- Skalowalny trzeci sektor, czyli ERP w fundacjach i stowarzyszeniach
- Co odróżnia OPP od przedsiębiorstwa
- Na co pozwala system ERP w organizacjach pozarządowych
- System ERP w stowarzyszeniu z perspektywy użytkownika – Stowarzyszenie WIOSNA
- ERP w organizacjach pozarządowych — elastyczne zarządzanie procesami w pracy zdalnej i hybrydowej
- System ERP w fundacji z perspektywy użytkownika – Fundacja Uniwersytet Dzieci
- Pulpit Pracownika i Kierownika nieocenione w czasie pandemii
- Kilka słów o Workflow – czym jest, co daje OPP, czyli ERP w organizacjach pozarządowych
Trudno wyobrazić sobie dzisiejszy świat bez znajomości oprogramowania ERP (ang. Enterprise Resource Planning), czyli systemu, który umożliwia cyfryzację procesów w firmie, automatyzację i – tym samym – zwiększenie efektywności. Oszczędność czasu, lepszy przepływ informacji i szerokie możliwości integracji z zewnętrznym oprogramowaniem – to trzy najczęściej wymieniane korzyści, płynące z wdrożenia oprogramowania ERP. Jednak jedną z jego największych zalet jest elastyczność. Dzięki niej system możemy z powodzeniem zaimplementować nie tylko w firmie z drugiego sektora, ale także w administracji publicznej czy organizacjach pożytku publicznego (tzw. NGO, czyli Non-Governmental Organizations). Poznaj korzyści z wdrożenia ERP w organizacjach pozarządowych.
Skalowalny trzeci sektor, czyli ERP w fundacjach i stowarzyszeniach
Współczesne narzędzia cyfrowe do zarządzania dysponują wieloma opcjami, różniącymi się od siebie m.in. zakresem funkcjonalności. Skalowalność powoduje, że możliwe jest precyzyjne dopasowanie funkcji do potrzeb użytkowników. System ERP jest bowiem łatwy do rozbudowania w przypadku dalszego rozwoju. Co więcej, dokładna analiza przedwdrożeniowa pozwala zidentyfikować wszystkie obszary, w których zastosowanie znajdzie system ERP w organizacjach pozarządowych. To bardzo ważne, aby przeprowadzić ją w sposób rzetelny.
Jeżeli organizacja nie planuje zakupu licencji oprogramowania na własność lub nie chce inwestować we własną infrastrukturę informatyczną (serwery), możliwe jest także korzystanie z systemu umieszczonego w chmurze. Odbywa się to na zasadzie abonamentu za korzystanie z wybranych rozwiązań i modułów. Organizacje Pożytku Publicznego mogą w ten sposób ograniczyć koszty wejścia w inwestycję.
Nie tylko firmy komercyjne znajdują zastosowanie oprogramowania ERP dla swojego biznesu. Jego zalety widzą także podmioty trzeciego sektora. System ERP pomaga w przeniesieniu NGO do wymiaru cyfrowego oraz zwiększa efektywność procesów wewnętrznych. Jest skuteczny nie tylko w księgowości i obsłudze kadrowej, ale także w pracy projektowej. Dzięki temu organizacja zyskuje pełną kontrolę nad finansami oraz zadaniami. W każdej chwili istnieje możliwość uzupełnienia struktury o kolejne funkcjonalności, jak np. moduł Business Intelligence, który przedstawi wszystkie zgromadzone w systemie informacje w formie wykresów i wskaźników. Dzięki temu organizacja będzie w stanie sprawniej poruszać się w cyfrowej rzeczywistości.
Co odróżnia OPP od przedsiębiorstwa
Każdy słyszał takie pojęcia jak OPP (Organizacje Pożytku Publicznego), NGO (Non-Governmental Organizations), organizacje pozarządowe czy non-profit. Jednak na czym polega specyfika ich pracy?
Organizacje NGO to podmioty tzw. trzeciego sektora, które nie stanowią elementu struktury państwa. Ich celem jest zysk społeczny (w różnych dziedzinach), a nie zysk ekonomiczny. Przeważająca działalność statutowa jest nieodpłatna. Organizacje pozarządowe prowadzą jednak nie tylko działalność charytatywną, ale też inne – powstaje wiele kół, klubów sportowych itp. OPP mogą prowadzić także działalność odpłatną i gospodarczą. Bardzo istotny jest tu statut, który stanowi kluczowy dokument dla każdego tego rodzaju podmiotu.
Organizacja pracy w takich strukturach, w zależności od celu czy profilu działalności, a także wielkości OPP może być zupełnie różna, jak i zbliżona do funkcjonowania przedsiębiorstwa. W przypadku dużej organizacji – pod wieloma względami przypomina ona właśnie przedsiębiorstwo. Posiada strukturę, biuro, pracowników, podział na działy, zarząd itd. Nie składa się z samych wolontariuszy. Zwykle istotną różnicą jest np. brak produkcji. Trzeci sektor finansowany jest z różnych źródeł takich jak: środki od darczyńców, 1%, dotacje państwowe, unijne. Wymagane jest prowadzenie pełnej lub uproszczonej księgowości, przestrzeganie prawa podatkowego czy ustaw o rachunkowości.
Porównując NGO do przedsiębiorstwa znajdujemy więc dużo różnic, ale też szereg podobieństw.
Na co pozwala system ERP w organizacjach pozarządowych
System ERP w organizacjach pozarządowych, podobnie jak w przedsiębiorstwach czy instytucjach administracji publicznej, jest doskonałym narzędziem do zarządzania, czego przykładem może być wdrożenie enova365 w Stowarzyszeniu Wiosna. System, który dostosowuje się do potrzeb klienta jest w stanie odwzorować każdy proces zachodzący w organizacji. Ułatwia tym samym pracę na wielu etapach. Bardzo istotne, aby system ERP był na bieżąco dostosowywany do funkcjonującego w Polsce prawa i aktualizowany zgodnie z przepisami. Każda organizacja pożytku publicznego musi bowiem działać w oparciu o obowiązującą legislację i określony reżim prawny. Pomagają w tym moduły kadrowo-płacowe i księgowe.
W zależności od wybranego obszaru, system ERP pełni różne funkcje, ułatwiając poszczególne działania. W przypadku obszaru Kadry Płace i HR ułatwia zarządzanie pracownikami czy wolontariuszami, rozliczanie wynagrodzeń, zarządzanie kartotekami, realizowanie różnego rodzaju umów, rozliczanie urlopów. OPP nie musi zagłębiać się w kolejne zmiany przepisów, ponieważ eksperci monitorują zmiany legislacyjne i wdrażają je do systemów ERP. W przypadku modułów finansowo-księgowych jest podobnie. Pracownicy odpowiedzialni za te obszary mogą więc skupić się na swojej pracy. Wiedzą, że narzędzia, których używają dostosowane są do aktualnych przepisów.
W systemie swoje odzwierciedlenie znajduje także struktura organizacyjna i zależności przełożony-podwładny. Oprogramowanie ERP pozwala ponadto na monitorowanie wykonywanej pracy, dzięki czemu wiemy, czym dana osoba i w jakim czasie się zajmuje. Ułatwia to delegację zadań i ich rozliczanie oraz lepszą i bardziej efektywną organizację pracy i realizację projektów.
Rozwiązania związane z analityką danych, np. Business Intelligence umożliwiają przetwarzanie danych i wizualizację ich na czytelnych wykresach czy tabelach. Graficznie przedstawione dane dotyczące OPP pozwalają przewidywać dalsze trendy, podejmować decyzje strategiczne, sprawdzać stan organizacji na dany moment.
Co istotne, zawsze kluczowa okazuje się jednak analiza przedwdrożeniowa, która umożliwia dostosowanie poszczególnych modułów do indywidualnych potrzeb klienta. Rozmowa z osobami, które realnie na systemie mają pracować pomaga ustalić, jak właściwie odwzorować strukturę i procesy.
System ERP w stowarzyszeniu z perspektywy użytkownika – Stowarzyszenie WIOSNA
To już 11 lat od kiedy Stowarzyszenie WIOSNA wykorzystuje na co dzień oprogramowanie ERP enova365. Korzysta z takich modułów jak: Kadry Płace, Księgowość, Ewidencja dokumentów, EŚP, Handel (Księgowość i Kadry), Pulpit Pracownika i Kierownika (Menadżerowie i Pracownicy, Kadry).
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej obejrzyj webinar o technologii w organizacjach pożytku publicznego:
Dzięki pracy Stowarzyszenia z systemem ERP możliwe stało się wprowadzenie indywidualnych wymagań, pełna obsługa niektórych procesów w ramach jednego narzędzia czy automatyzacja pozwalająca na oszczędność czasu.
Inne korzyści to:
- duża elastyczność systemu – dopasowanie do potrzeb i specyfiki organizacji, ale też potrzeb poszczególnych operatorów (indywidualne ustawienia, np. układ kolumn, wydruki raportów),
- pełna obsługa księgowości i kadr, brak dodatkowych aplikacji, wszystko w jednym miejscu,
- automatyzacja pracy w wielu aspektach – od schematów księgowych po dedykowane raporty usprawniające pracę i dopasowane do specyfiki organizacji i jej potrzeb,
- integracja z innymi systemami (m.in. do budżetowania i raportowania),
- ciągły rozwój Pulpitu Pracownika i Kierownika.
Zobacz wideo case study z wdrożenia enova365 w Stowarzyszeniu WIOSNA.
ERP w organizacjach pozarządowych — elastyczne zarządzanie procesami w pracy zdalnej i hybrydowej
Wcześniej zdalnie lub hybrydowo pracowano raczej okazjonalnie. Obecnie to norma. Przed pandemią COVID-19 praca zdalna nie była w Polsce popularna. Pandemia przyspieszyła zjawisko przechodzenia w taki tryb – natomiast odbyło się to drogą rewolucji a nie ewolucji. Z dnia na dzień przedsiębiorstwa zostały zmuszone wysłać pracowników do domu i wyposażyć ich w narzędzia umożliwiające pracę w trybie home-office. Firmy, które przed pandemią inwestowały w rozwiązania IT, w tym w systemy ERP, bez większych problemów poradziły sobie z transformacją. Problem pojawił się w firmach bez narzędzi IT, które musiały szybko poszukać nowych rozwiązań i efektywnie je wdrożyć.
Moduł enova365 Praca Hybrydowa to rozwiązanie wspierające funkcjonowanie przedsiębiorstw oraz organizacji pracujących w trybie home-office, bądź w modelu hybrydowym. Pozwala na skuteczne zarządzanie zadaniami, delegowanie pracy i śledzenie postępów projektów, potwierdzanie obecności, pracownika w pracy czy też rozliczanie czasu pracy – podkreśla Konrad Spryńca, Product Manager w firmie Soneta (producent oprogramowania enova365).
W takim przypadku organizacja pracy staje się o wiele prostsza, dzięki z góry zaplanowanej kolejności wykonywania zadań. Moduł pozwala na skuteczny przepływ dokumentów wraz z możliwością wymiany informacji w komentarzach do zadania. Funkcja subskrypcji zadania oraz możliwość wywołania pracownika/operatora sprawiają, że każda nowa wprowadzona informacja zostaje wyświetlona w powiadomieniu. System dostępny jest zdalnie, ale także poprzez aplikację. Złożenie wniosku o urlop to kilka kliknięć.
W pracy zdalnej czy hybrydowej bardzo istotne jest właśnie to, aby móc korzystać z narzędzi do zarządzania niezależnie od miejsca, gdzie się znajdujemy. Rozwiązania mobile to m.in. wersja systemu przeglądarkowa, do działania której wystarczy laptop/tablet z dostępem do sieci, ale również aplikacja na smartfony z systemem Android oraz iOS.
Praca zdalna w Stowarzyszeniu WIOSNA
Możliwość pracy zdalnej istniała w stowarzyszeniu już przed pandemią. Jest niejako wpisana w specyfikę działania Stowarzyszenia WIOSNA, gdyż praca odbywa się na terenie całej Polski, a w poszczególnych województwach są odpowiedzialni za nie koordynatorzy. Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości działają w całym kraju. Bardzo szybkie i sprawne przystosowanie się całej organizacji do nowych realiów w pandemii było możliwe, dzięki temu, że mieliśmy gotowe, przetestowane rozwiązanie. Zajęło nam to około 3 dni. – mówi Monika Kołodziejczyk, Starszy Specjalista ds. Finansów i Księgowości w Stowarzyszeniu WIOSNA.
System ERP w fundacji z perspektywy użytkownika – Fundacja Uniwersytet Dzieci
Obecnie wiele fundacji i stowarzyszeń wykorzystuje już oprogramowanie klasy ERP. Kolejnym przykładem może być krakowska Fundacja Uniwersytet Dzieci, która od ponad dekady korzysta z polskiego systemu enova365. Dzięki wdrożeniu rozwiązania dla kadr oraz księgowości, Fundacja zautomatyzowała procesy księgowe oraz tworzenie raportów. Jednakże w jednostkach trzeciosektorowych oprogramowanie ERP może być wykorzystywane z sukcesem także do innych wskazanych wcześniej celów, jak np. zarządzanie projektami.
Fundacja Uniwersytet Dzieci stanęła przed koniecznością obsługi złożonej struktury projektów, na którą składało się powiązanie prowadzących wykładowców, terminów, miejsc zajęć oraz budżetów realizacyjnych. Wdrożenie kolejnego modułu – enova365 Projekty i gruntowna rozbudowa dotychczas wykorzystywanego CRM (ang. Customer Relationship Management, czyli bazy kontrahentów) umożliwiło kompleksową obsługę realizowanych projektów wraz z kontrolą ich budżetów.
enova365 to narzędzie które wspiera kluczowe dla nas obszary zarządzania realizowanymi projektami. Jego elastyczność, możliwości konfiguracji i rozbudowy gwarantują, że system będzie się rozwijał razem z nami – mówi Agnieszka Podgórska, księgowa Fundacji Uniwersytet Dzieci.
Ponadto, obsługa systemu możliwa jest z dowolnego urządzenia poprzez przeglądarkę internetową lub dedykowaną aplikację dla systemu Android czy iOS. Dzięki temu organizacja może korzystać z natychmiastowego dostępu do wymaganych informacji, dotyczących realizowanych projektów z każdego miejsca na świecie.
Całe case study możesz sprawdzić TUTAJ.
Pulpit Pracownika i Kierownika nieocenione w czasie pandemii
Z każdej perspektywy – czy to kadr, pracownika czy kierownika, jest wiele plusów rozwiązania ERP w organizacjach pozarządowych. Pracownik może się samodzielnie obsłużyć w zakresie wypełnienia i wysłania wniosku do kierownika, widzi co się z nim następnie dzieje, dostaje powiadomienia o zmianie jego statusu. Sam może też sprawdzić, kiedy wygasa jego umowa, w jaki dzień badania tracą ważność, ile zostało mu dni urlopowych. W końcu nie wymaga to angażowania innych osób i długiego oczekiwania.
Kierownik widzi wszystkich pracowników, ich umowy, nieobecności. Może podglądać i filtrować wnioski. Połączenie z modułem Kadry Płace sprawia, że informacje widoczne są także pod listami płac. Nie potrzebujemy kolejnych systemów, z poziomu jednego możemy generować także raporty. Taki przepływ w znacznym stopniu ułatwia przekazywanie informacji i komunikację. Samoobsługa pracownicza przyspiesza procesy i pozwala na ich bieżące monitorowanie. Najważniejsze informacje dostępne są z każdego miejsca i o każdej porze.
Przyjazna, intuicyjna budowa zarówno z perspektywy Pracownika, Kierownika, jak i zespołu kadrowego, ułatwia codzienne korzystanie z systemu ERP. Elektroniczna rejestracja czasu pracy pozwala natomiast szybko i łatwo wprowadzać godzinę rozpoczęcia pracy, a system sam dolicza tyle godzin, ile wynika z wymiaru czasu pracy.
Kilka słów o Workflow – czym jest, co daje OPP, czyli ERP w organizacjach pozarządowych
System Workflow ułatwia organizację pracy m. in. dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości wprowadzenia powiadomień mailowych. Oprogramowanie enova365 wyróżnia to, że moduł Workflow jest jego integralną częścią. Dzięki temu możesz korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji, która intuicyjnie organizuje i automatyzuje Twoją pracę.
Jeśli pracownik zgłasza urlop a jego bezpośredni przełożony jest nieobecny, wówczas z automatu wniosek trafia do odpowiednio zdefiniowanego zastępcy. Nie tworzą się przestoje i nie trzeba się martwić do kogo należy się zgłosić. Obsługa wniosków: urlop/nadgodziny/delegacje obejmuje:
- podgląd statusu wniosku i informacja, do kogo należy kolejny krok,
- wysyłkę powiadomień mailowych o zmianach/akceptacji,
- obsługę elektroniczną w dowolnym miejscu i czasie.
Workflow jest w stanie odwzorować wszystkie procesy występujące w organizacji. Na każdym kroku wykonywanego zadania, system podpowiada kolejne czynności. W zależności od podjętej przez użytkownika decyzji, program przekieruje go do kolejnego etapu. Podsumowując, procesy możemy modelować w każdym obszarze działalności – kadry płace, magazyn, sprzedaż, zakupy itp. – mówi Konrad Spryńca, Product Manager enova365.
Moduł Workflow enova365 wykorzystuje w swojej działalności także Stowarzyszenie WIOSNA. Istotne dla Stowarzyszenia są jego następujące cechy:
- dowolność ustawienia różnych parametrów (np. okres rozliczeniowy pod kątem rozliczania nadgodzin),
- elastyczne ramy rozpoczynania czasu pracy (elastyczny czas pracy),
- możliwość wprowadzenia indywidualnych kalendarzy pracy na dany miesiąc (np. w wymiarze 1/2 etatu), generowanie informacji dotyczących godzin pod listą płac,
- dostęp do filtrowania, sortowania według własnych potrzeb i preferencji.
Widzimy więc, że system ERP w organizacjach pozarządowych pełni bardzo wiele funkcji i przynosi liczne korzyści. Jego wdrożenie wiąże się z dokładną analizą, jednak pokazuje, jak wiele taka inwestycja daje oszczędności czasu i możliwości uporządkowania procesów. Cyfryzacja trzeciego sektora to nie tylko przyszłość, ale także konieczność w dzisiejszych czasach. Sprawdź, jakie pakiety oferuje enova365 fundacjom i stowarzyszeniom.
Autor: Gabriela Gil, Specjalista ds. Marketingu enova365
