„Stawiamy mocno na komunikację i przekazywanie klientom, gdzie jesteśmy, co będziemy robić, jaka będzie ich rola, a jaka będzie nasza” – mówi Andrzej Lewandowski z biura rachunkowego Moja Księgowa Online. W rozmowie z Konradem Spryńcą opowiada, jak przebiega integracja z KSeF w biurze rachunkowym. Dowiedz się, jakie działania jego zespół już podjął w związku z planowanym wejściem w życie KSeF, jak reagowali klienci i co jeszcze zostało do zrobienia.
Spis treści:
- O biurze rachunkowym Moja Księgowa Online
- Integracja z KSeF − od czego się zaczęła w Moja Księgowa Online?
- Co zostało do zrobienia przed wejściem w życie KSeF?
- Integracja z KSeF − wyzwania i ryzyka
Najważniejsze fakty:
- Strategie przygotowania: Biura rachunkowe przygotowują się do KSeF poprzez szkolenia, ustalanie harmonogramu pracy z klientami i testowanie systemów.
- Komunikacja z klientami: Bardzo ważna jest dobra komunikacja z klientami w procesie wdrażania KSeF.
- Modyfikacja umów: Wymagana jest modyfikacja umów z klientami, aby dostosować je do wymogów KSeF.
O biurze rachunkowym Moja Księgowa Online
Konrad Spryńca: Chciałbym Cię poprosić, abyś coś opowiedział o swoim biurze rachunkowym – czym się zajmujecie, jak długo działacie na rynku, ilu klientów posiadacie?
Andrzej Lewandowski: Nasze biuro rachunkowe – Moja Księgowa Online – powstało 8 lat temu i specjalizuje się w obsłudze klientów, którzy mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Obsługujemy ponad 50 firm, w tym duże biznesy o zasięgu globalnym. Biuro nasze, z uwagi na mocną cyfryzację, w którą poszliśmy, obsługuje tylko takich klientów, którzy zdecydowali się pójść z nami naszą drogą i dostarczać wszelkie dokumenty związane z ich obsługą tylko i wyłącznie cyfrowo.
Integracja z KSeF − od czego się zaczęła w Moja Księgowa Online?
KS: Krajowy System e-Faktur to wyzwanie, przed którym stoją producenci oprogramowania, właściciele biur rachunkowych, ale też firmy, które muszą ten obowiązek spełnić. Rolą biur rachunkowych jest to, żeby firmy te odpowiednio przygotować. Wy już podejmujecie to staranie, aby 1 lipca 2024 r. Was nie zaskoczył i rozpoczęliście już wdrożenie KSeF-u. Gdybyś mógł uchylić rąbka tajemnicy i powiedzieć, od czego zaczęliście?
AL: Początkowo byliśmy przerażeni tym procesem. Ale bazując na wcześniejszych doświadczeniach Polskiego Ładu, JPK czy innych rozwiązań, po 2-3 spotkaniach naszego zespołu stwierdziliśmy, że to też się musi udać. KSeF nie jest czymś nowym, bo był zapowiadany już dużo wcześniej. Terminy jego wprowadzenia były przesuwane, o czym dobrze wiemy. I myślę, że ten termin 1 lipca 2024 roku, dla nikogo nie jest zaskoczeniem.
Co zrobiliśmy? Rozpoznaliśmy, czy systemy, z których korzystamy będą gotowe na KSeF. Z racji tego, że od początku pracy w naszym biurze korzystamy z dwóch rozwiązań – Saldeo i enova365 – (te dwa rozwiązania obsługują 95-98% wszystkich systemów, które używamy) wiedzieliśmy, że nie musimy się martwić, ani szukać nowinek, które nam pomogą w KSeF wejść.
Oczywiście niewiadomych było dużo. Ale bardziej związane były z przepisami, które cały czas jeszcze są zmieniane. KSeF nie jest jeszcze ustabilizowany, a my już go obecnie testujemy.
Ale wracając do przygotowań − nasze zaczęły się de facto w lipcu 2023. Księgowe i nasz zespół wdrożeniowy przeszli odpowiednie szkolenia. Teraz wiemy, co z tym robić, jak do tego podejść i już się nie boimy.
Następnie ułożyliśmy sobie harmonogram pracy i zaproponowaliśmy go klientom. Ci przyjęli go z bardzo dużym entuzjazmem, ponieważ naszą rolą we wdrożeniu tego rozwiązania, jest udzielenie im dużego wsparcia. Wielu klientów też obawiało się tego rozwiązania, dlatego dobrze przyjęli informację o naszym harmonogramie i planach. Wiedzą, kiedy się spotkamy i co kiedy będziemy wdrażać.
Planujemy dosyć szerokie działania z klientami, nie tylko dotyczące tego, że teraz będą inaczej dostarczać dokumenty do KSeF-u. Znaczna większość firm, które obsługujemy, wystawia faktury w systemach, które my im dostarczamy. Myślę, że ponad 60-70% klientów wystawia faktury w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365, bo to rozwiązanie m.in. pozwala wysyłać faktury z maili klientów i modyfikować je tak, żeby właściwie wyglądały. Kiedy klienci ci dowiedzieli się, że tak naprawdę nic nie będą musieli robić, żeby obsłużyć KSeF, ucieszyli się.
Mamy natomiast klientów, którzy pracują na swoich systemach − w wielu przypadkach także na enova365. Planujemy przejść z nimi proces optymalizacji procesu sprzedażowego, bo dużo się w tym temacie zmieni. Reasumując: do kwietnia 2024 chcemy być przygotowani.
Zobacz też: Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?
Co zostało do zrobienia przed wejściem w życie KSeF?
KS: Co się wydarzy do kwietnia w zakresie przygotowania do KSeF?
AL: Pierwsza kwestia to spotkania. Organizujemy trzy tury webinariów dla klientów, w czasie których wyjaśniamy, z czym mamy do czynienia w kwestii KSeF. Nasi klienci są przygotowani, bo od samego początku pracują w obiegach dokumentów. Dużo się dzisiaj mówi na ten temat w kontekście akceptacji dokumentów KSeF-owych przez klientów. Dla naszych klientów nie będzie to nowinka. Nie będziemy prosili, żeby klienci przychodzili, podpisywali dla nas dokumenty: akceptuję − nie akceptuję. Nie ma takiej możliwości! Ten obszar, ze względu na sposób, jaki określiliśmy sobie, tworząc nasz biznesplan, mamy za sobą. Oczywiście nowi klienci, którzy do nas dotrą, będą w to wdrażani, ale obecni − już to robią.
Następnie − kwestia ustalenia sposobów współpracy z biurem rachunkowym, bo tych może być wiele. Na pewno obowiązkiem biura rachunkowego w KSeF jest tylko i wyłącznie wystawienie faktur przez biuro rachunkowe. Więcej obowiązków jako biuro rachunkowe nie mamy. Ale wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom klientów. Chcemy im pomóc i pokazać, że rzeczywiście nie będzie się to wiele różniło od obecnego stanu. W związku z tym, pomożemy im też zoptymalizować procesy sprzedażowe.
Razem z klientami stwierdziliśmy, analizując ich dane i sposoby fakturowania, że wejście w życie KSeF może spowodować 2-3 tygodniowe przesunięcie płatności w pierwszym okresie. Bo terminy płatności będą upływały od daty wystawienia w KSeF. Tak więc faktury sprzedażowe to jeden z ważnych elementów i w tym temacie chcemy poświęcić czas klientom. Zarówno nasi księgowi, jak i wdrożeniowcy będą mocno pomagać klientom w tym zakresie.
Kolejny istotny element to dokument ZAW-FA. Musi go złożyć każda spółka. Na ten dokument obecnie czeka się półtora miesiąca, a bez niego klienci nie otrzymają tokenów. Więc będziemy to wysyłać w listopadzie bieżącego roku. Przygotujemy i wyślemy gotowe dokumenty klientom. Ten druk wypełnia się jeden raz − więc to też zrobimy za klientów.
Następnie będziemy szkolić klientów, jak mają działać. Trzeba zauważyć, że KSeF nie zlikwiduje dotychczasowych sposobów dostarczania dokumentów. Klienci nadal będą mieli „papier”, czy pdf, tak jak jest to teraz, bo nie wszyscy mają obowiązek przejść na KSeF 1 lipca 2024. Specyficzne dokumenty, zagraniczne dokumenty, nie-vatowcy i tak dalej. Mamy jednak przygotowane rozwiązania i klienci o tym wiedzą. Podsumowując, stawiamy mocno na komunikację i przekazywanie klientom, gdzie jesteśmy, co będziemy robić, jaka będzie rola ich, a jaka będzie rola nas.
Jednym z ważnych elementów, który też spotkał się z dobrym przyjęciem klientów, jest fakt, że chcemy zakończyć proces wdrożenia KSeF w kwietniu. Chodzi o to, żeby z wybranymi klientami − bo wszyscy na pewno się na to nie zgodzą − zacząć pracę na KSeF od maja lub od czerwca. Nie będziemy czekać na lipiec z kilku powodów. Po pierwsze, nauczymy się, rozwiążemy pewne problemy, które ewentualnie się jeszcze pojawią. Ale będzie mogli pojechać na wakacje. Bo lipiec to już jest czas wakacji. Więc nie chcemy z klientami przechodzić kolejnej sytuacji takiej, że okres wakacyjny to jest czas wdrożenia tych systemów. Chcemy to wdrożyć wcześniej. To im się spodobało.
Integracja z KSeF − wyzwania i ryzyka
KS: A jakie są potencjalne ryzyka związane z wprowadzeniem KSeF?
AL: Bardzo ważnym elementem, na który też zwracamy uwagę, a do tej pory o tym nie mówiliśmy, jest kwestia modyfikacji umów z klientami. I to nie tylko my musimy je zmodyfikować jako biuro rachunkowe i określić, w jakim zakresie będziemy obsługiwać dla nich KSeF. Możemy tylko odbierać dokumenty. Klienci mogą też odbierać dokumenty i akceptować, tak jak to robili teraz. W innym scenariuszu, my możemy wysyłać faktury, które oni wystawią w naszych systemach, albo oni będą sami wystawiać te faktury i wysyłać.
Jest też kwestia takich sytuacji hybrydowych, w których klient korzysta z pełnej gospodarki magazynowej, ale to też może robić na naszych serwerach, bo taką usługę również dostarcza enova365. I to jest genialne! Bardzo wielu klientów, którzy mają produkcję i sprzedaż towarów, decyduje się na rozwiązanie, w którym pracują z nami na jednej bazie. Otrzymują od nas infrastrukturę, back-up, mają zagwarantowane bezpieczeństwo księgowe i bezpieczeństwo systemów, na których pracują.
Ale wracając do tematu umów − muszą być one dokładnie spisane, uzupełnione o kwestie związane z KSeF i relacji na tej płaszczyźnie między nami a klientem, jak również między klientem i jego klientami − tu także zmienia się sposób dostarczania dokumentów. Od 1 lipca 2024 r. te dokumenty będą niezbędne – klient będzie miał obowiązek wysyłania swoich faktur, a druga strona będzie odbierała te dokumenty.
Druga kwestia – obecnie wiemy, że w systemach KSeF-owych są jeszcze pewne niewiadome. Jesteśmy po testach na systemach testowych KSeF, na systemach demo KSeF także. Dzięki temu wiemy, jak to działa i nie obawiamy się tego. Wiemy, jak systemy te funkcjonują, jakie są niewiadome i jakie przedstawiają się mapy naszych dostawców, żeby dojść do rozwiązania, które będzie docelowe. Tu potrzebne są aktualizacje. No i szkolenie dla klientów, bo niektórzy klienci się mocno obawiają KSeF.
Niektóre grona nadal poddają w wątpliwość datę wejścia w życie KSeF. Tak było wcześniej − wiele się zmieniało, istnieje obawa, że ministerstwo nie zdąży, że systemy nie będą wydajne i w związku z tym, to wszystko się przesunie, albo zostanie ograniczone do pewnej grupy dużych firm, tak jak to było z VAT czy z JPK. To jest też pewne zagrożenie. Ale wydaje mi się, że rozmawiając i z wami, i innymi dostawcami systemów, którzy kontaktują się z ministerstwem, ze stroną IT, wiemy na przykład, że te systemy będą w stanie miesięcznie przetworzyć 100 000 000 dokumentów. To już jest dużo.
To są zagrożenia, które zidentyfikowaliśmy. Oczywiście, wchodząc dalej, będziemy się zastanawiać, jakie są inne zagrożenia w tych projektach, aby znajdować plany ich rozwiązań w odpowiednim momencie.
KS: Rozumiem. Natomiast, gdybyśmy mieli tak podsumować nasze dzisiejsze spotkanie − takie trzy najważniejsze wnioski mi się nasuwają. Po pierwsze, że to wdrożenie KSeF należy rozpocząć odpowiednio wcześniej, jak w przypadku Twojego biura i Twoich klientów. Drugi aspekt bardzo istotny, to kontakt między biurem rachunkowym a klientem i − można powiedzieć − permanentny feedback z jednej, i z drugiej strony, sprawdzenie wszystkich umów, które w tym momencie posiadacie i odpowiednia ich modyfikacja. No i sprawdzenie oprogramowania, które za KSeF ma odpowiadać w firmie czy w biurze rachunkowym.
AL: Tak, zgodzę się w pełni z Tobą jeśli chodzi o te trzy punkty. To są te jedne z najważniejszych aspektów i powiem tak: my śpimy spokojnie. Przeszliśmy z Wami wiele wyzwań i wiele projektów. I skomentuję to tak: możemy liczyć na Was jak na Zawiszę, super.
Bardzo się z tego powodu cieszę. To w takim razie, Andrzeju, ja Ci bardzo dziękuję za to dzisiejsze spotkanie i przede wszystkim życzę tego, aby to wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur u Twoich klientów przebiegło tak pomyślnie, jak to dzisiaj nam opowiedziałeś.
