Pakiet Mobilności to szereg regulacji dotyczących transportu drogowego na terenie Unii Europejskiej. Ze względu na poziom komplikacji i tempo wprowadzanych zmian Pakiet Mobilności wywołał duże zamieszanie w branży TSL. Przewoźnicy byli zobligowani do szybkiej zmiany regulaminów wewnętrznych. Musieli również dostosować moduły kadrowo-księgowe używanych systemów do nowych regulacji.
Co więc dokładnie reguluje Pakiet Mobilności? I jak wdrożenie dodatku enova365 Pakiet Mobilności wpłynęło na usprawnienie procesu rozliczania kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe? O te oraz inne kwestie zapytaliśmy Panią Iwonę Gasperowicz – specjalistkę ds. księgowości w Biurze Rachunkowym INTER.
Najważniejsze informacje:
- Pakiet Mobilności to zbiór regulacji, którego celem jest unormowanie transportu drogowego na terenie całej Unii Europejskiej. Zmianie poddano są przepisy w trzech ważnych obszarach: czas jazdy i odpoczynku oraz tachografy, delegowanie kierowców, dostęp do rynku.
- Pakiet Mobilności to moduł powiązany z funkcjonalnością Kadry i Płace enova365.
- Pakiet dostępny w enova365 umożliwia naliczanie wynagrodzeń kierowców w transporcie międzynarodowym, z obniżeniem podstawy do ZUS i Urzędu Skarbowego oraz z uwzględnieniem ilości diet i państw wykonywania przejazdu.
Pakiet Mobilności – historia
Pierwszy Pakiet Mobilności ogłoszono 31 lipca 2020 r. i zaczął obowiązywać od 20 sierpnia 2020 r. Jego regulacje dotyczyły czasu jazdy i odpoczynku kierowców:
- Obowiązkowy powrót kierowcy do bazy lub miejsca zamieszkania co 4 tygodnie i czas odpoczynku przez co najmniej 45 godzin.
- Zaostrzenie reguł dotyczących odpoczynków tygodniowych skróconych.
- Zakaz odpoczynku 45-godzinnego w kabinie pojazdu
- Możliwość przedłużenia czasu jazdy dziennej lub tygodniowej o 1 lub 2 godziny przy powrocie do bazy lub do domu na odpoczynek tygodniowy.
Kolejny zestaw przepisów w ramach Pakietu Mobilności został wprowadzony 2 lutego 2022 r. Tym razem dotyczył on zasad stosowania tachografów, naliczania czasu jazdy i odpoczynku oraz delegowania kierowców:
- Obowiązek wprowadzenia kodu kraju po przekroczeniu granicy.
- Minimalna zagraniczna płaca sektorowa, w takiej wysokości, jaka obowiązuje na terenie danego kraju.
- Regularne powroty pojazdów do kraju zarejestrowania raz na 8 tygodni oraz obowiązkowa przerwa po wykonaniu trzech kolejnych operacji kabotażowych.
- Obowiązkowa rejestracja w systemie IMI (ang. Internal Market Information System).
- Wymagana dobra reputacja przewoźnika.
Najnowsza aktualizacja przepisów weszła w życie 19 sierpnia 2023 r. i przyniosła istotne zmiany w sposobie naliczania oraz wypłacania wynagrodzeń kierowcom:
- Zmiana podstawy składek na ubezpieczenie społeczne.
- Minimalna liczba miejsc postojowych w bazie, która musi być równa ⅓ posiadanej floty transportowej.
- Inteligentne tachografy w każdym nowo zarejestrowanym pojeździe transportowym.
Co zmieni się w przyszłości?
W najbliższych latach planowane jest wprowadzenie dodatkowo kolejnych regulacji Pakietu Mobilności. Obejmą one między innymi wymianę tachografów analogowych i elektronicznych starego typu na nowoczesne, inteligentne wersje. Dodatkowo od 1 lipca 2026 r. wejdą w życie przepisy nakazujące montaż tachografów nie tylko w pojazdach ciężarowych, ale też tych wykorzystywanych w transporcie samochodach o DMC 2,5–3,5 t.
Pakiet Mobilności przewiduje ponadto dotkliwe kary, między innymi za brak licencji i nieprawidłowości w dokumentach, za brak stałej (rzeczywistej) siedziby firmy, nieudostępnienie dokumentacji w siedzibie, niezgodne z przepisami prowadzenie przewozów, czy nieokazanie dokumentacji przedsiębiorstwa do kontroli oraz przekroczenie czasu pracy i odpoczynku kierowcy. Bardzo dotkliwe są kary przewidziane za nieprawidłową eksploatację tachografów.
Pakiet Mobilności w enova365 z perspektywy użytkownika
Pakiet Mobilności to moduł powiązany z funkcjonalnością Kadry i Płace enova365. Umożliwia w dużej mierze zautomatyzowane naliczanie wynagrodzeń dla kierowców. Z systemu enova365 oraz modułu Pakiet Mobilności korzysta Pani Iwona Gasperowicz – specjalistka ds. księgowości w Biurze Rachunkowym INTER. W związku z tym poprosiliśmy ją o podzielenie się spostrzeżeniami dotyczącymi funkcjonowania tego rozwiązania.
Jakie rozwiązanie enova365 zostało wdrożone?
Z systemu enova365 korzystam już od 2014 roku. To bardzo rozbudowany program, który daje wiele możliwości i rozwiązań w obszarze księgowości oraz kadrowo-płacowym. Dla osób rozpoczynających swoją przygodę z systemem ERP, enova365 wydaje się trudny, ale zyskuje przy bliższym poznaniu i można się z nim zaprzyjaźnić na długie lata.
Początek roku 2022 przyniósł wiele zmian przepisów w obszarach księgowości i kadrowo-płacowym. Co za tym idzie, tak jak większość specjalistów poszukiwałam skutecznego narzędzia, które umożliwiłoby sprawne i zgodne z nowymi przepisami rozliczenie wynagrodzeń kierowców w transporcie, wykonujących przewozy międzynarodowe. enova365 jako pierwsza wprowadziła rozwiązanie na powyższe problemy w postaci dodatku Pakiet Mobilności.
Do czego wykorzystuje Pani rozwiązania Pakietu Mobilności enova365?
Pakiet Mobilności wykorzystuję do rozliczania wynagrodzeń kierowców w transporcie międzynarodowym. Program dostosowano do nowych przepisów, dzięki czemu pozwala sprawnie oraz w dużym stopniu automatycznie naliczyć wynagrodzenia dla pracowników wykonujących zawód kierowcy.
Usprawnienia podczas codziennej pracy
Jakie czynności/procesy usprawniono dzięki wdrożeniu enova365?
Pakiet Mobilności usprawnił kilka procesów przy naliczaniu wynagrodzeń kierowców. Nowe przepisy likwidują dotychczasowe podróże służbowe jako formę wykonywania zadań służbowych kierowców, którzy realizują międzynarodowe przewozy. Dlatego też od lutego 2022 roku nie ma możliwości zaliczania należności z tytułu podróży służbowych, składających się z diety i ryczałtu noclegowego, na poczet wynagrodzenia za pracę poza granicami kraju.
Prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w 2023 roku wynosi 6935,00 zł. Gdyby więc pracownik – kierowca w transporcie międzynarodowym uzyskał w którymkolwiek miesiącu 2023 roku przychód niższy niż przeciętne wynagrodzenie, tj. 6935,00 zł, wówczas podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód faktycznie uzyskany przez niego w danym miesiącu.
Sytuacja jednak ulega zmianie, gdyby łączny przychód okazał się wyższy od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czyli kwoty 6935,00 zł. Wtedy pracodawca może odliczyć od kwoty łącznego wynagrodzenia równowartość diet za dni pracy za granicą.
I tutaj z pewnością enova365 usprawniła możliwość pomniejszania podstawy składek ZUS o wysokość wirtualnych diet. W efekcie jest to w pełni zautomatyzowane. Wyliczone delegacje można również zaimportować bezpośrednio z pliku do programu. System pilnuje również, aby podstawa składek nie była niższa niż przeciętne wynagrodzenie w 2023, czyli 6935,00 zł.
Wraz z wprowadzeniem zmian wynikających z Pakietu Mobilności (w zakresie ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) wolna od podatku dochodowego jest część przychodów pracownika kierowcy w kwocie odpowiadającej 60EUR diety, określonej w przepisach o podróżach służbowych, za każdy dzień pobytu za granicą. enova365 automatycznie wylicza wysokość ulgi PIT na podstawie wprowadzonych do sytemu wirtualnych diet.
Wynagrodzenie kierowcy składa się również z wielu dodatków do wynagrodzenia zasadniczego. To między innymi wynagrodzenie sektorowe, ryczał za dyżur, godziny nocne czy nadgodziny. System umożliwia sprawne wprowadzenie dla wielu pracowników poszczególnych składników.
Jak zmieniła się Pani praca, odkąd korzysta Pani z rozwiązania Pakiet Mobilności enova365?
Korzystając z Pakietu Mobilności oszczędzam wiele czasu przy comiesięcznym rozliczaniu wynagrodzeń kierowców, ponieważ wszystkie procesy odbywają się automatycznie. Wystarczy tylko wprowadzić lub zaimportować dane i lista płac nalicza się sama.
Funkcjonalności Pakietu
Jakie funkcjonalności prezentuje rozwiązanie Pakiet Mobilności enova365?
Pakiet Mobilności dostępny w enova365 umożliwia naliczanie wynagrodzenia kierowców w transporcie międzynarodowym, z obniżeniem podstawy do ZUS i Urzędu Skarbowego. Uwzględniona jest także ilość diet i państw wykonywania przejazdu. W enova365 można również zdefiniować płace minimalne z zagranicy.
System jest zgodny z aktualnymi przepisami prawa. Funkcjonalności związane z kolejnymi zmianami w przepisach są dostarczane bezpłatnie, w ramach pakietu aktualizacji. To daje mi duży komfort. W efekcie mam pewność, że rozliczanie kierowców w transporcie międzynarodowym jest zawsze zgodne z przepisami.
Czy mogłaby Pani podać przykład procesu, który usprawniło wdrożenie rozwiązania Pakiet Mobilności?
Procesem, który usprawniliśmy dzięki enova365 jest na przykład automatyczne wyliczanie wysokości ulgi PIT na podstawie wprowadzonych do systemu wirtualnych diet.
Dzięki systemowi mogę również sprawnie wprowadzać poszczególne składniki wynagrodzenia (jak wynagrodzenie sektorowe, ryczałt za dyżur, godziny nocne czy nadgodziny) dla wielu pracowników.
enova365 ma także możliwość eksportu czasu pracy razem z delegacjami, co też skraca czas, jaki musiałabym poświęcić na wyliczanie wynagrodzeń.
Pracuje Pani na enova365 od 9 lat. Jakie największe atuty oprogramowania spostrzegła Pani przez ten czas?
Program enova365 jest rozbudowany, ale dzięki temu daje duże możliwości dostosowania procesów do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Dodatkowo, dużym udogodnieniem jest możliwość stworzenia automatycznych procesów oraz importów dokumentów księgowych, które oszczędzają czas. Wiemy przecież, że w księgowości czas jest bardzo cenny. Zaoszczędzony dzięki temu czas możemy wykorzystać na kontrolowanie oraz weryfikację dokumentacji.
Jak przez te lata zwiększyła się dynamika zmian w prawie, mających wpływ na Pani działanie?
Dynamika zmian prawno-podatkowych i rachunkowych w ostatnich latach jest bardzo duża. Natłok informacji i spraw, które absorbują uwagę każdego dnia sprawia, że w efekcie trudno jest na bieżąco śledzić wszystkie zagadnienia.
Szybko i często wprowadzane zmiany mają wpływ na zwiększenie ryzyka prowadzenia działalności. Dlatego wykorzystanie systemu, który jest zawsze zgodny z polskim ustawodawstwem i tworzony przez ekspertów od zarządzania, księgowości oraz kadr i płac to ogromne wsparcie.
