Każde biuro rachunkowe musi znać i stosować procedury związane z Anti Money Laundering. Dowiedz się, jakie obowiązki nakładają przepisy. Sprawdź, jak powinna wyglądać procedura AML dla biura rachunkowego.
Spis treści
- Anti Money Laundering – co to jest i dlaczego jest ważne dla biur rachunkowych?
- Procedura AML dla biura rachunkowego – co powinna zawierać?
- Dokumentacja AML dla biura rachunkowego – jak ją prowadzić zgodnie z przepisami?
- AML w biurze rachunkowym – jakie wsparcie oferuje enova365?
- Jak enova365 ułatwia raportowanie AML dla biur rachunkowych?
- Anti Money Laundering – jak wdrożyć procedury AML dla biur rachunkowych z pomocą enova365?
Najważniejsze informacje
- Wszystkie biura rachunkowe muszą mieć wdrożone procedury AML.
- AML w biurze rachunkowym to m.in. obowiązkowe szkolenia dla pracowników z tego zakresu.
- Braki w procedurze AML dla biur rachunkowych mogą skutkować nałożeniem sankcji administracyjnych.
- Do rozpoznawania odchyłów od normy, które mogą świadczyć o nieprawidłowościach, warto wykorzystać system ERP, w tym moduł Business Intelligence.
Anti Money Laundering – co to jest i dlaczego jest ważne dla biur rachunkowych?
AML to skrót od angielskich słów Anti Money Laundering. Odnosi się do procedur, które mają na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Taki obowiązek na wiele podmiotów, w tym na biura rachunkowe, nakłada ustawa o o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która w skrócie jest znana jako ustawa o AML.
Kiedyś w przestrzeni publicznej częściej funkcjonowało określenie pranie brudnych pieniędzy. Z czasem to się zmieniło, bo w domyśle wszystkie pieniądze, które wymagają wyprania są brudne. Jednak posługiwanie się wyrażeniem pranie brudnych pieniędzy wcale nie jest błędem, bo takie określenie występuje w art. 299 Kodeksu karnego.
Pranie pieniędzy to szereg działań, które mają na celu wprowadzenie do obrotu gospodarczego pieniędzy pochodzących z działalności przestępczej. Głównym zamysłem przy praniu pieniędzy jest taki obrót środkami pieniężnymi, żeby na końcowym etapie takiego procederu uzyskać wrażenie, że wszystkie pieniądze pochodzą z legalnych źródeł.
Ustawa AML nakłada na biura rachunkowe szereg obowiązków, które mają na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. W związku z tym wdrożenie AML to obowiązek każdego biura bez względu na liczbę zatrudnionych osób.
Procedura AML dla biura rachunkowego – co powinna zawierać?
To, co powinna zawierać wewnętrzna procedura AML zostało uregulowane w art. 50 ustawy o AML. Biura rachunkowe nie stanowią pod tym względem żadnego wyjątku. Muszą stosować się do przepisów, które dotyczą wszystkich podmiotów zobowiązanych do stworzenia wewnętrznych procedur AML.
Zgodnie z podanym powyżej przepisem taka procedura powinna w szczególności uwzględniać następujące aspekty:
- określenie zasad raportowania transakcji do GIIF,
- określenie zasad odnotowywania rozbieżności w CRBR,
- wdrożenie czynności ograniczających ryzyko AML i CFT,
- określenie środków zarządzania rozpoznanymi ryzykami,
- określenie zasad rozpoznawania i oceny ryzyka AML i CFT,
- określenie zasad przechowywania informacji i dokumentów,
- określenie zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- określenie procedur zgłaszania naruszeń przepisów dotyczących AML,
- określenie zasad edukowania pracowników w zakresie przepisów AML,
- stosowanie kontroli wewnętrznej i nadzoru nad zgodnością działalności z przepisami,
- dokumentowanie utrudnień dotyczących weryfikacji tożsamości beneficjentów rzeczywistych.
Należy przy tym pamiętać, że brak któregokolwiek z wymienionych powyżej elementów naraża biuro rachunkowe na sankcje administracyjne.
Dokumentacja AML dla biura rachunkowego – jak ją prowadzić zgodnie z przepisami?
Najważniejsze trzy obszary, w których ma zastosowanie procedura AML dla biura rachunkowego, to:
- ocena ryzyka AML,
- monitoring AML,
- szkolenia AML.
Pod pojęciem „ocena ryzyka” należy rozumieć obowiązek stworzenia oraz aktualizacji dokumentu, który będzie służył identyfikacji i ocenie ryzyka związanego z działaniami Anti Money Laundering. Pod uwagę należy brać takie czynniki ryzyka jak obszary geograficzne, klienci, produkty i usługi oraz kanały dostaw dotyczące zarówno usług, produktów, jak i transakcji. Takie oceny ryzyka powinny być dokonywane nie tylko na poziomie krajowym, ale również na poziomie Unii Europejskiej.
Drugim obszarem, w którym niezbędna jest dokumentacja AML dla biura rachunkowego to dostosowanie wewnętrznej procedury AML dla biur rachunkowych do rozmiaru, typu oraz charakteru działalności. Odnosi się to nie tylko do stworzenia samej procedury AML, ale też do monitorowania, czy w danej organizacji nie doszło do jakichś zmian, które powodowałyby konieczność dostosowania obowiązującej procedury do nowych okoliczności.
Trzeci, ale nie mniej ważny obszar, to ciągłe szkolenie zatrudnionych pracowników, tak aby wiedzieli, jak funkcjonuje procedura AML w biurze rachunkowym. Taki obowiązek wynika z art. 52 ustawy o AML. Może to obejmować zarówno zajęcia w formie e-learningu, jak i szkolenia online lub stacjonarne. W przypadku biura rachunkowego, które działa w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i nie zatrudnia pracowników, wymóg ten zostanie spełniony wyłącznie w sytuacji skorzystania z zewnętrznego szkolenia AML. Warto o tym pamiętać uzupełniając dokumentację potwierdzającą odbycie szkolenia.
AML w biurze rachunkowym – jakie wsparcie oferuje enova365?
Jednym z obowiązków, które nakłada procedura AML dla biura rachunkowego jest identyfikacja podejrzanych transakcji. Przykładem może być zwrot na konto bankowe wadium, które wcześniej było wpłacone w gotówce, zwłaszcza jeśli kwota jest znaczna.
Wadium jest często spotykane przy przetargach. Jeśli podmiot startujący w przetargu wpłaci wadium, a następnie nie wygra przetargu, to takie wadium jest zwracane. Gdy startujący w przetargu wpłaci sporą ilość gotówki niewiadomego pochodzenia jako wadium, a następnie po przegranym przetargu poprosi o zwrot na rachunek bankowy, to wpływ tych pieniędzy na konto sprawia wrażenie środków z legalnego źródła.
Korzystając z oprogramowania enova365 można w prosty sposób zidentyfikować taką transakcję, zwłaszcza jeśli dany klient musi prowadzić pełne księgi rachunkowe. W tym wypadku sygnałem ostrzegawczym powinien być brak korelacji między wypływem środków z kasy firmy a późniejszym wpływem na konto bankowe.
Innym sposobem jest użycie funkcjonalności dostępnych w module Business Intelligence od enova365 do analizy finansowej i wyłapaniu potencjalnych nieprawidłowości, które odbiegają od normy. Dobra wiadomością jest to, że program dla biur rachunkowych enova365 zawiera już w sobie pewne elementy Business Intelligence.
Czytaj także: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?
Jak enova365 ułatwia raportowanie AML dla biur rachunkowych?
Na początku warto wyjaśnić, które transakcje mogą być uznane za podejrzane. Są to transakcje, przy których występują okoliczności dające uzasadnione podejrzenie, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Nie znaczy to, że każda taka transakcja rzeczywiście okaże się mieć związek z przestępczym procederem. Nie przesądza o tym samo zastosowanie procedury Anti Money laundering.
Co to jest w praktyce podejrzana transakcja? Będzie to każda transakcja, którą można określić jako niezwykłą, niejasną, nadzwyczajną czy nietypową. Innymi słowy jest to taka transakcja, która jest niespójna z poprzednim sposobem działania klienta. Może to być zaskakująco wysoka wartość obrotów, nietypowe źródło wysokich przychodów, znaczny wzrost przepływu gotówki lub duży wzrost częstotliwości jakiegoś działania.
Takie transakcje będą doskonale widoczne na zestawieniu obrotów i sald, które w łatwy sposób można wygenerować w programie enova365. W wypadku wyszukania takich nietypowych transakcji pozostaje jedynie sporządzić zgłoszenie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
Anti Money Laundering – jak wdrożyć procedury AML dla biur rachunkowych z pomocą enova365?
Szkolenia pracowników to jedna ze składowych całej procedury narzuconej przez ustawę o AML. Biura rachunkowe mogą w prosty sposób prowadzić dokumentacje szkoleń poszczególnych pracowników korzystając z modułu Kadry i Płace. Dzięki temu właściciel biura rachunkowego będzie miał wgląd w to, kto i kiedy odbył szkolenie z zakresu AML.
KYC to jedna z procedur, która nieodłącznie wiąże się z zasadami Anti Money Laundering. Co to jest dokładnie i jak biura rachunkowe mogą wprowadzić ją w życie? KYC to skrót od słów Know Your Client. Oznacza on obowiązek kompleksowej weryfikacji danych każdego klienta jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług.
Jednym z narzędzi, które do tego służą jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Zebrane są tam m.in. informacje o udziałowcach lub akcjonariuszach, którzy posiadają ponad 25% głosów w spółkach kapitałowych lub ponad 25% udziałów lub akcji w takich podmiotach. Natomiast w przypadku spółek osobowych w rejestrze tym muszą być wpisani wszyscy wspólnicy.
Na tym etapie warto porównać dane, jakie znajdują się w systemie księgowym z danymi dostępnymi w rejestrach oraz danymi z ankiety AML.
Podsumowanie
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu nakłada na biura rachunkowe szereg obowiązków. Jednym z nich jest monitorowanie i identyfikowanie podejrzanych transakcji. W tym celu warto skorzystać z pomocy jaką niesie automatyzacja.
Jeśli interesują Cię nowoczesne rozwiązania, nie tylko w zakresie AML, dedykowane dla biur rachunkowych, to zachęcamy do skorzystania z darmowej, niezobowiązującej prezentacji, na której przedstawimy Ci, jakie korzyści przyniesie Ci program księgowy dla biur rachunkowych klasy ERP.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
- Adam Sroga, Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych, Infor 2023
- Michał Kaczmarski, Przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Krytyczne spojrzenie na taktyczne i prawne aspekty zwalczania prania pieniędzy w Polsce, Difin 2016
