Praca w biurze rachunkowym wymaga nie tylko wiedzy i umiejętności, ale też zastosowania odpowiednich rozwiązań i narzędzi, które pozwolą usprawnić procesy. Jest to szczególnie ważne ze względu na wyzwania, jakim muszą obecnie stawiać czoła firmy z tej branży. Przedstawiamy 5 wskazówek, które pomogą pracować efektywniej, dokładniej i łatwiej.
Spis treści:
- Nowe wyzwania dla biura rachunkowego
- Praca w biurze rachunkowym – 5 wskazówek, które usprawnią pracę księgowego
- Najlepsze biuro rachunkowe – jak usprawnia własną pracę?
Nowe wyzwania dla biura rachunkowego
Stale rosnące wymagania klientów, natłok obowiązków oraz ciągłe zmiany prawa są dla pracowników biur rachunkowych dużym obciążeniem. Księgowi muszą nieustannie podnosić swoje kwalifikacje i dostosowywać do zmieniającego się rynku. Nie bez powodu biurom rachunkowym zależy więc na optymalizacji procesów. Usprawnienie pracy, oszczędność czasu czy zminimalizowanie ryzyka błędów to tylko niektóre oczekiwania specjalistów pracujących w biurach rachunkowych. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym można pracować wydajniej i łatwiej. Technologia to jednak nie wszystko. Warto również zadbać o inne kwestie. Jakie dokładnie?
Praca w biurze rachunkowym – 5 wskazówek, które usprawnią pracę księgowego
Prezentowane przez nas wskazówki to podpowiedzi głównie dla właścicieli biur księgowych. Ich zastosowanie sprawi, że praca w biurze rachunkowym będzie przebiegać szybciej i sprawniej, co ma niebagatelne znaczenie w przypadku tej wymagającej branży.
- Zadbaj o odpowiednią komunikację – wewnątrz biura oraz z klientami
Sprawny przepływ informacji między klientem a biurem rachunkowym jest niezbędny do zachowania dobrych relacji i udanej współpracy. Dobre biuro rachunkowe powinno dostarczać klientom wszystkich istotnych informacji w ustalonym terminie. Dotyczy to zarówno wiadomości zawierających terminy i płatności, rozliczeń z urzędami, jak też przesyłania zestawień, sprawozdań oraz innych niezbędnych dokumentów.
Zadbanie o odpowiednią komunikację pozwoli uniknąć niemiłych konsekwencji w postaci stale dopytujących o dane klientów oraz opóźnień w składaniu deklaracji, które mogą skutkować karami finansowymi dla klientów, bądź ewentualnymi roszczeniami cywilnymi z ich strony.
Możliwość łatwego dostarczania informacji klientom biur rachunkowych to jednak nie wszystko. Także firmy obsługiwane przez biura księgowe muszą mieć możliwość samodzielnego wystawiania faktur, które od razu będą widoczne w systemie dla księgowych. Klienci powinni mieć też dostęp do rejestrów i ewidencji oraz zestawień przygotowanych i opublikowanych przez biuro rachunkowe. Mając zdalny dostęp do danych, klienci mogą kontrolować i koordynować pracę księgowych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Komunikacja musi także przebiegać poprawnie w obrębie biura rachunkowego. Pracownicy powinni mieć jasno określony zakres obowiązków i kompetencji, aby uniknąć nieporozumień i chaosu. Dzięki wyraźnemu podziałowi zadań każdy z pracowników będzie mógł wykonywać swoją pracę efektywnie i bez zbędnych zakłóceń.
- Postaw na dane w chmurze
Praca biura rachunkowego opiera się na operowaniu danymi. Dostęp do nich powinien być stały, wygodny i bezpieczny. Postęp technologiczny pozwala stosować nowoczesne rozwiązania, które zmniejszają koszty oraz zwiększają wydajność pracy. Przechowywanie danych w chmurze to rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej przedsiębiorców – również tych prowadzących biura rachunkowe.
Przechowywanie danych w chmurze niesie ze sobą wiele zalet, wśród których wymienić można:
- niższe koszty przechowania danych,
- większa szybkość działania systemów,
- globalny, zdalny dostęp,
- niezawodność i stałe wsparcie,
- bezpieczeństwo danych.
Decydując się na rozwiązania chmurowe, otrzymuje się gwarancję wygodnego i bezpiecznego dostępu do danych w czasie rzeczywistym, z każdego miejsca z dostępem do internetu. Według raportu McKinsey & Company „Chmura 2030. Jak wykorzystać jej potencjał i przyspieszyć wzrost w Polsce” firmy nie powinny ignorować szans, jakie daje im migracja do chmury, która może przynieść wartość dodaną w działalności, na przykład dzięki szybszemu rozwojowi i optymalizacji kosztów.
- Zaoferuj zdalną księgowość
Zdalna księgowość staje się standardem, który jest możliwy dzięki cyfrowej rewolucji, a także wspomnianej chmurze obliczeniowej. Zdalną współpracę cenią klienci, którzy nie muszą pojawiać się w biurach rachunkowych oraz sami księgowi, którzy mają możliwość pracy z dowolnej lokalizacji.
Pandemia koronawirusa sprawiła, że wielu pracowników zmieniło miejsce pracy z biura na dom. Nie byłoby to możliwe bez odpowiednich narzędzi, jak komunikatory internetowe, systemy do zarządzania zadaniami oraz technologia chmurowa. Chcąc zaoferować zdalną księgowość, warto zdecydować się na system ERP enova365 dla biur rachunkowych, oferujący innowacyjne rozwiązania w zakresie zdalnej obsługi klientów.
Przeczytaj także: Usługi biura rachunkowego przyszłości – co będą obejmować?
- Zautomatyzuj procesy
Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym przynosi wiele korzyści księgowym oraz ich klientom. Dzięki wdrożeniu systemu informatycznego klasy ERP można zautomatyzować szereg rutynowych czynności wykonywanych dla wszystkich klientów biura, a także ograniczyć koszty prowadzenia działalności. W jaki sposób?
Księgowi zyskują możliwość obsługi wielu klientów jednocześnie, wykonując operacje księgowe na wielu bazach danych. Mogą hurtem importować faktury klientów, generować i wysyłać deklaracje czy usprawnić księgowania oraz zoptymalizować wiele procesów księgowych.
Właściciele biur rachunkowych również zyskują dzięki takiemu rozwiązaniu, otrzymując wgląd w pracę księgowych. Mają także możliwość tworzenia raportów i zestawień przy pomocy zaledwie kilku kliknięć.
- Wprowadź elektroniczny obieg dokumentów
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to ogromne ułatwienie dla przedsiębiorców i księgowych. Za pośrednictwem platformy do elektronicznej wymiany dokumentów, jak tej dostępnej w enova365, klienci biur rachunkowych mogą szybko dodawać skany bądź pliki PDF do swojej bazy danych w biurze rachunkowym. Księgowi mogą je wygodnie procesować oraz przechowywać.
Elektroniczny obieg dokumentów niesie ze sobą korzyści w postaci łatwego dostępu i możliwości wyszukiwania dokumentów, niższych kosztów przechowywania, łatwiejszego dostosowania do przepisów oraz wysokiej wydajności.
Najlepsze biuro rachunkowe – jak usprawnia własną pracę?
Podsumujmy to, co najważniejsze dla optymalizacji pracy w biurze rachunkowym.
- Każde dobre biuro rachunkowe, któremu zależy na dostarczaniu najwyższej jakości usług, nieustannie poszukuje rozwiązań, które pozwolą usprawnić pracę księgowych i pomogą spełnić oczekiwania klientów.
- Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych to najlepszy sposób na usprawnienie pracy w biurze rachunkowym.
- Zadbanie o dobrą, dwustronną komunikację na linii biuro rachunkowe – klient jest kluczowe, aby zapewnić sprawny przepływ informacji.
- Wiele powtarzalnych, rutynowych działań można zautomatyzować, usprawniając prace księgowych.
Zobacz też: Błędy biura rachunkowego – kto za nie odpowiada i jak się przed nimi ustrzec?
Dzięki wykorzystaniu systemu ERP enova365 biuro rachunkowe otrzymuje skuteczne narzędzie wspomagające komunikację oraz zdalną księgowość i elektroniczny obieg dokumentów. Wszystkie dane mogą być przechowywane w bezpiecznej chmurze. Jeszcze dziś przetestuj DEMO enova365 i przekonaj się, jak możesz usprawnić pracę w swoim biurze rachunkowym!
