Software PSA to po prostu oprogramowanie, które automatyzuje procesy w firmach z branży usług profesjonalnych, dzięki funkcjom dobrze dopasowanym do ich potrzeb. Jakie możliwości daje system PSA? Czy wybrane moduły systemu ERP sprawdzą się jako PSA software? A może lepiej postawić na integrację systemów PSA i ERP?
Spis treści:
- Co to jest system PSA (professional services automation)?
- Korzyści z wdrożenia oprogramowania PSA dla firm usługowych
- Obsługa umów SLA i zarządzanie kontrahentami z PSA
- Jak PSA wspiera pracę zdalną i współpracę zespołów?
- PSA a system ERP enova365
- Jeden system do zarządzania wszystkimi obszarami organizacji
Najważniejsze informacje:
- PSA, czyli professional services automation dotyczy automatyzacji procesów w firmach z branży usług profesjonalnych.
- Systemy PSA integrują i automatyzują najważniejsze działania związane z zarządzaniem projektami, zasobami ludzkimi, finansami oraz relacjami z klientami.
- Efektem zastosowania oprogramowania PSA jest często automatyzacja procesów finansowych, optymalizacja zasobów i wyższa efektywność operacyjna.
- Systemy ERP, takie jak enova365 są bardziej rozbudowane niż systemy PSA.
- Wybrane moduły ERP mogą w wielu wypadkach pełnić funkcje programu PSA. W zależności od potrzeb systemy ERP i PSA można także ze sobą integrować.
Co to jest system PSA (professional services automation)?
PSA to skrót od professional services automation, a więc dotyczy automatyzacji usług profesjonalnych. Żeby umożliwić automatyzację procesów w firmach konsultingowych, agencjach marketingowych, kancelariach prawnych czy centrach usług wspólnych (SSC) powstało specjalne oprogramowanie tzw. system PSA. Systemy PSA integrują i automatyzują kluczowe procesy biznesowe związane z zarządzaniem projektami, zasobami ludzkimi, finansami i relacjami z klientami.
Do głównych funkcji software PSA zaliczamy:
- zarządzanie projektami: PSA wspiera planowanie projektów, śledzenie postępów oraz zarządzanie harmonogramami i budżetami, a także pozwala na identyfikację potencjalnych problemów na wczesnym etapie,
- zarządzanie zasobami: system pomaga w optymalnym przydzielaniu zasobów do projektów, by zwiększyć efektywność pracy,
- automatyzacja fakturowania i zarządzanie finansami: system PSA umożliwia śledzenie marż, kosztów i przychodów, zarządzanie przepływami pieniężnymi, a także automatyzuje proces fakturowania,
- śledzenie czasu pracy i wydatków: dzięki narzędziu można monitorować czas pracy pracowników i związane z tym koszty, co pozwala na dokonywanie precyzyjnych rozliczeń i analiz finansowych,
- zarządzanie relacjami z klientami: zintegrowane z systemem PSA oprogramowanie CRM i jego funkcje umożliwiają lepsze zarządzanie kontaktami z klientami oraz śledzenie historii współpracy.
Czytaj także: Jak systemy ERP wspierają zarządzanie zespołem rozproszonym i wielojęzycznym?
Korzyści z wdrożenia oprogramowania PSA dla firm usługowych
Wdrożenie systemu PSA (professional services automation software) w firmach świadczących usługi B2B wpływa na zarządzanie projektami, optymalizację wykorzystania zasobów oraz poprawę ogólnej efektywności operacyjnej. We wskazanych obszarach możemy wykorzystać szereg rozwiązań oferowanych przez PSA software.
Zarządzanie projektami:
- śledzenie postępów: PSA umożliwia precyzyjne monitorowanie każdego etapu realizacji projektu, co ułatwia identyfikację ewentualnych opóźnień lub problemów.
- zarządzanie budżetami i kosztami: systemy PSA pomagają kontrolować koszty projektowe i analizować marże, dzięki czemu można szybciej reagować na przekroczenia budżetów i podejmować decyzje w celu optymalizacji kosztów,
- automatyczne raportowanie: PSA generuje raporty dotyczące realizacji projektów, co ułatwia komunikację z klientami oraz zapewnia przejrzystość w zakresie wyników.
Optymalizacja zasobów:
- efektywne przydzielanie zadań: system PSA pomaga w optymalnym wykorzystaniu zasobów przez monitorowanie dostępności produktów i obciążenia pracowników,
- zarządzanie kompetencjami: PSA pozwala na zarządzanie pracownikami w taki sposób, by lepiej dopasować kompetencje zespołów do potrzeb projektowych,
- prognozowanie zapotrzebowania na zasoby: aplikacja do zarządzania projektami wspiera planowanie przyszłego zapotrzebowania na zasoby, co umożliwia wcześniejsze przygotowanie się na ewentualne zmiany.
Automatyzacja procesów finansowych:
- automatyczne fakturowanie: PSA automatyzuje generowanie faktur na podstawie czasu pracy i wydatków zarejestrowanych w systemie, co przyspiesza proces rozliczeń z klientami i minimalizuje ryzyko błędów,
- śledzenie kosztów i przychodów: PSA umożliwia bieżące monitorowanie kosztów projektów i ich rentowności, co jest kluczowe dla podejmowania decyzji finansowych,
- lepsza kontrola finansowa: integracja danych finansowych z projektem pozwala na dokładne śledzenie przepływów pieniężnych oraz analizę wyników na poziomie projektu i całej firmy.
Efektywność operacyjna:
- centralizacja danych: PSA integruje dane dotyczące projektów, zasobów, finansów i klientów w jednym systemie, co ułatwia zarządzanie przepływem informacji,
- zredukowanie ręcznych zadań: automatyzacja rutynowych czynności pozwala pracownikom skupić się na ważniejszych strategicznie zadaniach,
- ujednolicenie procesów: PSA software pomaga standaryzować procesy zarządzania projektami i zasobami, co gwarantuje lepszą jakość usług i bardziej spójne wyniki.
Poprawa relacji z klientami:
- przejrzysta komunikacja: PSA umożliwia łatwy dostęp do informacji o postępach projektów i wynikach finansowych, co poprawia komunikację z klientami i zwiększa ich zadowolenie,
- dokładne rozliczenia: automatyczne fakturowanie na podstawie rzeczywistych danych o czasie pracy i kosztach zapewnia przejrzystość i precyzję rozliczeń.
Obsługa umów SLA i zarządzanie kontrahentami z PSA
Professional services automation software oferuje szerokie możliwości w zakresie obsługi umów SLA (Service Level Agreement), zarządzania relacjami z kontrahentami i wsparcia procesów ServiceDesk. Dzięki automatyzacji oraz integracji w jednym miejscu kluczowych procesów oprogramowanie umożliwia firmom usługowym efektywne zarządzanie umowami serwisowymi.
Dla przykładu, funkcje w obszarze zarządzania ServiceDesk pozwalają na rejestrowanie zgłoszeń, przydzielanie ich do odpowiednich pracowników i monitorowanie postępów prac. Umożliwia to skuteczne zarządzanie zadaniami i szybkie rozwiązywanie problemów.
Systemy PSA wspierają również zarządzanie relacjami z kontrahentami poprzez specjalne oprogramowanie CRM. Dzięki temu możliwe jest śledzenie historii współpracy, zarządzanie kontaktami i monitorowanie poziomu satysfakcji klientów. System pozwala na przechowywanie informacji o umowach i realizowanych projektach. Ułatwia to budowanie spersonalizowanych relacji z klientami i dopasowanie świadczonych usług do ich potrzeb. Funkcje raportowania i analizowania wyników sprawiają, że firmy mogą również sprawnie identyfikować obszary wymagające usprawnień.
Jak PSA wspiera pracę zdalną i współpracę zespołów?
PSA Software wspiera pracę zdalną i współpracę zespołów rozproszonych poprzez szereg funkcji, które ułatwiają zarządzanie projektami, komunikację oraz dostęp do kluczowych informacji niezależnie od miejsca pracy.
Jednym z kluczowych aspektów wspieranych przez oprogramowania użytkowe PSA jest zdalny dostęp do narzędzi do zarządzania projektami i zadaniami. Dzięki temu pracownicy mogą na bieżąco monitorować postępy projektów, aktualizować statusy zadań oraz raportować czas pracy i wydatki, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Systemy PSA działające w chmurze zapewniają pracownikom dostęp do wszystkich funkcji z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnych.
Narzędzia do zarządzania projektami wspierają także komunikację i współpracę w zespołach poprzez zintegrowane narzędzia do wymiany informacji i dokumentów. Pracownicy mogą udostępniać między sobą pliki, śledzić zmiany w dokumentach i wprowadzać komentarze, co ułatwia pracę nad wspólnymi celami.
Kolejną funkcją wspierającą pracę zdalną jest monitorowanie czasu pracy i obecności pracowników. Software PSA umożliwia rejestrowanie czasu pracy zdalnie, a także śledzenie realizacji zadań oraz obciążeń pracowników. Dodatkowo systemy PSA mogą automatycznie generować raporty dotyczące czasu pracy, co ułatwia rozliczenia z pracownikami i klientami.
System PSA wspiera również planowanie i zarządzanie zasobami w zespołach rozproszonych. Możliwy jest przegląd dostępności pracowników, co pozwala menedżerom lepiej alokować zadania i zasoby do projektów, uwzględniając zróżnicowaną lokalizację członków zespołu. Funkcje prognozowania zapotrzebowania na zasoby pozwalają także na planowanie przyszłych projektów i odpowiednie przygotowanie zespołów do ich realizacji.
PSA a system ERP enova365
Systemy ERP, takie jak enova365, mają znacznie więcej funkcji niż oprogramowanie PSA i wiele z nich nie jest potrzebna firmom z branży usług profesjonalnych. Wybrane moduły systemu ERP mogą się jednak idealnie sprawdzić jako professional services automation software. W zależności od preferencji, dzięki integracji, mogą także stanowić ich uzupełnienie.
Firmy z branży usług profesjonalnych szczególnie doceniają następujące funkcje enova365.
Organizacja i planowanie pracy zespołów
Dzięki modułowi Praca hybrydowa enova365 pozwala na tworzenie hierarchicznej struktury aktywności, która umożliwia delegowanie zadań, planowanie pracy i przypisywanie jej do wykonania konkretnym pracownikom. Pozwala też między innymi na koordynowanie zadań wieloetapowych i kontrolę stanu wykonania ich zadań.
Moduł wspiera zarówno pracę zespołów pracujących zdalnie, jak i stacjonarnie.
Czytaj także: Jak systemy ERP wspierają zarządzanie zespołem rozproszonym i wielojęzycznym?
Ewidencja czasu pracy i rozliczanie wynagrodzeń
enova365 umożliwia śledzenie czasu pracy oraz obecności, rozliczanie wynagrodzeń i kontrolę nadgodzin. Czas pracy i nieobecności można ewidencjonować w module Kadry Płace, podczas gdy moduł Praca hybrydowa pozwala zarówno na ewidencję formalnego ujęcia czasu pracy (RCP), jak i czasu, który składa się na realizację poszczególnych zadań.
Czytaj także: Moduł Praca Hybrydowa – współtwórca narzędzia opowiada o jego możliwościach
Zarządzanie budżetami projektów
W module Projekty i budżety enova365 zaplanujesz budżety prowadzonych projektów, jednocześnie monitorując oraz modyfikując kwoty planowane i realizacji budżetów na każdym etapie prowadzenia projektu.
W przebiegu projektów możesz także wieloetapowo rozliczać dokumenty. Wystarczy, że na pierwotnym dokumencie, przykładowo wniosku zakupowym, przypiszesz do niego pozycję budżetową, a wraz z rozliczeniem tego konkretnego dokumentu będzie ona przenoszona automatycznie do momentu pojawienia się zobowiązania, a potem zapłaty. Pozwala to na sprawdzanie przepływów finansów w czasie trwania projektu.
Czytaj także: Jak usprawnić budżetowanie?
Automatyzacja procesów finansowych
Dzięki temu, że enova365 umożliwia bieżące śledzenie kosztów projektów, możliwe jest szybkie identyfikowanie odchyleń od budżetu i podejmowanie działań naprawczych. Automatyczne księgowanie przychodów i kosztów projektowych przyczynia się do zwiększenia kontroli nad przepływami pieniężnymi oraz ułatwia zamknięcia okresów rozliczeniowych.
Połączenie modułu do zarządzania budżetami z modułem księgowym w enova365 automatyzuje proces fakturowania i rozliczeń. Przyspiesza to generowanie faktur na podstawie danych dotyczących czasu pracy i kosztów projektowych. Taka automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów, pozwalając na bardziej precyzyjne rozliczenia z klientami.
Przepływ dokumentów i procesów
Oprogramowanie enova365 oferuje między innymi moduły, które umożliwiają automatyczne przekazywanie między pracownikami dokumentów i zadań do wykonania. Dzięki temu możesz nie tylko zaprojektować przebieg procesów, ale także upewnić się, że pracownik zostanie automatycznie poinformowany o pracy, jaką powinien wykonać i w jakim terminie, a w procesie zostaną zaangażowane osoby decyzyjne, których akceptacja jest niezbędna do dalszego prowadzenia zadania.
Czytaj także: Moduł Workflow od enova365 – jak działa?
ServiceDesk
Rozwiązanie ServiceDesk enova365 umożliwia rejestrowanie zgłoszeń od klientów, przydzielanie ich do odpowiednich pracowników i monitorowanie postępów prac. Umożliwia to skuteczne zarządzanie zadaniami i szybkie rozwiązywanie problemów.
Czytaj także: Pulpit Kontrahenta w enova365 – jak wspomoże Twój biznes?
Jeden system do zarządzania wszystkimi obszarami organizacji?
Professional services automation software, którego rolę w wielu wypadkach mogą spełniać wybrane moduły systemu ERP enova365, daje firmom przewagę konkurencyjną na różnych polach.
Jego ogromną zaletą jest to, że wszystkie moduły systemy ERP korzystają z tej samej bazy danych. Przykładowo, dane wprowadzone przez pracowników w module Praca Hybrydowa, albo Pulpitach pracownika mogą być wykorzystane do rozliczenia wynagrodzeń, a dokumenty związane z realizacją budżetów rozliczane w module Księgowość. Taka integracja wszystkich potrzebnych w firmie funkcji w jednym ekosystemie przynosi znaczące korzyści. Umożliwia na przykład kompleksowe zarządzanie projektami, zasobami i finansami, co przekłada się na sprawniejszy rozwój organizacji.
Co istotne, system enova365 jest dostępny zarówno w chmurze, jak i w wersji tradycyjnej. Można z niego korzystać zarówno z poziomu komputera, jak i tabletu czy smartfona.
Jeśli chcesz lepiej poznać system enova365, skorzystaj z wersji demonstracyjnej. Możesz też umówić się na prezentację, w czasie której odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.
