Jakie ważne informacje zarządcze warto monitorować? Poznaj 8 wskaźników efektywności, których regularna analiza ułatwi zarządzanie biurem rachunkowym. Sprawdź jakie narzędzia pomogą Ci zyskać do nich dostęp.
Spis treści
- Informacja zarządcza – co to jest?
- Księgowość zarządcza – nieobowiązkowa, ale niezbędna
- Badanie efektywności pracy biura rachunkowego – jakie informacje zarządcze w tym pomogą?
- Jakie informacje zarządcze biuro księgowe może dostarczać klientom?
- Informacja zarządcza a wizualizacja danych
Informacja zarządcza – co to jest?
Zacznijmy od wyjaśnienia terminu informacja zarządcza. Co to jest? To po prostu czytelnie zaprezentowane dane ekonomiczno-finansowe dotyczące działalności firmy i jej otoczenia, które ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych.
W przeciwieństwie do danych raportowanych przez księgowych do urzędu skarbowego informacja zarządcza nie podlega regulacjom określonym w przepisach prawa. To firma decyduje, jakie dane i w jakich układach będzie analizować, by uzyskać wiedzę potrzebną do kierowania biznesem. Informacja zarządcza musi za to dobrze (czytaj: zwięźle i w atrakcyjny wizualnie sposób) podsumowywać istotne dla danego biznesu trendy i zjawiska.
Dostarczaniem informacji zarządczych czyli informacji finansowych, potrzebnych menedżerom do podejmowania decyzji, zajmuje się księgowość zarządcza.
Księgowość zarządcza – nieobowiązkowa, ale niezbędna
Prowadzenie rachunkowości zarządczej nie jest obowiązkowe. O ile biura rachunkowe muszą poprawnie wykonywać operacje, takie jak księgowanie, wyliczanie zobowiązań podatkowych i na rzecz ZUS-u, wdrażać przepisy o RODO, AML czy raportować MDR, o tyle nie muszą prowadzić księgowości zarządczej. Pomimo jednak, że nie ma takiego obowiązku, firmy księgowe coraz częściej wykorzystują możliwości nowoczesnych programów do prowadzenia rachunkowości zarządczej na własne potrzeby.
„Rzetelna i terminowa informacja jest kluczowa dla trafnego podejmowania decyzji biznesowych” – uważa doradca podatkowy i właściciel kancelarii doradztwa podatkowego Andrzej Nowak.
Co więcej, biura rachunkowe z racji swojej specyfiki przechowują obszerne dane finansowe klientów. Agregując je i analizując mogą zapewnić klientom wysokiej jakości informacje zarządcze. Biura księgowe zyskują dzięki temu nową usługę i nowe źródło przychodów, a ich klienci – wiedzę, dzięki której będą podejmować lepsze decyzje biznesowe.
„Wielu właścicieli firm uważa, że księgowość jest potrzebna tylko do wyliczenia podatków i wysłania potrzebnych deklaracji. Dopiero kiedy ich biznes rośnie zauważają, że dane finansowe są im niezbędne też do tego, żeby wiedzieć, jakie decyzje najlepiej podjąć. Biura rachunkowe mogą te potrzeby klientów zaspokoić, korzystając z nowoczesnego oprogramowania służącego do analizy danych” – uważa Mateusz Cich, Kierownik projektu Business Intelligence enova365.
Systemy ERP, takie jak enova365 pomagają zamienić nieuporządkowane zbiory danych w wartościową informację zarządczą.
Badanie efektywności pracy biura rachunkowego – jakie informacje zarządcze w tym pomogą?
Jakie ważne informacje możesz wydobyć z masy danych zgromadzonych w programie dla biur rachunkowych? Po pierwsze, dane, które pozwolą monitorować, czy biuro rachunkowe jest na dobrej drodze do osiągnięcia pożądanych wyników. Po drugie, wskaźniki KPI, dzięki którym pracownicy będą wiedzieć, czego się od nich oczekuje i łatwo sprawdzą, jak radzą sobie z tymi oczekiwaniami.
Przykłady KPI, często monitorowanych przez biura rachunkowe.
1. Liczba wykonanych przez poszczególnych księgowych operacji czy dekretów
Możesz sprawdzać ile operacji czy dokumentów przeprocesował każdy z księgowych w danym czasie. Najbardziej efektywni księgowi utworzą lub przeprocesują najwięcej dokumentów oraz wykonają najwięcej operacji.
Dodatkowo, jeżeli rozliczasz się z klientami na podstawie liczby księgowanych dokumentów, szybki dostęp do zagregowanych w ten sposób informacji pozwoli uprościć cały proces.
Żeby móc sprawdzać, ile operacji wykonali księgowi wystarczy korzystać z BI i pakietu enova365 dla biur rachunkowych, którego częścią jest dodatek Praca na wielu bazach. Jakie korzyści daje jego stosowanie wyjaśnia poniższy artykuł.
2. Liczba godzin spędzonych na pracy dla poszczególnych klientów
Sprawdzając, ile godzin poszczególni księgowi spędzają na pracy dla każdego z klientów dowiadujesz się dwóch rzeczy.
Po pierwsze, jak wydajny jest każdy z pracowników. Po drugie, ile czasu biuro rachunkowe pracuje dla każdej z firm, co pozwoli Ci nie przeoczyć momentu, w którym stawki ryczałtowe będą za niskie w stosunku do zaangażowania.
Z drugiej strony, jeżeli z klientami rozliczasz się w oparciu o stawkę godzinową ta wiedza uprości proces rozliczeń.
Czytaj także: Automatyzacja rozliczeń klientów w biurze rachunkowym – case study Poltax
Czas pracy spędzony na poszczególnych czynnościach można zmierzyć przy pomocy modułu Praca hybrydowa enova365. Jak to działa? Pracownik wybiera z listy czynność, którą chce wykonać i klika „start”. Stoper liczy czas. Jego naliczanie kończy naciśnięcie przycisku „stop” lub „start” przy kolejnej czynności.
enova365 umożliwia łatwą ewidencję czasu pracy spędzanego przez pracowników na poszczególnych działaniach. Pobierz bezpłatnie demo, żeby sprawdzić, jak to działa w praktyce
3. Przychód na pracownika
Mierząc kwotę przychodu, przypadającą na każdego członka zespołu dowiesz się, jak efektywnie gospodarujesz najważniejszym ze swoich zasobów – ludźmi. Rosnący przychód biura rachunkowego przypadający na pracownika to znak, że pracują oni coraz wydajniej. Jego pogarszanie się na przestrzeni czasu to sygnał, że idziesz w niewłaściwym kierunku.
Przychód na pracownika = Przychód netto/ Liczba pracowników
4. Średni przychód na klienta
Średni przychód na klienta pokazuje, na ile biuro księgowe działa skutecznie w obszarze ofertowania, sprzedaży i dostarczania usług. Ten wskaźnik pozwala oszacować, jaki przychód jesteś w stanie wygenerować od każdego nowego klienta.
Wskaźnik ten pomoże Ci także sprawdzić, która z usług generuje najwyższy lub najniższy przychód, a to z kolei, pozwoli wprowadzić zmiany w ofercie, które będą impulsem do rozwoju.
Średni przychód na klienta = Przychód/ Liczba klientów
5. Wskaźnik utraty klientów
Wzrost liczby klientów, których biuro rachunkowe traci w danym okresie to sygnał ostrzegawczy. Wiedząc, że coraz większa grupa firm jest niezadowolona z usług biura księgowego warto zbadać przyczyny tego zjawiska.
Jeżeli odkryjesz, że liczba klientów, którzy rezygnują z usług Twojej firmy jest wyższa niż w poprzednim okresie może to oznaczać, że zarówno zyskowność, jak i dalszy rozwój Twojej firmy stoją pod znakiem zapytania i czas na zmiany.
6. Liczba nadgodzin
Jeżeli wielu pracowników ma co miesiąc dużo nadgodzin być może warto rozważyć zatrudnienie dodatkowej osoby. Tylko niektórzy księgowi pracują po godzinach? Sprawdź z czego to wynika i czy ma związek z dużą liczbą procesowanych dokumentów, złą organizacją pracy, czy nieodpowiednim zarządzaniem zasobami ludzkimi.
Dzięki enova365 możliwa jest ewidencja czasu pracy i analiza związanych z tym wskaźników. Żeby sprawdzić jak to działa pobierz bezpłatnie demo
7. Rotacja pracowników
Czy w firmie rośnie rotacja pracowników? Jeżeli tak, warto się dowiedzieć, jakie osoby ją opuszczają. Czy są to podwładni konkretnego przełożonego? Sprawdź, jaki jest sposób zarządzania w tych działach. Czy z biura rachunkowego odchodzą młodzi stażem czy raczej doświadczeni pracownicy? Regularne monitorowanie wskaźników pozwoli Ci dostrzec sygnały ostrzegawcze i w porę podjąć odpowiednie działania.
8. Wskaźnik rotacji należności
Wskaźnik rotacji należności pokazuje, na ile firma jest skuteczna w ściąganiu swoich należności oraz ile razy w ciągu roku może je przekształcić w gotówkę. Im wyższy wskaźnik, tym szybciej firma inkasuje należności. Z drugiej strony, niskie wartości wskaźnika mogą wskazywać na problemy z odzyskiwaniem należności i warto podjąć działania, które pomogą ten wynik poprawić.
Wskaźnik rotacji należności = Przychody ze sprzedaży / Średni stan należności
Jakie informacje zarządcze biuro księgowe może dostarczać klientom?
Każde biuro rachunkowe przechowuje w swoim systemie informatycznym dane finansowe klientów. Jeżeli skorzysta z narzędzi BI może je łatwo agregować i przedstawiać klientom w formie wskaźników czy tabel. Taka czytelna i łatwa do zrozumienia przez klienta informacja może stanowić dla niego wartość dodaną, jednocześnie wzbogacając ofertę biura rachunkowego.
Przykłady wskaźników jakie możesz wygenerować dzięki Business Intelligence enova365, na podstawie informacji zawartych w bazach klientów biura rachunkowego oraz wykonywanych przez nich operacji:
- liczba pracowników z kończącymi się badaniami: lekarskimi, BHP, uprawnieniami,
- liczba pracowników z kończącymi się umowami,
- suma kosztów kont zespołu 4 / 5,
- wartość sprzedaży według kontrahentów w przedziałach czasu,
- dynamika sprzedaży miesiąc do miesiąca / rok do roku,
- zobowiązania lub należności nierozliczone z długością przeterminowania.
Oczywiście na podstawie zestawień finansowych klientów można wygenerować cały szereg innych wskaźników i informacji. Żeby dowiedzieć się więcej o możliwościach BI dla biur rachunkowych przeczytaj artykuł.
Informacja zarządcza a wizualizacja danych
Żeby informacja zarządcza spełniała swoją rolę musi spełniać trzy warunki. Być:
- łatwa do uzyskania,
- istotna z punktu widzenia biura rachunkowego lub jego klientów,
- przejrzysta i łatwa do interpretacji.
W szybkim dostępie do takich danych pomaga pakiet dla biur rachunkowych enova365. Dzięki naszemu intuicyjnemu oprogramowaniu dla księgowych nie tylko łatwo wydobędziesz na światło dzienne dane o efektywności biura rachunkowego czy jego klientów, ale także z łatwością je zwizualizujesz czy zestawisz ze sobą.
Jeżeli szukasz programu, który usprawni zarządzanie biurem rachunkowym, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację systemu enova365.
