System ERP w firmie usługowej – kompleksowość i nowoczesność

• System ERP w firmie usługowej
• Na bieżąco ze zmianami
• Digitalizacja procesów
• System ERP w firmie usługowej a praca zdalna
• Potrzeby biznesu opartego na usługach
• Odpowiedni timing
• Kluczowe funkcjonalności a system ERP w firmie usługowej
• System ERP w firmie usługowej — rodzaje

System ERP to narzędzie do efektywnego planowania i zarządzania całością zasobów i procesów organizacji. Odpowiednio dobrany, pozwala na uwzględnienie indywidualnych potrzeb danego biznesu, a z takimi z całą pewnością wiąże się działalność polegająca na świadczeniu usług. W jaki sposób system ERP w firmie usługowej realizuje oczekiwania, wynikające ze specyfiki działania oraz kultury organizacyjnej?

Wśród wielu korzyści systemu ERP można wymienić jego:

• kompleksowość (pozwala gromadzić, przechowywać i interpretować dane dotyczące wielu firmowych procesów biznesowych),
• bezpieczeństwo danych (oprogramowanie ERP opiera się na wspólnej bazie danych skupiającej kluczowe dla organizacji informacje),
• efektywność (intuicyjny interfejs umożliwia wygodną pracę we wszystkich obszarach).

Tyle teorii. Przyjrzyjmy się, jak w praktyce wygląda wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie usługowym oraz co szczególnie doceniają właściciele, którzy zdecydowali się na to rozwiązanie.

System ERP w firmie usługowej

Każdy rodzaj prowadzonej działalności wymaga gromadzenia i kontroli zasobów o rozmaitym charakterze i w różnych proporcjach. W przedsiębiorstwach wytwórczych (produkcyjnych) dominującymi składnikami majątku firmy są z reguły środki trwałe, w handlowych zaś środki obrotowe (zapasy towarów, należności itd.). Natomiast w  firmach usługowych, zależnie od rodzaju świadczonych usług, są to kapitał ludzki (pracownicy), środki obrotowe lub środki trwałe^[1]. Z tego powodu specyfika ta generuje określone potrzeby względem systemu do zarządzania nimi. – Z mojego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy z tego sektora doceniają szczególnie fakt, że wdrożenie systemu ERP ułatwia przestrzeganie wszystkich przepisów polskiego prawa. Przede wszystkim funkcjonalności oferowane przez ERP zabezpieczają efektywne przygotowanie bieżącej sprawozdawczości. Otwierają też możliwość tworzenia raportów pozwalających na bieżącą obsługę aktywności firmy – mówi Konrad Spryńca, Kierownik zespołu ds. działań z rynkiem w enova365.

Na bieżąco ze zmianami

Trzymanie ręki na pulsie w zakresie zmian podatkowych, kadrowych czy prawnych stanowi dziś spore wyzwanie. To istotne, bo tylko od początku 2022 r. dwukrotnie dochodziło do zmian podatkowych wynikających z Polskiego Ładu. Poza tym wiadomo już, że planowane są kolejne korekty zasad programu. Dostosowywanie systemów kadrowo-płacowych do zmieniających się przepisów wymaga nakładów czasowych oraz finansowych. Stanowi to szczególne obciążenie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Niezależnie jednak od wielkości firmy, system ERP pozwala na prowadzenie rozrachunków księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami handlowymi. – Działanie zgodnie z wszystkimi przepisami jest podstawą prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji, w tym oczywiście również firm usługowych. Najlepsze systemy ERP są na bieżąco aktualizowane pod tym kątem. Zmiany skupiają się przede wszystkim na obszarach kadrowo-płacowych, księgowych oraz tych związanych ze sprzedażą. W systemie enova365 aktualizacje udostępniane są klientom bezpłatnie w ramach obowiązującej gwarancji – dodaje ekspert.

Digitalizacja procesów

W ostatnich latach obserwujemy dążenie firm do stworzenia takiego środowiska pracy, w którym zużycie papieru jest wyeliminowane lub znacznie ograniczone. Warto podkreślić, że jest to trend, który wykracza poza spektrum ekologii. Digitalizacja procesów to także wyjście naprzeciw potrzebom pracowników (szczególnie tych z młodszych pokoleń). Dla nich możliwość załatwienia procedur służbowych online oznacza oszczędność czasu i wzrost efektywności działań. Cyfryzacja to w końcu konieczność wynikająca wprost z potrzeb zmieniającego się świata, który przenosi się do sieci.

Pandemia sprawiła, że przez jakiś czas niemal wszystkie aspekty prowadzenia działalności gospodarczej musiały odbywać się w trybie online. COVID-19 przyspieszył naturalnie postępujące procesy cyfryzacji. Choć jeszcze parę lat temu wydawało się to niemożliwe, dziś w trybie zdalnym prowadzone są kluczowe działania związane z zarządzaniem. Dotyczy to zarówno sprzedaży usług oraz kontaktów z klientami, jak i wewnętrznego, codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym jego kontaktów z interesariuszami np. kontrahentami, bankami czy urzędami.

Rządowy portal Biznes.gov.pl udostępnia dziś około 300 e-usług, za które odpowiadają różne instytucje publiczne. W opinii Konrada Spryńcy rosnąca popularność systemów ERP jest również pochodną dynamicznie zmieniających się przepisów prawa. W coraz większym stopniu wymuszają one na przedsiębiorcach załatwianie spraw urzędowych czy podatkowych właśnie drogą elektroniczną.

– Przykładem może być comiesięczny obowiązek wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego. Już niedługo większość obowiązków wynikających z przepisów kadrowo-płacowych czy księgowych będzie realizowana wyłącznie online. Dlatego znaczna część systemów ERP, takich jak np. enova365, jest stale aktualizowana. Na bieżąco dostosowują się do zmian wprowadzanych przez ustawodawców – komentuje ekspert.

System ERP w firmie usługowej a praca zdalna

Z badania zleconego przez firmę Gamfi w 2021 r. wynika, że sektor usługowy jest jednym z najbardziej przychylnych pracy zdalnej. W firmach z tej branży więcej niż co piąty pracownik wykonuje obowiązki hybrydowo, a 15 proc. całkowicie z domu. Pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na ten trend, ale także potwierdziła efektywność pracy w trybie home office (wbrew obawom wielu pracodawców).

Eksperci zgadzają się, że po wygaśnięciu epidemii większość branż nie zdecyduje się na powrót do pracy wyłącznie z biura. Należy jednak podkreślić, że home office oznacza większą elastyczność i efektywność pracy jedynie pod warunkiem zapewnienia pracownikom odpowiednich narzędzi i systemów.

– Nowoczesne rozwiązania ERP odpowiadają na wyzwania pracy zdalnej. Organizacja spraw administracyjnych czy ewidencjonowanie czasu pracy mogą odbywać się dzięki modułowi zdalnej samoobsługi pracowniczej. Zarządzanie danymi dotyczącymi kadr jest prowadzone w trybie zdalnym przez osoby z odpowiednimi dostępami. Wszystko to przekłada się na przyspieszenie przepływu informacji w firmie (bez konieczności kontaktu face to face). W rezultacie wpływa to na optymalizację procesów rozliczeń kadrowo-płacowych – odpowiada Konrad Spryńca z enova365.

Potrzeby biznesu opartego na usługach

Elastyczność w prowadzeniu działalności gospodarczej jest kluczowa w obliczu stale zmieniających się warunków rynkowych, jak również ewoluujących oczekiwań klientów. W przypadku firm usługowych ma to znaczenie szczególne. Usługi oferowane przez większość podmiotów gospodarczych nie stanowią zwykle realizacji tzw. pierwszej potrzeby i muszą uwzględniać preferencje odbiorców.

Co to oznacza w praktyce? Odpowiada Konrad Spryńca z enova365:

– System ERP powinien umożliwiać rozbudowę o nowe rozwiązania, które odpowiadają na bieżące wyzwania firmy usługowej. Może to być dołączenie kolejnych modułów, które oferuje producent (np. enova365 to ponad 50 różnych rozwiązań), jak również modyfikacja tych, które już w organizacji działają. Podstawą sukcesu jest jednak solidna baza funkcjonalności, która odzwierciedla potrzeby firmy. Uzyskamy ją dzięki przeprowadzeniu (wspólnie z firmą dostarczającą rozwiązanie ERP) szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. To podczas niej określone zostaną wymagania dotyczące pracy systemu w danej firmie usługowej. Analiza polega na zidentyfikowaniu tych procesów funkcjonujących w organizacji, które system ERP ma obsługiwać. Dalej to już ustalenie ścieżek postępowania oraz wybór najefektywniejszych rozwiązań – dodaje.

Odpowiedni timing

Kiedy biznes działa sprawnie i firma rozwija skrzydła, nadchodzi moment, gdy konieczne staje się zwiększenie wysiłków w obszarze logistyki zamówień, spraw organizacyjnych oraz prac księgowo-kadrowych. Wiele firm usługowych, które osiągnęły spory wzrost, zastanawia się nad właściwym momentem na wdrożenie systemu ERP. Na jakim etapie rozwoju to zrobić?

• Jeżeli kierownictwo dostrzega przestoje.
• Wydajność pracy organizacji zmniejsza się ze względu na wydłużony czas realizacji dotychczasowych zadań.
• Brakuje narzędzi analitycznych dających informację o stanie firmy.

Aby ocenić, czy moment jest właściwy i przygotować się do konsultacji w tej sprawie, można postawić sobie kilka pytań:

• Co dany system powinien obsługiwać?
• Kto ma na nim pracować?
• Czego oczekuję po wdrożeniu systemu?
• Jaki posiadam budżet?

Znając odpowiedzi na te pytania, warto zwrócić się do firm wdrażających systemy ERP. To baza, która posłuży doborowi optymalnego rozwiązania dla naszej organizacji i dopasowania go do jej etapu rozwoju – podpowiada Konrad Spryńca. Firmy usługowe dysponują różnymi budżetami, producenci ERP oferują elastyczne warianty zakupu systemu.

– Przykładowo enova365 umożliwia pracę w oparciu o model subskrypcyjny. W ramach usługi w chmurze klient opłaca stały miesięczny abonament. Nie musi wydawać jednorazowo dużej kwoty mogącej stanowić wyzwanie dla jego możliwości finansowych – mówi Konrad Spryńca.

Kluczowe funkcjonalności a system ERP w firmie usługowej

Prowadzących działalność w sektorze usługowym z pewnością zainteresują funkcjonalności systemu ERP, kluczowe z punktu widzenia specyfiki branży. W opinii Konrada Spryńcy rozwiązaniami, które w szczególny sposób pomagają zwiększyć wydajność działań, są CRM oraz DMS.

– CRM umożliwia efektywne gromadzenie danych o interesariuszach, z którymi współpracuje firma, m.in. klientach, kontrahentach czy dostawcach. Rozwiązanie CRM enova365 pozwala gromadzić informacje o wszystkich czynnościach i zadaniach wykonanych na rzecz danego klienta, a także dane na temat jego preferencji zakupowych. Moduł ten daje możliwość przypisywania kontaktów do Opiekunów Handlowych, tworzenia zadań oraz rejestrowania zdarzeń. Wbudowane wskaźniki, jak np. lejek sprzedaży, umożliwiają analizę prowadzonych przez firmę działań marketingowych oraz sprzedażowych – wyjaśnia ekspert.

Z kolei DMS, czyli system elektronicznego obiegu dokumentów, daje szansę na przechowywanie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentacji firmowej w bezpieczny sposób. Prawidłowo skonfigurowany DMS – przy wykorzystaniu narzędzia Workflow – pozwala w pełni odwzorować obowiązujący obieg papierowy. Ponadto system jest w stanie prowadzić użytkownika w realizacji procesu i, w zależności od decyzji, skierować zadanie do kolejnej osoby. System zarządzania dokumentami w enova365 udostępnia także oprogramowanie OCR. Jest to mechanizm rozpoznawania znaków oraz całych tekstów, ułatwiający wprowadzanie danych prosto z plików graficznych lub PDF – tłumaczy Konrad Spryńca.

System ERP w firmie usługowej — rodzaje

W rezultacie, aby system ERP był skuteczny, konieczne jest jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb firmy. Oprócz wspomnianej już analizy przedwrożeniowej istotny jest wybór odpowiedniego typu narzędzi. System ERP daje wiele możliwości – od prostych do wdrożenia rozwiązań umożliwiających pracę od razu po zainstalowaniu, po bardzo złożone, szyte na miarę systemy odpowiadające wymaganiom dużych firm oraz obsługujące skomplikowane procesy – podkreśla Konrad Spryńca. 

Niezależnie od wielkości oraz poziomu rozwoju, każda firma może zyskać na efektywności, decydując się na odpowiedni ERP. Do dyspozycji mamy między innymi rozwiązania modułowe, które pozwalają na to, aby system rozwijał się wraz z firmą.  W każdym momencie klient ma możliwość rozbudowania go o nowe funkcjonalności w odpowiedzi na nowe potrzeby i ma pewność, że będą one współpracować z dotychczasowymi rozwiązaniami – wyjaśnia Konrad Spryńca.

Ponadto mobilne wersje ERP znajdą zastosowanie w firmach, które pracują w zespołach rozproszonych (pracownicy operują w różnych lokalizacjach), bądź których działalność jest prowadzona przede wszystkim online. Dzięki aplikacjom webowym oraz mobilnym (na smartfony, tablety) ERP pozwala na w pełni zdalny proces obsługi klienta oraz zarządzanie podstawowymi procesami wewnętrznymi firmy.

Wdrożenie oprogramowania ERP w firmie usługowej pomaga wzmocnić jej potencjał  we wszystkich kluczowych obszarach działania – procesach handlowych, logistycznych, prawno-administracyjnych oraz księgowych. Digitalizacja oraz automatyzacja, które przekładają się na wymierne zyski w postaci wzrostu efektywności organizacji oraz sprawniejszą komunikację pomiędzy działami, to kolejne argumenty przemawiające za inwestycją w ERP.

Dowiedz się więcej o enova365 i rozwiązaniach dostosowanych do wymogów i specyfiki firm usługowych. Zaufało nam już ponad 17 500 klientów.

Przetestuj nasz system bezpłatnie przez 14 dni lub umów bezpłatną prezentację.

^[1] Za: Nikodem Grzenkowicz, Jacek Kowalczyk, Aleksander Kusak, Zygmunt Podgórski, Michał Ambrozia, „Podstawy funkcjonowania przedsiębiorstw”, Wydawnictwo Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa 2008 http://www.wz.uw.edu.pl/portaleFiles/6133-wydawnictwo-/Podstawy_funkcjonowania_przedsiebiorstw_popr.pdf