„Bezosobowa księgowość jest na krótką metę” – Zbigniew Grochowski o automatyzacji z ludzką twarzą

Czy można zautomatyzować pracę księgowych w biurze rachunkowym, a jednocześnie utrzymać głębokie relacje międzyludzkie? Prezes zarządu Kancelarii Podatkowej Junosza Zbigniew Grochowski opowiada, jak przezwyciężył niechęć pracowników do cyfryzacji i wyjaśnia, jak zbudować silny fundament satysfakcjonującej współpracy z klientami.

Spis treści:

• Baza technologiczna Kancelarii Podatkowej Junosza
• Automatyzacja procesów – plany na przyszłość
• Onboarding pracowników w biurze rachunkowym
• Przygotowania do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur
• AI w biurze rachunkowym
• Jak przeszliście na elektroniczny obieg dokumentów?
• Jak „odpapierzyć” biuro rachunkowe – garść wskazówek
• Cyfryzacja biura rachunkowego a rotacja księgowych
• Jak zaspokoić potrzeby klientów biur rachunkowych?
• Czy zdalna obsługa klienta w biurze rachunkowym się sprawdza?

W cyklu wywiadów „Cyfryzacja biura rachunkowego – okiem księgowego” pytamy właścicieli biur rachunkowych o to, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają ich rozwój oraz jak sobie radzą z wyzwaniami, jakie przynosi cyfryzacja.

Baza technologiczna Kancelarii Podatkowej Junosza

Z jakiego oprogramowania korzystacie?

Od 14 lat korzystamy z programu enova365. Wspieramy go też innymi programami. Jak każde biuro rachunkowe, mamy też Płatnika – to jest obowiązkowa rzecz, którą teraz wzbogacamy – i PłatnikManagera. Do OCR używamy Scanye, a oprócz tego pakietu Microsoft365. To jest nasza baza software’owa, której chcę się trzymać. Póki co nie mam planów, żeby ją w jakikolwiek sposób rozszerzać.

Mamy bazę. A jakie procesy przebiegają dzięki niej automatycznie?

Wciąż za mało. Niemniej to, co robimy automatycznie to przede wszystkim wystawianie faktur i ustawienie automatyki wystawiania faktur klientom w rytmie comiesięcznym. Nie powiem, że praca jest w pełni automatyczna, bo praca księgowa zawsze wymaga merytorycznej uwagi – ale  automatyzacja przyspiesza wiele rzeczy, ułatwia działanie i redukuje możliwość błędu.

Automatyzacja procesów – plany na przyszłość

A jakie procesy chciałby pan zautomatyzować w najbliższej przyszłości?

Chodzi o procesy nie tyle księgowe, co zarządcze, bo nasze biuro szybko się rozwinęło w ostatnich latach. Wiem, że koledzy, którzy już udzielali Wam wywiadu, mają fajnie zorganizowane  biura rachunkowe przy użyciu enova365 jako nie tylko programu księgowego, ale narzędzia do zarządzania firmą. To jest rzecz, którą chcę dla siebie w tym roku odkryć i rozwinąć. Chodzi m.in. o badanie efektywności naszej pracy z wielu różnych perspektyw, a także automatyzację wyciągania wniosków z tego płynących.

Przykładowo?

Przykładowo chociażby naliczania realnego czasu pracy księgowej czy zrobienia sobie własnych schematów cennikowych. Chcę, by one precyzyjnie wyliczały usługę miesięczną klientowi. W biurach rachunkowych częstym problemem jest to, że klient nie zdaje sobie sprawy, za co dokładnie płaci. Dobra automatyzacja i poukładanie procesów – co jest możliwe przy enova365 – może pomóc uzyskać obiektywne informacje dla klienta i funkcjonować na innym poziomie. Wtedy możemy inaczej rozmawiać o współpracy.

Onboarding pracowników w biurze rachunkowym

Elementem procesów zarządczych jest wprowadzanie nowych osób do tej struktury. Jak wygląda u was taki proces?

Dużo zależy od tego, czy już ktoś pracował na enova365, czy nie. To jest program, który trzeba zrozumieć i trochę na nim popracować, żeby być w nim biegłym. Dlatego poprosiliśmy firmę wdrożeniową o szkolenie dla naszych księgowych, kadr, a także dla sekretariatu – od zera. Zadaliśmy  pytanie: „jak Waszym zdaniem najlepiej prowadzić księgowość na enovie”? I przerabiamy po kolei. Księgowe z doświadczeniem mogą stwierdzić „a po co ja mam tego słuchać?” Otóż po to, by usystematyzować sobie całą pracę – i po to, żeby nowy pracownik mógł sobie odtworzyć to szkolenie.

I nagle się okazało, że to nie jest już aż taka bariera. Bo zajmuje to może 1,5-2 godziny, żeby ten system dobrze zrozumieć i się wdrożyć. Jeśli ktoś kiedyś pracował na jakimkolwiek programie do ksiąg handlowych i zrozumie pewne usprawnienia w enova365 – szybko dostrzeże, jak wejść w nowy system.

Przygotowania do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur

A propos cyfryzacji. Na horyzoncie cały czas jest KSeF. Przesuwa się, ale kiedyś wejdzie w życie. Jak przygotowujecie się na ten moment?

Jestem w temacie, bo do końca kadencji jestem członkiem zarządu Krajowej Izby Biur Rachunkowych. Z tego ramienia bywam regularnie na konsultacjach w Ministerstwie Finansów, związanych z KSeFem.

Powiem tak: nas zasmuciła informacja o przesunięciu KSeFu o 2 lata – i to tak nagle, z dnia na dzień. To był okres, kiedy się generalnie „odpapierzaliśmy” jako biuro, czyli po prostu zrezygnowaliśmy z dokumentacji papierowej na rzecz cyfrowej. Przejrzeliśmy wszystkie webinary od Sonety na temat tego, jak to będzie działało i wiedzieliśmy, jak będziemy działać od lipca 2024 r. . Byliśmy do tego przygotowani. Ba, bardzo liczyliśmy na to, bo to niezwykle usprawni komunikację z klientem. KSeF zmniejszy ryzyko błędów czy nieporozumień. Odpowie na pytania, co zrobić z daną fakturą. My jesteśmy wyszkoleni doskonale, więc trzymamy kciuki, żeby tym razem to już się nie przeciągnęło. Uważam, że to spowoduje, że będziemy mogli iść do większych klientów. Możemy oferować znacznie więcej i to w całkiem sensownej cenie, redukując wśród klientów potrzeby zatrudniania działów księgowych na etat. I to z mojego punktu widzenia… to jest moje przygotowanie na KSeF. To jest okazja. To jest możliwość, z której zamierzamy skorzystać.

AI w biurze rachunkowym

Jest też kolejna taka „chmura”, która wisi już w zasadzie nad całym społeczeństwem. Sztuczna inteligencja. Korzystacie w pracy z narzędzi AI?

Tak, szczególnie że ja sam nie jestem księgowym, tylko zarządzam. Potrzebuję więc czasami zrobić nietypowe rzeczy i wtedy korzystam z AI. Przyznam, że kiedy potrzebuję wyciągnąć jakieś informacje z enova365, których sam nie znajdę, to robię zapytanie SQL przez AI, które dość precyzyjnie przekazuje mi informacje. Wtedy przychodzi mi pomysł, co mogę zlecić naszym wdrożeniowcom do wykonania w enova365. Może inaczej nie wpadłbym na to?

Prawda – to jest też oprogramowanie, które pomaga systematyzować proste rzeczy w pewnym stopniu.
Zgadza się, ale często inspiruje. Przyspiesza ludzkie myślenie – porozmawianie sobie nawet na głosowym czacie GPT kreuje nowe pomysły. Oczywiście rozmawiamy z maszyną, ale z maszyną wybitnie dobrze trafiającą w nasze potrzeby. Eksperymentujemy ostatnio chociażby z taką księgowością zarządczą, czyli wnioskami na bazie sprawozdania finansowego. Oczywiście bardzo dbamy o RODO i o wszelkie regulacje, aby te dane nie szły w niepowołane miejsca… I żeby wszystko było zgodne z prawem. Ale dając AI same cyfry i pytając, co wynika ze sprawozdania finansowego, jesteśmy w stanie przedstawić czytelną i łatwą w zrozumieniu informację dla klienta. I to jest coś, co może być fajną przyszłością dla firm księgowych, takich jak nasze. Na razie jest to w fazie eksperymentów, ale są obiecujące.

Czytaj także: Sztuczna inteligencja w księgowości – czy roboty zastąpią księgowych?

Jak przeszliście na elektroniczny obieg dokumentów?

Wcześniej wspomnieliśmy o „odpapierzaniu”. Wróćmy do tego wątku. Na jakie wyzwania przy tym natrafiliście?

Tu są dwie strony medalu. Po pierwsze – nasz zespół musiał przestawić myślenie. Istniejemy od ponad 25 lat, mamy pracowników, którzy są z nami przez cały ten czas, i zawsze działaliśmy na papierach. Trzeba to sobie przetworzyć, się z tym pogodzić, przejść nawet jakiś etap żałoby po dawnych metodach. Najważniejsze było, aby to zespół chciał zmiany – aby ją rozumiał, aby to lubił, aby to działało. I faktycznie, kiedy zaczęło działać, to przekonało szybko cały zespół. Wszystko przyspiesza, gdy zespół już umie z tego korzystać. Potem jednak trzeba tego nauczyć klientów i to jest największe wyzwanie.

Ale warto to zrobić?

Zdecydowanie. Od kiedy wprowadziliśmy cyfryzację, to nie dość, że zmniejszyła się znacząco liczba zagadnień, w których trzeba coś wyjaśnić – bo zawsze możemy sobie czatować z klientem – to po drugie: po prostu się okazało, że mamy dokumenty szybciej. Co za tym idzie, księgowe szybciej wyliczają podatki niż do tej pory, i wszyscy są szczęśliwi.

Happy end?

Częściowo, bo dla mnie ten etap teraźniejszy – kiedy się skanuje czy robi zdjęcia fakturom – jest niestety złem koniecznym, bo nadal czekamy na KSeF. Ja od początku chciałem przejść z papierów prosto na KSeF, nie korzystając z OCR. Wiedziałem, że enova365 jest do tego dobrze przygotowana. Prześwietliłem wszystkie strony – i kiedy KSeF był zapowiadany, to Soneta była naprawdę liderem, bo miała już wiele lat doświadczeń z próbną wersją systemu. Wiedziałem, że to jest duża szansa. Ale cóż, musimy jeszcze trochę z tym OCR-em współpracować, by w przyszłości korzystać z tego, co oferuje system ERP enova365.

Jeżeli elektroniczny obieg dokumentów likwiduje pewne zatory, to rozumiem, że też trochę poprawia relacje z klientami.

Absolutnie tak. Klienci bardzo to docenili. Dzięki „odpapierzaniu” jesteśmy w stanie szybko przetwarzać informacje, dawać klientowi zwrotne dane o stanie księgowym czy świadczyć inne usługi – choćby takie, jak księgowość zarządcza czy przygotowanie przelewów do banku. Zyskujemy czas na dodatkowe usługi, i to jest rewelacja.

Jak odpapierzyć biuro rachunkowe? Garść wskazówek

 Więc gdyby mógł Pan udzielić rad dla biur rachunkowych, które jeszcze nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów, to jakie by one były?

Zacząć. Względnie po prostu – nie odkładać. Dzisiaj coraz więcej firm działa już w systemie cyfrowym, więc: nie szukać, nie zastanawiać się, po prostu zacząć. Ustawić co najmniej dwa monitory każdej księgowej, bo to akurat przy cyfryzacji uważam, że jest niezbędne…

Dlaczego dwa?

Bo do tej pory się garbiliśmy patrząc na dokument i patrzyliśmy w monitor, żeby go przepisać. W tym momencie już nie mamy tego drugiego. Drugi monitor służy jako ten dokument, a jednocześnie dbamy o nasz kark. To jest ważne, że teraz on jest w stabilnej pozycji i rusza się tylko prawo-lewo.

Pewnie, już rozumiem.

A wracając do tematu – nie przejmować się zanadto oporem. Trzeba powoli omawiać nowości i rozładowywać problemy, bo każda zmiana jest po prostu stresująca. Nie każdy dobrze znosi zmiany, nie każdy jest na nie gotowy, nie każdy je rozumie. Ale trzeba uzbroić się w cierpliwość, w te narzędzia, i po prostu zacząć. Czasami nawet mocniej niż by się chciało, żeby szybko zobaczyć rezultaty, takie wymierne, obiektywne. Po wszystkim człowiek puka się w głowę – dlaczego tego wcześniej nie zrobił? Tak, że to jest moja rada. Trzeba jutro po prostu włączyć jakiś program – czy do OCR, czy do innej cyfryzacji i zacząć to robić, eksperymentować z tym, jak najszybciej przyjąć to, co nam daje.

Cyfryzacja biura rachunkowego a rotacja księgowych

Czy rotacja księgowych jest problemem dla funkcjonowania biura?

Nie lubię nazywać tego problemem, ale u nas była niezbędna. Okazało się, że te zmiany, o których tak pozytywnie opowiadam i pozytywnie oceniam, nie były dla każdego. Niektórzy nie dali rady ich udźwignąć i potrzebna była rotacja. I co się okazuje? Przy rotacji bardzo istotne jest, że ktoś przychodzi do pracy już od razu z ustalonym porządkiem. To znaczy – działamy cyfrowo, działa to u nas w ten sposób, chcesz u nas pracować? I szybko się dogadujemy.

Blokada znika.

To jest dla mnie jako przedsiębiorcy najważniejsze – wyobrażam sobie, że moje przedsiębiorstwo musi tak działać, widzę w tym wartość. Widzę w tym swoją potrzebę. Jeżeli sobie ustalimy, co jest dla nas wartościowe, jaką mamy potrzebę dla firmy, rotacja będzie niezbędna. Mam nadzieję, że w jak najmniejszym stopniu, ale może się okazać, że w dużym.

To jest ciekawy wątek – gdzie się kończy problem, a zaczyna się korzyść. Jeśli uważamy, że rotacja jest potrzebna, by osiągnąć korzyść, to może nie warto jej traktować jak problemu?

Nie trzeba zapobiegać, bo zmiana jest jedynym, co mamy pewnego. Zawsze wiemy, że kiedyś będzie jakaś zmiana w naszym życiu – i trzeba się z tym pogodzić, nie odrzucać tego i nie trzymać się kurczowo starych metod tylko dlatego, że ktoś stawia opór. Trzeba z nim porozmawiać. Może faktycznie było nam po drodze przez wiele lat, ale w tym momencie nadszedł etap, w którym rozwinęliśmy się i możemy poszukać ścieżek dla siebie. Naprawdę z wieloma pracownikami można się rozstać we wspaniały sposób i być ze sobą nadal w kontakcie.

Jak to się odbywało u Was?

Jest pani, która pracuje od nas od 2000 r. Ma doświadczenie w księgowości papierowej. Jest dla nas autorytetem i mentorką. Wystarczyło z nią raz porozmawiać, by wyszło, że problem z cyfryzacją to nie jest problem fizyczny. To jest problem tego, jak ktoś myśli o tym.

To znaczy?

Powiedzieliśmy sobie, by spróbowała przez weekend o tym pomyśleć. I pani w poniedziałek przyszła, powiedziała, że cały weekend spędziła nad oprogramowaniem i się udało. Stwierdziła, że faktycznie teraz rozumie wartość tej zmiany. Jeśli ktoś nie będzie miał tego efektu „wow” po obcowaniu z systemem IT, to się go nie przekona na siłę. Każdego spragnionego można zaprosić do wodopoju, ale nigdy się nie zmusi, aby wypił wodę.

Ładne porównanie. De facto to jest kwestia przyzwyczajeń w dużej mierze.
Tak, ale czasami też przekonań. Podając inny przykład – jedna księgowa po prostu zrezygnowała. Nie z naszej firmy, a w ogóle z branży księgowej. Bo zdała sobie sprawę, że to jest moment, w którym nie jest w stanie przyjąć więcej zmian. To, co jest najgorsze w dziale księgowości, to zmiany nie tyle techniczne, co te, które ustawodawcy dają księgowym co roku. Naprawdę trzeba mieć silną psychikę i nastawienie na to, że każdy rok będzie trochę inny. Że przyniesie jakieś nowe wyzwania, których nikt nie był w stanie przewidzieć. Przykład z ostatnich miesięcy – wakacje od ZUS. Było to odgórnie przygotowane w sposób niezorganizowany, i księgowa musi to przyjąć, bo nie ma wyboru.

Duża presja.

Zgadza się. Księgowa musi przyjąć po pierwsze swój stres, że nie wie jak będzie. Musi przyjąć oczekiwania ode mnie jako pracodawcy. I najgorsze: musi przyjąć też komentarze klientów, którzy są zestresowani, gdzieś muszą wyładować to wszystko. I kiedy im dokładamy – jeszcze oprócz tego, że żyjecie i pracujecie w stresującym środowisku, dodam Wam jeszcze nowinki techniczne, które musicie wdrożyć. Ja rozumiem, że nie każdy będzie w stanie to udźwignąć. To jest trudne.

Czytaj także: Rotacja pracowników w biurze rachunkowym: jak zrekrutować i utrzymać najlepszych pracowników?

Jak zaspokoić potrzeby klientów biur rachunkowych?

Porozmawiajmy teraz o klientach. Czego oczekują od biur rachunkowych?

Sami nie wiedzą, czego oczekują, chociaż czują, czego nie mają. Konkretniej mówiąc: to się bardzo zmieniło w ciągu ostatnich lat. O ile kiedyś klienci po prostu potrzebowali gdzieś mieć księgową, „bo nie rozumiem podatków, bo się boję fiskusa” i tak dalej, tak teraz wszystko się trochę pozmieniało.

W jakim kierunku?

Klienci potrzebują, po pierwsze – bezpieczeństwa i informacji. Tak mi się wydaje. Oni muszą czuć, że ich dokumenty są w dobrych rękach. A po drugie, jeżeli są już większymi przedsiębiorstwami, to potrzebują informacji, co się tak naprawdę dzieje. A teraz – jak przedstawić tę informację? To już jest kwestia rozmowy z klientem, i to niekoniecznie z jedną osobą. Czasami się okazuje, że innych informacji potrzebuje prezes firmy, innych kierownik zespołu, a jeszcze innych, nie wiem – marketingowiec. Więc kwestia poznania potrzeb klientów bardzo się zmieniła o tyle, że coraz bardziej się segmentuje.

Zwłaszcza wśród większych spółek.

Trzeba wszystko badać i głęboko rozmawiać z klientami. Myśmy dziś rozmawiali o automatyzacji i sztucznej inteligencji, ale powoli zaczyna zanikać ta relacja międzyludzka „miękka” – i myślę, że tego też potrzebują klienci.

Czyli kryteria uniwersalne przy wyborze biura podzieliły się na mniejsze grupki.

Ewidentnie tak jest, ale mi się  wydaje, że rozwiązania uniwersalne są świetne tylko dla malutkich firm. Jeżeli ktoś prowadzi małą jednoosobową działalność gospodarczą, to można w uniwersalny sposób podejść do takiego klienta i ogólnie go obsłużyć. Ale jeżeli ktoś prowadzi większe przedsiębiorstwo w dzisiejszych czasach, to robi chociażby reklamę w internecie. Tam działa szczegółowo targetowanie – co do każdego grosza sprawdzamy, ile każdy lead kosztuje i jaki jest przychód. I to dzięki księgowości jesteśmy w stanie sobie optymalizować te działania. Kiedyś rzucało się reklamę w telewizji i statystycznie badało się oglądalność, po czym stwierdzało: „okej, tyle osób prawdopodobnie widziało moją reklamę i być może sprzedaż rośnie”. Teraz jednak co do grosza jesteśmy w stanie wyliczyć, ile każdy grosz daje nam przychodu.

W takich czasach żyjemy.

Ale są to też czasy tylu danych, że jako człowiek nie jesteśmy w stanie tego pozbierać sami. Dlatego trzeba czasami usiąść i porozmawiać. „Tutaj jest tak, tutaj nie ma, tutaj możemy zrobić to, możemy zrobić tamto”. Myślę, że tego klienci będą coraz bardziej potrzebowali w natłoku danych, tabelek i wykresów. I tego nie zmienimy – ani enovą, ani sztuczną inteligencją. To są tylko narzędzia.

Połączmy dwa wątki, o których rozmawialiśmy. Czy ta cyfryzacja to jest już argument, który większość firm szukających biura bierze pod uwagę?

Jeśli nie bierze, to po prostu nie wie, że powinna wziąć pod uwagę. Po pierwsze – trzeba zobaczyć, na jakim programie działa księgowa czy biuro rachunkowe, czy może cały dział zewnętrzny księgowy. Nie każdy spełni nasze potrzeby – chyba że przy JDG, to wtedy może każdy. Ale jeżeli mamy większe przedsiębiorstwo, to warto dobrać program, który umożliwi całościową obsługę naszego przedsięwzięcia, albo chociaż obsługę księgową w sposób automatyczny.

To jedno, a drugie?

Druga rzecz to ubezpieczenia. To jest często pomijana kwestia, ale jeżeli ktoś prowadzi biuro rachunkowe, a my mamy spółkę i duże obroty, to ubezpieczenie koniecznie musi odpowiadać na to, jakie mogą być skutki jakiegokolwiek błędu księgowego – i żeby te skutki były zapewnione w ubezpieczeniu. Wystarczy mieć te, które przewiduje ustawa dla firm prowadzących usługowo księgi handlowe – tylko żeby ta polisa była rozszerzona o dodatkowe zabezpieczenia i na kwoty, które nas interesują. Kiedy obracamy dwudziestoma milionami, to ubezpieczenie przewidziane dla firm do jednego miliona nic nam nie da. To jest bardzo ważne.

A dalej?

Dalej trzeba zadać sobie pytanie, kim jest księgowa. Zobaczyć, czy ma doświadczenie i jakie ono jest. Czy się doedukowała? Nie mówię tu o studiach, ale czy skończyła jakieś kursy, czy te kursy są z czasów tu i teraz, czy lat 90.? To jest bardzo istotne, bo niestety mamy wielu certyfikowanych księgowych, którzy się nie doedukowali od czasów certyfikacji – a bardzo dużo się zmieniło choćby przez ostatnie pięć lat w ustawodawstwie.

Czy coś jeszcze?

Jeszcze najważniejsze. Czy w ogóle się lubimy. To nie sztuka wziąć księgową z jakiegoś agregatu księgowych – bo są takie usługi na rynku. Trzeba porozmawiać: czy faktycznie się rozumiemy, czy jest między nami chemia, czy mogę zaufać tej osobie? Jako ludzie mamy intuicję poznawczą, także warto jej zaufać i spojrzeć na te wszystkie rzeczy. A kolejna rzecz to to, czy biuro jest duże czy małe.

Domyślam się, dlaczego.

W przypadku dużych przedsiębiorstw dobrze pracować z biurem, która ma kilku pracowników na przykład w obszarze ksiąg handlowych. Chodzi o świadomość tego, że jak ta księgowa zachoruje to ktoś inny może ją zmienić i kontynuować pracę. I jeszcze ostatnia, szósta rzecz. Technologia.

To znaczy?

Po prostu – czy serwer, na którym mamy program księgowy, czy też chmura, są odpowiednio zabezpieczone. Pamiętajmy o tym, bo tam są jednak dane wrażliwe. Wszyscy podlegamy pod RODO.

I koniec.

To jest sześć rzeczy, o których zawsze mówię pod kątem współpracy z biurem. Nie oznacza to, że wszystkie sześć musi być na piątkę z plusem, ale to są pytania, od których warto zacząć przy wyborze biura rachunkowego. A i tak na pewno ostatnie pytanie będzie dotyczyć tylko ceny, bo to nie jest pierwsza rzecz, od której trzeba zacząć, szukając biura rachunkowego.

Czy zdalna obsługa klienta w biurze rachunkowym się sprawdza?

Cały czas w tle tej rozmowy przejawia się ten wątek czysto ludzki. Biura rachunkowe przez lata funkcjonowały na poziomie lokalnym, ale cyfryzacja trochę przeskakuje przez te bariery i płoty. Czy Pana zdaniem firmy są gotowe, żeby rozmawiać o współpracy z biurem rachunkowym oddalonym o kilkadziesiąt kilometrów?

Czasem nawet 200 i 300 km. Oczywiście, że tak – są bardzo różni klienci. Ktokolwiek już działa w digitalu, ten z definicji nie ma problemu. Na ogół wszyscy podwykonawcy są z różnych miast i nie ma to większego znaczenia. Często także pracownicy są rozproszeni po świecie. Na ogół jest to praca zdalna lub hybrydowa, zresztą to samo jest u nas w biurze. Mamy część pracowników stacjonarnych, ale część pracuje hybrydowo, bo mają daleko do naszego biura, a są świetnymi specjalistami. Więc jeżeli już nasza księgowa czy specjalista kadr pracuje zdalnie, to dlaczego ma nie obsłużyć klienta zdalnie? Zresztą nawet ten wywiad przeprowadzamy przez Teams, a bardzo dobrze mi się z Panem rozmawia. Dlaczego więc mielibyśmy nie przeprowadzać w świecie cyfrowym księgowości?

Mi również świetnie się z Panem rozmawia, dziękuję.

Bo dobrze jest pogadać, żeby się uspokoić i przejść z myślenia szybkiego na bardziej precyzyjne. Rozmowa zawsze przy tym pomaga. W firmie też zrobiliśmy sobie taki salonik, w którym można sobie przy kawie porozmawiać. To nie jest jakaś zimna sala konferencyjna, tylko zabezpieczone miejsce pod wieloma względami, żeby można było sobie porozmawiać po cichu, bez świadków cyfrowych, po prostu lepiej się poznać i lepiej poznać swoje wzajemne potrzeby. To nie jest sztuka policzyć księgowość, czyli jakie mamy przychody, dochody, bilans… sztuka to jest tak naprawdę zdobycie zaufania klienta. Bezosobowa księgowość jest na krótką metę. Jeżeli chcemy robić coś przez 5-10 lat, musimy rozmawiać z księgową o tym, co się na danym etapie dzieje. Księgowa wtedy może powiedzieć: „tutaj mamy taką a taką sytuację i wie Pan co, wiem, że ma Pan takie plany życiowe, więc proszę zwrócić uwagę na ten aspekt, albo iść do doradcy podatkowego, bo wydaje mi się, że jakaś optymalizacja mogłaby się tu przydać”.

To zawód oparty na zaufaniu.

Bardzo głębokim. Chcemy, żeby klient mógł porozmawiać głębiej, poznać się, zaprzyjaźnić. Dzięki temu w tercecie: klient, doradca podatkowy, księgowa, jesteśmy w stanie naprawdę robić niesamowite rzeczy.

Kontakt z drugą osobą dostarcza nam kontekstu.

Oczywiście. Możemy mieć dużo technologii, ale biznes to są nadal ludzie. Tego nie zmienimy.

Finiszując już z naszą rozmową: gdyby mógł Pan dokończyć zdanie – to jest taka puenta, która zawsze pojawia się na koniec tych wywiadów. „Biuro rachunkowe jest nowoczesne, kiedy…”

Kiedy rozumie, co się dzieje na rynku.

Dziękuję serdecznie za rozmowę!