- Na czym polega automatyzacja biura rachunkowego?
- System ERP dla biur rachunkowych – funkcje
- Jak działa Pulpit Klienta Biura Rachunkowego?
- Co zyska biuro księgowe dzięki automatyzacji?
- Nowoczesne biuro rachunkowe a system ERP – co mówią eksperci
- Automatyzacja nie tylko dla dużych biur rachunkowych
W pracy, jaką wykonują biura rachunkowe niezbędna jest specjalistyczna wiedza. W życie wprowadzają ją wykwalifikowani pracownicy. Są jednak obszary, w których systemy ERP dla biur rachunkowych mogą, a nawet powinny ich wyręczyć.
Automatyzacja powtarzalnych czynności oraz sprawna wymiana danych pomiędzy klientami a biurem rachunkowym – to tylko niektóre z wyzwań, stojących przed nowoczesnymi biurami rachunkowymi. System ERP wraz ze stworzonym specjalnie dla biur księgowych Pulpitem Klienta jest odpowiedzią na to zapotrzebowanie.
Na czym polega automatyzacja biura rachunkowego?
Codzienna praca biura rachunkowego obejmuje m.in.: rozliczenia, tworzenie i przekazywanie dokumentów do odpowiednich urzędów, komunikację z klientami. Dla każdego klienta trzeba wykonać szereg powtarzalnych czynności, z których każda wiąże się z określoną liczbą godzin pracy. Dzięki nowoczesnym systemom ERP możliwa jest ich automatyzacja.
Wdrożenie ERP w biurze rachunkowym przynosi korzyści wszystkim zainteresowanym.
Księgowi mogą obsługiwać wielu klientów jednocześnie, wykonując daną czynność tylko raz, np. hurtowo wysyłać dokumenty JPK bezpośrednio do bramki Ministerstwa Finansów.
Właściciele biur rachunkowych zyskują wgląd w pracę księgowych. Mogą łatwo tworzyć raporty i zestawienia.
Klienci biur rachunkowych mogą sami wystawiać faktury, które są od razu widoczne w systemie dla księgowych oraz przeglądać dane księgowe czy podatkowe.
System ERP dla biur rachunkowych – funkcje
1. Zarządzanie wieloma bazami danych
Wykonuj operacje księgowe na wielu bazach danych jednocześnie. Taką możliwość daje moduł enova365 „Praca na wielu bazach”. Jakie prace mogą usprawnić księgowi biur rachunkowych, które wdrożyły ten moduł?
- Hurtowo generuj, podpisuj i wysyłaj pliki JPK oraz e-deklaracje.
- Przy pomocy jednej czynności generuj odpowiednie konta czy schematy w wielu bazach danych.
- Dla wielu klientów jednocześnie kopiuj dane księgowe z systemów zewnętrznych, np. nierozliczone rachunki.
- Szybko przemieszczaj się między bazami danych, żeby zyskać dostęp do ewidencji dokumentów w konkretnej bazie. Umożliwią Ci to specjalne skróty w poszczególnych bazach danych.
Usprawnij administrowanie kontami klientów.
- Łatwo zakładaj bazy danych dla nowych klientów.
- Aktualizuj i archiwizuj bazy wielu klientów jednocześnie.
- Stosuj we wszystkich bazach danych wybrane schematy księgowe.
- Centralnie zarządzaj operatorami w wielu bazach – zakładaj nowe konta dla operatorów i nadawaj uprawnienia na poziomie wielu baz danych.
- Zbiorczo zarządzaj wydrukami, zakładaj nowe okresy obrachunkowe i plany kont.
- Wybieraj domyślny wygląd bazy danych i kopiuj go do pozostałych baz.
2. Samoobsługa klientów
Dzięki Pulpitowi Klienta klienci biur rachunkowych mogą samodzielnie przekazywać dokumenty kosztowe i wystawiać faktury, które trafiają bezpośrednio do bazy Klienta w Biurze Rachunkowym. Klienci zyskują wgląd w rejestry i ewidencje (np. rejestr VAT, KPiR, inwentarz) oraz zestawienia przygotowane i opublikowane przez Biuro Rachunkowe (np. Bilans, Rachunek Wyników itp.).
3. Automatyzacja procesów księgowych
Nowe technologie pozwalają firmom księgowym na automatyzację wprowadzania danych, zdalne generowanie wniosków i deklaracji, automatyczne naliczanie wynagrodzeń. Mogą one hurtem importować faktury klienta, usprawnić księgowania faktur oraz zoptymalizować wiele innych powtarzalnych procesów księgowych.
Możliwości wykorzystania systemu ERP w biurze rachunkowym jest znacznie więcej niż zaprezentowaliśmy powyżej. System ERP optymalizuje wszystkie obszary działania firm księgowych, zmniejszając nakład pracy i ryzyko powstawania błędów, wynikających z czynników ludzkich.
Jak działa Pulpit Klienta Biura Rachunkowego?
W skrócie, Pulpit Klienta Biura Rachunkowego jest miejscem komunikacji między biurem rachunkowym a klientem. To intuicyjne, samoobsługowe narzędzie dostępne przez przeglądarkę internetową. Zapewnia klientom i uprawnionym pracownikom biura rachunkowego dostęp do wszystkich niezbędnych danych przez całą dobę – zarówno na urządzeniach stacjonarnych, jak i mobilnych.
1. Funkcje dla klienta
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwia klientom tworzenie faktur w złotówkach i walutach obcych. Są widoczne dla księgowych z biura rachunkowego od razu po zatwierdzeniu. Klienci biur rachunkowych otrzymują także wgląd w podstawowe rozliczenia i księgi oraz mogą sprawdzać zestawienia przygotowane przez biuro rachunkowe.
Ponieważ narzędzie jest dostępne przez przeglądarkę na dowolnym urządzeniu klienci mają dostęp do potrzebnych informacji niezależnie od godzin pracy biura, nawet w podróży służbowej czy na wakacjach. Mogą w dowolnym momencie kontrolować i koordynować działania biura rachunkowego.
2. Funkcje dla biura rachunkowego
Biuro księgowe za pośrednictwem pulpitu klienta biura udostępnia klientom dokumenty, a także przekazuje różne zestawienia. Obieg dokumentów jest szybszy, a ich archiwizacja odbywa się automatycznie.
Ponieważ wszystkie informacje, których może potrzebować klient są w systemie nie musi on się kontaktować mailowo czy telefonicznie z księgowymi, co oszczędza czas zarówno księgowych, jak i klientów. Kontakt klientów z biurem odbywa się głównie poprzez platformę. Dotyczy to także anglojęzycznych klientów firm księgowych, bo Pulpit Klienta enova365 obsługiwany jest także w języku angielskim.
Co zyska biuro księgowe dzięki automatyzacji?
Podniesienie wydajności biur rachunkowych
Wdrożenie systemu ERP oznacza oszczędność czasu pracy pracowników. Nakład pracy księgowych jest mniejszy zarówno przy pracy operacyjnej, takiej jak księgowanie czy wprowadzanie danych, jak i przy obsłudze klienta.
Mniej błędów
Wprowadzenie narzędzi do obiegu dokumentów i automatyzacja procesów księgowych niesie możliwość wyeliminowania tzw. czynnika ludzkiego.
Zadowoleni klienci
Najważniejsze zadanie biura rachunkowego to obsługa klientów. Pulpit klienta ułatwia biurom rachunkowym zapewnienie jej wysokiego poziomu.
Bezpieczeństwo
Całość wymiany dokumentów i danych jest chroniona i w pełni zabezpieczona. Dostęp do Pulpitu mają wyłącznie osoby uprawnione, które logują się do systemu.
Nowoczesne biuro rachunkowe a system ERP – co mówią eksperci
W pracy biura rachunkowego o sukcesie decyduje tempo dostosowania się do zmian prawnych oraz automatyzacja powtarzalnych zadań – ocenia Maryia Lemiaza, Prezes Zarządu Smar Poland.
Postępująca digitalizacja dokumentów rozliczeniowych i sprawozdawczych sprawia, że coraz więcej firm, zwłaszcza tych mniejszych i średnich, powierza prowadzenie kompleksowej księgowości biurom rachunkowym. Dla biur rachunkowych jest to wyzwanie, ale zarazem szansa na rozwój. Aby usprawnić pracę w biurach konieczne jest zautomatyzowanie wielu procesów, jak również zapewnienie do pracy oprogramowania, które szybko reaguje na zmieniające się realia prawne oraz ekonomiczne. – podsumowuje Kinga Świetlicka, kierownik projektu Księgowość enova365.
Automatyzacja procesu wczytywania faktur zredukowała czas obsługi tych dokumentów o 94% (z 360 do 20 godzin) – podsumował efekty wdrożenia enova365 Leszek Pałaszewski, Członek Rady Nadzorczej Rachunkowość dla firm sp. z o.o.
Automatyzacja nie tylko dla dużych biur rachunkowych
Modułowość enova365 umożliwia dopasowanie systemu do potrzeb zarówno dużych, jak i małych biur rachunkowych.
Nawet niewielkie biuro rachunkowe może skorzystać dzięki automatyzacji, jeżeli wybierze tylko niezbędne funkcjonalności programu enova365.
W pracy dużych biur rachunkowych system ERP jest koniecznością. Klienci dużych firm księgowych oczekują wygodnej i mobilnej obsługi, dostępnej przez całą dobę, a same biura muszą poradzić sobie nie tylko z księgowaniem dużej liczby faktur, ale także pozyskiwaniem nowych klientów i nieustannym rozwojem firmy.
Z enova365 dla biur rachunkowych możesz więcej!
- System ERP enova365 zapewnia wszystkie niezbędne funkcjonalności potrzebne w biurach rachunkowych i automatyzuje wiele procesów.
- To stabilny i elastyczny system, który rośnie razem z firmą księgową.
- Jest zawsze aktualny i dostosowany do zmieniających się przepisów prawa. Gdy ustawodawca wprowadza nowe zasady, zmieniając na przykład szablony dokumentów, specjaliści enova365 są już na nie gotowi, a odpowiednie formularze czekają w systemie. Dzięki temu nie musisz się obawiać, że przeoczysz ważne modyfikacje.
Zyskaj eksperckie wsparcie w optymalizacji procesów w firmie
Jeżeli zastanawiasz się, jaki system klasy ERP wybrać, nie zastanawiaj się dłużej. Porozmawiajmy o tym, jakie wsparcie jest Ci potrzebne.
