- Jak zostać zarządcą nieruchomości?
- Czym zajmuje się zarządca nieruchomości?
- Na czym polega zarządzanie nieruchomością?
- Czy zarządzanie nieruchomościami jest tym samym, co administrowanie?
- Cele zarządzania nieruchomościami komercyjnymi
- Zarządzanie nieruchomościami własnymi zasobami a usługi zarządzania
- Jakość administrowania wpływa na koszty
- Jakie procesy związane z zarządzaniem nieruchomościami przedsiębiorstwa można usprawnić?
Jak zarządzać firmowymi nieruchomościami, by obniżyć koszty i zwiększyć zyski? Dlaczego warto zintegrować zarządzanie nieruchomościami przedsiębiorstwa z innymi jego funkcjami? Jakie procesy związane z gospodarką nieruchomościami można usprawnić dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych? Przeczytaj poradnik dla firm – właścicieli nieruchomości.
Twoja firma jest właścicielem biurowca? Oprócz własnych pomieszczeń biurowych przedsiębiorstwo posiada przestrzeń biurową na wynajem, lokale handlowe, apartamenty mieszkalne albo powierzchnie reklamowe? Samodzielnie zarządza budynkami, choć jego główny obszar działalności nie ma z zarządzaniem nieruchomościami nic wspólnego?
Jeżeli zastanawiasz się co zrobić, żeby usprawnić proces zarządzania nieruchomościami przedsiębiorstwa i poprawić sytuację finansową nieruchomości, ten poradnik wyjaśni Ci:
- na czym polega zarządzanie nieruchomościami,
- jakie są zadania zarządcy nieruchomości,
- co łączy administrowanie nieruchomością i zysk z zarządzania nieruchomościami,
- dlaczego warto zintegrować zarządzanie firmowymi nieruchomościami z innymi funkcjami przedsiębiorstwa,
- na ile zarządzanie nieruchomości można usprawnić, dzięki zastosowaniu enova365. To system ERP, który ma dedykowane opcje do zarządzania nieruchomościami.
Jak zostać zarządcą nieruchomości?
Czy jako firma, która posiada kilka nieruchomości musisz zatrudniać zarządcę nieruchomości? Nie ma takiej konieczności.
Zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami z 1997 r. oraz jej nowelizacją z 2013 r., po 1 stycznia 2014 r. zarządzanie nieruchomościami nie wymaga spełniania żadnych specjalnych warunków. Innymi słowy, zarządcą nieruchomości może zostać każda osoba prowadząca działalność gospodarczą. Jedyny wymóg to wykupienie polisy OC, z której będzie można pokryć ewentualne szkody, które byłyby konsekwencją nieprawidłowego wykonywania obowiązków, związanych z zarządzaniem nieruchomościami.
WSKAZÓWKA: Każda nieruchomość musi mieć swojego zarządcę.
Czym zajmuje się zarządca nieruchomości?
Obowiązki zarządcy nieruchomości szczegółowo precyzuje wspomniana wyżej ustawa o gospodarce nieruchomościami z 1997 r. oraz jej nowelizacja z 2021 r.
W myśl ustawy do obowiązków zarządcy nieruchomości należy „(…) podejmowanie decyzji i działań, których zadaniem jest zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością”. A zatem, zarządzanie określoną nieruchomością obejmuje, między innymi:
- zapewnienie optymalnej gospodarki ekonomiczno-finansowej i energetycznej nieruchomości,
- dbałość o bezpieczeństwo użytkowników i właściwą eksploatację budynku,
- bieżące administrowanie nieruchomością,
- utrzymanie obiektu w niepogorszonym stanie (zgodnie z jego przeznaczeniem),
- inwestowanie w obiekt.
Na czym polega zarządzanie nieruchomością?
Ustawodawca szczegółowo sprecyzował w ustawie zakres obowiązków zarządcy nieruchomości. W myśl ustawy zarządzanie nieruchomością polega, między innymi, na wywiązywaniu się z następujących obowiązków.
- Prowadzenie niezbędnej dokumentacji nieruchomości. Należą do niej między innymi:
- książka obiektu budowlanego,
- faktury i inne dokumenty finansowo-księgowe,
- dokumentacja techniczna.
2. Dbałość o bezpieczeństwo oraz stan techniczny budynku. Obejmuje to, między innymi:
- zlecanie okresowych przeglądów technicznych,
- nadzorowanie prac remontowych i konserwacyjnych,
- bieżące naprawy czy renowacje,
- utrzymywanie czystości, koszenie trawników czy odśnieżanie chodników.
3. Reprezentowanie właściciela nieruchomości w kontaktach z sądami, usługodawcami czy administracją publiczną. Zarządca nieruchomości zawiera więc wszelkie umowy, np. na dostawę mediów i negocjuje z wykonawcami usług.
4. Zarządzanie najmem, które obejmuje na przykład sprawdzanie dostępności powierzchni do wynajmu, negocjacje czy rozliczenia z najemcami oraz windykację należności.
5. Planowanie remontów i modernizacji, które pozwolą uniknąć awarii i nieprzewidzianych kosztów, których nie uwzględniono w planie remontowym.
Czy zarządzanie nieruchomościami jest tym samym, co administrowanie?
Zarządzanie nieruchomościami to pojęcie szersze niż administrowanie nieruchomościami. W skrócie, administrowanie nieruchomością to jedna z czynności zarządzania nią. Oznacza to, że choć obowiązki administratora nieruchomości są zbliżone do obowiązków jej zarządcy różnią się one w jednej ważnej kwestii.
Czego nie może administrator nieruchomości?
Administrator nieruchomości, w przeciwieństwie do jej zarządcy, nie ma prawa do reprezentowania właściciela nieruchomości przed urzędami czy organami państwowymi. Nie może także podejmować żadnych decyzji, które mogłyby mieć wpływ na stan prawny lub fizyczny administrowanych przez siebie budynków.
O co może dbać administrator nieruchomości?
Z drugiej strony, administrator może i powinien dbać o bieżące utrzymanie nieruchomości – czystość, koszenie trawników – wywożenie odpadów czy bieżącą obsługę techniczną nieruchomości, która umożliwia właściwą eksploatację nieruchomości.
WSKAZÓWKA: Administrowanie nieruchomościami rozumiane jako obsługa nieruchomości jest środkiem to zrealizowania celów zarządzania nieruchomościami.
Cele zarządzania nieruchomościami komercyjnymi
Dla każdej firmy, która jest właścicielem nieruchomości, jasne jest, że celem zarządzania nieruchomościami jest takie gospodarowanie posiadanym przez firmę portfolio nieruchomości, by przynosiły one możliwie wysoki dochód.
Jak ten cel zrealizować?
Po prostu, trzeba pamiętać, że na odpowiednie zarządzanie nieruchomością, które jest ważne z punktu widzenia sytuacji finansowej firmy, składają się nie tylko strategiczne decyzje zarządcze, ale także decyzje „mikro” – dotyczące poszczególnych nieruchomości.
Innymi słowy, decyzje dotyczące zarządzania nieruchomościami na szczeblu zarządczym powinny docierać do osób wykonujących czynności zarządzania konkretnymi obiektami. Jednocześnie, informacje dotyczące poszczególnych nieruchomości mogą wspomagać zarządzanie nieruchomościami w szerszym wymiarze.
WSKAZÓWKA: Konieczny jest dobry wgląd nie tylko w zagregowane, ale także szczegółowe dane o poszczególnych nieruchomościach. Dlatego zarządzanie nieruchomościami skutecznie wspiera posiadanie jednej wspólnej bazy danych dla wszystkich firmowych nieruchomości. Takie rozwiązanie oferuje moduł Nieruchomości systemu ERP enova365.
PRZYKŁAD
Portfolio nieruchomości przedsiębiorstwa może składać się z budynku biurowego, który mieści:
- pomieszczenia biurowe zajmowane przez firmę,
- przestrzeń biurowa wynajmowana innym firmom,
- lokale handlowe na parterze.
Jeżeli każde z wielu pomieszczeń i lokali będzie profesjonalnie administrowane okaże się z punktu widzenia firmy-właściciela cennym kapitałem. W przeciwnym wypadku, stanie się źródłem kosztów, nie przynosząc zysków. Można więc stwierdzić, że efektywne zarządzanie nieruchomościami przyczyni się do tego, że poszczególne obiekty lub lokale będą wartościowymi aktywami w portfolio nieruchomości przedsiębiorstwa.
Zarządzanie nieruchomościami własnymi zasobami a usługi zarządzania
Choć istnieją różne strategie zarządzania nieruchomościami, firmy, które są właścicielami nieruchomości, mają zwykle do wyboru dwie opcje:
- samodzielne zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi,
- profesjonalne zarządzanie nieruchomościami rozumiane jako zatrudnienie wyspecjalizowanej firmy – która świadczy usługi zarządzania nieruchomościami.
Która z nich jest lepsza? To zależy od sytuacji. Jednak, według danych z Harvard Business Review, wiele korporacji zaobserwowało, że mogą znacząco zredukować koszty i zwiększyć zyskowność, jeżeli potraktują zarządzanie nieruchomościami nie jako odrębną działalność, ale jeden z procesów biznesowych.
Źródło: Harvard Business Review
Jakość administrowania wpływa na koszty
Większość kosztów związanych z zarządzaniem nieruchomościami powstaje na poziomie poszczególnych obiektów. Są to koszty utrzymania nieruchomości w czystości, jak również te związane z zapewnieniem odpowiedniego poziomu technicznego nieruchomości, czyli:
- drobnymi naprawami,
- remontami,
- renowacjami i usprawnieniami.
Suma wymienionych wyżej kosztów „obciąża” daną nieruchomość i wpływa na zyskowność z jej wynajmu. Co więcej, z każdą nieruchomością związana jest także pewna wartość kosztów eksploatacyjnych. Także nimi można odpowiednio zarządzać, na przykład obserwując i wyjaśniając odchylenia od normy w pomiarach zużycia mediów.
WSKAZÓWKA: Zarządzanie kosztami na poziomie poszczególnych nieruchomości wpływa na zyski firmy z całego portfolio posiadanych nieruchomości.
Jakie procesy związane z zarządzaniem nieruchomościami przedsiębiorstwa można usprawnić?
Patrząc na listę obowiązków zarządcy nieruchomości, można stwierdzić, że wywiązywanie się z praktycznie każdego z nich można usprawnić, dzięki odpowiedniemu narzędziu. Takim narzędziem jest moduł Nieruchomości enova365.
Dostępne rozwiązania klasy ERP, takie jak moduł Nieruchomości enova365:
- gromadzą w jednym miejscu całą wymaganą przepisami dokumentację dotyczącą nieruchomości, także stanów prawnych nieruchomości, pełniąc funkcję archiwum i zapewniając łatwy wgląd w potrzebne informacje,
- usprawniają przebieg wszystkich procesów biznesowych, realizowanych w obszarze nieruchomości – od organizacji obowiązkowych przeglądów, przez umowy z najemcami czy wykonawcami, aż po remonty,
- umożliwiają skuteczniejszą kontrolę kosztów eksploatacji nieruchomości, dzięki łatwemu ewidencjonowaniu pomiarów i rozliczeń,
- integrują zarządzanie nieruchomościami z innymi funkcjami przedsiębiorstwa, takimi jak finanse, fakturowanie, co pozwala na oszczędność czasu.
Powyższe funkcje programu do zarządzania nieruchomościami przekładają się na podejmowanie lepszych decyzji zarządczych. Moduł Nieruchomości enova365 jest rozwiązaniem kompleksowym, bo jest częścią oprogramowania ERP, które obejmuje całe przedsiębiorstwo.
Inteligentnie zarządzaj firmowymi nieruchomościami
Redukuj koszty, oszczędzaj czas, wykorzystuj synergie między funkcjami w firmie
