Wydajne zarządzanie finansami i precyzyjna kontrola nad nimi to warunki niezbędne do funkcjonowania każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Nieocenione wsparcie w tym zakresie stanowi system ERP, integrujący różne funkcje biznesowe i usprawniający procesy w całej organizacji. Dowiedz się, w jaki sposób systemy ERP usprawniają zarządzanie finansami.
Spis treści:
- Jak ERP usprawnia zarządzanie finansami?
- Plany kont
- Przetwarzanie płatności
- Prognozowanie przepływu pieniężnego
- Ścieżki audytu
- Rozliczenia międzyokresowe
- Budżetowanie
- Zarządzanie środkami trwałymi
- Zarządzanie kontem bankowym
- Podsumowanie
Najważniejsze informacje:
- Systemy ERP stanowią nieocenione wsparcie w zarządzaniu finansami w firmie, integrując różne funkcje biznesowe i usprawniając procesy w obrębie całej organizacji.
- Tworzenie planów kont nie musi być uciążliwe, jeśli wykorzysta się do tego celu odpowiednie narzędzia, jak enova365.
- Procesy związane z przetwarzaniem płatności, jak automatyczne rozliczanie przelewów, zarządzanie rachunkami bankowymi, czy integracja z systemami bankowymi mogą zostać zautomatyzowane dzięki systemom ERP.
- Przepływy pieniężne można usprawnić i zautomatyzować przy wykorzystaniu jednego z modułów systemu ERP enova365 – Preliminarz Ewidencji Środków Pieniężnych (EŚP).
- Zastosowanie systemu ERP enova365 zapewnia wygodne śledzenie i opisywanie wszystkich działań w obrębie ścieżki audytu.
- Umiejętność właściwego rozpoznania i zakwalifikowania rozliczeń międzyokresowych może stanowić niemały problem. Wsparcie w tym zakresie zapewniają systemy ERP.
- Cały proces budżetowania wspierają skutecznie systemy ERP, jak enova365, umożliwiając zarządzanie wszystkimi danymi finansowymi, zasobami ludzkimi, zakupami oraz innymi aspektami związanymi z działalnością przedsiębiorstwa.
- Zarządzanie środkami trwałymi i Klasyfikacja Środków Trwałych stają się łatwiejsze dzięki wykorzystaniu systemu ERP enova365, zawierającemu moduł Księga Inwentarzowa.
- Systemy ERP można wykorzystać również do zarządzania kontem bankowym. Dzięki temu przeglądanie aktualnych danych z rachunku bankowego nie wymaga logowania się na stronę internetową banku.
Jak ERP usprawnia zarządzanie finansami?
Wdrożenie nowoczesnych systemów zarządzania, jak oprogramowanie ERP, pomaga optymalizować wiele procesów finansowych w przedsiębiorstwie. Efektywne zarządzanie zasobami i procesami wpływa bezpośrednio na skuteczność działań, dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego rozwiązania, dopasowanego do indywidualnych potrzeb. Zastosowanie systemów ERP, jak enova365, przynosi wiele korzyści w postaci lepszego dostępu do danych, uproszczenia procesów, centralizacji danych, czy automatyzacji żmudnych, powtarzalnych procesów. To tylko niektóre z wielu zalet. Systemy ERP usprawniają rozmaite, zaawansowane operacje finansowe.
Czytaj także: Zalety systemu ERP – co daje system ERP?
Plany kont
Plan kont to element dokumentacji opisującej zasady rachunkowości w danym podmiocie gospodarczym. To część składowa systemu rachunkowości. Zakładowy plan kont zawiera więc wykaz kont opracowany dla konkretnego przedsiębiorstwa, uwzględniający specyfikę jego działalności, organizacji, a także potrzeb informacyjnych użytkowników sprawozdań finansowych.
Zgodnie a art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości zakładowy plan kont musi zawierać co najmniej poniższe dane:
- wykaz kont księgi głównej,
- przyjęte zasady klasyfikacji operacji gospodarczych,
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.
W zakładowym planie kont księgowane są poszczególne operacje finansowe. Jest to więc jeden z elementów mających wpływ na zarządzanie przedsiębiorstwem. Plan kont to jeden z elementów sprawiających, że dane są dokładne i rzetelne. Aby spełniał on swoją rolę, musi zostać dostosowany do potrzeb firmy. Plan kont powinien być wypadkową potrzeb z czterech obszarów:
- obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,
- sprawozdań statystycznych,
- potrzeb zarządu,
- ochrony majątku.
W przypadku systemu ERP enova365, korzystając z modułu Księgowość, zyskuje się dostęp do gotowych planów kont, które następnie można dostosować do zasad obowiązujących w firmie.
Plan kont w enova365 jest wielopoziomowy, co pozwala na szczegółową, rozbudowaną analitykę. To rozwiązanie, które sprawdzi się między innymi w przypadku biur rachunkowych, które dzięki temu będą mogły tworzyć plany kont dla obsługiwanych przedsiębiorców.
Tworzenie planów kont nie musi być więc uciążliwe, jeśli wykorzysta się do tego celu odpowiednie narzędzia, jak enova365.
Przetwarzanie płatności
Systemy ERP z powodzeniem wspierają zarządzanie finansami w firmie. Jednym z obszarów jest zarządzanie płatnościami. Procesy związane z przetwarzaniem płatności, jak automatyczne rozliczanie przelewów, zarządzanie rachunkami bankowymi, czy integracja z systemami bankowymi mogą zostać zautomatyzowane dzięki systemom ERP.
System ERP enova365 zawiera rozwiązania wspierające automatyzację finansową w przedsiębiorstwach. Moduły Finanse i księgowość oraz Business Intelligence są w stanie wymieniać między sobą informacje w czasie rzeczywistym, co zapewnia stały podgląd w finanse przedsiębiorstwa.
Moduł Business Intelligence umożliwia także dowolne zestawianie wszystkich danych i ich analizę dzięki tabelom przestawnym. Panele BI mogą również zostać skonfigurowane z wybranymi wskaźnikami, które można poddać stałemu monitoringowi.
Prognozowanie przepływu pieniężnego
Przepływy pieniężne mają bardzo duże znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa. To nic innego, jak ilość środków, które wpływają do firmy – jako przychody ze sprzedaży, odsetek i inwestycji – oraz informacje o kwotach, które z niej wypływają. Utrzymywanie przepływów pieniężnych na poziomie zaspokającym bieżące potrzeby zapewnia bezpieczeństwo finansowe firmy.
Możliwość prognozowania przepływów pieniężnych może pomóc w efektywnym monitorowaniu sald środków pieniężnych oraz zarządzaniu nimi. Funkcja ta pomaga również managerom w podejmowaniu decyzji optymalizujących szanse sprzedaży, bazujące na bieżącym stanie środków pieniężnych.
W przypadku wielu firm zarządzanie przepływem gotówki oraz uruchamianie prognozowania przepływów pieniężnych to żmudny, powtarzalny proces, wymagający manualnej obsługi.
Proces ten można jednak usprawnić i zautomatyzować przy wykorzystaniu jednego z modułów systemu ERP enova365 – Preliminarz Ewidencji Środków Pieniężnych (EŚP). To rozszerzenie funkcjonalności modułu Ewidencja Środków Pieniężnych, pozwalające zaprezentować prognozę płatności w oparciu o terminy płatności w wybranym okresie czasu. Umożliwia również wprowadzenie planów przepływów finansowych na dany okres, w ujęciu globalnym oraz szczegółowym.
Moduł Preliminarz EŚP wraz z modułem Ewidencji Środków Pieniężnych w enova365 to doskonałe rozwiązanie, służące do:
- prognozowania i kontroli płynności finansowej,
- szczegółowej analizy rozrachunków kontrahentów, szczególnie tych niosących zagrożenie niewypłacalności,
- redukcji ryzyka utraty płynności,
- optymalizacji planowania płynności finansowej,
- racjonalnego zarządzania środkami finansowymi przy realizacji przelewów dla dostawców.
Ścieżki audytu
Ścieżka audytu, czyli (tzw. audit trail – ślad rewizyjny) to dokument, który zawiera przejrzysty opis przebiegu operacji finansowych, gospodarczych lub procesów – od pierwszego do ostatniego etapu. Każdy z nich powinien zostać opisany z uwzględnieniem niezbędnych informacji oraz narzędzi wymaganych do jego prawidłowego przeprowadzenia. Ścieżka audytu tworzona jest w celu śledzenia kolejnych faz operacji.
Ścieżka audytu wspiera zarządzanie procesami i pozwala przeprowadzać regularne wewnętrzne kontrole weryfikujące, na przykład, czy dany proces przebiega zgodnie z wytycznymi i czy nie zawiera luk bądź niedomówień, które mogłyby prowadzić do powstania błędów.
Do tworzenia ścieżki audytu wykorzystywane są nowoczesne systemy ERP, jak enova365. Ślad rewizyjny przyjmuje w takim przypadku postać skonfigurowanego wcześniej oznaczenia, które automatycznie (lub też ręcznie) jest wypełniane w trakcie audytu. Informacja o ścieżce audytu zostaje dołączona do audytowanych zapisów księgowych, czego efektem jest pojawienie się w bazie danych powiązań między dokumentami audytowanymi w danym zakresie. Zyskuje się również dostęp do wszystkich dokumentów, jakie pojawiły się w całym procesie. Przy każdym śladzie rewizyjnym system ERP automatycznie dopisuje dodatkowe informacje, jak na przykład nazwę operatora oraz czas wykonania danej czynności.
Ścieżka audytu zawiera poszczególne działania wykonywane w danej operacji finansowej, wśród których są operacje masowe, wycena aktywów i pasywów, czy przenoszenie operacji pomiędzy modułami. Zastosowanie do tego celu systemu ERP enova365 zapewnia wygodne śledzenie i opisywanie wszystkich tego typu działań.
Czytaj także: Audit trail, czyli ścieżka audytu – co to jest i kiedy ją stosować?
Rozliczenia międzyokresowe
Rozliczenia międzyokresowe to specjalny rodzaj kosztów w rachunkowości. Dotyczą one kosztów, które powstały w wyniku zawarcia przez podmiot gospodarczy transakcji w jednym okresie, ale dotyczą następnego okresu sprawozdawczego (lub kilku takich okresów). Wyróżnia się dwa rodzaje rozliczeń międzyokresowych kosztów: czynne oraz bierne.
Czynnych rozliczeń międzyokresowych dokonuje się wtedy, gdy wydatki lub zużycie składników majątkowych dotyczą miesięcy następujących po miesiącu, w którym zostały poniesione, czyli kosztów dla przyszłych okresów sprawozdawczych. Przykładami rozliczeń międzyokresowych czynnych są na przykład dostępy do różnego rodzaju subskrypcji, płatności czynszu za rok z góry, reklama w prasie czy internecie, ubezpieczenie majątkowe, opłacone z góry prenumeraty, czy koszt domeny internetowej.
Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów dokonywane są w wysokości prawdopodobnych zobowiązań, które przypadają na bieżący okres sprawozdawczy. Do biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów zaliczyć można koszty planowanych remontów, przyszłe świadczenia dla pracowników, przewidywane koszty zużycia energii, koszty reklamacji bądź koszty napraw gwarancyjnych.
Umiejętność właściwego rozpoznania i zakwalifikowania rozliczeń międzyokresowych może stanowić niemały problem. Wsparcie w tym zakresie zapewniają systemy ERP.
W przypadku enova365, w obrębie modułu Księgowość, dostępny jest mechanizm RMK, który pomaga usprawnić ewidencjonowanie i rozliczanie wydatków, które mają być kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów nie jednorazowo w momencie ich poniesienia, ale sukcesywnie w jakiejś części w kolejnych okresach rozliczeniowych.
Dla każdego nowego kosztu tworzona jest kartoteka. Następnie wprowadzana jest wartość kosztu, która z kolei może zostać wpisana ręcznie lub naliczona na podstawie zatwierdzonego dokumentu z Ewidencji zakupów. Częściowe, okresowe rozliczanie kosztu odbywa się poprzez naliczanie rozliczeń w Dokumentach RMK. W trakcie rozliczania istnieje możliwość zwiększenia wartości kosztu i zmiany wartości okresowych odpisów rozliczeniowych.
Budżetowanie
Budżetowanie to kluczowy element zarządzania projektami. Właściwe zarządzanie budżetem pozwala kontrolować koszty, odpowiednio dostosowywać się do zmian i oceniać wyniki. Zapewnia również dyscyplinę i przejrzystość w zarządzaniu finansami projektu. To czynniki wpływające bezpośrednio na jego powodzenie i pozwalające osiągać zamierzone cele. Budżetowanie składa się z kilku podstawowych elementów, do których należą:
- planowanie strategiczne,
- przygotowanie budżetu wstępnego,
- dostosowanie budżetu,
- planowanie projektu,
- śledzenie kosztów oraz kontrola,
- zakończenie projektu.
Cały proces budżetowania skutecznie wspierają nowoczesne systemy ERP, jak enova365, umożliwiając zarządzanie wszystkimi danymi finansowymi, zasobami ludzkimi, zakupami oraz innymi aspektami związanymi z działalnością przedsiębiorstwa.
Systemy ERP dają możliwość tworzenia wielopoziomowej struktury budżetowej, a tym samym precyzyjne zarządzanie kosztami projektów. System pozwala na określenie budżetu na poziomie całego projektu, a także poszczególnych działań bądź etapów projektu. W ten sposób można dokładnie, na bieżąco, śledzić koszty projektu.
Oprogramowanie ERP wspiera proces budżetowania także poprzez opcję automatyzacji pewnych działań, ułatwiając tworzenie, aktualizację i monitorowanie budżetu projektów. System pozwala na tworzenie prognoz kosztów oraz śledzenie kosztów projektu w czasie rzeczywistym. Posiada funkcjonalność generowania raportów finansowych, ułatwiających analizę wydatków projektu.
enova365 to system ERP oferujący szeroki zakres funkcji z zakresu budżetowania i zarządzania projektami. Są one dostępne w module Projekty, który można dostosować do zróżnicowanych potrzeb i projektów. Oprogramowanie pomaga w budżetowaniu na kilku etapach:
- przygotowania wstępnego budżetu projektu,
- dostosowania budżetu,
- wprowadzania wersji planu,
- realizowania budżetu,
- kontroli realizacji na wszystkich etapach,
- zaawansowanego przeglądania budżetu.
Sprawdź, jak enova365 wspiera budżetowanie
Zarządzanie środkami trwałymi
Środki trwałe i zarządzanie nimi to jedne z kluczowych zagadnień związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Do środków trwałych zalicza się bowiem wszystkie elementy majątku, które mają przewidywany czas użytkowania dłuższy niż jeden rok. Są one kategoryzowane podczas ewidencji środków trwałych.
Klasyfikacja Środków Trwałych (KTŚ) jest uporządkowanym systemem kategoryzacji majątku trwałego przedsiębiorstwa, stworzonym do celów statystycznych, ewidencyjnych oraz amortyzacyjnych. KTŚ jest ważna w ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych dla poszczególnych środków trwałych. Struktura Klasyfikacji Środków Trwałych jest hierarchiczna. Składa się z trzech poziomów klasyfikacyjnych, dzięki czemu kategoryzowanie majątku trwałego przedsiębiorstw jest precyzyjne i szczegółowe.
Zarządzanie środkami trwałymi i Klasyfikacja Środków Trwałych stają się łatwiejsze dzięki wykorzystaniu systemu ERP enova365, zawierającemu moduł Księga Inwentarzowa.
Moduł ten umożliwia:
- ewidencję i zarządzanie środkami trwałymi,
- podział według źródeł finansowania,
- ewidencję dokumentów i automatyzację procesów.
Ewidencja środków trwałych z enova365 może usprawnić pracę osób zajmujących stanowiska związane z zarządzaniem finansami w przedsiębiorstwie. Może również pomóc pracownikom magazynowym zajmującym się inwentaryzacją. Dzięki opcji tworzenia raportów, zestawień i analiz, moduł Księga Inwentarzowa sprawdzi się także w przypadku dyrektorów finansowych.
Zarządzanie kontem bankowym
Systemy ERP można wykorzystać również do zarządzania kontem bankowym. Dzięki temu przeglądanie aktualnych danych z rachunku bankowego nie wymaga logowania się na stronę internetową banku. W enova365 zarządzanie kontem bankowym jest możliwe za sprawą funkcjonalności Webservices, dostępnej w module Elektroniczne Wyciągi Bankowe. Webservices to mechanizm dwustronnej komunikacji pomiędzy systemami, opartej o sieć Internet. W efekcie integracji rachunku bankowego z systemem ERP enova365 możliwe jest:
- sprawdzenie salda dostępnych środków na rachunku połączonym z serwisem bankowym,
- import historii operacji za wybrany okres dla wybranego rachunku bankowego,
- import wyciągów bankowych z systemu bankowego,
- eksport zatwierdzonych przelewów (w paczkach – według dat lub jako pojedyncze przelewy),
- aktualizację statusów transakcji z systemu bankowego bezpośrednio w enova365.
Podsumowanie
Wdrożenie oprogramowania ERP to działanie, z którym nie warto zwlekać. Organizacje, które chcą walczyć o konkurencyjność w erze cyfrowej muszą postawić na nowoczesne rozwiązania optymalizujące procesy finansowe. System ERP enova365 wspomaga zarządzanie finansami, optymalizując i automatyzując wiele procesów. To system, który pozwala przenieść się na inny poziom planowana, realizacji i kontroli zasobów finansowych.
Sprawdź, jak system ERP enova365 usprawni działania Twojego przedsiębiorstwa. Już dziś umów się na prezentację systemu. Pobierz darmowe demo i przetestuj interesujące Cię funkcje.
Bibliografia:
