Wiadomo, że cyfryzacja biur rachunkowych i automatyzacja pracy księgowych to nowa rzeczywistość. Ale jak wpływa to na sposób pracy w biurze rachunkowym? Aneta Wojeńska-Hirsz mówi, co w biurze rachunkowym Neofin robi już za księgowych system informatyczny i co zyskują klienci dzięki temu, że księgowa nie tylko księguje ich dokumenty, udziela porad online, ale także wspiera ich w zakresie obsługi oprogramowania.
Spis treści:
- Jaki program dla biur rachunkowych wykorzystuje Neofin?
- Jakie procesy przebiegają w Neofin automatycznie?
- Cyfryzacja i automatyzacja biura rachunkowego – jak zacząć?
- Jak w Neofin wyglądają pierwsze kroki z nowym klientem?
- 6 funkcji programu dla biur rachunkowych, które najbardziej ułatwiają pracę księgowych
- Jak zapobiegać rotacji księgowych?
- Jak Neofin przygotowuje się na wejście w życie nowych przepisów?
- Dobre praktyki wypracowane przez biuro rachunkowe Neofin
W cyklu wywiadów „Cyfryzacja biura rachunkowego – okiem księgowego” pytamy właścicieli biur rachunkowych o to, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają ich rozwój oraz jak sobie radzą z wyzwaniami, jakie przynosi cyfryzacja.
| Firma | Neofin Sp. z o.o. |
| Specjalizacja | Obsługa księgowości oraz kadrowo-płacowa przedsiębiorstw usługowych i produkcyjnych |
| Obszar działania | Cała Polska |
| Klienci | duże, średnie i małe przedsiębiorstwa |
Jaki program dla biur rachunkowych wykorzystuje Neofin?
Z jakiego oprogramowania korzysta biuro rachunkowe Neofin?
Aktualnie pracujemy w biurze tylko i wyłącznie na enova365. Zaczynaliśmy 10 lat temu z innym systemem, więc docelowy wybór nie był przypadkowy.
Taka ewolucja wiele uczy?
Tak, nabyte doświadczenie w pracy na programach takich jak ERP Optima i Sage Symfonia obecnie wykorzystujemy do np. zadań związanych z migracją danych do enova365. Zdobyta wiedza utwierdza nas w przekonaniu, jak duże znaczenie ma dla nas praca w oparciu o system enova365. Na co dzień odczuwamy różnice w jakości pracy na tych programach.
Wspomniała Pani o dziesięcioleciu…
I to całkiem niedawnym – minęło nam 16 października.
Pięknie, gratuluję takiej rocznicy! Co było impulsem do założenia biura rachunkowego Neofin?
Dziękuję. Zaczęło się od tego, że mój wspólnik – Filip, jako przedsiębiorca, doznał niejednego zawodu w obsłudze księgowej. Postanowił więc stworzyć własne, spełniające nowe kryteria, biuro rachunkowe.
Kryteria takie jak dynamika przepływu informacji, dokładność, nowoczesność, automatyzacja i digitalizacja stały się naszą wizją. Zresztą sama jako księgowa uważam, że połączenie powyższego z zasadą rzetelności wznosi usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych na zupełnie nowy poziom. Połączenie naszych mocy przyczyniło się do sukcesu.
Jaki program dla biur rachunkowych wykorzystywaliście na początku?
Jak wspomniałam wcześniej, początkowo pracowaliśmy w oparciu o ERP Optima i Sage Symfonia, ale elastyczność ERP enova365 – możliwość rozwoju oprogramowania, dopasowania do naszych potrzeb kadrowych, księgowych, obsługi sprzedażowej i administracyjnej biura, a także tempo wdrażania zmian legislacyjnych spowodowało, że aktualnie wszyscy klienci, których bazy przechowujemy, są obsługiwani w oparciu o enova365.
Czyli można powiedzieć, że enova365 radzi sobie ze wszystkim?
Nie rozstaliśmy się być może całkowicie z oprogramowaniem konkurencji, bo takie oprogramowanie mieli u siebie niektórzy klienci już wcześniej, ale cały czas odczuwamy różnicę w jakości działania i funkcjonalnościach. Oczywiście na korzyść enova365!
Jakie procesy przebiegają w Neofin automatycznie?
W jaki sposób dopasowaliście oprogramowanie do Waszych potrzeb?
Udowadniamy, że biuro może pracować zupełnie zdalnie i nie są potrzebne niezliczone szafy z dokumentacją. Poprzez elektroniczny obieg dokumentów usprawniliśmy obsługę klientów. W dużej mierze było to możliwe dzięki dodatkom do enova365 opracowanym przez XLE – naszej spółki siostry, a zarazem Autoryzowanego Partnera enova365. Wielkość zmiany obrazują liczby.
Jak wyglądają?
W 2019 r. na urządzeniu wielofunkcyjnym zarejestrowaliśmy 10 000 – 15 000 stron kopii i wydruków miesięcznie, a w ubiegłym miesiącu 170.
Imponujące. Jakie jeszcze procesy w Waszym biurze przebiegają automatycznie?
Ostatnim etapem digitalizacji jest wprowadzenie e-teczek. Z sukcesem udało nam się wprowadzić je w naszych spółkach. Obecnie trwa proces wprowadzania tej zmiany u klientów biura rachunkowego Neofin.
Jakie konkretnie rozwiązania przyczyniły się do tego sukcesu?
Przede wszystkim dopasowaliśmy elektroniczny obieg dokumentów poprzez wdrożenie XLE DMS i XLE Mini DMS, dzięki czemu każdy dokument przechodzi proces akceptacji, wskazany przez nas – aż po przelew i rozliczenie przez księgową. Za pomocą kilku kliknięć tworzymy różne typy dokumentów księgowych w zależności od potrzeb: dokumenty zakupu, dokumenty kosztowe, not księgowych, polecenia księgowania i inne.
Bardzo kompleksowo.
W dodatku każdy dokument stworzony w ten sposób jest zaopatrzony w załącznik – wizualizację faktury, noty lub załącznik w formie emaila, arkusza kalkulacyjnego lub pliku tekstowego dla dokumentu typu PK. Nie używamy zewnętrznego oprogramowania typu Saldeo do digitalizacji. W obiegu DMS w ramach modułu Projekty mamy wprowadzone generowanie opisów analitycznych dla dokumentów handlowych i ewidencji. Korzystamy też z rozwiązania umożliwiającego wprowadzenie i wgląd pracowników w czynności realizowane w ramach umowy z klientem – z połączeniem z rejestrem czasu pracy.
Czy są jeszcze jakieś narzędzia, które chcielibyście tu wymienić?
Tak, przydatnym dodatkiem bywa XLE Windykator – aktualnie nowa wersja PRO, dzięki któremu przypomnienia o zapłacie należności wraz z nieopłaconymi fakturami wychodzą z systemu automatycznie. Dla księgowości wdrożyliśmy automatyczną predekretację. Dla obsługi kadr – automatyczne powiadomienia tzw. “XLE Przypominacz” o zbliżającym się końcu jakiegoś zdarzenia, tj. np. umowy, ważności badań lekarskich dla wskazanych osób. Dla potrzeb zarządczych – “Analiza cash flow” z uwzględnieniem stanu rzeczywistego i planowanego, powiadomienia o wpłacie…
Dużo tego.
I jeszcze mogłabym wymienić kilka innych! Oczywiście bez podstawowych modułów enova365 i bez możliwości ich rozwoju zapewnionych przez producenta, nie osiągnęlibyśmy naszych założeń, satysfakcja naszych klientów w naszej ocenie nie byłaby pełna. W przypadku odnotowania przez nas lub naszych klientów określonych braków w systemie mamy opcję zgłaszania zmian do producenta systemu, ale przede wszystkim do zespołu XLE, gdzie programiści przygotowują nam dopasowane rozwiązania.
Cyfryzacja i automatyzacja biura rachunkowego – jak zacząć?
Wróćmy do automatyzacji. Jak przebiega proces jej wdrożenia?
Na początku w naszym biurze rachunkowym był pewien opór niektórych pracowników przyzwyczajonych do papieru i drukowania, ale aktualnie jesteśmy w momencie, gdzie papieru niemal nie widać, zatrudniamy kadrowe i księgowe, które są technologicznie zaawansowane – w zasadzie są ekspertami enova365 i wsparciem dla klientów w bieżącej obsłudze tego oprogramowania. Dodam też, że nasi pracownicy nie wyobrażają sobie dzisiaj powrotu do poprzedniego sposobu działania. Sposobu, z którym na początku tak trudno było im się rozstać. W przypadku wdrożenia enova365 u klienta (co często się zdarza, gdy klient widzi, jak oprogramowanie działa w Neofin) księgowe i kadrowe są “supportem”, łącznikiem między wdrożeniowcami oprogramowania z XLE (ale także innymi partnerami) a klientem. I dzięki temu “siejemy dobro” – zieloną ścieżkę enova365 dalej.
Za co zresztą z góry dziękujemy.
Jesteśmy przekonani o korzystnym wpływie automatyzacji na całą organizację, jeśli się dobrze do takiego wdrożenia podejdzie. A my mamy już spore doświadczenie w digitalizacji biura, znamy możliwe opory czy obawy i chętnie pomagamy w płynnym przejściu tego procesu.
Jak w Neofin wyglądają pierwsze kroki z nowym klientem?
Rozłóżmy go trochę na czynniki pierwsze. Jak wygląda u Was proces onboardingu nowego klienta?
On zależy od dobranego modelu współpracy. Jeśli Klient przekazuje bazę danych do wprowadzenia do enova365 w biurze rachunkowym, migrujemy dane we współpracy z XLE, ustawiamy dostępy dla wskazanych pracowników. Klient wprowadzany jest w zasady współpracy, wymiany dokumentów i informacji. Pracownicy Neofin poznają specyfikę i potrzeby klienta. Przy czym w zasadzie te elementy są realizowane już wcześniej, ale w momencie onboardingu upewniamy się, że mamy pełne zrozumienie, porozumienie i możemy skupić się na realizacji zadań zgodnie z ustaleniami. Księgowe i kadrowe z kolei zaczynają proces pracy dla Klienta rejestrując określone czynności w RCP.
6 funkcji programu dla biur rachunkowych, które najbardziej ułatwiają pracę księgowych
Które funkcje wykorzystywanego oprogramowania najbardziej ułatwiają Wam pracę?
Zarówno dla nas jak i dla klientów – czyli przedsiębiorstw lub grup przedsiębiorstw z różnych branż, zarówno usługowych jak i produkcyjnych – niesłychanym wsparciem jest stosowanie pulpitów HR. Chodzi o Pulpit Pracownika czy Pulpit Kierownika, gdzie następuje zdalne połączenie między kadrową, pracownikami i kierownikami m.in. w zakresie procesu wniosków np. urlopowych, oświadczeń pracowniczych, czy innych określonych w danej organizacji oraz wglądu do swojej dokumentacji przez pracowników. W zakresie kadrowym takim cennym rozwiązaniem jest też ewidencja czasu pracy.
A z czego korzysta zarząd?
Te osoby chętnie korzystają ze zdalnej możliwości podglądu danych oraz z analiz BI, które są połączone z danymi kadrowymi, sprzedażowymi czy kosztowymi etc. To narzędzie raportowania również na bieżąco dopasowujemy do naszych potrzeb pod kątem analitycznym, rozwojowym czy optymalizacji pracy. Dla nowoczesnego przedsiębiorcy z kolei idealnym rozwiązaniem jest oprogramowanie dostępne z każdego urządzenia. Tutaj Pulpit Klienta Biura Rachunkowego pozwala na taki wgląd w dokumenty księgowe oraz wystawienie faktur przez np. smartphone – Android lub iPhone.
Na wstępie wspomniałaś o elastyczności enova365. Co jeszcze jest dla Was ważne w programie ERP?
W biurze rachunkowym odpowiedniego zabezpieczenia wymagają dane własne i powierzone, które umożliwiają identyfikację poszczególnych osób. Na BR spoczywa obowiązek indywidualnej i każdorazowej oceny, czy dana informacja ma charakter danych osobowych. enova365 gwarantuje wysoki poziom ochrony danych, ograniczenie dostępu dla wskazanych osób oraz szyfrowanie. W razie problemów technicznych mamy możliwość szybkiego przywrócenia danych (automatyczny bezpieczny backup zapewniany przez producenta). Ponadto stosujemy określone procedury.
Czyli kwestie bezpieczeństwa.
Dodatkowo kolejną cechą, którą nasi pracownicy niezmiernie cenią, jest nadążanie za zmianami w przepisach – co jest nie lada wyzwaniem. I tutaj enova365 odciąża nas wprowadzając aktualizacje stosownie do zmian w regulacjach prawnych, pracowniczych. Tak było w przypadku szeregu zmian w ramach “Polskiego Ładu”, wprowadzeniu PPK, nowego JPK VAT, regulacji pracy zdalnej. Dotyczy to również KSeF. Cierpliwie i spokojnie czekamy na ostateczny kształt, bo wiemy, że system informatyczny będzie odpowiednio przygotowany również dla obsługi klientów przez biuro rachunkowe.
Jak zapobiegać rotacji księgowych?
Porozmawiajmy o samym biurze. Czy rotacja księgowych stanowi duży problem w jego funkcjonowaniu?
Na to pytanie możemy odpowiedzieć tylko za siebie. Dla nas nie stanowi aktualnie problemu.
Co robicie, żeby problem rotacji księgowych Was nie dotyczył?
Wypracowaliśmy model, gdzie trzon stanowi sprawdzony, doświadczony zespół. Procedury HR i obsługi klienta są opisane, ale zawsze jest miejsce na dyskusje i indywidualne podejście. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, które mamy obsługiwać, przygotowujemy zespoły odpowiednio z wyprzedzeniem czasowym dobierając księgowe i kadrowe pod kątem doświadczenia w danej branży. Za pomocą enova365 BI analizujemy proces rotacji pracowników (sprawdź jak w enova365 analizować rotację pracowników– w zasadzie aktualnie znikomy – i efektywności pracy (dowiedz się jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym).
Czyli tu ponownie liczą się narzędzia.
Tak. Dobrze skonfigurowane narzędzie przedstawia nam wszystkie dane i trendy zachodzące również w tym obszarze, dzięki czemu szybko reagujemy na odchylenia od ustalonych wskaźników. Ja osobiście uczestniczę również w rozmowach kwalifikacyjnych – i na szczęście coraz częściej słyszę, że kandydaci nie chcą ciąć dłoni papierem i być przywiązani do biurka w siedzibie, a technologia nie stanowi problemu. Jeśli jest inaczej, no cóż – nie wszyscy chcą nawiązać z nami współpracę, a my nie każdego zatrudniamy.
Jak Neofin przygotowuje się na wejście w życie nowych przepisów?
Jak przygotowaliście się na wejście w życie Ustawy o sygnalistach?
Jak? Szybko!
Bardzo dobra odpowiedź wyjściowa.
Dokładniej mówiąc, współpracujemy z radcą prawnym, mamy system ERP, który – jak już wspominałam – posiada funkcjonalności dopasowane do zmian w przepisach. Wdrożenie ochrony sygnalistów w biurze rachunkowym nie stanowiło więc problemu.
Dobre praktyki wypracowane przez biuro rachunkowe Neofin
Jakie kryteria decydują obecnie o wyborze biura rachunkowego?
Są różne przedsiębiorstwa i różne oczekiwania. My chcemy współpracować z tymi, którzy stawiają na nowoczesność. Nawet jeśli początkowo Klient jest przywiązany do wersji papierowych, najczęściej daje się przekonać do naszego modelu współpracy.
Dar przekonywania.
W naszej ocenie każdy przedsiębiorca ceni klarowność – stąd też udostępniamy na naszej stronie internetowej Regulamin określający nasze zasady współpracy. Ponadto w przypadku, gdy z potencjalnym klientem mamy tak różne podejścia do biznesu, że współpraca może być obustronnie trudna – otwarcie omawiamy z drugą stroną nasz punkt widzenia i nie dążymy do podjęcia współpracy “za wszelką cenę”. A najważniejsze to ludzie.
Zdecydowanie tak, zawsze.
Wspomniałam już o przejściu naszych kadrowych i księgowych do poziomu ekspertów w zakresie enova365. To pracownicy, którzy nie boją się klikać i przedstawiają własne propozycje doskonalenia informatycznych narzędzi. A do tego nie są robotami! Jest opcja kontaktu zdalnego, porady oraz spotkania w celu np. omówienia nowej sytuacji. Klient ostatecznie zauważa, że niekoniecznie najlepszą opcją jest księgowość w postaci “pani”, do której przynosi się papierowe dokumenty.
Czuje różnicę.
U nas działają zespoły prowadzone przez liderów oraz odpowiednie procedury i narzędzia, co w efekcie wnosi super sprawną obsługę klienta, minimalizację błędów, efektywność, zastępowalność oraz gotowość na kolejne transformacje wewnętrzne i stałe rozszerzanie koszyka klientów. Po 10 latach czujemy, że możemy podejmować największe wyzwania! I mamy nadzieję, że wszyscy nasi Klienci też mają pełne zaufanie Neofin i dzięki temu też się rozwijają.
Z pewnością tak jest! Domykając ten wątek: czy Twoim zdaniem automatyzacja lub cyfryzacja jest już argumentem, który biorą pod uwagę firmy szukające biura rachunkowego?
Mamy nadzieję, że coraz częściej tak jest i w tej wierze stale pracujemy z XLE nad doskonaleniem narzędzi i procedur dla podejmowania obsługi coraz większych przedsiębiorstw. Nasze doświadczenia na tej płaszczyźnie to dowód na to, że się da współpracować zdalnie, bez szkody dla jakości obsługi.
Czyli Twoim zdaniem firmy są gotowe, żeby rozmawiać z biurem rachunkowym oddalonym od swojej siedziby o X km.
Tak, coraz częściej dostajemy zapytania ofertowe z miejsc oddalonych od naszej siedziby. To oznacza, że świadomość w zakresie pracy zdalnej, w tym obsługi przez biura rachunkowe, jest wysoka. A my takie doświadczenie w outsourcingu księgowości i kadr mamy od wielu lat i to ze wsparciem Autoryzowanego Partnera enova365 – XLE Sp. z o.o.
Świetnie.
Nasi klienci szukają BR z perfekcyjną znajomością enova365 i to znajdują w NEOFIN. Oczekują też wskazówek, jak prowadzić procesy księgowe i kadrowe w systemie ERP – i takie rozwiązania im proponujemy. Potrafimy i robimy to – współpracujemy z innymi partnerami Soneta, wdrażającymi enova365 u naszych Klientów reprezentując klienta w procesie wdrożeniowym, sugerując znane nam z doświadczenia rozwiązania.
