Współczesna gospodarka coraz częściej korzysta z cyfrowych narzędzi, które wspierają zarządzanie. Czy wiesz, że to samo oprogramowanie ERP może z powodzeniem wspierać organizacje non-profit? Wystarczy analiza i dokładne określenie potrzeb.
Spis treści:
- Skalowalny trzeci sektor, czyli ERP w fundacjach i stowarzyszeniach
- Co odróżnia OPP od przedsiębiorstwa?
- Na co pozwala system ERP w organizacjach pozarządowych?
- System ERP w stowarzyszeniu z perspektywy użytkownika – Stowarzyszenie WIOSNA
- ERP w organizacjach pozarządowych — elastyczne zarządzanie procesami w pracy zdalnej i hybrydowej
- System ERP w fundacji z perspektywy użytkownika – Fundacja Uniwersytet Dzieci
- Pulpit Pracownika i Kierownika enova365
- Kilka słów o Workflow – czym jest, co daje OPP, czyli ERP w organizacjach pozarządowych
- Kiedy warto zmienić oprogramowanie dla NGO?
Najważniejsze informacje:
- Trudno wyobrazić sobie dzisiejszy świat bez znajomości oprogramowania ERP (ang. Enterprise Resource Planning), czyli systemu, który umożliwia cyfryzację procesów w firmie, automatyzację i – tym samym – zwiększenie efektywności.
- Oszczędność czasu, lepszy przepływ informacji i szerokie możliwości integracji z zewnętrznym oprogramowaniem – to trzy najczęściej wymieniane korzyści, płynące z wdrożenia oprogramowania ERP.
- System ERP można zaimplementować nie tylko w firmie z drugiego sektora, ale także w administracji publicznej czy organizacjach pożytku publicznego (tzw. NGO, czyli Non-Governmental Organizations).
Skalowalny trzeci sektor, czyli ERP w fundacjach i stowarzyszeniach
Współczesne narzędzia cyfrowe do zarządzania dysponują wieloma opcjami, różniącymi się od siebie m.in. zakresem funkcji. Skalowalność powoduje, że możliwe jest precyzyjne dopasowanie funkcji do potrzeb użytkowników. System ERP jest bowiem łatwy do rozbudowania, gdy organizacja rośnie. Co więcej, dokładna analiza przedwdrożeniowa pozwala zidentyfikować wszystkie obszary, w których zastosowanie znajdzie system ERP w organizacjach pozarządowych. To bardzo ważne, aby przeprowadzić ją rzetelnie.
Do wyboru: chmura lub on-premise
Jeżeli organizacja nie planuje zakupu licencji oprogramowania na własność lub nie chce inwestować we własną infrastrukturę informatyczną (serwery), możliwe jest także korzystanie z systemu umieszczonego w chmurze. Odbywa się to na zasadzie abonamentu za korzystanie z wybranych rozwiązań i modułów. Organizacje Pożytku Publicznego mogą w ten sposób ograniczyć koszty wejścia w inwestycję.
System ERP wspiera Organizacje Pożytku Publicznego
Nie tylko firmy komercyjne znajdują zastosowanie oprogramowania ERP dla swojego biznesu. Jego zalety widzą także podmioty trzeciego sektora. System ERP pomaga w przeniesieniu NGO do wymiaru cyfrowego oraz zwiększa efektywność procesów wewnętrznych. Jest skuteczny nie tylko w księgowości i obsłudze kadrowej, ale także w pracy projektowej. Dzięki temu organizacja zyskuje pełną kontrolę nad finansami oraz zadaniami. W każdej chwili istnieje możliwość uzupełnienia struktury o kolejne funkcjonalności, jak np. moduł Business Intelligence, który przedstawi wszystkie zgromadzone w systemie informacje w formie wykresów i wskaźników. Dzięki temu organizacja będzie w stanie sprawniej poruszać się w cyfrowej rzeczywistości.
Co odróżnia OPP od przedsiębiorstwa?
Każdy słyszał takie pojęcia jak OPP (Organizacje Pożytku Publicznego), NGO (Non-Governmental Organizations), organizacje pozarządowe czy non-profit. Jednak na czym polega specyfika ich pracy?
Organizacje NGO to podmioty tzw. trzeciego sektora, które nie stanowią elementu struktury państwa. Ich celem jest zysk społeczny (w różnych dziedzinach), a nie zysk ekonomiczny. Przeważająca działalność statutowa jest nieodpłatna. Organizacje pozarządowe prowadzą jednak nie tylko działalność charytatywną, ale też inne – powstaje wiele kół, klubów sportowych itp. OPP mogą prowadzić także działalność odpłatną i gospodarczą. Bardzo istotny jest tu statut, który stanowi kluczowy dokument dla każdego tego rodzaju podmiotu.
Organizacja pracy w takich strukturach, w zależności od celu czy profilu działalności, a także wielkości OPP może być zupełnie różna, jak i zbliżona do funkcjonowania przedsiębiorstwa. W przypadku dużej organizacji – pod wieloma względami przypomina ona właśnie przedsiębiorstwo. Posiada strukturę, biuro, pracowników, podział na działy, zarząd itd. Nie składa się z samych wolontariuszy. Zwykle istotną różnicą jest np. brak produkcji. Trzeci sektor finansowany jest z różnych źródeł takich jak: środki od darczyńców, 1%, dotacje państwowe, unijne. Wymagane jest prowadzenie pełnej lub uproszczonej księgowości, przestrzeganie prawa podatkowego czy ustaw o rachunkowości.
Porównując NGO do przedsiębiorstwa znajdujemy więc dużo różnic, ale też szereg podobieństw.
Na co pozwala system ERP w organizacjach pozarządowych?
System ERP w organizacjach pozarządowych, podobnie jak w przedsiębiorstwach czy instytucjach administracji publicznej, jest doskonałym narzędziem do zarządzania, czego przykładem może być wdrożenie enova365 w Stowarzyszeniu Wiosna. System, który dostosowuje się do potrzeb klienta jest w stanie odwzorować każdy proces zachodzący w organizacji. Ułatwia tym samym pracę na wielu etapach. Bardzo istotne, aby system ERP był na bieżąco dostosowywany do funkcjonującego w Polsce prawa i aktualizowany zgodnie z przepisami. Każda organizacja pożytku publicznego musi bowiem działać w oparciu o obowiązującą legislację i określony reżim prawny. Pomagają w tym moduły kadrowo-płacowe i księgowe.
W zależności od wybranego obszaru, system ERP pełni różne funkcje, ułatwiając poszczególne działania. W przypadku obszaru Kadry Płace i HR ułatwia zarządzanie pracownikami czy wolontariuszami, rozliczanie wynagrodzeń, zarządzanie kartotekami, realizowanie różnego rodzaju umów, rozliczanie urlopów. W systemie swoje odzwierciedlenie znajduje także struktura organizacyjna i zależność przełożony-podwładny. OPP nie musi zagłębiać się w kolejne zmiany przepisów, ponieważ eksperci monitorują zmiany legislacyjne i wdrażają je do systemów ERP. W przypadku modułów finansowo-księgowych jest podobnie. Pracownicy odpowiedzialni za te obszary mogą więc skupić się na swojej pracy. Wiedzą, że narzędzia, których używają dostosowane są do aktualnych przepisów.
Oprogramowanie ERP pozwala ponadto na monitorowanie wykonywanej pracy, dzięki czemu wiemy, czym dana osoba i w jakim czasie się zajmuje. Ułatwia to delegację zadań i ich rozliczanie oraz lepszą i bardziej efektywną organizację pracy oraz realizację projektów.
Rozwiązania związane z analityką danych, np. Business Intelligence umożliwiają przetwarzanie danych i ich wizualizację w postaci wykresów, wskaźników czy tabel. Graficznie przedstawione dane dotyczące OPP pozwalają przewidywać dalsze trendy, podejmować decyzje strategiczne, sprawdzać stan organizacji na dany moment.
Co istotne, zawsze kluczowa okazuje się jednak analiza przedwdrożeniowa, która umożliwia dostosowanie poszczególnych modułów do indywidualnych potrzeb klienta. Rozmowa z osobami, które realnie na systemie mają pracować pomaga ustalić, jak właściwie odwzorować strukturę i procesy.
Jak enova365 pomaga zarządzać finansami w organizacji pozarządowej?
Oprogramowanie enova365 zastosowane w organizacji pozarządowej pozwala, między innymi, na rozliczanie środków finansowych uzyskanych ze zbiórek, kontrolę przychodów organizacji oraz dbanie o jej roczny budżet.
enova365 umożliwia m.in.:
- monitorowanie wydatków i przychodów
enova365 daje możliwość precyzyjnego i transparentnego raportowania bieżących wydatków, w szczególności w powiązaniu ze źródłem przychodów.
- ewidencjonowanie środków i szczegółowe budżetowanie
enova365 pomaga planować przepływ pieniędzy oraz prognozować wydatki, zapewnia również stałą kontrolę nad budżetem strategicznych projektów. Przy budżetowaniu projektów warto skorzystać z modułu Projekty enova365, który umożliwia zintegrowane zarządzanie danymi oraz usprawnia prognozowanie kosztów i przychodów, śledzenie ich oraz generowanie raportów finansowych.
- rejestrowanie informacji o realizacji wydatków oraz wpływów od darczyńców
Szczegółowe informacje o realizacji wydatków i wpływów, z podziałem na projekty czy budżety, są przetwarzane w systemie enova365 przez elastyczny oraz prosty w obsłudze mechanizm zestawień finansowych.
- oparcie decyzji o dogłębne analizy i plany, a wyeliminowanie decyzji czysto intuicyjnych
Baza informacji gromadzona w systemie enova365 pozwala na analizy w bardzo różnych wymiarach. Dzięki temu można usprawnić między innymi sprawozdawczość wewnętrzną oraz raportowanie zewnętrzne.
System ERP w stowarzyszeniu z perspektywy użytkownika – Stowarzyszenie WIOSNA
To już 11 lat od kiedy Stowarzyszenie WIOSNA wykorzystuje na co dzień oprogramowanie ERP enova365. Korzysta z takich modułów jak: Kadry Płace, Księgowość, Ewidencja dokumentów, EŚP, Handel (Księgowość i Kadry), Pulpit Pracownika i Kierownika (Menadżerowie i Pracownicy, Kadry).
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej obejrzyj film o wykorzystaniu systemów ERP w organizacjach pożytku publicznego: ERPresso #36 W czym pomaga system ERP organizacjom pożytku publicznego.
Dzięki pracy Stowarzyszenia z systemem ERP możliwe stało się wprowadzenie indywidualnych wymagań, pełna obsługa niektórych procesów w ramach jednego narzędzia czy automatyzacja pozwalająca na oszczędność czasu.
Inne korzyści to:
- duża elastyczność systemu – dopasowanie do potrzeb i specyfiki organizacji, ale też potrzeb poszczególnych operatorów (indywidualne ustawienia, np. układ kolumn, wydruki raportów),
- pełna obsługa księgowości i kadr, brak dodatkowych aplikacji, wszystko w jednym miejscu,
- automatyzacja pracy w wielu aspektach – od schematów księgowych po dedykowane raporty usprawniające pracę i dopasowane do specyfiki organizacji i jej potrzeb,
- integracja z innymi systemami (m.in. do budżetowania i raportowania),
- ciągły rozwój Pulpitu Pracownika i Kierownika.
Zobacz wideo case study z wdrożenia enova365 w Stowarzyszeniu WIOSNA.
ERP w organizacjach pozarządowych — elastyczne zarządzanie procesami w pracy zdalnej i hybrydowej
Wcześniej zdalnie lub hybrydowo pracowano raczej okazjonalnie. Obecnie to norma.
„Moduł enova365 Praca Hybrydowa to rozwiązanie wspierające funkcjonowanie przedsiębiorstw oraz organizacji pracujących w trybie home-office bądź w modelu hybrydowym. Pozwala na skuteczne zarządzanie zadaniami, delegowanie pracy i śledzenie postępów projektów, potwierdzanie obecności, pracownika w pracy czy też rozliczanie czasu pracy” – podkreśla Konrad Spryńca, Product Manager w firmie Soneta (producent oprogramowania enova365).
W takim przypadku organizacja pracy staje się o wiele prostsza, dzięki z góry zaplanowanej kolejności wykonywania zadań. Moduł pozwala na skuteczny przepływ dokumentów wraz z możliwością wymiany informacji w komentarzach do zadania. Funkcja subskrypcji zadania oraz możliwość wywołania pracownika/operatora sprawiają, że każda nowa wprowadzona informacja zostaje wyświetlona w powiadomieniu. System dostępny jest zdalnie, ale także poprzez aplikację. Złożenie wniosku o urlop to kilka kliknięć.
W pracy zdalnej czy hybrydowej bardzo istotne jest właśnie to, aby móc korzystać z narzędzi do zarządzania niezależnie od miejsca, gdzie się znajdujemy. Rozwiązania mobile to m.in. wersja systemu przeglądarkowa, do działania której wystarczy laptop/tablet z dostępem do sieci, ale również aplikacja na smartfony z systemem Android oraz iOS.
System ERP w fundacji z perspektywy użytkownika – Fundacja Uniwersytet Dzieci
Obecnie wiele fundacji i stowarzyszeń wykorzystuje już oprogramowanie klasy ERP. Kolejnym przykładem może być krakowska Fundacja Uniwersytet Dzieci, która od ponad dekady korzysta z polskiego systemu enova365. Dzięki wdrożeniu rozwiązania dla kadr oraz księgowości, Fundacja zautomatyzowała procesy księgowe oraz tworzenie raportów. Jednakże w jednostkach trzeciosektorowych oprogramowanie ERP może być wykorzystywane z sukcesem także do innych wskazanych wcześniej celów, jak np. zarządzanie projektami.
Fundacja Uniwersytet Dzieci stanęła przed koniecznością obsługi złożonej struktury projektów, na którą składało się powiązanie prowadzących wykładowców, terminów, miejsc zajęć oraz budżetów realizacyjnych. Wdrożenie kolejnego modułu – enova365 Projekty i gruntowna rozbudowa dotychczas wykorzystywanego CRM (ang. Customer Relationship Management, czyli bazy kontrahentów) umożliwiło kompleksową obsługę realizowanych projektów wraz z kontrolą ich budżetów.
„enova365 to narzędzie które wspiera kluczowe dla nas obszary zarządzania realizowanymi projektami. Jego elastyczność, możliwości konfiguracji i rozbudowy gwarantują, że system będzie się rozwijał razem z nami” – mówi Agnieszka Podgórska, księgowa Fundacji Uniwersytet Dzieci.
Ponadto, obsługa systemu możliwa jest z dowolnego urządzenia poprzez przeglądarkę internetową lub dedykowaną aplikację dla systemu Android czy iOS. Dzięki temu organizacja może korzystać z natychmiastowego dostępu do wymaganych informacji, dotyczących realizowanych projektów z każdego miejsca na świecie.
Całe case study możesz sprawdzić TUTAJ.
Pulpit Pracownika i Kierownika enova365
Z każdej perspektywy – czy to kadr, pracownika czy kierownika, jest wiele plusów rozwiązania ERP w organizacjach pozarządowych. Pracownik może się samodzielnie obsłużyć w zakresie wypełnienia i wysłania wniosku do kierownika, widzi co się z nim następnie dzieje, dostaje powiadomienia o zmianie jego statusu. Sam może też sprawdzić, kiedy wygasa jego umowa, w jaki dzień badania tracą ważność, ile zostało mu dni urlopowych. W końcu nie wymaga to angażowania innych osób i długiego oczekiwania.
Kierownik widzi wszystkich pracowników, ich umowy, nieobecności. Może podglądać i filtrować wnioski. Połączenie z modułem Kadry Płace sprawia, że informacje widoczne są także pod listami płac. Nie potrzebujemy kolejnych systemów, z poziomu jednego możemy generować także raporty. Taki przepływ w znacznym stopniu ułatwia przekazywanie informacji i komunikację. Samoobsługa pracownicza przyspiesza procesy i pozwala na ich bieżące monitorowanie. Najważniejsze informacje dostępne są z każdego miejsca i o każdej porze.
Przyjazna, intuicyjna budowa zarówno z perspektywy Pracownika, Kierownika, jak i zespołu kadrowego, ułatwia codzienne korzystanie z systemu ERP. Elektroniczna rejestracja czasu pracy pozwala natomiast szybko i łatwo wprowadzać godzinę rozpoczęcia pracy, a system sam dolicza tyle godzin, ile wynika z wymiaru czasu pracy.
Pulpit Pracownika i Kierownika to rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w firmach, szczególnie tych pracujących zdalnie bądź hybrydowo.
Kilka słów o Workflow – czym jest, co daje OPP, czyli ERP w organizacjach pozarządowych
System Workflow ułatwia organizację pracy m. in. dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości wprowadzenia powiadomień mailowych. Oprogramowanie enova365 wyróżnia to, że moduł Workflow jest jego integralną częścią. Dzięki temu możesz korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji, która intuicyjnie organizuje i automatyzuje Twoją pracę.
Jeśli pracownik zgłasza urlop a jego bezpośredni przełożony jest nieobecny, wówczas z automatu wniosek trafia do odpowiednio zdefiniowanego zastępcy. Nie tworzą się przestoje i nie trzeba się martwić do kogo należy się zgłosić. Obsługa wniosków: urlop/nadgodziny/delegacje obejmuje:
- podgląd statusu wniosku i informacja, do kogo należy kolejny krok,
- wysyłkę powiadomień mailowych o zmianach/akceptacji,
- obsługę elektroniczną w dowolnym miejscu i czasie.
„Workflow jest w stanie odwzorować wszystkie procesy występujące w organizacji. Na każdym kroku wykonywanego zadania, system podpowiada kolejne czynności. W zależności od podjętej przez użytkownika decyzji, program przekieruje go do kolejnego etapu. Podsumowując, procesy możemy modelować w każdym obszarze działalności” – kadry płace, magazyn, sprzedaż, zakupy itp. – mówi Konrad Spryńca, Product Manager enova365.
Moduł Workflow enova365 wykorzystuje w swojej działalności także Stowarzyszenie WIOSNA. Istotne dla Stowarzyszenia są jego następujące możliwości:
- dowolność ustawienia różnych parametrów (np. okres rozliczeniowy pod kątem rozliczania nadgodzin),
- elastyczne ramy rozpoczynania czasu pracy (elastyczny czas pracy),
- możliwość wprowadzenia indywidualnych kalendarzy pracy na dany miesiąc (np. w wymiarze 1/2 etatu), generowanie informacji dotyczących godzin pod listą płac,
- dostęp do filtrowania, sortowania według własnych potrzeb i preferencji.
Widzimy więc, że system ERP w organizacjach pozarządowych pełni bardzo wiele funkcji i przynosi liczne korzyści. Jego wdrożenie wiąże się z dokładną analizą, jednak pokazuje, jak wiele taka inwestycja daje oszczędności czasu i możliwości uporządkowania procesów. Cyfryzacja trzeciego sektora to nie tylko przyszłość, ale także konieczność w dzisiejszych czasach. Sprawdź, jakie pakiety oferuje enova365 fundacjom i stowarzyszeniom.
Kiedy warto zmienić oprogramowanie dla NGO?
Zmianę oprogramowania w organizacji pozarządowej warto rozważyć wtedy, gdy obecne rozwiązania stają się niewystarczające lub utrudniają efektywne zarządzanie. System ERP enova365 oferuje elastyczność i skalowalność, co oznacza, że może być dostosowany do specyficznych potrzeb organizacji i rozbudowywany wraz z jej rozwojem.
Do najważniejszych sygnałów wskazujących na potrzebę zmiany oprogramowania można zaliczyć:
- brak możliwości efektywnego monitorowania i kontrolowania finansów – jeśli organizacja ma trudności z bieżącym śledzeniem przychodów i wydatków, budżetowaniem oraz raportowaniem finansowym, wdrożenie systemu ERP z modułami finansowo-księgowymi może znacząco poprawić tę sytuację;
- utrudnione zarządzanie projektami i rozliczaniem dotacji – jeżeli obecne narzędzia nie pozwalają na kompleksową obsługę projektów, śledzenie ich budżetów, terminów i zasobów, moduł Projekty w enova365 może usprawnić te procesy;
- niewystarczająca automatyzacja procesów administracyjnych i księgowych – ręczne wykonywanie wielu czynności, takich jak rozliczanie wynagrodzeń, ewidencja dokumentów czy generowanie raportów, jest czasochłonne i podatne na błędy. System ERP umożliwia automatyzację wielu z tych procesów, oszczędzając czas i zwiększając efektywność pracy;
- problemy z przepływem informacji i komunikacją wewnątrz organizacji – rozproszone dane i brak centralnego systemu mogą prowadzić do opóźnień i nieporozumień. enova365 integruje różne obszary działalności w jednym systemie, ułatwiając przepływ informacji i komunikację;
- niedostosowanie obecnego oprogramowania do zmieniających się przepisów prawnych – organizacje pozarządowe muszą działać zgodnie z obowiązującą legislacją. System ERP enova365 jest na bieżąco aktualizowany, co zapewnia zgodność z przepisami w obszarach kadrowo-płacowych i księgowych;
- ograniczony dostęp do danych i brak możliwości generowania zaawansowanych analiz i raportów – jeśli organizacja ma trudności z uzyskaniem kluczowych informacji o swojej działalności i generowaniem raportów niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji, moduł Business Intelligence może dostarczyć czytelnych danych i analiz.
