EPM – co to jest? Czy jest alternatywą dla BI? Q&A z Mateuszem Cichem

Nowoczesne systemy BI i EPM dostarczają wiedzy potrzebnej do efektywnego zarządzania firmą. Czy znasz ich możliwości i wykorzystujesz je w pracy? Mateusz Cich, kierownik projektu BI enova365 wyjaśnia co to jest system EPM i czym się różni od narzędzi BI.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• EPM – co to jest?
• Kto korzysta z systemów EPM?
• Do czego służy system EPM?
• Co to jest Business Intelligence?
• EPM – BI: czym się różnią?
• W który system zaopatrzyć się w pierwszej kolejności – EPM czy BI?
• Reaktywny BI czy proaktywny EPM?

Najważniejsze informacje

• Business Intelligence i Enterprise Performance Management to dwa różne systemy informatyczne, które służą do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa i które się wzajemnie uzupełniają.

• BI pozwala łatwo monitorować, co się niedawno wydarzyło w firmie, dzięki czemu pracownicy mogą szybko i adekwatnie reagować.

• EPM pozwala analitykom finansowym zauważyć, że wydarzy się coś, co wpłynie na wyniki firmy i podjąć działania, które pozwolą zapobiec problemom.

EPM – co to jest?

Skrót EPM, z angielskiego „enterprise performance management”, to inaczej zarządzanie wydajnością przedsiębiorstwa. Obejmuje działania, procesy i narzędzia, które pozwalają firmom lepiej planować i ustalać strategiczne cele, a także skuteczniej monitorować ich realizację. Wszystko to ma służyć podnoszeniu wydajności firmy. Żeby ułatwić realizację tego zadania zaprojektowano specjalne systemy do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa – systemy EPM.

Kto korzysta z systemów EPM?

W przeciwieństwie do systemów BI, które wspierają niemal każdą rolę w firmę, systemy klasy EPM wykorzystywane są przede wszystkim przez kontrolerów i dyrektorów finansowych czy dyrektorów operacyjnych. Wspierają przede wszystkim większe organizacje, w których obraz sytuacji finansowej jest złożony i które analizują bardzo duże ilości danych z wielu oddziałów czy rodzajów działalności.

Do czego służy system EPM?

Systemy EPM umożliwiają analizę danych, mającą na celu identyfikowanie trendów oraz tworzenie planów i prognoz finansowych. To z kolei, pozwala szybko reagować na pojawiające się wyzwania i możliwości rozwoju oraz umożliwia podnoszenie efektywności biznesu.

Innymi słowy, system EPM operuje na bardziej strategicznym poziomie niż system ERP, którego zadaniem jest usprawnianie codziennej pracy firmy. Kiedy EPM jest zintegrowany z ERP, może pobierać z niego dane, potrzebne do planowania, budżetowania, raportowania czy analiz.

Co to jest Business Intelligence (BI)?

BI potrafi agregować dane z różnych obszarów działania firmy, organizować je i dostarczać insighty w dopasowanych do potrzeb różnych ról w firmie formatach.

Oprogramowanie BI gromadzi więc surowe dane z całej firmy, przetwarza je, agreguje i porządkuje, a następnie dostarcza informacji o tym, co się wydarzyło – w formie wskaźników KPI, tabel czy wykresów. Na tej podstawie pracownicy mogą szybko wyciągnąć właściwe wnioski.

Informacje z BI wspierają pracę każdego działu, który może analizować inne dane i wizualizować je na swój sposób. Innymi słowy, system BI enova365 jest bardzo elastyczny – pozwala analizować, co chcesz i jak chcesz – od ogółu do szczegółu, używając różnych wymiarów, takich, jakich w danej chwili potrzebujesz.

Dane z BI z różnych obszarów firmy mogą zasilać systemy EPM. Z drugiej strony, narzędzia BI nie wspierają zwykle strategicznego prognozowania, które jest specjalnością systemów EPM.

EPM – BI: czym się różnią?

Żeby dobrze zrozumieć różnice między EPM i BI oraz to, w jaki sposób ze sobą współpracują warto się zastanowić, jak pracują menedżerowie.

Zarządzanie wydajnością przedsiębiorstwa obejmuje zazwyczaj:

• planowanie – czyli wytyczanie kierunków, celów i planu działania,
• wykonanie – wdrożenie planów w fazę realizacji,
• analizę – wyciąganie wniosków na podstawie danych,
• działanie – wprowadzanie poprawek, doskonalenie procesu, podejmowanie przyszłych decyzji na podstawie wcześniejszych planów i analiz.

Narzędzia BI świetnie sobie radzą z jednym z przedstawionych tu aspektów – agregowaniem danych z różnych obszarów firmy, analizą i wizualizacją. Idealnie sprawdzają się też w monitorowaniu ustalonych KPI.

Ale dyrektorzy finansowi potrzebują jeszcze wsparcia w pozostałych dziedzinach – np. w zakresie tworzenia zaawansowanych planów finansowych i operacyjnych oraz monitorowaniu wyników, co pozwoli im wprowadzać zmiany, mające na celu poprawę sytuacji biznesowej w dłuższej perspektywie. I w tym wspiera ich system EPM, do którego dane są dostarczane przez system BI.

Innymi słowy, system EPM jest zwykle wyposażony w narzędzia, które wspierają nie tylko monitorowanie bieżącej sytuacji, ale także planowanie działań, które mają poprawić wydajność przedsiębiorstwa oraz monitorowanie rezultatów i zestawianie ich z celami.

Systemy EPM wykorzystują dane dostarczone przez systemy BI do tego, żeby na ich podstawie realizować procesy, które poprawią wydajność firmy, takie jak planowanie czy definiowanie strategii.  

Z drugiej strony, programy Business Intelligence agregują dane oraz umożliwiają ich analizę dzięki wizualizacjom i dashboardom.

Podsumowując, systemów EPM i BI nie można stosować wymiennie. Na przykład, oprogramowanie BI nie oferuje zwykle funkcji planowania. A system EPM nie byłby dobrym zastępstwem dla systemu BI, bo nie ma tak szerokich jak BI możliwości agregacji i analizy danych.

Z drugiej strony, możesz tworzyć zaawansowane prognozy finansowe w systemie EPM, a następnie monitorować ich realizację lub wpływ na biznes w postaci wybranych KPI w BI.

W który system zaopatrzyć się w pierwszej kolejności – EPM czy BI?

Zarówno systemy EPM, jak i BI zostały specjalnie zaprojektowane, żeby pomóc firmom efektywniej zarządzać wydajnością.

Oprogramowanie BI umożliwia realizację tego celu, dostarczając każdemu działowi czy pracownikowi danych potrzebnych w jego codziennej pracy. Dla przykładu:

• dział HR może wykorzystywać moduł BI do analizy danych kadrowo-płacowych, takich jak rotacja pracowników, nieobecności, nadgodziny czy koszty zatrudnienia,

• działy handlowe zyskują możliwość analizowaniaistotnych dla nich zmiennych, takich jak najbardziej wartościowi kontrahenci, marża wypracowana przez opiekuna handlowego, kontrahenta, czy towar i wiele innych,

• działy magazynowe mają dostęp do danych o stanach magazynowych oraz ilości i wartości towarów zalegających w magazynach w przedziałach czasu.

Z drugiej strony, system EPM koncentruje się na kontroli finansowej i operacyjnej oraz planowaniu.

BI jest źródłem danych dla EPM, najpierw więc warto wdrożyć BI, a potem EPM, a następnie obserwować stopniowe podnoszenie się wydajności przedsiębiorstwa.

Reaktywny BI czy proaktywny EPM?

Kolejnym elementem, który ułatwia zrozumienie różnic między BI i EPM jest to, że narzędzia BI są określane jako reaktywne, a systemy EPM proaktywne. O co chodzi?

BI ma dostarczać informacji o codziennych operacjach, żeby menedżerowie mogli reagować i podejmować decyzje w oparciu o konkretne możliwości biznesowe lub ryzyka.

Z drugiej strony, narzędzia EPM są proaktywne, bo służą do ustalania strategii oraz porównywania wyników z celami i założeniami. Pozwalają więc na mierzenie wydajności oraz podejmowanie działań korygujących.

EPM i BI: wybierz hybrydowe podejście

EPM i BI, choć się różnią, umożliwiają holistyczny wgląd w sytuację w firmie. EPM wspiera duże firmy w strategicznym analizowaniu, planowaniu i prognozowaniu, które jest niezbędne dla dużych przedsiębiorstw. Z drugiej strony BI, dostarcza każdej roli w firmie potrzebnych danych, wyróżnia się elastycznością i dużymi możliwościami wizualizacji.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o tym, jakie możliwości oferuje dla Twojej firmy BI enova365 jeszcze dziś umów się na prezentację.