Ręczna realizacja rutynowych procesów księgowych to już przeszłość, bo zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) w księgowości powoli staje się standardem. Co więcej, na horyzoncie pojawia się sztuczna inteligencja (AI). Co to jest RPA i czym jest sztuczna inteligencja? Poznaj technologie, które wspierają pracę księgowych.
Spis treści:
- Sztuczna inteligencja (AI) i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) – co trzeba o nich wiedzieć?
- Sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja w programach księgowych – jak to działa?
- Plusy sztucznej inteligencji i automatyzacji w księgowości
- Sztuczna inteligencja i automatyzacja w księgowości – czy roboty zastąpią księgowych?
Sztuczna inteligencja (AI) i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) – co trzeba o nich wiedzieć?
Żeby zrozumieć wpływ nowoczesnych technologii na pracę księgowych warto zacząć od ustalenia, co to jest sztuczna inteligencja i czym się różni od zrobotyzowanej automatyzacji procesów, która od dawna usprawnia pracę w wielu branżach.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (ang. robotic process automation czyli RPA) to technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych, z wykorzystaniem programów komputerowych. Programy te symulują pracę człowieka i automatyzują powtarzalne, oparte na regułach manualne zadania. Przykładem takiego działania jest zalogowanie się do wskazanych programów, pobranie potrzebnych danych oraz umieszczenie ich we wskazanych bazach danych.
Charakterystyczne dla robotów, które wykonują zrobotyzowaną automatyzację procesów jest to, że zawsze działają tak samo, nie uczą się na błędach, nie improwizują, ani nie wychodzą z propozycją lepszego wykonania danej czynności. To, czego nie potrafią roboty RPA, potrafi natomiast sztuczna inteligencja.
Sztuczna inteligencja (ang. artificial intelligence czyli AI) to nauka tworzenia inteligentnych programów komputerowych, które potrafią się uczyć – przyswajać informacje i wykorzystywać je w określonym kontekście, rozumować – wykorzystywać kontekst i zasady do dochodzenia do różnych wniosków – oraz doskonalić swoje działanie, czyli uczyć się na błędach.
Z powyższych definicji wynika więc jasno, że podczas gdy RPA jest wykorzystywana do automatyzacji wybranych czynności i procesów pod nadzorem człowieka, AI jest postrzegana jako technologia, która może zastąpić ludzką pracę i pracować bez jej nadzoru. Co więcej, podczas gdy RPA do działania potrzebuje ustrukturyzowanych informacji, AI przetwarza także te nieustrukturyzowane. W wielu procesach firmowych zaangażowane są zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane dane, dlatego ich pełna automatyzacja wymaga zarówno technologii AI, jak i RPA.
Sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja w programach księgowych – jak to działa?
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) jest już szeroko stosowana w księgowości do wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych zadań. Najczęściej stosuje się ją w obszarach, w których wykorzystywane są ustrukturyzowane dane w wersji elektronicznej. Należą do nich, między innymi, następujące procesy.
Rozliczanie wynagrodzeń – robotom powierza się nie tylko generowanie listy płac, wystawianie ulg na PFRON, zaświadczeń dla pracowników, ale także zaciąganie zwolnień z ePUAP czy rozliczanie nieobecności pracowniczych.
Obieg faktur od dostawców – na podstawie z góry określonych zasad programy komputerowe umożliwiają płynne rejestrowanie faktur od dostawców i automatycznie przyporządkowują je do odpowiedzialnych osób w firmie, a po ich zaakceptowaniu odbywa się automatyczna dekretacja i przyporządkowanie do miejsca powstawania kosztów (MPK).
Przetwarzanie zamówień – programy mogą rejestrować zamówienia, automatycznie generować faktury i je księgować, a następnie monitorować proces płatności zobowiązań, np. pozyskując wyciągi bankowe i wysyłać przypomnienia o nieuregulowanych płatnościach.
Weryfikacja danych finansowych – RPA może zostać wykorzystana do weryfikacji danych finansowych, takich jak salda na koncie, numer identyfikacji podatnika, rachunek bankowy czy też fakt otrzymania płatności za fakturę.
Sprawozdawczość finansowa – boty RPA umożliwiają firmom szybkie generowanie sprawozdań finansowych, poprzez import arkuszy kalkulacyjnych z różnych źródeł w celu uzyskania dostępu do wszystkich danych związanych z księgowością czy wykorzystanie narzędzi uzgadniających.
W parze z RPA procesy księgowe często usprawnia inna technologia – OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków (optical character recognition). OCR potrafi odczytać dane z różnego rodzaju pism – np. zamówień czy faktur, dzięki czemu dane te mogą zostać automatycznie wprowadzone do systemu.
Wszystkie wspomniane wyżej możliwości automatyzacji są już od dawna oferowane przez dostępne oprogramowanie klasy ERP, takie jak enova365. Żeby z nich korzystać, wystarczy zwykle zainstalować moduły enova365: Księgowość, Kadry Płace, Workflow.
Sztuczna inteligencja może jednak wspierać pracę księgowych w jeszcze większym stopniu i realizować jeszcze bardziej skomplikowane i odpowiedzialne zadania, takie jak np.:
- optymalizacja portfela podatkowego,
- przewidywanie przyszłych wydatków i przychodów,
- wykrywanie błędów lub nieprawidłowości w danych finansowych,
- zapobieganie oszustwom,
- przeprowadzanie analiz finansowych, w tym identyfikacja potencjalnych oszczędności.
Plusy sztucznej inteligencji i automatyzacji w księgowości
Zastosowanie automatyzacji w księgowości to sprawdzony sposób na osiągnięcie w firmach szeregu korzyści.
- Dokładność – im więcej procesów księgowych zautomatyzujesz, tym bardziej zminimalizujesz ryzyko popełnienia ludzkiego błędu i koszty z tymi błędami związane.
- Zgodność z zasadami – zautomatyzowane procesy przebiegają zawsze dokładnie tak, jak je zaprojektujesz, bez żadnych odstępstw. Dlatego zautomatyzowane systemy mogą pomóc księgowym w zgodnym z przepisami i zasadami rachunkowości dostarczaniu sprawozdań finansowych.
- Prędkość pracy i wydajność – automatyzacja pozwala realizować poszczególne zadania nawet 4-5 razy szybciej, co zwiększa wydajność i pozwala oddelegować pracowników do ciekawszych, bardziej wymagających zadań, czego efektem jest…
- Poprawa morale pracowników – pracownicy uwolnieni od żmudnych prac, mogą się skupić na ciekawszych dla nich i bardziej wymagających z punktu widzenia firmy zadaniach.
- Wiarygodność – boty RPA są zawsze dostępne, pracują 24/7, co eliminuje ryzyko wystąpienia jakichkolwiek opóźnień.
- Wgląd w dane – automatyzacja ułatwia raportowanie i analizę danych, co zwiększa możliwości firm w zakresie prognozowania i planowania przyszłych działań.
Jak widać z powyższego podsumowania automatyzacja i sztuczna inteligencja w biznesie to cała lista korzyści. Przyszłość sztucznej inteligencji to jednak także zagrożenia.
Sztuczna inteligencja i automatyzacja w księgowości – czy roboty zastąpią księgowych?
Według raportu firmy konsultingowej McKinsey „Future of work” z 2020 roku dużą część rutynowych prac w dziale księgowości można stosunkowo łatwo zautomatyzować. Należy do nich wspomniana wyżej ewidencja i obieg faktur, wystawianie faktur i odzyskiwanie należności oraz dostarczanie dokumentów sprzedażowych.
Eliminacja tych czynności pozwoliłaby pracownikom działów księgowości skupić się na kontroli jakości, rozwiązywaniu spornych kwestii lub wyjątkowych przypadków oraz innych pracach wymagających oceny sytuacji i podejmowania decyzji.
Jednocześnie raport podkreśla, że automatyzacja nie będzie miała negatywnego wpływu na zatrudnienie w działach księgowości, ponieważ stworzy nowe role i stanowiska, które będą wymagały specjalistycznych umiejętności i wiedzy.
Coraz szersze wykorzystanie automatyzacji i sztucznej inteligencji w biznesie, w tym w księgowości nie zabierze więc pracy księgowym, ale ją zmieni.
Już teraz, dzięki RPA w księgowości ludzie mogliby w ogóle nie wykonywać powtarzalnych czynności, bo mogłyby to zrobić to za nich maszyny. Choć dostępne programy oferują znaczące możliwości automatyzacji, uważa się, że potencjał RPA jest w księgowości nadal niewykorzystany.
W przyszłości jednak, księgowi w coraz większym stopniu będą na co dzień współpracować z coraz sprytniejszymi maszynami, które będą przejmować wiele zadań, dotąd wykonywanych przez ludzi, uzupełniać pracę księgowych, a nawet robić rzeczy, których człowiek nie mógłby zrobić. Ułatwi i przyspieszy to pracę księgowych, ale także zmieni zestaw umiejętności, jakich będą potrzebować księgowi przyszłości.
„Zadania przyszłych księgowych wykroczą poza księgowanie operacji i sprawozdawczość finansową i będą dotyczyć doradztwa biznesowego oraz zarządzania automatyzacją przy użyciu robotów. Zmiana ta wymaga podnoszenia przez księgowych kompetencji miękkich oraz związanych z technologią i analizą danych” – wyjaśnia Dariusz Jędrzejka w artykule „Zrobotyzowana automatyzacja procesów i jej wpływ na rachunkowość” opublikowanym w Zeszytach Teoretycznych Rachunkowości, wydanych przez Radę Naukową Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Plusy sztucznej inteligencji i korzystny wpływ technologii na pracę działów księgowych dostrzega także Małgorzata Wołosz, biegły rewident, która w czasie konferencji online zorganizowanej przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce „Innowacje i nowe technologie w pracy księgowych” mówiła o księgowości w erze sztucznej inteligencji i robotyki. „Roboty nie zabiorą pracy księgowemu, ale ją zmienią” – uważa.
Jak więc rozwijać swoją karierę w księgowości, żeby być gotowym na zmiany, które przyniesie przyszłość sztucznej inteligencji? Nie tylko doskonal swoje umiejętności komunikacyjne i wiedzę biznesową, ale także zdobywaj praktycznie doświadczenie w księgowości. Najlepiej przy użyciu zaawansowanych technologicznie systemów, takich jak enova365.
