Zarządzanie danymi to zadanie, z którym mierzą się wszystkie nowoczesne biznesy. Dlatego każda rozwijająca się organizacja musi sprawnie radzić sobie z ich zbieraniem, przetwarzaniem, a następnie interpretowaniem. W jaki sposób robić to skutecznie?
Spis treści:
- Kluczowe wyzwania w zarządzaniu danymi w organizacji
- Jakie procesy zarządzania danymi warto usprawnić w organizacji?
- Najlepsze praktyki w zarządzaniu danymi
- Integracja danych z różnych źródeł i jej znaczenie
- Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami
- Zarządzanie danymi a transformacja cyfrowa
Najważniejsze informacje:
- Duża ilość i różnorodność danych, a także zapewnienie im wysokiej jakości, bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami to istotne wyzwania, z którymi muszą sobie radzić współczesne organizacje.
- W efektywnym zarządzaniu danymi pomagają przedsiębiorstwom nowoczesne rozwiązania informatyczne.
- Żeby upewnić się, że dane, z których korzysta firma są wysokiej jakości, warto przeprowadzić audyt jakości danych i wdrożyć nowoczesne narzędzia.
- Odpowiednie zarządzanie danymi leży u podstaw udanej transformacji cyfrowej.
- Systemy ERP, takie jak enova365, ułatwiają agregowanie i analizowanie dużych pakietów danych oraz zapewniają danym wysoki poziom bezpieczeństwa.
Kluczowe wyzwania w zarządzaniu danymi w organizacji
Zarządzanie danymi w organizacji staje się coraz bardziej skomplikowane w dobie dynamicznego rozwoju technologii – informacje są w tym przypadku jednym z najcenniejszych zasobów. Dzisiejsze przedsiębiorstwa stoją więc przed szeregiem wyzwań, wśród których wymienić możemy m.in.:
- ogromne ilości danych (Big Data): firmy muszą zarządzać rosnącymi ilościami danych pochodzących z różnych źródeł, takich jak systemy transakcyjne, media społecznościowe, czujniki IoT czy aplikacje mobilne,
- różnorodność danych: dane mogą przyjmować różne formy, od strukturalnych baz danych, po e-maile, pliki wideo czy zapisy rozmów,
- bezpieczeństwo danych: z uwagi na rosnącą liczbę cyberataków, organizacje muszą chronić swoje dane przed utratą, kradzieżą oraz nieuprawnionym dostępem,
- zgodność z regulacjami (Compliance): w różnych miejscach na świecie istnieją ścisłe regulacje dotyczące przechowywania, przetwarzania i ochrony danych,
- zapewnienie jakości danych: firmy często mierzą się z problemem tzw. brudnych danych (np. duplikatów czy nieaktualnych informacji), co może prowadzić do błędnych analiz i strat biznesowych.
Czytaj także: Big data – co to jest? Poznaj 3 filary big data
Jakie procesy zarządzania danymi warto usprawnić w organizacji?
W radzeniu sobie z powyższymi wyzwaniami pomocne będą systemy wspierające zarządzanie danymi. Pozwalają one na gromadzenie, przetwarzanie i analizę danych w sposób wydajny i bezpieczny. Odbywa się to w następujących obszarach.
Gromadzenie i integracja danych
Zarządzanie zintegrowanymi danymi jest prostsze, jeżeli organizacje wykorzystują rozwiązania, umożliwiające automatyczne gromadzenie danych z różnych źródeł, takich jak aplikacje biznesowe, platformy e-commerce, systemy CRM czy social media. Dzięki integracji danych w jednym miejscu dostęp do wszystkich potrzebnych danych w czasie rzeczywistym staje się łatwiejszy.
Przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym
Nowoczesne oprogramowanie pozwala na przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym, co ma kluczowe znaczenie dla firm, które działają w dynamicznym środowisku. Możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się dane operacyjne pomaga biznesom w podejmowaniu lepszych decyzji.
Przyspieszenie pracy
Dzięki automatyzacji zadań z wprowadzaniem czy przetwarzaniem informacji, system zarządzania danymi pozwala oszczędzać czas i zasoby ludzkie. Zautomatyzowane procesy umożliwiają zespołom operacyjnym skupienie się na bardziej strategicznych i wymagających działaniach.
Wspieranie podejmowania decyzji
Jednym z głównych celów systemów zarządzania danymi jest dostarczanie wartościowych informacji, które pomagają w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych. Zaawansowane narzędzia pozwalają na analizę danych historycznych oraz generowanie prognoz, co wspiera proces planowania.
Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami
Systemy wspierające zarządzanie danymi, takie jak systemy ERP są wyposażone w mechanizmy zabezpieczające dane przed nieautoryzowanym dostępem, takie jak szyfrowanie, monitorowanie dostępu oraz tworzenie kopii zapasowych. Dodatkowo systemy te wspierają organizacje w spełnianiu wymagań dotyczących przechowywania i przetwarzania danych osobowych.
Poprawa jakości danych
Efektywne zarządzanie danymi umożliwia organizacjom kontrolę nad jakością informacji poprzez eliminowanie duplikatów, uzupełnianie brakujących informacji oraz standaryzację danych. Wysokiej jakości dane są niezbędne do generowania dokładnych analiz, które wspierają decyzje i operacje biznesowe.
Ułatwienie dostępu do informacji
Systemy zarządzania danymi oferują centralne repozytoria, które umożliwiają szybki i łatwy dostęp do danych dla pracowników na różnych szczeblach organizacji. Dzięki intuicyjnym interfejsom narzędzia te pozwalają na wygodne przeszukiwanie, filtrowanie oraz udostępnianie danych.
Najlepsze praktyki w zarządzaniu danymi
Skuteczne zarządzanie danymi w organizacji jest kluczowe dla optymalizacji procesów biznesowych oraz podejmowania trafnych decyzji. Dlatego warto wdrożyć praktyki, takie jak: nadzór nad danymi, zarządzanie ich jakością, integrację oraz ochronę informacji.
Nadzór nad danymi
Skuteczne zarządzanie danymi zaczyna się od ustanowienia odpowiedniego nadzoru nad danymi (Data Governance). Obejmuje to stworzenie struktury, która jasno określa, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie informacjami i jakie są zasady dotyczące ich gromadzenia, przechowywania oraz przetwarzania. Poprawnie wdrożony nadzór nad danymi minimalizuje ryzyko błędów i naruszeń oraz wspiera harmonijną współpracę w całej organizacji.
Zarządzanie jakością danych
Jakość danych ma bezpośredni wpływ na efektywność operacyjną oraz trafność decyzji podejmowanych w oparciu o te informacje. Wysokiej jakości dane powinny być kompletne, aktualne i spójne. Regularne audyty jakości oraz automatyczne narzędzia do ich walidacji pomagają w identyfikacji i eliminacji błędów. Ustalenie procesów kontroli jakości danych pozwala firmom zarządzać nimi lepiej na każdym etapie.
Integracja danych
Firmy często korzystają z różnych systemów i źródeł do przetwarzania danych, co może prowadzić do tworzenia tzw. silosów informacyjnych. Aby uniknąć rozproszenia informacji, warto zainwestować w systemy umożliwiające ich integrację, takie jak rozwiązania ETL (Extract, Transform, Load). Pozwalają one na pobieranie, przekształcanie i ładowanie danych z różnych źródeł do centralnego repozytorium. Zarządzanie zintegrowanymi danymi pozwala analizować informacje biznesowe w sposób całościowy.
Ochrona informacji
Bezpieczeństwo danych ma duże znaczenie zwłaszcza w dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych. Firmy muszą chronić swoje dane przed nieautoryzowanym dostępem i atakami, stosując zaawansowane techniki szyfrowania oraz mechanizmy monitorowania. Ważne jest także dbanie o zgodność z regulacjami prawnymi, co obejmuje m.in. zarządzanie danymi osobowymi, zgłaszanie incydentów naruszenia bezpieczeństwa i respektowanie prawa użytkowników do prywatności.
Czytaj także: Narzędzia BI – czyli jak zyskać mapę biznesu dzięki Panelom BI?
Integracja danych z różnych źródeł i jej znaczenie
Efektywna integracja danych pozwala na ich scalenie i ujednolicenie, co znacząco poprawia przepływ informacji wewnątrz organizacji. Kiedy dane są zintegrowane, organizacje mogą uzyskać pełny obraz swojej działalności. Umożliwia to monitorowanie operacji w czasie rzeczywistym, szybkie identyfikowanie problemów i trendów. Zarządzanie zintegrowanymi danymi z różnych źródeł eliminuje silosy informacyjne, które często utrudniają efektywne zarządzanie firmą, a dostęp do ujednoliconych danych ułatwia komunikację pomiędzy działami.
Czytaj także: Zalety systemu ERP – co daje system ERP?
Ponadto integracja danych zwiększa wydajność operacyjną. Pracownicy mają dostęp do zintegrowanych informacji, co skraca czas potrzebny na znalezienie i analizę danych. Dzięki zintegrowanym danym firmy są w stanie lepiej wykorzystywać narzędzia, które mogą analizować duże wolumeny danych w celu generowania bardziej szczegółowych prognoz. Wzmacnia to zdolność organizacji do działania w oparciu o pozyskane informacje (data-driven), co pozwala lepiej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami
Aby zapewnić bezpieczeństwo danych użytkowników, organizacje muszą wdrażać zaawansowane środki techniczne, np. szyfrowanie danych w czasie przesyłania i przechowywania. Ważnym elementem jest także system kontroli, który ogranicza dostęp do danych wyłącznie do osób uprawnionych. Systemy te mogą obejmować mechanizmy autoryzacji użytkowników, w tym stosowanie wielopoziomowego uwierzytelniania (MFA – Multi Factor Authentication). Ponadto organizacje powinny regularnie przeprowadzać audyty i testy penetracyjne, by sprawdzać odporność swoich systemów na zagrożenia.
Równie istotne jest przestrzeganie przepisów prawnych, które nakładają na organizacje szereg obowiązków definiujących, jak powinno wyglądać zarządzanie danymi osobowymi. Firmy muszą zapewnić, że gromadzą i przetwarzają dane zgodnie z prawem, uzyskując odpowiednie zgody od użytkowników i umożliwiając im skorzystanie z gwarantowanych praw.
Niezbędne jest także opracowanie polityki prywatności i wdrożenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa. Muszą one obejmować m.in. obowiązek informowania odpowiednich organów nadzorczych i osób, których dane zostały naruszone.
Organizacje muszą również pamiętać o tym, aby systematycznie szkolić swoich pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami. Odpowiednie szkolenia zwiększają świadomość pracowników na temat zagrożeń oraz minimalizują ryzyko związane z ich codzienną pracą z danymi.
Czytaj także: Klauzula RODO – wszystkie informacje w jednym miejscu
Zarządzanie danymi a transformacja cyfrowa
Skuteczne zarządzanie danymi w organizacji odgrywa kluczową rolę w procesie transformacji cyfrowej, który jest nieodzownym elementem rozwoju nowoczesnych organizacji. W erze technologii, takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, firmy muszą posiadać dobrze zarządzane i wysokiej jakości dane, aby w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych rozwiązań cyfrowych.
Jednym z głównych aspektów, w którym zarządzanie danymi wspiera transformację cyfrową, jest możliwość szybkiego i efektywnego przetwarzania dużych ilości informacji. Wzrost gromadzonych danych stawia przed organizacjami wyzwanie związane z ich integracją, analizą i interpretacją. System zarządzania danymi pozwala na centralizację informacji pochodzących z różnych źródeł, co umożliwia organizacjom lepsze wykorzystanie współczesnych narzędzi.
Zarządzanie danymi wspiera transformację cyfrową także w zakresie elastycznego skalowania rozwiązań technologicznych. Dobrze zarządzane dane pozwalają firmom łatwo wdrażać nowe technologie i systemy, a także integrować je z już istniejącymi rozwiązaniami. Dzięki temu można szybko adaptować się do warunków rynkowych i wprowadzać innowacyjne rozwiązania na dużą skalę bez problemów z kompatybilnością systemów.
Jednym z najpopularniejszych systemów do zarządzania i analizowania dużych pakietów danych jest system ERP enova365. Jego modułowa budowa pozwala dostosować system do każdej firmy, bez względu na jej wielkość, profil działalności czy stosowane narzędzia. System enova365 jest w stanie zintegrować się z zewnętrznymi aplikacjami, a następnie pobierać z nich niezbędne informacje do wewnętrznej bazy, która następnie dzięki modułom Business Intelligence podlega dalszej analizie. Wyniki analiz są prezentowane na przejrzystych Panelach BI. Użytkownicy mogą też robić analizy ad hoc, korzystając z mechanizmu tabel przestawnych.
Jeśli chcesz sprawdzić, jakie możliwości daje moduł BI enova365, przetestuj wersję demonstracyjną! Możesz również umówić się na prezentację, w czasie której będziemy mogli zaprezentować nasze rozwiązanie i odpowiedzieć na Twoje pytania.
