Czy dzień w biurze zaczynasz od skanowania poczty i czatu Microsoft Teams? Nic dziwnego, bo wymiana informacji to podstawa w niemal każdej pracy, a jej jakość determinuje możliwość osiągnięcia przez biznes sukcesu. W dobrej sytuacji są użytkownicy enova365, bo mogą korzystać z funkcji, które usprawniają przepływ informacji w firmie z poziomu tego programu. Dzięki temu, że mają wszystkie informacje w jednym miejscu oszczędzają czas i mają wszystko pod kontrolą.
Spis treści:
- Wszystkie informacje w „mózgu” firmy
- Komunikacja w firmie – przepływ informacji na przykładach
- Możliwość komentowania i czat w systemie ERP – cała komunikacja w firmie w jednym narzędziu
Wszystkie informacje w „mózgu” firmy
HR-owcy, handlowcy, księgowi w firmie czy biurze rachunkowym często praktycznie „mieszkają” w systemie ERP. W związku z tym, właśnie w tym systemie powinna się też znajdować cała ich komunikacja z innymi pracownikami czy kontrahentami. Taką możliwość oferuje enova365. Dzięki wybranym funkcjom cała wymiana informacji między pracownikami lub kontrahentami może przebiegać w systemie ERP, czyli w „mózgu” organizacji i tam można zawsze znaleźć komplet potrzebnej wiedzy.
Dwie pomocne funkcje to:
- dyskusje, czyli szybka wymiana informacji w formie komentarzy pod dokumentami czy formularzami w systemie,
- ogólnosystemowy czat – zwany w enova365 konwersacjami.
Poniżej przedstawiamy krótko ich możliwości.
Dyskusje czyli szybka wymiana informacji pod dokumentami czy formularzami
W enova365 pod wybranym formularzem – np. kartoteką pracownika czy dokumentem – np. fakturą kosztową – można wymieniać się komentarzami z innymi pracownikami lub klientami. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące wybranego dokumentu czy wybranej pozycji w systemie znajdują się w enova365. Przykładowa dyskusja może przebiegać następująco.
Krok 1 – rozpoczynasz dyskusję
Krok 2 – dodajesz do dyskusji uczestników lub podpinasz dodatkowe dokumenty
Możesz zdecydować, które osoby mają zobaczyć Twój komentarz. Dodając wątek lub komentarz przy pomocy @ możesz wywołać konkretną osobę, która ma uprawnienia do korzystania z systemu. Do dyskusji możesz też załączyć dowolne dokumenty – np. umowy czy faktury.
Krok 3 – osoba „wywołana” do dyskusji otrzymuje powiadomienie
Co istotne, dyskusje enova365 zostały wyposażone w system powiadomień systemowych oraz e-mailowych, dlatego osoba wywołana do dyskusji otrzyma powiadomienie w systemie lub wiadomość e-mail.
Krok 4 – komentujesz i odpowiadasz na komentarze.
Dyskusje i konwersacje czyli czat to funkcje dostępne dla wszystkich użytkowników enova365
Konwersacje systemowe czyli ogólnosystemowy czat
Każdy użytkownik systemu enova365 może korzystać z funkcji konwersacji. Czatować mogą ze sobą pracownicy 1:1 lub w większych grupach oraz pracownicy i kontrahenci, którzy mają konto w Pulpicie Kontrahenta lub Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego.
Po lewej stronie użytkownik widzi wszystkie konwersacje, które stworzył lub do których został dodany. Po prawej stronie widoczna jest treść poszczególnych konwersacji.
Ikona pojedynczego „ludzika” oznacza, że dana konwersacja jest wymianą informacji pomiędzy dwoma użytkownikami (w przypadku gdy dany użytkownik ma dodane zdjęcie, wyświetla się ono zamiast ikony „ludzika”), natomiast podwójny „ludzik” oznacza konwersację grupową.
Komunikacja w firmie – przepływ informacji na przykładach
Jak wspomniane wyżej funkcje przydają się w codziennej pracy w firmie? Pora na kilka przykładów.
Przepływ informacji: księgowość – inne działy w firmie
Każdy pracownik działu księgowości część dnia spędza na sprawdzaniu czy otrzymane faktury zostały prawidłowo wystawione lub opisane oraz wielu innych sprawach, z których część może stanowić wewnętrzny proces kontroli. W takim przypadku mogą pojawić się pytania do poszczególnych dokumentów kosztowych.
Skorzystanie z funkcji dyskusji w enova365 pozwala na zadawanie ważnych pytań i szybkie uzyskiwanie na nie odpowiedzi. Przede wszystkim, łatwo zaangażować w wymianę informacji odpowiednie osoby. O tym, że czeka na nich pytanie zostaną oni powiadomieni e-mailem lub komunikatem w systemie. Dodatkowo, omawiane dokumenty będą dla wszystkich widoczne.
W razie jakichkolwiek wątpliwości i konieczności powrotu do wymiany informacji – są one dostępne w systemie.
Korzyści:
- Zapobieganie utracie ważnych informacji – wszystkie są w systemie
- Szybkie uzyskanie potrzebnej wiedzy – oszczędność czasu i wyższa produktywność
Wymiana informacji w czasie rzeczywistym: pracownik – klient
Klienci oczekują efektywności podczas interakcji z dostawcami produktów czy usług. Wiele firm jest tego świadomych i dlatego korzysta z takich narzędzi, jak Pulpit Kontrahenta czy Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365, które umożliwiają szybki przepływ dokumentów i częściową samoobsługę klientom. Z tych platform mogą korzystać 24/7, zawsze mając dostęp do istotnych dla nich danych czy dokumentów.
Kiedy klienci chcą uzyskać odpowiedź na konkretne pytanie – te narzędzia przyspieszą jej uzyskanie, jednocześnie nie wymuszając konieczności korzystania z innych kanałów. Od niedawna, dzięki dyskusjom i czatowi umożliwiają odpowiadanie na pytania klientów nawet w czasie rzeczywistym.
Korzyści:
- Szybka i bezpieczna komunikacja z klientami
- Podniesienie poziomu obsługi klienta
Sytuacja kryzysowa: konieczność sprawdzenia, na którym etapie wkradł się błąd
Wyobraź sobie, że pojawiła się sytuacja kryzysowa, która wymaga prześledzenia wstecz całej komunikacji z danego okresu czasu. I pomyśl, jak trudne by to było, gdyby zespół korzystał z wielu kanałów komunikacji.
Dzięki zgromadzeniu wszystkich form komunikacji w jednym miejscu dokładnie wiesz, dokąd się udać, gdy w firmie pojawią się błędy. Możesz łatwo prześledzić przepływ informacji między osobami zaangażowanymi w projekty, co pozwoli na systematyczne odkrywanie, na jakim etapie wkradł się błąd.
Korzyści:
- Możliwość łatwego prześledzenia historycznej komunikacji w celu sprawdzenia czy i gdzie wkradł się błąd
- Lepsze zarządzanie kryzysowe
System komentowania i czat w systemie ERP – cała komunikacja w firmie w jednym narzędziu
Oczywiście o „dyskusjach” i czacie w enova365 można napisać dużo więcej, ale po powyższych wyjaśnieniach pewnie masz już wstępne wyobrażenie, jak to działa. Wiesz, że wykorzystanie dyskusji i czatu w systemie ERP pozwala na:
- wyeliminowanie silosów komunikacyjnych – zamiast zamieszczać komentarze do ważnych dokumentów czy projektów w różnych narzędziach – np. Microsoft Teams czy Slack – cała firmowa wymiana informacji może przebiegać w systemie ERP,
- łatwe odtworzenie komunikacji w odniesieniu do poszczególnych dokumentów, formularzy, zadań czy projektów, dzięki przetwarzaniu jej w enova365,
- większe bezpieczeństwo – dzięki dobremu zabezpieczeniu całego systemu ERP,
- powiadomienia – dzięki którym „wywołani” do dyskusji pracownicy mogą szybko zareagować.
Jeżeli chcesz się dowiedzieć o tym, jakie możliwości zyskasz dzięki usprawnieniu komunikacji w firmie jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Autoryzowany Partner enova365 pokaże Ci jak ten system ERP może usprawnić pracę Twojej firmy.
