Decyzja, jaki system ERP wybrać jest jedną z najważniejszych z punktu widzenia firmy. Dlatego przed jej podjęciem warto poznać najnowsze trendy na rynku oprogramowania do zarządzania firmą i najważniejsze kryteria wyboru systemu ERP. Przeczytaj artykuł, a wybór ERP w firmie będzie łatwiejszy.
Spis treści:
- Trendy na rynku systemów ERP 2024
- Kryteria wyboru systemu ERP
- Jaki ERP? Ostateczna decyzja jest już prosta
Najważniejsze informacje
- Na rynku systemów ERP w Polsce rośnie udział polskich producentów. Jednym z powodów jest ich przewaga w kwestii nadążania za zmianami w przepisach.
- Można zauważyć trend specjalizacji systemów ERP, dlatego niektóre firmy integrują ze sobą nawet dwa rozwiązania klasy ERP.
- Wybór ERP warto zacząć od stworzenia w firmie komitetu zakupowego, w skład którego wejdą przedstawiciele różnych działów firmy, w tym działu IT.
- Kolejny etap to identyfikacja problemów, które firma chce wyeliminować przy pomocy systemu ERP oraz określenie funkcji, które nowe rozwiązanie koniecznie powinno mieć.
- Po stworzeniu krótkiej listy potencjalnych dostawców systemu ERP warto umówić się na prezentację systemu, przetestować demo oraz sprawdzić referencje potencjalnych dostawców.
Trendy na rynku systemów ERP 2024
W Polsce systemy ERP oferuje wielu różnych producentów oprogramowania. Każdy z tych systemów ma swoją specyfikę, swoje mocne i słabsze strony.
„Nie istnieje jeden, idealny dla wszystkich system ERP. Każdy system ERP ma swoją specyfikę i jest idealny dla jakiegoś przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę i sprawdzi się w nim inny system ERP” – uważa Marek Mac, z portalu myERP.pl.
Oprócz dużych, międzynarodowych dostawców, systemy ERP dla firm w Polsce oferuje także duże grono polskich producentów, a ich udział w rynku systematycznie rośnie. A to głównie ze względu na specyfikę polskiego rynku, na którym często pojawiają się zmiany w obszarze regulacji kadrowo-płacowych czy podatkowych. Z tego powodu, dostosowanie systemu ERP do tych zmian, w zakresie formularzy, stawek, czy sposobów wyliczeń, stanowi duże wyzwanie. Wymaga to częstego aktualizowania oprogramowania. Przykładowo, system ERP enova365, który słynie z błyskawicznego nadążania za regulacjami, aktualizowany jest nawet 20-30 razy rocznie.
Przewagę polskich systemów ERP nad innymi, w kwestii nadążania za zmianami w przepisach coraz częściej dostrzegają firmy.
„Wśród dużych klientów, obserwujemy ostatnimi czasy ciekawy trend: dostrzeganie polskich producentów, polskich systemów. Okazuje się, że zachodnie systemy, szczególnie w obszarze księgowym czy płacowym, mają trudności w nadążaniu za zmianami legislacyjnymi w Polsce. Tutaj my mamy naprawdę dużą przewagę” – mówi Dawid Wojnarowski z Alt One, Autoryzowanego Partnera enova365. Więcej na ten temat zdradza w poniższym materiale wideo.
Podobne zjawisko zauważa Marek Mac z myERP.pl i tłumaczy, jak wpłynie to na polski rynek systemów ERP.
„Zagraniczni dostawcy będą się coraz częściej integrować z polskimi produktami” – uważa. – „Wydaje mi się, że trzeba pamiętać o tym, że system ERP powinien być dopasowany do tego, co jest podstawową działalnością firmy. Jeżeli firma działa w branży metalowej, to bierzemy system, który potrafi odwzorować produkcję w tej branży. Nie powinniśmy się bać, że oprócz niego wdrożymy drugi system ERP, który będzie fajnie nam obsługiwał finanse czy kadry i płace. Integracja to jest taka przyszłość. Będzie więc podstawowy system ERP, który obejmie najważniejszą działkę w firmie, a reszta programów będzie z tym integrowana.”
„Kiedyś próbowano tworzyć systemy, które mogą odpowiadać na wszystkie potrzeby przedsiębiorstwa. Obecnie wiele systemów ERP-owych specjalizuje się w danej branży” – podsumowuje Marek Mac.
Trend „specjalizacji” systemów ERP widać nie tylko w Polsce, ale także na całym świecie. Ma to odzwierciedlenie w rankingach systemów ERP, przygotowywanych przez wyspecjalizowane instytucje. Przykładowo, w corocznie publikowanym rankingu systemów ERP Forbes Advisor, istnieje kategoria „najlepszy system ERP”, ale także „najlepszy system ERP dla firm logistycznych”, „najlepszy system ERP dla firm produkcyjnych” czy „najlepszy system ERP do zarządzania finansami”.
Podsumowując, dobra wiadomość jest taka, że jeżeli chodzi o system ERP masz naprawdę szeroki wybór. Z drugiej strony, bogate możliwości wyboru mogą sprawić, że decyzja, jaki wybrać system ERP będzie trudna. Dlatego poniżej przeprowadzimy Cię przez proces selekcji.
Kryteria wyboru systemu ERP
Aby wybrać odpowiedni ERP dla swojego biznesu, weź pod uwagę następujące kryteria.
1. Przeanalizuj swoje potrzeby biznesowe
Jak wiadomo, zrozumienie problemu to pierwszy krok do znalezienia rozwiązania. Jakie sytuacje mogą być sygnałem, że potrzebny Ci nowy system ERP?
- Firma bazuje na oprogramowaniu, które nie nadąża za zmieniającymi się przepisami, przez co księgowi wiele rzeczy muszą robić ręcznie?
- Pracujecie na kilku niekompatybilnych ze sobą systemach i pracownicy muszą wielokrotnie wprowadzać do systemu te same dane?
- Większość procesów przebiega manualnie, co skutkuje błędami i dużą czasochłonnością?
- Tracisz kontrolę nad płynnością finansową?
- Masz poczucie, że nie wiesz, co się dzieje w firmie, bo brak Ci rzetelnych danych – masz słaby wgląd w dane z poszczególnych obszarów?
- Biznes szybko się rozwija i dotychczasowe programy nie są w stanie obsłużyć rosnącej liczby zamówień?
Czas na wdrożenie nowego systemu ERP, który wyeliminuje te nieefektywności.
Jeżeli jesteś w organizacji główną osobą decyzyjną, kolejnym krokiem powinno być utworzenie zespołu, w skład którego wejdą osoby z różnych działów firmy. Każdy jego członek musi najpierw zebrać informacje zwrotne od swojego zespołu. Celem jest sformułowanie potrzeb Twojego biznesu w zakresie systemu klasy ERP: do czego chcesz używać nowego systemu i jakie problemy pokonać. To pierwszy krok do zrozumienia jaki ERP sprawdzi się w firmie najlepiej.
2. Określ wymagania stawiane przed nowym systemem ERP
Jaki wybrać system ERP? Zacznij od stworzenia szczegółowej listy wymagań. Dzięki temu, że zespół decyzyjny stworzył już dokładną listę problemów biznesowych, którym firma chce zaradzić, można na tej podstawie przygotować kompleksową listę wymagań stawianych przed nowym systemem.
Przykładowe wymagania względem systemu ERP mogą zawierać, między innymi, następujące funkcje.
- Mobilność – opcja, która pozwala na korzystanie z systemu ERP zdalnie, przy użyciu dowolnego narzędzia z dostępem do internetu.
- Integracje – jako narzędzie, które powinno agregować i uspójniać dane z różnych obszarów działania firmy – takich jak produkcja, magazyn, finanse czy nieruchomości – nowy system ERP także powinien być w stanie integrować dane z wielu różnych obszarów przedsiębiorstwa.
- Jedna wspólna baza danych dla całej firmy, co pozwoli udostępniać dane każdemu użytkownikowi w czasie rzeczywistym, niezależnie od modułu, z którego uzyskuje on dostęp do tych danych.
- Automatyzacja jak największej liczby procesów pozwoli pracownikom szybciej wykonywać powtarzalne zadania.
- Analityka biznesowa – dobre systemy ERP są wyposażone w natywne narzędzia business intelligence, które pozwalają na bieżąco monitorować zmiany wskaźników, mających wpływ na wydajność i rozwój firmy.
- Bezpieczeństwo – biorąc pod uwagę ilość informacji krążących w każdym systemie ERP, warto zadbać o to, żeby wybrany system ERP, gwarantował bezpieczeństwo.
- Elastyczność – prawdopodobnie nie istnieje system klasy ERP, gotowy na to, by idealnie odwzorować procesy w każdej firmie z każdej branży, ale są na rynku systemy ERP, które dzięki elastyczności konfiguracji można idealnie dopasować do indywidualnych potrzeb na etapie wdrożeniowym.
To cechy systemów ERP, które determinują sposób działania tego oprogramowania w skali całej firmy. Dodatkowo, poszczególne działy w firmie mogą stawiać przed systemem konkretne wymagania.
Kadry i płace mogą stawiać na pierwszym miejscu zgodność systemu z przepisami oraz fakt, że prowadzi on pracowników za rękę, utrudniając popełnianie przez nich błędów. Na pewno docenią także możliwość łatwego generowania danych analitycznych z obszaru kadr i płac czy samoobsługę pracowniczą, dzięki której do kadrowych nie będą tworzyć się kolejki.
Zespoły produkcyjne mogą chcieć mieć większą kontrolę nad dostępnością zasobów produkcyjnych, możliwość zmiany wykorzystywanej technologii czy łatwość rozliczania kosztów produkcyjnych.
Pracownikom działu sprzedaży i marketingu może zależeć na systemie CRM, który usprawni procesy związane z obsługą lejka sprzedażowego. Zarząd doceni natywny BI, który zapewni dostęp do rzetelnych danych i pełną kontrolę nad sytuacją w firmie.
Podsumowując, w oparciu o potrzeby biznesowe zdecyduj, jakie obszary funkcjonalne powinien mieć nowy system ERP. Większość systemów ERP posiada kluczowe moduły, takie jak księgowość i finanse, kadry płace, business intelligence, produkcja czy CRM, ale ich funkcjonalności mogą się różnić.
Czytaj także: Kluczowe moduły ERP – poznaj 8 najważniejszych
Co więcej, warto wiedzieć, że możesz kupić tylko wybrane moduły systemu ERP. Przykładowo, software house doceni moduły, takie jak kadry płace, księgowość i finanse, business intelligence, procesy (workflow) czy CRM, ale nie będzie mu potrzebny moduł produkcyjny.
Jeżeli chcesz zachować któryś z wykorzystywanych już systemów obszarowych, sprawdź, czy istnieje możliwość jego integracji z systemami ERP, których wdrożenie rozważasz. Jednocześnie, jeżeli działasz w branży, która ma specyficzne potrzeby szukaj systemu ERP stworzonego z myślą o firmach z tej branży.
Jeżeli nie widzisz na rynku systemu ERP, który mógłby zaspokoić Twoje potrzeby funkcjonalne być może potrzebujesz systemu ERP wraz z rozwiązaniem dedykowanym, stworzonym przez firmę wdrożeniową. W takiej sytuacji warto ocenić dostępne systemy pod kątem elastyczności.
3. Stwórz krótką listę dostawców systemów ERP
Kolejny krok to stworzenie listy potencjalnie interesujących systemów ERP. Członkowie grupy decyzyjnej, której zadaniem jest wybór systemu ERP, powinni to zrobić na podstawie przygotowanych w poprzednim punkcie wymagań funkcjonalnych. Ta krótka lista może zawierać nawet kilku dostawców oprogramowania, szczególnie jeżeli nie masz bardzo niszowych wymagań w kwestii systemów ERP. Tworząc taką listę, cały czas pamiętaj jednak o swoich wytycznych.
- Twoja nisza – szukaj systemu ERP, który jest często wdrażany w Twojej branży. Na przykład jeżeli jesteś grupą kapitałową, która ma wiele spółek córek, sprawdzi się u Ciebie system ERP z funkcją wielofirmowości, która ułatwi księgową obsługę takich podmiotów. Z drugiej strony, biura rachunkowe zwrócą uwagę przede wszystkim na rozwiązania, które oprócz prowadzenia ksiąg, umożliwią im współpracę z klientami na jednej bazie w czasie rzeczywistym.
- Twój budżet – ceny systemów ERP różnią się między sobą. Żeby wiedzieć, ile kosztuje wdrożenie systemu, trzeba brać pod uwagę nie tylko ceny licencji, koszty infrastruktury, ale także samego wdrożenia. Składają się na nie analiza przedwdrożeniowa, personalizacja systemu czy migracja danych. Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu Ile kosztuje system ERP?
- Preferowany model korzystania z systemu ERP – wielu dostawców systemu ERP oferuje zarówno chmurowe rozwiązania, jak i tradycyjną wersję on-premise. Musisz więc zastanowić się, czy wolisz zainstalować system na własnej infrastrukturze czy ją wynająć. Plusy i minusy każdego z tych rozwiązań znajdziesz w tym artykule.
- Twoje wymagania funkcjonalne – od razu wyeliminuj programy ERP, które nie spełniają Twoich wytycznych brzegowych, ani nie mogą do nich zostać niewielkim kosztem dostosowane.
Choć na krótkiej liście dostawców oprogramowania znaleźć się mogą zarówno mniejsi, jak i więksi dostawcy. Warto od razu określić swoje warunki brzegowe również w tym zakresie.
- Wiarygodność dostawcy systemu – jeżeli kupujesz nowy system ERP ważne jest, żebyś miał pewność, że będzie Ci on dawał komfort użytkowania w perspektywie następnych 5-10 lat. Powinien być on aktualizowany i rozwijany w oparciu o nowoczesną technologię. Innymi słowy, chcesz mieć gwarancję, że Twój dostawca systemu nie zniknie nagle z rynku. To sprowadza się do umieszczenia na krótkiej liście wyłącznie programów, które są na rynku co najmniej kilka lat, a ich lista klientów systematycznie rośnie.
- Bogate funkcjonalności – jak stwierdziliśmy na początku, żaden system ERP nie jest idealny, czyli każdy ma jakieś mocne i słabe strony. Zastanów się, które funkcjonalności są dla Ciebie kluczowe, a bez których nie możesz działać.
- Przyjazność użytkownikom – warto przetestować demo systemu, żeby przekonać się, czy system jest łatwy w obsłudze.
- Spełnienie wymagań technicznych – analizę, czy system ERP spełni wymagania techniczne warto wykonać przy współudziale działu IT.
4. Zbieraj oferty i analizuj referencje
Teraz, kiedy jest już gotowa Twoja krótka lista, daj producentom oprogramowania szansę na zaprezentowanie systemu. Umów się więc na jego prezentację. Jeszcze przed nią warto zaznaczyć, jakie funkcje systemu będą dla Ciebie szczególne istotne oraz jakie problemy w zarządzaniu firmą chcesz pokonać. Pozwoli to dostawcy oprogramowania lepiej dostosować prezentację do Twoich potrzeb. Dzięki czemu łatwiej Ci będzie ocenić, jaki system ERP najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie.
Po prezentacji systemu dokładnie przetestuj także demo. Warto zrobić to dokładnie w takiej kolejności: prezentacja-demo, a nie odwrotnie. Po prezentacji wiesz już, jakie system ma możliwości i czego w demo szukać. Pozwoli Ci to sprawdzić, jak działają w praktyce funkcje, które Cię najbardziej interesują.
Na tym etapie warto przeanalizować nie tylko case study i referencje na stronie producenta systemu ERP, ale także oceny systemu ERP i rankingi, tworzone przez niezależne instytucje, np. Computerworld.
Jaki ERP? Ostateczna decyzja jest już prosta
Znasz już dobrze wszystkie kryteria wyboru systemu ERP. Decyzja, jaki system ERP wybrać zabiera dużo czasu. Jednak jeżeli niczego nie pominiesz, Twoja firma będzie miała oprogramowanie ERP, które spełnia jej potrzeby i pomoże jej się rozwijać w przyszłości.
Co więcej, stosując się do wskazówek opisanych w tym artykule, zyskasz więcej niż tylko świadomość, jaki system ERP sprawdzi się najlepiej w firmie. Wskazówki te pozwolą Ci na głębsze rozumienie tego, jak funkcjonuje Twój biznes. Może natrafisz przy tym na problemy, których nie byłeś świadomy i zdobędziesz wiedzę, która pozwoli lepiej zarządzać firmą.
