Rozliczanie dotacji celowej to kwestia, która powinna interesować zarówno podmioty zaliczane do jednostek finansów publicznych, jak i beneficjentów dotacji. Sprawdź, jak rozliczyć dotację celową. Dowiedz się, jakie narzędzia mogą w tym pomóc.
Spis treści
- Kogo obowiązuje rozliczenie dotacji celowej?
- Rozliczanie dotacji celowej z budżetu państwa – jak przebiega krok po kroku?
- Częste wyzwania przy rozliczaniu dotacji i jak je przezwyciężyć?
- Usprawnij rozliczanie dotacji, stosując program do rozliczania dotacji
- Często zadawane pytania i odpowiedzi (FAQ)
Kogo obowiązuje rozliczenie dotacji celowej?
Rozliczanie dotacji celowej obowiązuje przede wszystkim beneficjentów, czyli podmioty, które otrzymały dotację celową na realizację określonych zadań. Beneficjent dotacji jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów rozliczeniowych, które potwierdzają, że środki zostały wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem. Organ udzielający dotacji dokonuje następnie weryfikacji tych dokumentów oraz przeprowadza dalsze czynności kontrolne.
Obowiązek rozliczenia dotacji celowej dotyczy więc zarówno beneficjenta, czyli podmiotu otrzymującego środki, jak i organu udzielającego dotacji.
Beneficjent musi wykazać, że wydatkował środki zgodnie z przeznaczeniem określonym przez donatora oraz w terminie przewidzianym umową lub przepisami prawa.
Organ udzielający dotacji dokonuje sprawdzenia poprawności i zasadności wydatkowania środków. Może też podjąć decyzję o zwrocie tej części dotacji, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem. W przypadku niewykorzystania w terminie całości dotacji beneficjent ma obowiązek zwrócić niewykorzystaną część.
Szczegółowe zasady dotyczące rozliczenia dotacji celowej, takie jak sposób jej wykorzystania, terminy rozliczenia i ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków, są określane w umowie zawieranej pomiędzy organem a beneficjentem. Beneficjentami mogą być, między innymi, jednostki samorządu terytorialnego, instytucje kultury, zakłady budżetowe oraz inne podmioty realizujące zadania zlecone, takie jak stowarzyszenia czy fundacje.
Rozliczanie dotacji celowej z budżetu państwa – jak przebiega krok po kroku?
Krok 1 – Przygotowanie do rozliczenia dotacji celowej
Żeby odpowiednio przygotować się do prawidłowego rozliczenia dotacji nie można czekać aż do chwili, w której upływa termin rozliczenia dotacji celowej. Tak naprawdę proces rozliczania dotacji rozpoczyna się już w momencie przekazania środków pieniężnych.
Wynika to z tego, że często umowa o przekazanie dotacji przewiduje, że wydatki będą musiały być realizowane z osobnego rachunku bankowego. Natomiast nawet jeśli nie ma takiego wymogu, to pojawia się wymóg prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. To oznacza, że trzeba się do tego przygotować chociażby pod względem księgowym.
Krok 2 – Realizacja zadań i dokumentacja poniesionych wydatków
Następnie beneficjent realizuje zadanie zgodnie z umową i dokumentuje poniesione wydatki za pomocą faktur, rachunków lub innych dokumentów księgowych potwierdzających prawidłowe wykorzystanie środków. Tutaj należy dopilnować tego, żeby wszystkie wydatki były zgodne z przeznaczeniem dotacji celowej. Na tym etapie trzeba też zadbać o właściwe księgowanie dotacji i wydatków.
Krok 3 – Sporządzenie rozliczenia przez beneficjenta
W odpowiednim terminie wynikającym z umowy dotacyjnej lub przepisów prawa beneficjent sporządza sprawozdanie (rozliczenie), które zawiera szczegółowe zestawienie poniesionych kosztów, źródła finansowania oraz zestawienie faktur i rachunków.
Krok 4 – Weryfikacja rozliczenia przez organ przekazujący dotację
Kolejnym krokiem jest weryfikacja rozliczenia przez organ przekazujący dotację, którym może być np. jednostka samorządu terytorialnego. Taki organ dokonuje kontroli formalnej i merytorycznej przedstawionych dokumentów rozliczeniowych. Podczas weryfikacji sprawdza się:
- czy kwota wypłaconej dotacji była prawidłowa,
- czy beneficjent był uprawniony do otrzymania dotacji,
- czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem,
- czy występuje konieczność zwrotu całości lub części środków.
Następnym etapem jest podjęcie decyzji o akceptacji przedstawionego rozliczenia lub zgłoszenia uwag. Ich rezultatem może być złożenie przez beneficjenta korekty rozliczenia lub przedstawienia dodatkowych wyjaśnień. Jeśli wszystko jest w porządku następuje zatwierdzenie rozliczenia przez organ udzielający dotacji.
Krok 5 – Zwrot niewykorzystanej części dotacji
Ostatnim krokiem rozliczenia jest zwrot dotacji. Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanej części dotacji lub środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem w terminie określonym w umowie. Zazwyczaj ten termin nie jest dłuższy niż 15 dni od dnia zakończenia zadania. Od zwróconych po terminie kwot naliczane są odsetki jak od zaległości podatkowych.
Częste wyzwania przy rozliczaniu dotacji i jak je przezwyciężyć?
Wyzwanie 1 – Określenie momentu ujęcia dotacji jako przychodu
Beneficjenci często mają trudności z właściwym udokumentowaniem wydatków oraz prawidłowym ujęciem dotacji w księgach rachunkowych. Problemem bywa określenie momentu ujęcia dotacji jako przychodu. Wątpliwości może budzić to, czy jest to moment podpisania umowy, czy wpływu środków na rachunek.
Rozwiązanie: Można sobie z tym poradzić na dwa sposoby. Po pierwsze, szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za księgowość w zakresie zasad ewidencji księgowej dotacji. Po drugie, jasne określenie w umowie nie tylko momentu rozpoznawania dotacji jako przychodu, ale też sposobu jej księgowania.
Wyzwanie 2 – Prawidłowa kwalifikacja kosztów
Inna trudność polega na problemie z prawidłowym kwalifikowaniem kosztów oraz zapewnieniem wymaganego wkładu własnego, co może prowadzić do konieczności zwrotu części dotacji.
Rozwiązanie: Tutaj rozwiązaniem jest szczegółowe określenie zasad kwalifikowania kosztów oraz wymogów dotyczących wkładu własnego już na etapie zawierania umowy. Przydatne będą też szkolenia dotyczące kwalifikowania kosztów oraz sposobu dokumentowania wkładu własnego.
Wyzwanie 3 – Terminowe sporządzanie dokumentów, umożliwiających rozliczenie dotacji
Ostatnim wyzwaniem może być terminowe sporządzenie dokumentów umożliwiających rozliczenie dotacji. Ustawa o finansach publicznych jasno precyzuje terminy z tym związane. O ile umowa dotacyjna nie wskazuje krótszego terminu to dotacja celowa powinna być wydana do końca roku budżetowego. Wyjątkiem są wydatki niewygasające. W ich przypadku zgodnie z art. 251 ustawy o finansach publicznych zwrot niewykorzystanej dotacji powinien nastąpić w ciągu 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji.
Rozwiązanie: Ponieważ te terminy są z góry znane to rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie się do rozliczenia dotacji. Warto to robić już w trakcie roku budżetowego. Dzięki temu termin rozliczenia dotacji celowej nie będzie zaskoczeniem.
Usprawnij rozliczanie dotacji, stosując program do rozliczania dotacji
W przypadku dotacji celowej rozliczenie nie musi sprawiać kłopotów. Wystarczy sięgnąć po sprawdzone narzędzia. W tym wypadku warto zastosować program enova365, a konkretnie jeden z jego modułów, który nazywa się Projekty i budżetowanie. Oto funkcje, które można wykorzystać przy rozliczaniu dotacji:
- raportowanie,
- budżetowanie,
- tworzenie projektów,
- integracja z księgowością,
- kontrola kosztów i przychodów.
Zobacz, jak w praktyce możesz wykorzystać te funkcje:
Tworzenie projektów: możesz definiować projekty, przypisywać im zadania, etapy, a także budżety. W kontekście dotacji budżetowych każdy projekt może odpowiadać jednej dotacji lub jej części.
Budżetowanie: ta funkcja pozwala na tworzenie szczegółowych budżetów projektów, uwzględniając koszty i przychody. Możesz wprowadzać limity wydatków zgodnie z wymaganiami dotacji i kontrolować ich realizację.
Kontrola kosztów i przychodów: każdy wydatek lub przychód można przypisać do konkretnego projektu. Ułatwi to śledzenie, czy środki z dotacji są wydatkowane zgodnie z planem.
Raportowanie: możesz generować raporty dotyczące realizacji budżetu, wydatków, przychodów i innych wskaźników. Raporty te są przydatne przy składaniu sprawozdań do instytucji, które udzieliły dotacji.
Integracja z księgowością: moduł Projektowanie i budżetowanie jest zintegrowany z innymi częściami systemu enova365, w tym z modułem księgowym. Dzięki temu wszystkie operacje finansowe można uwzględnić w księgach rachunkowych.
W kontekście dotacji budżetowych moduł enova365 Projektowanie i raportowanie pozwala na:
- przypisanie każdej dotacji do osobnego projektu i rozdzielenie środków na konkretne zadania lub etapy,
- monitorowanie tego, czy wydatki są zgodne z zasadami dotacji,
- przygotowanie dokumentacji potrzebnej do rozliczenia dotacji,
Często zadawane pytania i odpowiedzi (FAQ)
Jaki jest termin rozliczenia dotacji celowej?
Co do zasady termin rozliczenia dotacji celowej przypada na 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy rozliczenie. Jednak w umowie dotacyjnej może być wskazany inny termin. Będzie tak szczególnie wtedy, gdy dane zadanie finansowane z dotacji celowej powinno być ukończone przed końcem roku budżetowego. W takim przypadku termin rozliczenia nie może przekraczać 30 dni od ostatniego dnia realizacji zadania, o którym mowa w umowie.
Na czym polega księgowanie dotacji celowej w jednostce budżetowej?
Księgowanie dotacji w jednostce budżetowej polega na ewidencjonowaniu otrzymanych środków oraz ich wykorzystania zgodnie z obowiązującym planem kont. W tym celu wykorzystywane są między innymi konta „Rachunek bieżący jednostki”, „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”, „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” a także konta „Koszty według rodzajów” lub w przypadku inwestycji „Środki trwałe w budowie”.
Na czym polega księgowanie dotacji celowej w fundacji?
Sposób księgowania otrzymanych dotacji w fundacji będzie się różnić w zależności od tego, czy taka fundacja może stosować uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK), czy też musi stosować pełną księgowość. Jednak w obu wypadkach konieczne jest ujęcie w księgach lub w UEPiK wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem, wydatkowaniem oraz zwrotem dotacji.
Jaka jest podstawa prawna rozliczania dotacji celowych?
Przepisy prawa jasno określają jak powinno odbywać się rozliczenie dotacji. Ustawa o finansach publicznych jest aktem prawnym, który reguluje te kwestie.
Kontrola dotacji – jak się przygotować?
Środki przekazywane w ramach dotacji celowej to środki publiczne. W związku z tym podlegają one kontroli. Taką kontrolę może przeprowadzić zarówno jednostka, która przekazała takie środki, jak i Najwyższa Izba Kontroli. Ponieważ kontrola będzie sprawdzać realizację wydatków, więc trzeba przygotować dokumentację księgową potwierdzającą poniesienie kosztów finansowanych z dotacji.
Zadbaj o sprawne rozliczenie dotacji celowych
Pomoże Ci w tym system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Projekty i budżetowanie oraz Finanse i księgowość. Jeżeli chcesz poznać ich możliwości umów się na niezobowiązujące spotkanie z naszym konsultantem.
