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.
Jeśli myślisz o wdrożeniu wielofunkcyjnego narzędzia controllingowego, skontaktuj się z nami i umów się na darmową konsultację. W jej trakcie przekażemy Ci wszystkie niezbędne informacje oraz odpowiemy na Twoje pytania.
