E-doręczenia – od kiedy i jak działają doręczenia elektroniczne?

Cyfryzacja polskiego biznesu z każdym kolejnym rokiem jest coraz bardziej zauważalna. Jednym z jej elementów są e-doręczenia. Od kiedy doręczenia elektroniczne będą obowiązkowe? Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych? I wreszcie: jak zintegrować usługę e-doręczeń z systemem ERP? Wyjaśniamy!

Spis treści:

• Doręczenia elektroniczne, czyli e-doręczenia – czym są i jak działają?
• E-doręczenia – od kiedy?
• Doręczenia elektroniczne – podstawa prawna
• Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?
• Integracja usługi e-doręczeń z systemem ERP – jak to działa w enova365?
• Obowiązkowe e-doręczenie – jak się przygotować?

Doręczenia elektroniczne, czyli e-doręczenia – czym są i ja działają?

E-doręczenia to nowa publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Innymi słowy to elektroniczny następca listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jest on równoważny prawnie tradycyjnej, papierowej przesyłce. Elektroniczne doręczenia służą do kontaktu między instytucjami publicznymi i obywatelami, przedsiębiorstwami czy organizacjami pozarządowymi. Nie wpływają przy tym w żaden sposób na korespondencję za potwierdzeniem odbioru między obywatelami bądź obywatelem a przedsiębiorstwem.

Sposób działania e-doręczeń jest następujący. Każdy użytkownik po złożeniu wniosku otrzymuje indywidualny adres e-doręczeń i dostęp do elektronicznej skrzynki. To właśnie skrzynka do e-doręczeń pozwala odbierać i wysyłać wiadomości. Dla każdej wiadomości można pobrać prawnie ważny dowód potwierdzający kto i kiedy ją wysłał oraz odebrał.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych będzie stawała się obowiązkowa stopniowo, zgodnie z harmonogramem, który podajemy niżej. Co więcej, dla osób, które nie aktywowały jeszcze skrzynki do doręczeń elektronicznych dostępna będzie usługa hybrydowa: urząd wyśle dokument elektroniczny, który następnie trafi do wyznaczonego operatora publicznej usługi hybrydowej (na ten moment Poczta Polska S.A.), gdzie zostanie automatycznie (bez wglądu osób trzecich w treść) wydrukowany i wysłany do adresata.

Doręczenia elektroniczne wyróżniają się kilkoma ważnymi cechami. Są:

• W pełni elektroniczne – całość usługi będzie mogła być realizowana elektronicznie. Dzięki temu przygotowanie dokumentu, podpisanie go elektronicznie, wysyłka, odczytanie, potwierdzenie odczytania oraz odpowiedź odbędą się bez konieczności drukowania dokumentów i ponoszenia dodatkowych opłat pocztowych.  

• Bezpieczne – aktywacja skrzynki do e-doręczeń wymaga logowania przy pomocy profilu zaufanego. Każdy użytkownik otrzymuje indywidualny adres, dostępny tylko w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Wysyłka wiadomości możliwa jest tylko z jednej skrzynki e-doręczeń na inną, co zapobiega wysyłaniu spamu. Przesyłane dokumenty elektroniczne możemy podpisać elektronicznie, dzięki czemu odbiorca będzie miał pewność, że są autentyczne.  

• Pewne – każda wiadomość jest rejestrowana i otrzymuje elektroniczne potwierdzenie wysyłki oraz odebrania. O poprawność wysyłki dba system teleinformatyczny, jest więc ona dostępna w skrzynce odbiorcy niemal natychmiastowo.  

• Powszechne – doręczenie elektroniczne jest dostępne dla każdego obywatela, przedsiębiorstwa i urzędu. Nie będzie jednak obowiązkowe dla osób fizycznych. Ci, którzy nie mogą lub nie chcą z niej skorzystać będą mieć dostęp do Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH).  

• Perspektywiczne – elektroniczne doręczenia mają docelowo przejąć obsługę wiadomości ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).

E-doręczenia – od kiedy?

Terminy wejścia w życie e-doręczeń dla różnych grup podmiotów przedstawiamy w poniższej tabeli. Sprawdź, kogo w pierwszej kolejności zacznie obowiązywać ustawa o doręczeniach elektronicznych.

Aktualne terminy wejścia w życie obowiązku stosowania e-doręczeń możesz także sprawdzić na stronie rządowej poświęconej e-doręczeniom.

Doręczenia elektroniczne – podstawa prawna

Podstawą prawną wejścia w życie e-doręczeń są:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).

• Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 2320)

Droga prowadząca do założenia własnego adresu elektronicznego wymaganego dla e-doręczeń składa się z kilku kroków:

Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych?

• Złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń. Dokonać tego można przy pomocy e-usługi dostępnej na stronach gov.pl (w przypadku firm zarejestrowanych w KRS) lub na Koncie Przedsiębiorcy po zalogowaniu się do swojego konta w CEiDG.

• Sprawdzenie merytoryczne i formalne wniosku. Na tym etapie urząd sprawdzi przesłany wniosek i w razie wykrycia braków lub nieprawidłowości wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia informacji w terminie do 7 dni.

• Utworzenie adresu oraz skrzynki do e-doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji tworzy specjalną skrzynkę do korespondencji oraz przypisany do niej adres, który następnie przesyła wnioskodawcy. W wiadomości znajduje się również pełna instrukcja, w jaki sposób aktywować usługę,

• Aktywacja skrzynki do e-doręczeń. Można jej dokonać, logując się w e-usłudze lub na Koncie Przedsiębiorcy przy pomocy profilu zaufanego bądź e-dowodu,

• Dopisanie adresu do e-doręczeń do bazy adresów elektronicznych. Po aktywacji Ministerstwo Cyfryzacji dopisze adres do ogólnodostępnej bazy.

Wszystkie działania uwzględnione powyżej są bezpłatne. Jedyna opłata w wysokości 17 zł może pojawić się w momencie, gdy będziemy chcieli wykonać powyższe działania z pomocą wyznaczonego pełnomocnika.

Integracja usługi e-doręczeń z systemem ERP – jak to działa w enova365?

Żeby wesprzeć klientów enova365 w procesie wdrażania się w usługę publiczną e-doręczenia przygotowaliśmy rozwiązanie pozwalające na jej integrację z oprogramowaniem ERP enova365.  Zapewnia ono nie tylko możliwość przyjęcia i wysłania wiadomości, ale także pełną obsługę kancelaryjną w oparciu o moduł DMS i procesy Workflow. Oznacza to, że wszelka korespondencja prowadzona z urzędami, innymi firmami oraz osobami prywatnymi może być organizowana z poziomu systemu ERP. W ramach odpowiednich modułów dostępna będzie opcja redagowania dokumentów, ich wysyłki, a także odbioru wiadomości przychodzących. Z tych powodów, w celu zapewnienia sobie jak najlepszej integracji z Bazą Adresów Elektronicznych, warto już dzisiaj wdrożyć system ERP enova365 w swojej organizacji.

Korzyści integracji systemu ERP enova365 z e-doręczeniami:

• Szybkość – nie trzeba stać w kolejce ani czekać na listonosza. Nie trzeba drukować dokumentów, bo można je przetwarzać w systemie enova365.

• Obsługa w jednym systemie – praca w jednej aplikacji,  dostęp do wszystkich możliwości enova365.

• Rejestracja – zawsze pobieramy potwierdzenie wysyłki i dostarczenia wiadomości. Daje to pewność, że ona nie zaginie i dotrzymane zostaną terminy urzędowe.

• Elastyczność – enova365 dostarcza kompletne rozwiązanie do przetwarzania wiadomości z e-doręczeń. Ale to użytkownik decyduje z jakich elementów skorzysta.

• Oszczędności operacyjne – całość obsługi odbywa się elektronicznie. Bez opłat za wydruk, kopertę i znaczek, bez konieczności drukowania dokumentów po otrzymaniu, bo całość obsługi masz zapewnioną z poziomu enova365.

Obowiązkowe e-doręczenie – jak się przygotować?

Przejście na elektroniczne doręczenia jest możliwe po wykonaniu trzech następujących kroków.

• Krok 1 – założenie i aktywacja skrzynki e-doręczeń za pomocą profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.

• Krok 2 – instalacja enova365 z dodatkiem Soneta e-doręczenia.

• Krok 3 – konfiguracja dostępu enova365 do e-doręczeń.

Jeśli chcesz by firmowa skrzynka do e-doręczeń była zintegrowana z systemem ERP, zapraszamy do kontaktu. Umów się na bezpłatną prezentację, na której przedstawimy Ci zalety naszych rozwiązań dla Twojej organizacji.