Cyfryzacja polskiego biznesu z każdym kolejnym rokiem jest coraz bardziej zauważalna. Jednym z jej elementów, który wdrażany będzie w kolejnych latach, są e-doręczenia, czyli zdigitalizowana forma wysyłki dokumentów.
Spis treści:
- Doręczenia elektroniczne – czym są i dla kogo?
- E-doręczenia – od kiedy? Jak działają?
- Wsparcie w procesie e-doręczeń – enova365
Doręczenia elektroniczne, czyli e-doręczenia – czym są i dla kogo?
Doręczenia elektroniczne to cyfrowy odpowiednik listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru. Najważniejsze dla tej usługi jest to, aby wszystkie podmioty gospodarcze posiadały specjalny adres do doręczeń elektronicznych, pozwalający na sprawną i bezpieczną wymianę kluczowej korespondencji.
E-doręczenia wyróżniają się kilkoma ważnymi cechami. Są to:
- szybkość i wygoda, czyli możliwość dostarczenia dokumentów do odbiorcy praktycznie w momencie wysłania, bez konieczności drukowania, adresowania koperty i przekazywania listu pocztą tradycyjną,
- bezpieczeństwo i pewność, że dokument elektroniczny trafi do odpowiedniej osoby lub instytucji, a także że jego przesyłka oraz odbiór zostały odnotowane w systemie,
- powszechność zakładającą, że doręczenia elektroniczne będą dostępne dla każdej firmy oraz osób prywatnych, z którymi przedsiębiorstwa będą korespondować.
Obowiązek korzystania z e-doręczeń w Polsce obejmie zarówno podmioty publiczne, jak i firmy zarejestrowane w KRS i CEiDG. Będzie on wprowadzany stopniowo zgodnie z ustalonymi terminami.
E-doręczenia – od kiedy? Jak działają?
O tym, od kiedy doręczenia elektroniczne staną się obowiązkowe, mówiła ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. W jej ramach przygotowany został plan właściwego wdrożenia tego systemu. Te wytyczne wielokrotnie ulegały jednak zmianie.
Według informacji, napływających z Ministerstwa Cyfryzacji podmioty, które zgodnie z ustawą miały wdrożyć system e-doręczeń do 10 grudnia 2023 r. będą miały na to więcej czasu. 21 grudnia 2023 r. i 12 lipca 2024 r. Minister Cyfryzacji wydał komunikaty określające nowe terminy wejścia w życie obowiązku uruchomienia adresu do doręczeń.
Aktualne terminy wejścia w życie e-doręczeń dostępne na stronie rządowej poświęconej e-doręczeniom są następujące.
E-doręczenia – podmioty publiczne
W przypadku podmiotów publicznych planowane są następujące terminy wejścia w życie obowiązku e-doręczeń:
- od 1 stycznia 2025 r. z e-doręczeń korzystać będą obowiązkowo:
- przedstawiciele administracji rządowej, inne organy władzy publicznej (m.in. sprawujące kontrolę państwową),
- jednostki budżetowe obsługujące dane organy,
- ZUS, KRUS, NFZ, instytucje kultury, uczelnie publiczne,
- jednostki samorządu terytorialnego, ale wyłącznie w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
- inne podmioty publiczne niewymienione w powyższym punkcie,
- od 1 października 2029 r. obowiązkiem zostaną objęte: jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna.
E-doręczenia – podmioty niepubliczne
A co w przypadku podmiotów niepublicznych? Od kiedy doręczenia elektroniczne będą tu na porządku dziennym? Aktualny harmonogram wejścia obowiązku korzystania w tej grupie prezentuje się następująco:
- od 1 stycznia 2025 r. obowiązkiem zostaną objęte zawody zaufania publicznego, takie jak m.in adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, rzecznik patentowy czy notariusz, firmy rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r. oraz składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).
- od 1 kwietnia 2025 r. obowiązkowo e-doręczenia stosować będą podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.,
- od 1 lipca 2025 r. doręczenia elektroniczne zostaną wdrożone w podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.,
- od 1 października 2026 roku obowiązek ten będzie dotyczyć podmiotów niepublicznych, zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
Jak uzyskać adres elektroniczny dla e-doręczeń?
Droga prowadząca do założenia własnego adresu elektronicznego wymaganego dla e-doręczeń składa się z kilku kroków:
- Złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń. Dokonać tego można przy pomocy e-usługi dostępnej na stronach gov.pl (w przypadku firm zarejestrowanych w KRS) lub na Koncie Przedsiębiorcy po zalogowaniu się do swojego konta w CEiDG.
- Sprawdzenie merytoryczne i formalne wniosku. Na tym etapie urząd sprawdzi przesłany wniosek i w razie wykrycia braków lub nieprawidłowości wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia informacji w terminie do 7 dni.
- Utworzenie adresu oraz skrzynki do e-doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji tworzy specjalną skrzynkę do korespondencji oraz przypisany do niej adres, który następnie przesyła wnioskodawcy. W wiadomości znajduje się również pełna instrukcja, w jaki sposób aktywować usługę,
- Aktywacja skrzynki do e-doręczeń. Można jej dokonać, logując się w e-usłudze lub na Koncie Przedsiębiorcy przy pomocy profilu zaufanego bądź e-dowodu,
Dopisanie adresu do e-doręczeń do bazy adresów elektronicznych. Po aktywacji Ministerstwo Cyfryzacji dopisze adres do ogólnodostępnej bazy.
Wszystkie działania uwzględnione powyżej są bezpłatne. Jedyna opłata w wysokości 17 zł może pojawić się w momencie, gdy będziemy chcieli wykonać powyższe działania z pomocą wyznaczonego pełnomocnika.
Wsparcie w procesie e-doręczeń – enova365
Cyfryzacja biznesu w Polsce postępuje i bardzo ważnym krokiem w jej zakresie są właśnie e-doręczenia. Od kiedy zostaną odpowiednio wdrożone, przekazywanie ważnej korespondencji między urzędami a podmiotami gospodarczymi będzie błyskawiczne. W przyszłości dołączą do tego procesu również prywatni posiadacze własnego adresu elektronicznego. Możliwości związane z tym systemem są zatem ogromne, jednakże – jak każde nowe rozwiązanie – wymaga on niezbędnego wsparcia.
Pomocą dla przedsiębiorstw – zarówno prywatnych, jak i instytucji publicznych – może być dobry system ERP, taki jak enova365. System enova365, a dokładnie jeden z jego 25 modułów podstawowych – DMS, czyli Document Management System – został wzbogacony o nową funkcję, która umożliwi korzystanie z e-doręczeń, bez konieczności zaopatrywania się w dodatkowe narzędzia.
Czytaj także: System DMS – co to jest i jakie ma zastosowanie?
Oznacza to, że wszelka korespondencja prowadzona z urzędami, innymi firmami oraz osobami prywatnymi może być organizowana z poziomu systemu ERP. W ramach odpowiednich modułów dostępna będzie opcja redagowania dokumentów, ich wysyłki, a także odbioru wiadomości przychodzących. Z tych powodów, w celu zapewnienia sobie jak najlepszej integracji z Bazą Adresów Elektronicznych, warto już dzisiaj wdrożyć system ERP enova365 w swojej organizacji.
Funkcje systemu ERP enova365 bez problemu dopasujesz dokładnie do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa lub instytucji publicznej. Liczne moduły sprawią, że całość działań biznesowych zostanie zintegrowana w jednej, wspólnej bazie danych, a Ty będziesz mógł z poziomu komputera, tabletu lub smartfona zarządzać każdym aspektem działalności i analizować osiągane wyniki.
Wśród zalet systemu enova365 można wymienić m.in. możliwość pracy w chmurze, która pozwala na dostęp do danych z dowolnego urządzenia. Dodatkowo, przy wyborze tego modelu korzystania z systemu, w ramach comiesięcznej opłaty abonamentowej, otrzymasz również pełny dostęp do wszystkich niezbędnych aktualizacji, w tym również tych związanych z wdrożeniem i działaniem e-doręczenia.
Jeśli jesteś zainteresowany wykorzystaniem nowoczesnego systemu ERP w swoim biznesie, zapraszamy do kontaktu. Umów się na bezpłatną prezentację, na której przedstawimy Ci zalety naszych rozwiązań dla Twojego biznesu.
