Ewidencja czasu pracy w biurze rachunkowym to nie tylko ustawowy obowiązek i nie tylko kontrola czasu pracy pracownika. To sposób na lepsze zarządzanie czasem zespołu i możliwość szybkiej wyceny obsługi poszczególnych klientów adekwatnie do obciążenia biura rachunkowego.
Spis treści:
- Ewidencja czasu pracy w biurze rachunkowym – dlaczego się ją prowadzi?
- System do elektronicznej ewidencji czasu pracy w biurze rachunkowym
- Mierzenie czasu spędzanego przez pracowników biura rachunkowego na pracy dla poszczególnych klientów
- Korzyści z prowadzenia systemu do ewidencji czasu pracy w biurze rachunkowym
- Praktyczne porady dla biur rachunkowych dotyczące ewidencji czasu pracy
Najważniejsze informacje:
- Każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy.
- Narzędzia dla biur rachunkowych umożliwiają nie tylko ewidencję rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także czynności wykonywanych przez księgowych na rzecz poszczególnych klientów.
- Lepsza alokacja zasobów, opłaty za obsługę adekwatne do rzeczywistego obciążenia biura rachunkowego i łatwy wgląd w dane to korzyści z ewidencji czasu pracy przy pomocy wyspecjalizowanego narzędzia.
Ewidencja czasu pracy w biurze rachunkowym – dlaczego się ją prowadzi?
Ewidencja czasu pracy w biurze rachunkowym jest ważna z trzech powodów.
Po pierwsze, miesięczna ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy i biura rachunkowe nie są tu wyjątkiem. Ustawodawca wymaga, żeby każdy pracodawca tak prowadził ewidencję czasu pracy, żeby móc prawidłowo wypłacić wynagrodzenie za pracę. Musi więc rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz zaznaczać, czy przepracowane godziny dają prawo do dodatkowego wynagrodzenia.
Po drugie, ewidencja czasu pracy służy do tego, żeby zarząd firmy miał dokładne i wiarygodne informacje o tym, na jakie zadania poświęcają swój czas księgowi z biura rachunkowego. Pozwala to na mierzenie ich produktywności, skuteczne zarządzanie zadaniami, projektami i zasobami ludzkimi.
Po trzecie, dokładna ewidencja czasu księgowych usprawnia proces rozliczeniowy. Gwarantuje też, że cała ciężka praca zespołu biura rachunkowego zostanie adekwatnie wynagrodzona.
Czy to znaczy, że wszystkich księgowych czeka manualne uzupełnianie czynności i poświęcanego na nie czasu, by możliwa była miesięczna ewidencja czasu pracy? Excel nie jest już potrzebny. Do ewidencji czasu pracy służą obecnie specjalne narzędzia informatyczne, dzięki którym proces angażuje minimum pracy ze strony księgowych.
System do elektronicznej ewidencji czasu pracy w biurze rachunkowym
O tym, że każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy mówi art. 149 §1. Kodeksu pracy.
„Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.”
Dzięki enova365 możliwa jest ewidencja czasu pracy online przy minimum zaangażowania ze strony pracowników. Potrzebny jest do tego moduł Praca Hybrydowa lub Pulpity pracownika i kierownika, a żeby w pełni wykorzystać wszystkie funkcje, także moduł Kadry i Płace.
Ewidencja czasu pracy przy pomocy Pulpitu pracownika
W Pulpicie pracownika enova365 pracownik może nie tylko zarejestrować informacje związane z czasem pracy – takie jak jej rozpoczęcie, zakończenie oraz rozpoczęcie czy zakończenie wyjścia prywatnego/służbowego – ale także sprawdzić dokonane rejestracje. Z drugiej strony, pracownicy działu kadr mogą ustawić normę pracy oraz czas pracy, przyjęte w firmie.
Dane wprowadzone do systemu widoczne są nie tylko dla kierownika, który może je przeglądać – w odniesieniu do całego zespołu lub poszczególnych pracowników – ale także dla działu kadr, odpowiedzialnego za rozliczanie nieobecności i wynagrodzeń.
Ewidencja czasu pracy online to jedna z funkcji modułu Praca hybrydowa
Moduł Praca hybrydowa enova365 także może posłużyć, jako system do ewidencji czasu pracy. Można w nim ewidencjonować czas pracy przy pomocy formularza rejestrowania pracy hybrydowej lub stopera. Pracownik może wybrać z listy lub dodać nową czynność, którą chce wykonać, a następnie kliknąć „start”. Stoper liczy czas poświęcany na daną czynność. Jego naliczanie kończy naciśnięcie przycisku „stop” lub „start” przy kolejnej czynności. To sposób na pomiar czasu, jaki pracownik spędza na poszczególnych aktywnościach.
Pełna procedura rejestracji czasu pracy w enova365 omówiona jest w tym artykule
Mierzenie czasu spędzanego przez pracowników biura rachunkowego na pracy dla poszczególnych klientów
O ile sposoby, które zaprezentowaliśmy powyżej można wykorzystać w firmie z każdej branży enova365 ma w ofercie także narzędzia, idealnie dopasowane do specyfiki biur rachunkowych. Pozwalają one, między innymi, na szybki wgląd w informacje o tym, ile czasu księgowy spędził na pracy dla poszczególnych klientów i czym się dokładnie zajmował. Nie ma przy tym znaczenia czy pracuje z biura czy w trybie home office.
Jest to możliwe dzięki temu, że pakiet dla biur rachunkowych enova365 zawiera narzędzie, znane jako Praca na wielu bazach. Dla poznania jego możliwości ważne jest zrozumienie, że baza danych w programie dla biur rachunkowych to przestrzeń w systemie poświęcona jednemu klientowi. Narzędzie Praca na wielu bazach nie tylko pozwala wykonywać niektóre czynności równocześnie dla wielu baz danych czy upewniać się, że księgowi nie zapomnieli o naliczeniu składek ZUS czy wysyłce deklaracji. Umożliwia też łatwe:
- zestawienie dekretów i zapisów w podziale na klientów oraz księgowych -operatorów z biura rachunkowego,
- uzyskanie informacji o liczbie utworzonych przez poszczególnych księgowych dokumentów,
- ewidencjonowanie czasu poświęconego na pracę dla poszczególnych klientów w wybranym okresie.
Mając dostęp do takich danych wiesz dokładnie, ile czasu poświęcają księgowi na pracę dla każdego z klientów, co pozwoli Ci zaproponować adekwatne opłaty za obsługę.
To także narzędzie, dzięki któremu jest możliwa kontrola czasu pracy pracownika biura rachunkowego. Możesz łatwo monitorować obciążenie poszczególnych księgowych i dzięki temu lepiej zarządzać zasobami ludzkimi. Porównując ilość pracy wykonaną przez bardziej i mniej efektywnych księgowych, łatwiej Ci będzie zaobserwować, gdzie występuje pole do poprawy.
Czytaj także: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?
Korzyści z prowadzenia systemu do ewidencji czasu pracy w biurze rachunkowym
Nowoczesne narzędzia dla biur rachunkowych sprawiają, że właściciele biur rachunkowych mają dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o tym, jak przebiega praca dla poszczególnych klientów, jakie czynności zostały już na ich rzecz wykonane oraz ile czasu to zajęło.
Daje to następujące korzyści:
- Usprawnione procesy – automatyzacja ewidencji czasu pracy oraz przepływu danych, eliminuje konieczność manualnego wprowadzania tych danych, co oszczędza czas.
- Lepsza alokacja zasobów – system do ewidencji czasu pracy w biurze rachunkowym, daje wgląd w pracę, wykonywaną przez poszczególnych księgowych, dzięki czemu możliwa jest kontrola czasu pracy pracownika i lepsze zarządzanie zespołem.
- Opłaty za obsługę adekwatne do rzeczywistego obciążenia biura rachunkowego – ewidencjonując czas, jakiego potrzebują księgowi na pracę dla danego klienta, wiesz dokładnie za ile godzin należy Ci się zapłata. Wiesz także z iloma dokumentami danego klienta mają do czynienia księgowi. Te dane mogą posłużyć do ewentualnej renegocjacji umów z klientami, a w wypadku rozliczeń godzinowych/ za liczbę zaksięgowanych dokumentów – znacząco przyspieszyć rozliczenia.
- Łatwy wgląd w dane. Ewidencja działań poszczególnych księgowych na rzecz każdego klienta wraz z poświęcanym na nie czasem, dostarcza dużej liczby danych do analizy. A zarządzanie oparte na danych pomaga podejmować trafne decyzje biznesowe, optymalizować koszty i identyfikować obszary, które wymagają usprawnień.
Praktyczne porady dla biur rachunkowych dotyczące ewidencji czasu pracy
Wykorzystuj narzędzia do zaawansowanej ewidencji pracy księgowych
Wykorzystuj narzędzia informatyczne, które ewidencjonują nie tylko czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także rejestrują pracę wykonaną przez poszczególnych księgowych. Jeżeli wydaje Ci się, że nie potrzebujesz takiego programu, bo księgowi mogą ręcznie śledzić i zapisywać czas pracy w arkuszu kalkulacyjnym, jesteś w błędzie. Manualne działania są nie tylko czasochłonne, ale też otwierają furtkę do błędów. I nawet mając najlepsze intencje księgowi mogą zapomnieć zanotować, kiedy skończyli pracę dla jednego klienta i zaczęli dla innego.
Zainwestuj w narzędzia do ewidencji czasu pracy, z których można korzystać zdalnie
Wiele biur rachunkowych oferuje możliwość pracy zdalnej, bo tego oczekują ich pracownicy. Z prognoz wynika, że liczba osób, które będą chciały pracować zdalnie lub hybrydowo, będzie rosła. Nawet jeżeli jako właściciel biura rachunkowego wolisz, gdy księgowi pracują w firmie, prawdopodobnie będziesz musiał zaoferować pracownikom możliwość pracy zdalnej, przynajmniej w pewnym zakresie. Rozsądnie więc zainwestować w narzędzia, z których ty i Twój zespół będziecie mogli korzystać zdalnie, takie jak enova365.
Podsumowując, Twoim celem powinno być usprawnienie ewidencji czasu pracy przez księgowych bez względu na to, czy pracują oni w biurze, czy w home office.
Z drugiej strony, ewidencja czasu pracy i monitorowanie, na jaką pracę poświęcają czas księgowi jest nawet ważniejsza, jeżeli nie pracują oni z biura.
Postaw na narzędzia, które oferują więcej niż tylko ewidencję czasu pracy
Wywiązywanie się z ustawowego obowiązku, jakim jest ewidencja czasu pracy to jedno. Od dobrego programu dla biur rachunkowych możesz jednak wymagać znacznie więcej. Narzędzia od enova365 nie tylko usprawnią ewidencjonowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także umożliwią monitorowanie czasu pracy księgowych dla poszczególnych klientów i usprawnią rozliczenia. Wprowadzą też automatyzacje w wiele innych obszarów pracy biura rachunkowego. To jakie procesy pozwolą Ci zautomatyzować dowiesz się z artykułu: Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym – poznaj 9 obszarów, które zmienia robotyzacja.
Jeśli chcesz zautomatyzować pracę w biurze rachunkowym, wdrożenie pakietu rozwiązań dla biur rachunkowych enova365 będzie jednym z najlepszych rozwiązań. Dlatego już dziś umów się na prezentację, w czasie której pokażemy, jak enova365 jest w stanie wspomóc pracę biura księgowego.
