Kocham przycisk „Predekretuj” –  wywiad z Katarzyną Lubojańską z NovaFakta

Choć programy księgowe już od lat są niezbędnymi narzędziami księgowych, wraz z cyfryzacją ich rola ciągle rośnie. Obecnie, dobry system może być nie tylko ważnym sprzymierzeńcem w pracy, ale także źródłem przewagi konkurencyjnej. Katarzyna Lubojańska z NovaFakta opowiada, które funkcje enova365 najbardziej ułatwiają jej obsługę klientów i zarządzanie biurem rachunkowym oraz czego jej zdaniem oczekują klienci biur rachunkowych w 2025 roku.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie narzędzia IT wykorzystuje biuro rachunkowe NovaFakta?
• Jak idą przygotowania do wejścia w życie KSeF?
• Jakie są ulubione funkcje enova365 Katarzyny Lubojańskiej?
• Jakie wyzwania rodzi przejście na elektroniczny obieg dokumentów i jakie korzyści przynosi?
• Co zmienia cyfryzacja biura rachunkowego w relacjach z klientami?
• Jak zapobiegać rotacji pracowników w biurze rachunkowym?
• Jak umożliwić sygnalistom składanie zgłoszeń?
• W jaki sposób enova365 wspiera zarządzanie biurem rachunkowym?
• Czego oczekują klienci biur rachunkowych w 2025 roku?

Jakie narzędzia IT wykorzystuje biuro rachunkowe NovaFakta?

Z jakiego oprogramowania korzysta NovaFakta?

Opieramy się na enova365 – przede wszystkim w zakresie obsługi Księgowości oraz Kadr i płac. Korzystamy również z modułów Praca zdalna, Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, Praca na wielu bazach, Faktury, Handel, Projekty oraz DMS.

Czy coś poza tym?

Tak. Korzystamy z Saldeo – do skanowania dokumentów, których klienci nie wprowadzili do systemu. Dodatkowo podstawową bazę technologiczną zapewnia nam, jak wielu innym firmom, Office365. Tam przechowujemy dokumenty, głównie przy użyciu OneDrive’a, Worda, Excela, Outlooka.

Więc bazę już znamy. Idźmy dalej. Jakie procesy przebiegają na jej podstawie automatycznie w Pani biurze rachunkowym?

Mogę wyliczyć. W pierwszej kolejności import wyciągów bankowych oraz wysyłka maili i raportów z systemu enova365. Dodatkowo praca na wielu bazach: kopiowanie ustawień pomiędzy nimi oraz import kursów walut we wszystkich bazach.

Korzystamy także z dekretowania dokumentów poprzez harmonogram zadań oraz zaawansowane schematy księgowe. Wykorzystujemy wtedy klucze podziałowe, centra kosztów oraz cechy na obiektach.

Całkiem sporo.

Obsługujemy klientów na wielu etapach ich działalności i rozwoju. To złożona praca, w której potrzebujemy wsparcia nowoczesnych narzędzi.

A propos wieloetapowości. Jak wygląda w Waszym biurze rachunkowych proces onboardingu nowego klienta? Z jakich etapów się składa?

Każdym nowym klientem zajmuję się osobiście. Po prostu muszę poznać jego potrzeby w zakresie raportowania wynikającego z ksiąg. W systemie enova365 powstaje wówczas baza klienta, w której zaimplementowane są podstawowe ustawienia. Po latach praktyki one są na tyle uniwersalne, aby mogły być wykorzystane w firmach o różnych profilach działalności.

Korzyści długodystansowca.

Pewnie. W razie potrzeby oczywiście rozszerzamy te ustawienia: modyfikujemy cechy, centra kosztów czy analizujemy Plan kont. Wtedy odbywa się to podczas księgowania pierwszego miesiąca.

A jeśli klient ma już udokumentowaną historię i przychodzi z nią do Pani?

Taki klient, przychodzący z innego biura rachunkowego lub od swojej księgowej, dostaje od nas listę dokumentów, które powinien nam dostarczyć, aby rozpocząć współpracę. Prosimy też, aby dokumenty dostarczono również w formie elektronicznej – Excelu albo XML.

Dlaczego?

Dzięki temu możemy zaimportować większość niezbędnych dla nas danych. To chociażby bilans otwarcia ksiąg, stan rozrachunków na pierwszy dzień roku, dane o środkach trwałych, dane kadrowo-płacowe niezbędne do naliczenia list płac.

Jak idą przygotowania do wejścia w życie KSeF?

Skoro jesteśmy przy nowoczesnych narzędziach – jak się przygotowujecie do obowiązku stosowania e-faktur?

Cóż, jesteśmy w trakcie opisywania procedur. Chcemy dążyć do tego, aby klienci z wykorzystaniem systemu przez nas udostępnianego (np. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego), mogli pobierać dokumenty z KSeF i tutaj opisywać koszty. Proponujemy też klientom pracującym na innych systemach sprzedażowo-magazynowych pomoc w zmianie oprogramowania na enova365. Przedstawiamy wszelkie korzyści z tego wynikające.

A jeśli to nie zadziała?

Jeśli nasze namowy nie przynoszą efektu, mamy już przetestowane importowanie faktur sprzedaży wystawionych z innych systemów i wyeksportowanych do KSEF, bezpośrednio stamtąd. Docelowo planujemy przygotowanie procedur obiegu dokumentów na linii: klient-KSeF-NovaFakta, kilku do wyboru. Klienci będą mogli wybrać najbardziej optymalne rozwiązania dla swoich firm, a praca pomiędzy tymi trzema obiektami będzie przebiegała sprawnie i bez zakłóceń.

Ulubione funkcje enova365

To może teraz chwilę o korzyściach. Które funkcje oprogramowania najbardziej ułatwiają Ci pracę?

W wypadku enova365 – uwielbiam jej elastyczność.

Jak możemy to rozumieć?

W pracy wykorzystuję bardzo często cechy, dzięki którym każdy obiekt jest przeze mnie opisany w taki sposób, że analizy wielowymiarowe to pestka. Wszelkiego rodzaju widoki, układy kolumn, sposoby filtrowania, grupowania, kolorowania list… codziennie wykorzystuję maksymalnie te możliwości.

Cóż, miło mi to słyszeć.

Ponadto w księgowaniu KOCHAM przycisk “Predekretuj”. Jeśli działa i nie wyświetla błędów – wiem, że praca poświęcona na ustawienie schematu nie poszła na marne.

A poza tym?

Cenię możliwość otwierania okienek, jak w przeglądarce. W Pracy na wielu bazach doceniam przechodzenie pomiędzy bazami w sposób szybki i sprawny. Mam też specjalny mechanizm, rozliczający koszty wydziałowe według klucza podziałowego – to w firmach produkcyjnych bardzo duże ułatwienie.

A które funkcje mogą najbardziej pomagać drugiej stronie – klientom?

Dostęp do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego. To przede wszystkim dostęp do wszystkich swoich dokumentów, możliwość wystawiania faktur sprzedaży, możliwość oglądania zestawień takich jak RZiS czy Bilans, przeglądanie rozrachunków, generowanie przelewów… to czynności i informacje, których klient nie musi już prowadzić sobie oddzielnie, w tabelkach, w innych systemach. Tutaj już wszystko jest. Może to oglądać o każdej porze dnia i nocy, bez potrzeby angażowania pracowników biura.

Jakie wyzwania rodzi przejście na elektroniczny obieg dokumentów i jakie korzyści przynosi?

To efekt końcowy, ale prowadzi do niego długa droga. Na jakie wyzwania natrafiłaś podczas przejścia na elektroniczny obieg dokumentów?

U nas najważniejszym wyzwaniem było przygotowanie prawidłowego procesu workflow, który pozwolił w optymalny sposób zarządzać obiegiem dokumentów w firmie. W tych ramach opracowaliśmy kilka schematów ich przepływu: począwszy od prostego przekazywania dokumentów przez klientów do biura, aż po bardziej złożony obieg, polegający na opisywaniu tych dokumentów przez właściwe osoby.

Było warto?

Tak, dzięki temu skrócił się czas potrzebny na weryfikację dokumentów. Finalnie trafiają one do ewidencji od razu po prawidłowym opisaniu oraz akceptacji osób decyzyjnych.

A pozostałe korzyści?

Na pewno zmniejszyły się koszty utrzymania biura – miejsce, materiały biurowe, tonery do drukarek… tego prawie już nie ma. Poza tym klienci już nie angażują nas w poszukiwanie dokumentów – do wszystkiego mają dostęp, nie musimy wyszukiwać dokumentów w segregatorach, skanować.

Co zmienia cyfryzacja biura rachunkowego w relacjach z klientami?

A propos klientów. Co zmienia cyfryzacja biura rachunkowego w relacjach z nimi?

Na pewno ten kontakt jest bardziej zdigitalizowany, mało kiedy się widujemy czy spotykamy.

Jak się Państwo z tym czują?

Z jednej strony to dobrze, bo czas obsługi klienta się po prostu zmniejszył i możemy się skupić na innych czynnościach. Z drugiej jednak – relacje z klientami są po prostu inne i trzeba się przestawić.

Jaka jest rada, której chciałaby Pani udzielić biurom rachunkowym, które nie wdrożyły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów?

Przede wszystkim: dbałość o środowisko to jedno, ale pomyślcie również o kręgosłupach Waszych pracowników, nadwyrężonych dźwiganiem segregatorów. Dokumenty w obiegu elektronicznym są zawsze z nami, tak samo jak papierowe – są zawsze dostępne od ręki.

Jak zapobiegać rotacji pracowników w biurze rachunkowym?

Co do pracowników, mam tu kolejny wątek. Czy rotacja księgowych stanowi duży problem w funkcjonowaniu biura rachunkowego?

To zależy od warunków w danym biurze. Maksymalna automatyzacja procesów, odpowiednie ustawienie systemu, przewidywalność operacji, jasne i klarowne instrukcje, rozpisane procedury i checklisty oraz dobry onboarding pracownika to aspekty, dzięki którym nawet rotacja nie powinna wprowadzić zakłóceń.

A minusy?

Klienci nie lubią zmian. Chcą czuć się zaopiekowani, lubią opierać się o tą samą, niezmienną księgową czy kadrową. Każda zmiana jest procesem trudnym i w tym aspekcie może to być problem.

Jak więc temu problemowi zapobiec?

Sprawne zarządzanie tą zmianą powinno wyeliminować ten problem, a w najgorszym wypadku – chociaż zminimalizować negatywny wydźwięk.

A jak zapobiec rotacji pracowników?

Ważne jest dbanie o atmosferę, panującą między pracownikami. Współpraca, możliwość zdobywania nowych doświadczeń i umiejętności to aspekty, których sama oczekiwałabym od miejsca pracy.

To chyba trudne w kontekście pracy zdalnej.

Niestety praca zdalna nie pozwala na budowanie silnych relacji między pracownikami. Ja jednak lubię jak moi pracownicy są na miejscu – jak siadamy i wymieniamy się bieżącymi problemami, sukcesami, jak wszyscy gramy do jednej bramki. To również buduje relację między firmą i pracownikiem.

Jak umożliwić sygnalistom składanie zgłoszeń?

A propos kwestii pracowniczych. Jak biuro się przygotowało na wejście w życie Ustawy o sygnalistach?

My przygotowania do wejścia w życie tej ustawy rozpoczęliśmy od przeprowadzenia analizy procedur wewnętrznych oraz możliwości wdrożenia kompleksowych rozwiązań systemowych. Zdecydowaliśmy się wykorzystać dedykowaną funkcję, jaką oferuje system ERP enova365.

Jak się sprawdza?

Bardzo dobrze. Dzięki temu udostępniamy możliwość przekazywania zgłoszeń, również anonimowych, oraz prowadzenia rejestrów zgłoszeń i spraw z nimi związanych.

Jak enova365 wspiera zarządzanie biurem rachunkowym?

Czy dzięki enova365 ewidencjonujecie również czas pracy poszczególnych księgowych?

Tak, wykorzystujemy moduł pracy hybrydowej. Pracownicy logują się, ewidencjonując czas pracy na poszczególnych zadaniach.

Jakie korzyści dzięki temu można zaobserwować?

Jest ich trochę. System pomaga mi analizować czas efektywności pracy każdego pracownika. Widzę również, jakim czasem pracy obciążona jest obsługa klienta i mogę w ten sposób realniej wyceniać usługę. Obserwuję również wąskie gardła – czynności nieefektywne i zabierające dużo czasu. To pozwala mi na identyfikację problemów oraz rozwiązywanie ich przez automatyzację procesów.

Czego oczekują klienci biur rachunkowych w 2025 roku?

Czego dziś oczekują klienci od biura rachunkowego?

Są trzy filary: potrzebują pewności – co do przekazywanych danych, terminowości – najlepiej na wczoraj, oraz poczucia bezpieczeństwa.

A cena?

Ma duże znaczenie, lecz z doświadczenia mogę powiedzieć, że nawet jeśli ona jest wyższa, ale biuro spełnia oczekiwania klienta, to jest on w stanie zapłacić za jakość więcej. Do tego rozwiązania informatyczne są mile widziane. Klienci nie lubią tracić czasu, a dzięki nim unikamy tego.

Czyli znowu wracamy do technologii.

Dokładnie.

Jednocześnie cyfryzacja eliminuje lokalność działania biura rachunkowego. Czy Pani zdaniem firmy są gotowe, żeby rozmawiać z biurem rachunkowym oddalonym od swojej siedziby?

Zdecydowanie! Mam nawet przykład: ostatnio podpisałam umowę z Klientem z Gdańska. To 534km w jedną stronę.

Zatem chyba już znam odpowiedź na klasyczne pytanie końcowe. Biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy…

… w pełni wykorzystuje nowoczesne technologie dostępne na rynku co znacząco optymalizuje, automatyzuje oraz upraszcza codzienną pracę.